大數據時代企業檔案管理模式的升級與思考

摘 要：大數據時代，檔案管理模式迎來全面的變革發展。特別是對于檔案存量巨大的企業單位而言，傳統的數字化檔案管理正面臨檔案信息脹庫、檔案存儲信息重復、檔案管理思維及模式滯后等一系列嚴峻挑戰。因此，相關企業必須深刻認識到大數據技術給檔案管理工作帶來的機遇、變化與挑戰，積極引入大數據技術，創新檔案管理思維、升級檔案管理模式，實現由數字化向數據化的全面升級，并在開放數據模式下完成對大量檔案信息的智能化管理，合理應對新環境下的挑戰與危機，促進企業檔案管理工作在大數據環境下的可持續發展。

關鍵詞：檔案管理；數字化；數據化；創新升級

大數據技術的革新發展及深化應用影響著各行各業，其中也包括檔案行業。對于規模較大的企事業單位而言，一直以來企業檔案的存取管理及高效利用都是重大難題。互聯網的出現為企業檔案管理帶來第一次變革發展，實現了由數字化、信息化等現代辦公手段對傳統人工的全面替代，但數字化管理只是在檔案存檔、檔案利用等方面提供了便利，實現由線下紙質文件存檔向線上電子文檔管理的模式轉變，但檔案管理實質性的問題并沒有得到解決，仍然面臨一系列困難及挑戰，而大數據技術的出現為檔案管理模式提供了新的變革發展契機。

2016年，國家檔案局將推動“檔案數據開放計劃”作為下一階段工作重心。同年，國家將紙質檔案文件向電子、數據檔案的逐步轉化納入檔案事業“十三五”發展規劃中。2017年，國家檔案局再次明確表示，檔案工作應積極應用大數據思維、技術轉型升級，簡化檔案管理模式，提升檔案管理效率。2019年，國家倡導企事業單位積極革新傳統辦公模式，應用開放數據思維加快檔案管理工作轉型發展。2020年，國家再次將檔案管理由數字化向數據化的全面轉型納入檔案事業的“十四五”發展規劃，由此也為企業檔案管理模式的轉型升級提供了更為明確的方向。

一、大數據技術革新企業檔案管理模式

大數據時代，企業檔案管理模式由數字化向數據化的轉型升級有著一定必然性。早在2012年，瑞士達沃斯論壇發布的《大數據，大影響》報告就預示了大數據技術在傳統行業所帶來的革新發展，其中就包括檔案行業。檔案管理涉及數據信息量巨大，即便已經用信息化辦公模式替代了人工記錄，但面對與日俱增的檔案存取信息，其管理工作仍然面臨嚴峻挑戰。而正是大數據、人工智能技術的出現為檔案管理模式的縱深化發展提供了新的契機，國外最先開始推動大數據檔案技術，并從2013年開始逐步采用大數據技術整合檔案信息，合并重復數據，優化檔案存儲空間，構建檔案管理的數據平臺，為檔案工作提供了更多可能性。

國內的企事業單位在檔案管理工作上也是策馬揚鞭乘勢而上。以A集團為例，目前，集團正在積極推動檔案信息化發展，隨著集團信息化建設的深入，傳統檔案工作面臨著辦公自動化應用、用戶多樣化需求的嚴峻挑戰，結合集團信息化發展實際，從2016年開始集團檔案管理信息化，在傳統檔案系統成熟軟件功能的基礎上，結合檔案法規和信息化相關要求，對集團檔案管理中存在的問題，檔案利用及查詢的實際提出了新的設計理念。檔案管理系統于2017年1月上線試運行，并與OA公文系統成功對接，實現辦結文件自動推送至檔案管理系統，進一步完善了系統功能。2018年與OA會議系統成功對接，并在所屬二級單位范圍全面推廣應用，實現了在線借閱和審批，提升了檔案利用效率。

該集團積極同開發單位合作，不斷開發完善檔案管理系統功能，加快與其他業務系統對接的同時，在基礎設備設施方面，集團著力搭建核心機房、虛擬化平臺和軟硬件資源池，并于2020年啟動數據湖項目，提供海量數據采集、存儲、價值挖掘和云計算等專業服務，為數字檔案室的建設提供基本條件。為推進集團檔案管理由分級管理向集約管理轉型，優化和完善現有集團公司檔案管理機制，2021年成立檔案中心，數字檔案室建設項目正式啟動，面對集團下屬的26家試點單位，將全宗室藏的21000卷、53000件紙質檔案文件一步步掃描、上傳、存儲與入檔，正在逐步完成檔案文件的數字化轉換與數據遷移，跟上大數據技術對檔案管理模式帶來的新變化。

檔案作為企業治理體系的重要組成部分，圍繞構建整體數字化轉型中新特點、新要求，加快改變檔案工作的傳統管理模式，拓展檔案資源收集范圍，加強檔案資源質量管控，優化檔案資源結構，強化檔案數字資源建設，確保檔案利用和檔案安全，給檔案管理提出新的課題和挑戰。因此，新環境下需要客觀認識到大數據技術給檔案管理工作帶來的革新變化，認識到檔案管理正在逐步由數字化向數據化轉型。大數據作為全新的檔案管理思維及技術手段，能夠在全面調研檔案基礎文件數據的基礎上，全面整合數據信息，深入挖掘數據內容，以此精準、高效完善檔案管理，這也是檔案管理工作未來的變革發展之路。

二、大數據背景下企業數字化檔案管理面臨的困難及挑戰

學者詹姆斯·尼古拉·格雷曾在數據密集科學發現中預測了數據發展的四個階段，并表示未來隨著數據量的進一步增長，數字化處理手段必然會表現出一定滯后性，僅僅依靠計算機已經難以滿足海量數據的復雜、分類處理，需要應用更高階的數據技術處理?，F如今，企業檔案管理面臨的最嚴峻問題就是持續激增的基礎文件信息，傳統的數字化檔案已經難以實現對海量檔案文件信息的有效處理，面臨困難及挑戰。

1.檔案信息脹庫問題日趨顯著

目前，檔案數字化管理只是在做到實體文件整理歸檔的同時，提出了簡單的數字化轉換原則，按照“由近及遠、歷史價值高、利用率高”的原則，做好傳統紙質檔案的信息錄入及電子歸檔，雖然檔案數字化轉換工作走出了由線下向線上的重要一步，每一份檔案文件都需要電子掃描、實物拍照以及信息導入，并占據一定的存儲空間，形式上卻沒有實質性改變。由于沒有構建檔案數據庫，導致檔案信息化存檔與管理仍然會面臨傳統紙質文檔受限于庫房容量而出現的脹庫問題，對后期檔案的調取、使用仍會面臨一系列麻煩，管理上也存在困難。

2.檔案數字化存儲信息大量重復

對于規模較大的企業而言，其室藏檔案年度跨度大、數量豐富，企業館藏檔案的數字化轉換工作，主要是將紙質檔案文件通過電子掃描轉化為電子文檔，整個數字化轉化過程中既不能實現對檔案文字內容的采集利用，也不能實現對不同期檔案文件的對比處理。通過無篩選、無類比的數字化轉換與電子文件存檔，不能對數字化檔案的內容精準分類、識別利用，從而會造成數字化檔案存儲信息標題、內容的重復，在后期的檔案文件調取、利用方面也會面臨較多問題。

3.檔案數字化管理復雜，缺乏統一的標準

檔案數字化管理對象十分復雜，突出表現為檔案載體形式多、檔案種類多和檔案數量多等。檔案的記載載體包含紙張、照片和光盤等，檔案類型包含文書、會計、聲像、實物、科技以及合同等，且隨著電子化、信息化的發展，檔案信息增長速度加快。在數字化技術的支持下，需要借助先進的技術形式將龐大的數據信息整合管理，最終將有效的數據信息整合為有實際應用意義的信息，在數據信息整合的時候，對信息的歸類標準提出了更高的要求，是信息化管理的一個難點問題。

4.數字化管理在信息存儲和長期保存方面存在隱患

在企業檔案資料日益增多的背景下，檔案的安全保密問題成為檔案數字化管理所面臨的一個重要問題。和紙質時代相比，數字化時代背景下的檔案資料信息將會面臨更加嚴峻的信息被泄露問題，具體體現在計算機軟硬件帶來的信息使用安全問題、網絡系統運作安全等問題。據了解，為了切實保障涉密檔案的安全，企業在檔案存儲模式上會依舊采用紙質檔案歸檔的單套制模式，由此可以發現，受計算機系統本身屬性的影響，檔案數字化在安全管理方面任重道遠。

5.存儲導向思維下的數字化檔案管理相對滯后

在現有檔案文件的數字化轉換工作中，一方面，會對紙質檔案的全文完整掃描與數字化入檔；另一方面，也會建立Excel表格對不同科目、不同類別的檔案文件目錄登記，體現數字化檔案管理的優勢。但這樣的數字化檔案管理考慮最多的還是存儲工作，實現對數字化檔案的深層次開發及利用，整個數字化檔案管理模式相對滯后。

三、企業檔案管理模式由數字化向數據化轉型的創新升級路徑

基于上述分析，了解到企業數字化檔案管理在新環境下面臨的困難及挑戰，并考慮全面升級企業檔案管理模式，不再只是完成簡單的數字化轉換工作，而是利用大數據技術革新檔案管理模式，積極推動企業檔案管理由數字化向數據化的轉變，強調大數據環境下對數字檔案的深入開發及利用。因此，企業檔案管理模式應從以下三個路徑實現由數字化向數據化的轉型升級。

1.存儲導向思維向開放數據管理思維的轉變升級

檔案數據管理的目標是互聯互通、信息交換和信息共享，為了更好地實現對數字化檔案的有效開發及利用?？梢苑e極借鑒其他等國家基于檔案信息著錄的數據化管理模式，革新集團落后的數字化存儲思維，向開發數據環境下的高效管理思維轉變。在全新的數據化存檔規則下，應首先按照全宗級、案卷組合級、案卷級、文件組合級、文件級以及分析級六個層次歸類數據建檔，根據檔案著錄原則，識別和分類檔案文件中的文本內容、圖像信息，以此完成著錄與標引，形成一個個標題清晰的數據模塊，不僅便于數據存儲，也為后期檔案數據資源的開發、挖掘與利用提供了重要基礎。

2.信息化初級管理向檔案全文數據庫的轉變升級

隨著新一代信息技術的廣泛應用，檔案工作環境、對象和內容發生巨大變化，傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代化企業發展的需求，迫切要求創新檔案工作理念、方法和模式，采用信息技術和手段，加快全面數字轉型和智能升級，跟上企業信息化發展的步伐。實現檔案管理的標準化、信息化和規范化，加快檔案信息化建設與數字檔案室建設等任務要求，已經成為檔案工作長時期的系統工程。實現檔案管理模式由數字化向數據化的升級，關鍵是要轉變數字化原則下初級的檔案信息應用模式，采用大數據技術構建集團專屬的檔案全文數據庫，并在數據庫內實現對數字化檔案的高效開發與利用。

全文數據庫不同于簡單的檔案數字化存儲空間，數據庫是集存儲、檢索、閱覽以及下載于一體的檔案數據資源線上平臺。區別于計算機后臺的無差別存儲模式，構建全文數據庫將不再面臨檔案電子信息的脹庫問題，因為數據庫采用了區塊鏈技術，將完成數字化轉換的電子檔案按照不同著錄目標形成一個個小的數據模塊，并通過區塊鏈技術數據關聯，由母塊集中管理，各子塊獨立存儲，不僅節約了檔案數據存儲空間，還大幅提高了檔案數據檢索、調取應用的效率。全文數據庫會按照檔案文件著錄內容形成不同的分類模塊，如財務文檔、人事管理文檔、企業戰略文檔以及薪酬績效考核文檔等，在檔案數據化管理模式中區分集團業務職能，并滿足集團不同職能部門、不同員工存取檔案的使用需求。實現由數字化向數據化的全面升級，需要構建這樣一個全文檔案數據庫，并以數據庫平臺為基礎配合紙質檔案文件數字化轉換工作的推進，在互聯互通、信息共享的大原則下逐步實現數字化轉換小原則，提升數字化檔案轉換效率的同時，為全方位的數據化檔案管理奠定有力基礎。

3.檔案數字化存取向檔案數據化應用的轉變升級

檔案最終的功能是發揮其服務企業發展的價值，實現數字化到數據化，需要實現由檔案數字化存取向檔案數據化應用的全面升級。

企業規模體系龐大，除了集團總部，還包括下屬二級單位和三級單位，這些集團子公司分別設立有單獨的館藏檔案室，要做到檔案全面數據化管理，一方面，要推動所有子公司、下屬單位紙質檔案文件的數字化轉換；另一方面，在構建集團檔案數據平臺收錄子公司及下屬單位數字化檔案的同時，各子公司及下屬單位就不再需要單獨存儲檔案文件，完成數字化轉換的電子檔案統一歸存于企業總部的檔案數據庫平臺，實現電子檔案的集中保存與管理。可以為全下屬單位開放檔案數據空間，方便每一個企業員工在檔案數據平臺的檢索、查詢及應用。同時，通過檔案數據平臺為每一個集團員工開通個人賬戶，只要登錄賬戶就能夠在檔案數據庫完成全文檢索及應用，徹底打破了企業不同子公司及下屬單位之間的空間界限，并真正實現了檔案數據的互聯互通與共享利用，發揮檔案數據化管理的作用及價值。

四、結束語

大數據環境下，企業傳統的數字化檔案管理模式逐漸暴露出一定弊端及問題，僅僅只是檔案文件的數字化轉換與數字化存儲，既不能滿足新環境下檔案使用需求，也不能提升企業檔案管理效率。因此，企業應積極更新檔案管理思維，推動企業檔案管理模式由數字化向數據化的升級轉變，利用大數據技術實現對數字化檔案的分類管理，構建全文檔案數據庫及檔案數據應用平臺，以此促進企業檔案管理在大數據環境下的可持續發展。

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作者單位：北京公交集團辦公室（檔案中心）

作者簡介：王云云（1985—），女，漢族，河北玉田人，本科，助理館員，研究方向：工商企業管理。