地勘地質檔案資料信息化建設管理及策略探討

摘 要：隨著我國勘查地質領域的快速發展，地勘地質檔案資料生成量、檔案管理需求以及檔案管理質效均呈現大幅增長的態勢。對此，唯有借助信息技術構建信息化檔案管理模式，方可滿足新型檔案管理要求。同時，也對信息化建設管理水平提出較高要求。文章闡述了地勘地質檔案信息化建設的意義及內容，并針對建設過程中的主要問題及其解決對策展開重點研究，希望所提出的措施建設對地勘地質檔案管理信息化建設工作有所助力。

關鍵詞：地勘地質；檔案資料；信息化建設管理

引言

在建筑施工、采礦、水利和水電等項目建設前期，需要開展地質勘察工作。在此環節中，不僅會生成大量地勘數據信息，形成多份檔案資料，這些檔案資料還將應用于項目設計、施工、驗收、運行維護和改造升級等各個階段，意味著地質勘察檔案資料不僅長期有效，還會被多個主管部門所查詢調用。在新時期，地勘地質檔案資料的妥善保管已經無法滿足使用需求，需要通過檔案管理信息化建設，提高檔案管理質效及其使用率，使其更好地服務于社會發展與經濟建設。

一、地勘地質檔案管理信息化建設的相關概述

1.地勘地質檔案管理信息化建設的意義

地勘地質檔案管理質效不僅直接關系工程項目建設進展與成效，還關乎人民的生命財產安全以及社會的穩定和諧。尤其近幾年來，我國城市化進程、新農村建設步伐不斷加快，市政工程建設規模、施工難度和質量要求大幅提升，導致地勘地質檔案的信息量、重要性以及應用管理需求也隨之增長。在這種情況下，以往那種人工化、紙質化檔案管理模式已經無法滿足新的需求。為此，需要引進信息化檔案管理的新理念與新模式，推動檔案管理工作朝著信息化、智能化和數字化方向發展。只有這樣，才能滿足日益提高的檔案資料存儲需求、管理需求以及使用需求，使地勘地質檔案資料的作用價值得到充分、有效的發揮。

2.地勘地質檔案管理信息化建設內容

在地勘地質檔案管理信息化建設過程中，需要建設單位結合自身檔案管理需要，借助計算機、網絡數據庫、掃描儀、硬盤以及信息技術等軟硬件設備設施，建立一套完善的檔案信息系統。通過該系統，以信息化、智能化和無紙化的方式對地勘地質檔案資料展開搜集、編目、整合、統計、檢索與管理。在很多環節中，運用自動化方式取代人工手動方式，促進地勘地質檔案資料的共享率、管理水平以及工作效率的整體提升。

二、地勘地質檔案管理信息化建設存在的問題

1.工作體系不夠完善

由于地勘地質檔案管理信息化建設是一項系統性工程，包含眾多工作模塊。但是，一些地質勘察單位由于工作體系不夠完善，導致在劃分業務模塊時欠缺科學性、合理性或者各模塊之間無法做到統一管理，存在各自為政、銜接不暢等現象。在這種情況下，一旦涉及檔案信息資源的整合，便會暴露較大問題，對檔案管理信息化建設必然構成嚴重阻礙。

2.檔案資料開發利用深度不足

現階段，有些地質勘察單位在檔案信息資源開發利用方面還處于初級階段，有些地質勘察單位由于資金、時間和人員等限制，只開發了部分成果資料，大部分有利用價值的原始資料還維持在紙質資料狀態，導致檔案資料的內在價值尚未得到充分挖掘與利用，更沒有針對檔案信息做出系統的信息化成果轉化。在這種情況下，地勘地質檔案資料的應用范圍將受到較大局限，無法在更寬廣的領域發揮數據分析、決策參考、規避風險以及經驗指導等綜合價值，致使檔案資料的實用價值大打折扣，更不利于企業與社會發展。

3.軟硬件和技術水平低下

由于地勘地質檔案管理信息化建設需要引進大量軟硬件設備設施，不僅在建設前期需要投入大量資金，還涉及后期運行維護、系統升級以及數據更新等一系列費用支出。但是，有些地質勘察單位存在預算不合理、資金管控不嚴等問題，建設資金不足導致很多環節存在“先天不足”的問題。比如，在采購軟硬件設備設施時，由于受資金的限制，軟硬件和技術水平相對落后，剛使用不久就面臨著迭代升級的問題，有些新采購的軟硬件設備設施甚至直接被淘汰，反而造成資源浪費，更給檔案管理信息化建設帶來諸多阻礙。

4.檔案性質界定不清晰

在地勘地質檔案資料中，有些檔案資料是可以對外“公開”使用的，還有一些檔案資料屬于國家戰略資源，是需要“保密”的，要想對其調取借用，需要執行專屬簽批流程。但是，在開展地勘地質檔案管理信息化建設過程中，由于工作體系不夠完善，致使部分檔案管理人員存在人為疏忽、工作效率低下等問題，未針對保密檔案展開有效保護，致使部分保密檔案處于“公開”狀態，極有可能導致國家保密信息外泄，帶來一些風險隱患。

5.檔案信息化處理不徹底

自從新中國成立以來，我國在礦產開發、水文地質、遙感以及物探等領域內開展了大量地質勘查工作，獲取了海量資料信息。在這些檔案資料中，很多是以紙質形式存儲在檔案袋中的。在開展地勘地質檔案管理信息化建設的過程中，只有部分紙質檔案資料得到了數字化處理，而那些未被處理的紙質檔案，依然需要檔案管理人員手動查找，不僅工作效率和檔案使用率低下，還容易發生檔案破損、丟失和被篡改等風險，非常不利于檔案管理工作的高效開展。

三、完善地勘地質檔案管理信息化建設的策略

1.完善與建設管理相關的制度體系

相關部門在開展地勘地質檔案管理信息化建設之前，要理順相關管理體制，建立一套科學、完善和嚴謹的運行機制。此項工作可以由檔案管理部門牽頭，與其他各職能部門加強聯動，共同制定一套符合本單位實際情況以及檔案管理需求的內部管理、借閱制度。并且，推出與管理制度相配套的工作流程、質量標準、監管措施、崗位責任以及績效考核體系。這樣不僅可以加大檔案管理信息化建設的協調統籌力度，還可以在各部門之間建立起高度統一的工作目標以及執行標準，使各項工作呈現出較高的體系化、標準化與高效化，使檔案管理信息化建設工作盡快步入正軌。當遇到一些阻力和問題時，檔案管理部門與相關部門及人員盡快查找問題的原因，如果因為制度本身存在漏洞或者偏差，要第一時間研究解決對策，使檔案管理信息化制度體系得到持續完善與優化，為最終取得理想的建設質量提供保障。

2.深入挖掘檔案資料的內在價值

通過充分挖掘地勘地質檔案資料，可使檔案管理信息化建設得以高度突破，使檔案信息資源在社會經濟發展中發揮更高的價值。在深入挖掘地質檔案資料應用價值的過程中，要充分發揮計算機技術、網絡信息技術和大數據技術的應用優勢，使海量信息得到高效化、精細化管理與分析運用。首先，建立一個檔案資料共享目錄，方便檔案資料的快速檢索與高效共享。在這個過程中，檔案管理人員要借助計算機系統對現存檔案資料按照地區、地層、礦種、行業、時間、內容、性質以及用途等類別區分管理，建立多個地質檔案資料數據庫，并對各數據庫展開標簽化管理。比如將現存科研檔案資料存在同一個電子文件夾中，一旦涉及檔案借閱、查詢等業務，只要在搜索框中輸入關鍵字即可快速查找到所需檔案。此外，各工程項目建設部門以及管理部門要建立起較強的信息化意識，不僅在規則設計、建設施工、質量驗收、運行維護以及改造升級等階段加大對地勘地質檔案資料的應用力度，還要將檔案信息應用到成本預算管控、風險預測和安全管理等環節。另外，如果工程項目本身存在較大技術難度或者風險性，可以到信息化檔案系統中查詢一些同類工程案例檔案資料，從中學習和借鑒部分成功經驗，達到降低施工難度、規避風險和保障安全等目的，使地勘檔案資料呈現較高的附加價值。

3.制訂科學、合理的資金預算計劃

在地勘地質檔案管理信息化建設中，涉及很多資金使用環節。例如，采購軟件、硬件和基礎設備設施以及聘請第三方專業機構、購買辦公耗材等。對此，需要在開展信息化建設工作初期，制訂一套極具指導意義的資金使用計劃，包括明確預算目標、資金用途、項目負責人、費用標準以及資金審批流程等。同時，還需要針對總體預算目標展開細化與分配，針對不同工作項目制定不同的資金使用方案，并指定相關負責人，明確其職責權限。在保證預算執行效果的同時，為后續開展績效考核、職稱評定和人才選拔等工作提供必要條件。在推出預算計算的同時，還要出臺相應的管理細則與監管措施，由專業人員負責監督與管控資金使用過程，一旦發現某個環節存在違規行為，一律按照相關制度規定予以處理。如果某個部門或者個人在預算管控中做出突出貢獻，同樣要給予嘉獎，切實發揮制度的約束作用、懲戒作用以及激勵作用，使“人”的主觀能動性得到充分體現。

4.設定保密和公開級別

在地勘地質檔案管理信息化建設中，要結合檔案資料的功能用途設置相應的保密或公開級別，使每一份檔案資料都能夠得到科學化、精細化管理。針對那些處于“保密”狀態的檔案資料，需要嚴格執行保密法、檔案法等相關法律法規，并定期審核確認保密文件的保密狀態，避免出現信息被泄露事件。另外，在互聯網時代，信息的快速傳播與網絡共享雖然給人們帶來諸多便捷，但也帶來了信息安全問題。此類問題主要由網絡病毒、黑客攻擊等原因造成，對檔案管理信息化系統安全性、信息可靠性構成嚴重威脅。首先，需要在信息化檔案系統建設過程中，提高系統安全等級，最大限度地避免系統漏洞問題；其次，在信息化檔案系統投入使用之后，要面向檔案管理人員及擁有系統登錄權限的員工展開信息安全知識培訓，增強其信息安全意識，使其掌握網絡信息安全防護技能，如病毒查殺、系統維護和垃圾文件清理等。必要時，可以在培訓過程中實際上機操作，并考核培訓效果，確保將培訓工作落到實處。網絡信息部門要定期針對信息系統展開數據更新，確保信息系統始終具有較高的健康指數；最后，檔案管理部門要針對所有檔案資料實行分層、分級和分類管理。對于那些保密性強的檔案資料，要設置較高的查詢、下載權限或者執行獨立的簽批審核流程，通過審核之后獲得瀏覽權限，為地礦檔案資料的安全性、保密性提供保障。

5.做好紙質檔案數字化處理工作

在地勘地質檔案管理信息化建設工作中，要組建一支專業技術過硬、責任心強和執行力好的檔案管理人員隊伍，能夠優質高效地完成制訂的工作計劃。對此，檔案部門可以安排專人負責對傳統紙質檔案資料的掃描、分類、存儲等數字化處理，在規定時間內將所有紙質檔案轉化成電子檔案。還可以選擇一個時間段，由檔案部門全體人員共同分工完成紙質檔案數字化處理工作。不論采用何種分工形式，均需要針對工作完成質量檢驗，避免存在疏忽、遺漏和操作失誤等問題。在電子檔案全部錄入完成后，還可以采用光盤、U盤和移動硬盤等方式對其備份，以便于長期存儲。需要注意的是，對備份檔案同樣要給予嚴格管理，避免出現丟失、外泄和仿造等問題。針對已經完成數字化的紙質文件，要對其妥善保管，最大限度地保證紙質檔案的完整性與清晰度，以備不時之需。

四、地勘地質檔案管理信息化建設成效的保障措施

首先，更新理念。地勘地質檔案管理信息化建設單位相關負責人要本著與時俱進的原則，摒棄傳統落后的思想觀念，建立互聯網思維、大數據思維以及信息化思維。只有這樣才能對信息化質量系統建設工作給予高度重視，率領整個團隊做好各項工作部署，并給予強大的資金支持與保障措施，確保檔案管理信息化系統具有較高的建設質量與管理水平；其次，持續優化建設管理機制。地勘地質檔案管理信息化建設是一項系統化工程，需要一個相對較長的建設周期。在建設過程中，可能在內外部環境、行業標準和相關法律法規上發生些許變化。為了確保信息化檔案系統能夠長期發揮作用價值，相關管理人員應時刻關注內外部環境變化因素，及時優化調整現有的管理制度、執行標準和實施方案，提高其適應性與實效性。只有這樣，才能在信息化檔案系統建設過程中，始終發揮指導、監督以及管控作用，確保信息化檔案系統建設質量滿足要求，為自身發展以及社會經濟建設作出積極貢獻。

五、結語

在信息化時代背景下，給地勘地質檔案資料高效管理提供了技術支持。對此，地質勘察單位及地勘地質檔案資料使用單位要本著與時俱進的理念，積極開展地勘地質檔案管理信息化建設工作。在這個過程當中，要結合自身實際情況，編制科學、完善的信息化檔案館建設規劃，明確建設管理目標，針對建設過程中存在阻礙問題出臺解決對策，有序推動信息化檔案館建設工作高效開展，確保建設管理質量符合實際需求。這不僅是地質勘察單位及工程項目建設單位的重要職責，更是社會穩定發展的重要保障。

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（作者單位：江西省地質局有色地質大隊）

作者簡介：唐劼（1979—），男，漢族，上海人，本科，中級，研究方向：檔案。