計量標準檔案信息化管理模式的實踐應用

文/山西省檢驗檢測中心（山西省標準計量技術研究院） 劉艷林

一、計量標準檔案信息化管理模式的理論基礎

（一）計量標準檔案信息化管理模式的概念。計量標準檔案信息化管理模式是指利用計算機技術和現代信息管理方法，將計量標準檔案進行數字化、網絡化、集成化、共享化的管理模式。其中，數字化指將傳統的紙質檔案轉換為電子文檔，網絡化指利用計算機網絡實現文獻檢索、信息共享、在線查詢等服務，集成化指將不同類型、不同格式的檔案整合成一個信息庫，共享化則是實現檔案內容的互通和交流，由此來實現信息的高效使用[1]。

（二）計量標準檔案信息化管理模式的特點。計量標準檔案信息化管理模式的特點主要有以下幾個方面：1.數字化管理。該模式利用計算機技術將計量標準檔案轉換為電子文檔，將檔案信息由傳統的紙質記錄方式轉化為數字化記錄方式，這樣可以對檔案內的信息進行快速檢索，提高信息傳遞的準確性，同時提升管理的效率，使得信息服務質量得到相應的提高。2.網絡化服務。該模式通過計算機網絡，實現在線查詢、文獻檢索、信息共享等服務，為用戶提供多種渠道的檔案信息查詢和應用，強化檔案信息的可訪問性和可交流性。3.集成化管理。該模式將不同類型、不同專業的檔案整合為一個檔案庫，實現了檔案信息的分類、整理和歸檔，使得檔案信息更加系統化、準確化和便于管理。4.共享化管理。該模式通過網絡化服務，實現檔案信息的共享和交流，方便了用戶之間的信息傳遞和交流，提高了檔案信息的共享效率和利用價值。5.安全化保密。該模式通過加強檔案的安全保密和管理控制，保障檔案信息的安全性和完整性，有效控制了檔案信息的泄露、損毀和遺失情況。

二、計量標準檔案信息化管理模式的價值審視

（一）促進計量標準檔案信息化管理的規范化。計量標準檔案作為計量技術機構質量管理體系的重要資料，必須有效規范管理，否則會影響計量技術機構質量管理水平、量值傳遞和量值溯源。計量標準檔案信息化管理模式的使用，相較于傳統的管理模式更加規范、高效，對于企業各方面發展具有重要意義。

一方面，企業可以規范計量標準檔案的錄入、查詢、存儲、維護和使用。通過電子化的數據處理方式，在數據錄入過程中可以對數據進行合理檢測，確保數據的準確性和完整性；在數據查詢過程中可以快速準確地搜索到所需要的信息；在數據存儲過程中可以采用分層管理的方式，使得數據存儲區分明確，管理清晰；在數據維護過程中可以對造成數據損毀以及誤操作進行追蹤和處理；在數據使用方面，可以對數據權限進行科學管理和控制，禁止非授權人員使用和批準。另一方面，該管理模式對于規范計量標準檔案工作有著重要作用，能夠使計量標準檔案的內容、格式及儲存方式等更加明確，對于企業相關制度的完善及管理水平的提升都有較強的推動作用。計量標準檔案信息化管理模式可以實現流程監控和統計分析的自動化，方便企業管理層進行監控和分析，真正做到有效監管。

（二）提高計量標準檔案信息化管理的科學性。一方面，可以實現計量標準檔案信息的自動化處理。通過技術手段對計量標準檔案信息進行存儲、檢索、統計、分析等操作，可以節省時間，提高數據處理的準確性，從而更好地保證計量標準檔案信息的科學性。另一方面，可以實現計量標準檔案信息化管理的規范化。計量技術機構可以制定和推廣使用計量標準檔案信息化管理程序和流程，細化每個流程的工作職責、流轉要求和質量指標，使每個環節的數據處理更加規范、標準。同時，采用計量標準檔案信息化管理模式，可以進行實時的監測、統計和評估，不斷改進管理的質量，提升管理的效益。

（三）增強計量標準檔案信息化管理的有效性。計量標準檔案包含著計量技術機構質量管理的重要數據，其信息化管理模式的有效性將直接影響計量技術機構的質量管理水平。通過使用計量標準檔案信息化管理模式，能夠從多方面提高檔案管理的效率和質量。

首先，可以提高計量標準檔案的存儲、檢索、共享和利用效率。通過采用網絡化、數字化的方式來處理計量標準檔案，實現信息化管理，使得計量標準檔案的存儲和檢索變得更加高效。其次，計量技術機構各個部門之間可以通過共享平臺來獲取計量標準檔案，從而提高工作效率。再次，計量標準檔案信息化管理模式可以提高計量標準檔案的可靠性和準確性。通過計量標準檔案信息化管理模式，減少人工處理的干擾，避免由于人為失誤而導致的數據錯誤和數據丟失，使得計量標準檔案的數據更加真實、可靠、完整和準確。最后，計量標準檔案信息化管理模式可以支持計量標準檔案信息的傳遞和共享。不同部門的員工可以通過計量標準檔案的信息共享平臺，快速獲取相關信息，避免信息的重復收集和處理。

（四）提升計量標準檔案信息化管理的效益性。計量標準檔案是計量技術機構質量管理的核心資料，而計量標準檔案信息化管理模式可以有效提升其管理效率。

首先，該管理模式可以提高計量技術機構的質量管理水平。使用這一模式可以實現計量標準檔案全自動化處理，大大減少了人為干擾，提高了數據的質量和準確性。同時，可以方便管理層對計量技術機構的質量管理進行監控和分析，及時采取措施予以改進。其次，該管理模式可以節約管理成本。采用計量標準檔案信息化管理模式，可以大量減少人工處理計量標準檔案的時間成本，避免人為因素導致的數據錯誤和丟失；提高計量標準檔案的處理速度和效率，降低管理成本。最后，計量標準檔案信息化管理模式可以推動計量技術機構的科學發展。通過提高質量管理水平和節約管理成本，計量標準檔案信息化管理模式可以推動計量技術機構在質量管理、效率提升等方面更加科學的發展，幫助計量技術機構實現更加全面的信息化管理。

三、計量標準檔案信息化管理模式的實踐原則

（一）統一性原則。統一性是檔案信息化管理的關鍵之所在。首先，應采用統一的標準。在收集計量標準檔案信息時，應該嚴格執行計量標準考核規范的要求，不同專業數據的上傳應該在內容或形式上具有一致性，減少因標準不一致導致的混淆和錯誤[2]。其次，采用統一的分類方法。采用現行有效的計量專業分類表，避免檔案信息分類的混亂和錯誤，方便查閱和使用。最后，采用統一的標識方法。一個計量標準檔案中的不同內容應該以一種科學、正確的方式進行標識和區分。重復性記錄、穩定性記錄、期間核查記錄等，應該采用同一種符號進行標識，減少混亂和錯誤的發生。

（二）規范性原則。規范性是檔案信息統一化的有效保證。首先，應對數據進行規范化處理。對于文件的內容和格式應制定相應的規范標準，確保數據完整、準確、規范和可靠。數據庫的結構設計也應遵循規范的數據模型，符合數據庫正常化制度，避免數據重復和失誤。其次，應對數據建立標準化的管理流程。為方便管理，可將管理流程分為數量統計、檔案整理、檔案登記、審批審核和檔案歸檔五個環節，規范各個環節的操作流程。遵循規范化的管理流程，可以更好地確保計量標準檔案的安全和及時性。最后，加強制度規范建設。為了保證技術檔案的閱讀體驗以及檔案的安全性，制定計量標準檔案信息化管理的制度，包括資料采集方式、管理員人員標準、安全規定、文件存儲規定等。設定相關制度有助于提高檔案信息的統一性和完整性，確保計量標準檔案信息化管理模式的規范性。

（三）安全性原則。安全性是檔案信息規范化保存的重要依據。首先，應加強賬戶權限管理。指定每個賬戶的操作權限和權限范圍，申請許可證，為非授權人員開展“最小系統權限原則”。通過建立合理的賬戶管理系統，防止非授權人員訪問文件系統和關鍵數據。其次，數據備份和恢復。采用合適的數據備份和恢復措施，定期備份數據，以便在系統崩潰或數據丟失時可以快速恢復文件并且對數據有效追溯。

（四）經濟性原則。經濟性是檔案信息公共化傳播的必然要求。首先，應統一管理和共享云端數據庫。采用統一的管理模式，充分利用數據庫的共享資源，避免重復冗余，加強計量標準檔案信息的利用和共享，提高管理工作效率。在數據存放和處理上遵循云化管理，節約存儲空間和成本。其次，應優化系統架構的組成。結合數據分析技術，設置目錄導航、索引、搜索等輔助工具，實現信息的分類、檢索和打印等功能，避免人力資源的浪費。最后，研發合適的軟件。軟件的研發可以提高計量標準檔案信息管理模式的效率和準確性，并為檔案管理人員提供更加合適的操作接口，有效減輕檔案管理人員的工作量，提高管理效率，降低運營成本。

四、計量標準檔案信息化管理模式的實踐應用策略

（一）健全計量標準檔案信息化管理制度。實現該制度的完善與健全，具體需要從以下幾個方面進行建設：首先，完善檔案信息化管理制度[3]。制定相關流程和方法，規定檔案的收集、整理、歸檔、查詢、借閱等方面的管理流程，確保檔案系統的正常運轉。其次，加強檔案信息化管理技術建設。選用高效的檔案信息化管理系統，具備自動化、集成化和可擴展性的特點，確保檔案信息的準確和及時，提高檔案信息化管理的水平。最后，加強檔案信息化安全體系建設。建立完善的安全管控制度，采取多種安全措施確保檔案信息的安全，包括硬件安全、網絡安全、應用軟件安全等方面，全面落實檔案信息安全責任制。

（二）加強計量標準檔案信息化人才建設。伴隨信息技術的不斷發展，計量標準檔案信息化管理已成為檔案管理發展的必然趨勢，如今信息化人才已成為計量技術機構發展中關鍵的資源之一。為加強計量標準檔案信息化人才建設，需要采取多種措施。首先，完善培訓體系，提高人才培訓效果。企業須建立合理的人才培訓計劃，定期開展專業技能、管理能力和思維能力等方面的培訓。通過內外部培訓、工作交流等形式，提高人才的綜合素質和行業認知水平。其次，加強人才引進。不斷拓寬人才引進的渠道，使人才引進的方式多樣化，提升人才引進的能力。同時，加強與同類計量技術機構開展人才交流。最后，加強人才管理，建立完整的人才管理體系。確立人才選拔、考核、激勵、培養和流動的各項指標，制定完整的人才管理制度，培育和吸引一批高素質、有能力、有擔當的人才團隊，為計量標準檔案信息化的發展提供有力保障。

（三）完善計量標準檔案信息化管理平臺。為了更好地發揮計量標準檔案信息化管理模式的作用，應對該平臺進行不斷的改進和完善。具體而言，可以從以下幾個方面入手：第一，完善系統功能。通過了解用戶需求，進行需求整理、歸納，包括審批管理、查詢統計、文獻檢索等功能。因此，在功能設計上需要考慮用戶的使用習慣和難點，盡可能地提高使用效率和用戶體驗。第二，優化數據安全性。計量標準檔案信息化管理平臺需要存儲大量涉及計量技術機構的數據，因此數據的安全性至關重要[4]。系統開發人員需要加強對平臺的安全性設計，保證數據及機密信息不受未授權的訪問，防止信息泄露和外部攻擊。第三，推進標準化建設。計量標準檔案是精確、穩定的現場記錄，能有效地提高數據的可信度和可重復性。因此，在平臺的建設中，需健全相關的規范，完善數據格式和細節描述以避免混亂和誤解。

（四）強化計量標準檔案信息化技術支撐。計量標準檔案信息化管理模式為計量數據和信息的傳輸、存儲、分析和應用提供了新的手段和方法，因此制定強有力的技術支撐方案顯得尤為重要。首先，加強網絡安全管理。計量標準檔案信息化管理平臺中存儲大量的關鍵信息，如檢測數據、標準化模板、檢測報告等，要加強管理和維護，確保信息的安全和穩定。其次，利用云計算技術。云計算技術是當前信息技術發展的重要趨勢，廣泛應用于數據分析、存儲等方面。采用云計算技術，可以大幅降低安裝和維護成本，提高系統的安全性和靈活性。

五、結語

計量標準檔案信息化管理模式的實踐應用已經顯示出其重要性和優越性。它不僅能夠促進計量標準檔案信息化管理的規范化，提高科學性，并增強有效性，還能夠提升效益性，實現更高的管理效果。實踐原則方面，應以可行性、統一性、規范性、安全性和經濟性為原則，在實踐中強化計量標準檔案信息化技術支撐。總之，計量標準檔案信息化管理模式的實踐應用為計量標準檔案管理提供了一種新的理論和實踐基礎，有利于推進計量標準檔案管理的現代化，提升其管理效率和質量。