國際標準項目檔案化管理探析

張敬娟 張彥 王春艷 于帆 張欣亮

摘 要：國際標準化是參與全球治理的技術性活動，也是融入全球科技活動的技術性平臺，應被企業、事業、政府部門所重視。國際標準項目檔案作為一種專業檔案，其歷史價值、背景價值、憑證價值和情報價值超越了一般的信息文件，是參與國際標準化活動的有益資源。本文分析了國際標準項目檔案化管理的現實需求，基于檔案化、文件連續體理論建立國際標準項目檔案化管理體系框架，提出在國際標準項目參與單位、國內技術對口單位和國家三個層面的檔案化管理優化策略。

關鍵詞：國際標準項目，檔案化，國際標準項目檔案，國際標準檔案資源

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.22.001

標準是世界“通用語言”，是促進國際貿易聯通、國際技術交流以及國際合作的基礎[1]。國際標準是全球治理體系和經貿合作發展的重要技術基礎[2]。黨的二十大報告強調堅持真正的多邊主義，推動構建新型國際關系，積極參與全球治理體系改革和建設；《國家標準化發展綱要》明確提出實施標準國際化躍升工程，推進中國標準與國際標準體系兼容。國際標準因制定方式的多元化和民主化，實施方式的多樣性與靈活性，成為重要的國際治理手段，而國際標準化作為踐行多邊主義、參與全球治理的技術性活動，也是融入全球科技活動的技術性平臺，應被企業、科研院所、政府部門所重視。檔案是業務工作的真實記錄，也是科學研究的可靠資料。國際標準項目檔案作為一種專業檔案，能夠為國際標準化活動提供可回溯、可信任的證據，其歷史價值、憑證價值和情報價值超越了一般的信息文件，是參與國際標準化活動的有益資源。

1 國際標準項目檔案化管理現實需求和理論基礎

1.1 國際標準項目規范管理與有效利用的需求

國際標準化組織（I S O）、國際電工委員會（IEC）是需要以國家身份參加的最有影響力的兩大國際標準組織，國家標準化管理委員會代表中國參加ISO、IEC的國際標準化活動。隨著黨和國家對標準化工作的重視，近年來我國的國際標準化工作越發活躍——成為以積極成員身份加入ISO、IEC技術委員會最多的國家，并且連續5年成為IEC年度新國際標準提案最多的國家[3]，但是依然存在國際標準化能力和成效不足等問題，如由于專家不熟悉國際標準關注點導致新工作項目提案缺乏市場相關性，或因不熟悉ISO標準流程導致提案成功率低[4]。

目前國家標準化管理委員會印發的《參與國際標準化組織（ISO）和國際電工委員會（IEC）國際標準化活動管理辦法》，以及國內技術對口單位的年度考核評估，有建立國際標準化活動相關工作檔案的要求，但在目前實際工作中，尚無統一的國際標準化活動工作檔案管理規范，大量的國際標準化活動原始材料由國內技術對口單位保存[5]，一方面造成國際標準項目資料的碎片化，未能充分發揮其情報價值，形成有效的知識化利用，如通過已有項目資料的梳理為領域國際標準項目開拓提供借鑒參考；另一方面增加了形成有效憑證的困難，不利于對實質性參與人員的工作激勵，如國際標準項目申請各種獎勵時對于參與工作完整、真實、可靠憑證的訴求。由此，有必要對國際標準項目全過程實施檔案化管理，建立國際標準項目檔案資源。

1.2 檔案化的含義

檔案化的定義大致可以分為狹義和廣義兩類觀點。狹義觀點以加拿大奈史密斯教授為代表，主要從檔案工作業務內容進行闡釋，認為檔案化（archiving）是用來認證（identify）、鑒定選擇、著錄表達、便于利用、保管和宣傳推廣那些得到永久保存的較少份額文件價值的一種行動，是在特定的社會背景中進行的一整套行動，使文件得以作為檔案永久保存。廣義觀點是檔案界以外學術界人士更廣義的理解，最典型的是德里達，認為檔案化（archivization）是所有個人的、社會的、機構的以及技術上的信息交流過程，檔案具有外部性，只能是在人體之外有形載體上得到記錄的信息或人類記憶。廣義的檔案化是一種思想方法或思維范式，是一種在文件形成過程中必然具備的檔案意識。檔案化是確保和證明文件真實性、完整性、有效性，使之有可能真實記錄事件和歷史的過程[6]；檔案化管理是為使文件檔案化而采取的管理措施[7]。

1.3 文件連續體的理論模型

文件連續體理論產生于20世紀90年代以來的電子文件管理實踐，文件管理者關注焦點從文件數量轉向利用信息技術動態管理電子文件，以及電子文件“檔案化”問題[8]。文件連續體理論是后現代主義文件保管新范式，需多方主體的參與、合作，最終建立一個自下而上可靠的文件保存體系[9]。澳大利亞檔案學者構建了文件連續體理論模型，包括由文件的保管、證據、業務、來源四個檔案學論題組成的軸，以及文件的形成、捕獲、組織、聚合四個描述文件運動過程的維度，軸構成了文件時空運行環境，維度體現了文件保管各要素的聯合互動[10]。文件連續體理論模型的四維不是遞進式發生而是作為一個整體存在，坐標不是一成不變，事物可能跨越維而同時存在[9]。文件連續體理論模型用多維坐標體系來描述文件運動過程，強調文件形成與保管的背景信息，以及連續管理、全程管理、前端控制原則[11]。澳大利亞國家標準（AS 4390-1996）給出了文件連續體（records continuum）的定義“從文件形成（包括形成前，文件管理系統的設計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。文件連續體為文件和檔案的管理提供了一體化管理的思想，目的是提高管理效率和滿足用戶需求[12]。文件連續體模型為建立自下而上的國際標準項目檔案化管理體系提供了可行思路。

2 國際標準項目檔案化管理體系框架

我國參與的國際標準項目檔案化管理，涉及參與的單位和人員，包括國際標準項目相關領域的企業和科研院所、國內技術對口單位、行業主管部門、國家標準化管理委員會，以及這些單位的相關工作人員。如果是中國主導的國際標準項目，還會涉及國際標準新工作項目提案單位、國際標準項目負責人，以及科研項目管理人員。借鑒文件連續體理論的四軸四維模型構建國際標準項目檔案管理體系框架（見圖1），由來源、證據、業務、保管四軸驅動國際標準項目文件的形成、捕獲、組織、整合四維連續運動。

第1維（形成）：對應專家層面，包括代表中國參加國際標準項目的注冊專家和中國主導的國際標準項目負責人。前端控制原則要求專家具備檔案意識，建立檔案化思維，主動收集、留存國際標準項目過程記錄，包括國際標準項目的工作草案（WD）、委員會草案（CD）、ISO的國際標準草案（DIS）或IEC的投票用委員會草案（CDV）、最終國際標準草案（FDIS），以及會議報告、建議、溝通郵件、參會照片等行為痕跡。

第2維（捕獲）：對應ISO或IEC層面，包括委員會層面成員就委員會草案通過會議表決、投票等形式達成共識，中央秘書處層面就投票草案（ISO的國際標準草案或IEC的投票用委員會草案）、最終國際標準草案，成員體通過投票達成共識，期間形成的會議紀要、投票結果及處理等文件，可以通過ISO、IEC的文件系統、溝通郵件獲取工作憑證。

第3維（組織）：對應單位層面，包括派專家參與國際標準項目的單位和國內技術對口單位，組織建立相應的國際標準項目檔案，形成單位記憶。其中國內技術對口單位負責對口領域國內利益相關方的溝通、協調，在國際標準項目中反映中國意見，建立的國際標準項目工作檔案應包括項目負責人、參與專家、國內利益相關方協調情況、各階段國際標準草案，以及工作憑證等。

第4維（整合）：對應國家層面，由國家標準化管理委員會整合國內技術對口單位的國際標準項目工作檔案，納入新工作項目提案表、行業主管部門公文、成員投票情況等背景信息，以及國際標準的轉化研究、建議等內容，建設國際標準檔案資源，形成國家記憶供全社會利用。

3 國際標準項目檔案化管理優化策略

3.1 強化參與單位檔案意識，借助國際標準項目檔案傳遞知識、提升能力

雖然ISO/IEC導則對項目程序、文件起草、會議召開等進行了規定，但不同的技術委員會有自己的工作文化，特別是在美歐有強勢話語權的技術委員會，在中美博弈的背景下，中國專家不僅需要精通專業知識、掌握國際標準化規則，甚至要通過數年經驗累積才能完成實質性突破。因此，參與專家應建立檔案化思維，在參與國際標準化活動中有意識地收集梳理國際標準項目背景、過程材料，對于經驗的積累、知識的傳遞尤為重要。同時，參與單位構建由國際、科研和檔案管理職能部門，以及業務部門多元主體協同參與、分工合作的國際標準項目文件、檔案一體化治理模式，挖掘專家個人隱性經驗轉化為參與國際標準化活動的顯性知識，進而服務于國際標準化人才梯隊建設，通過跟蹤學習國際標準、主導研制國際標準、學習跟進領域管理、開拓引領領域發展[13]，提升在國際標準化專業領域的影響力。

3.2 規范國內技術對口單位工作檔案管理，利用國際標準項目檔案服務領域發展

國內技術對口單位應建立穩定的工作人員團隊，工作人員應掌握檔案管理知識和技能，建立固定人員參加、跟蹤對口國際委員會會議活動的工作機制，熟悉對口國際委員會人員和工作特點，對國際標準項目背景、階段和結果實施全過程檔案化管理，規范管理包括新工作項目提案表、項目各階段草案和國際標準，以及國際標準中技術內容驗證材料、成員投票意見、參與專家信息，并與國際標準化發展趨勢等建立關聯，建立健全本領域國際標準項目檔案。同時，將本領域國際標準制定中的關注點、典型案例與ISO/ IEC導則相結合，面向本領域參與國際標準項目的專家和有意向參與國際標準項目的人員提供國際標準化知識培訓、技能輔導，讓國際標準項目檔案從“管起來”向“用起來”轉變。

3.3 建設國際標準項目檔案資源平臺，服務全社會參與國際標準化活動

建議在國家標準化管理委員會國際標準化工作平臺的基礎上，建設國際標準項目檔案資源平臺，明確國際標準化活動工作檔案元數據和歸檔要求，為國內技術對口單位提供檔案化管理工具，通過對國際標準化規則、背景等信息進行專業化梳理、持續化積累、迭代化更新，建立起可服務化利用并保障真實性、完整性、可用性和安全性的國際標準檔案資源平臺。國際標準項目檔案作為國際標準項目研制過程的歷史工作記錄，是相關單位參與國際標準化活動的憑證，同時也可以用來普及推廣國際標準化知識，滿足相關人員對國際標準化文件和知識的需求，特別是通過項目研制案例可以活化、深化對國際標準化規則的理解，降低全社會參與國際標準化活動的整體學習成本，進而服務于我國參與國際標準化活動的整體能力和水平提升。

參考文獻

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[13]張敬娟，付強，崔妍.全面提升我國傳統產業國際標準化競爭力的策略建議[J].標準科學，2016， 511（12）：6-11+16.

作者簡介

張敬娟，高級工程師，研究方向為國際標準化、標準化評估、標準檔案管理。

張彥，通信作者，碩士，工程師，研究方向為國際標準化、國際標準檔案管理。

王春艷，助理研究員，研究方向為標準化評估。

于帆，高級工程師，研究方向為標準化。

張欣亮，助理研究員，研究方向為政府治理、標準化。

（責任編輯：張佩玉）