網絡環境下檔案管理工作的創新思考

文/四平市教育科學研究所 姜海龍

在社會主義市場經濟迅速發展的環境中，互聯網信息技術為社會各行各業的發展帶來了諸多機遇，同時也對其提出了更加嚴苛的創新發展要求。當前網絡環境下，信息化發展已經成為大勢所趨，無紙化辦公逐步成為社會發展主流。對于檔案管理工作而言也是如此，傳統的紙質檔案管理工作方式已經難以適應當前時代的發展，需要檔案管理者基于網絡環境的實際狀況進行深入分析，采取針對性措施，切實推動檔案管理工作實現信息化的轉型發展，以便為檔案管理工作適應嶄新工作條件的過程賦能，在檔案管理工作取得進一步發展過程中奠定較為堅實的基礎。

一、網絡環境下的檔案管理工作綜述

（一）網絡環境下的檔案管理工作要求。1.建議完善信息反饋渠道。在具體的檔案管理實踐中，相對關鍵的基礎性環節在于信息反饋，可以為檔案管理人員提供更加有效、有價值的信息獲取渠道[1]。為求確保檔案管理人員可以獲得有效的信息反饋，需要構建有利于信息反饋的具體機制，以便確保檔案管理工作的效率及效果，進而發揮檔案的現實價值。不僅如此，信息反饋渠道的建立完善還可以為檔案管理信息系統的建設過程提供有力支持，為檔案管理人員提供更加多元化的信息反饋渠道。2.有效確保檔案信息安全管理水平。相較于傳統的檔案管理工作方式，基于網絡環境下的檔案管理工作方式更加易于受信息安全風險的不良影響，原因在于檔案管理信息系統需要借助開放的互聯網技術進行具體的管理工作，難免受到互聯網技術帶來的安全風險影響。因此，在當前的網絡環境下，確保及提升檔案管理相關的信息數據安全管理水平成了發展檔案管理工作的重要抓手之一，需要切實地考慮到各種潛在的數據信息安全風險問題，采取針對性措施予以預防，同時設立相應的應急預案為潛在安全風險做足準備。

（二）網絡環境下的檔案管理工作發展方向。1.實現互聯網在線檔案管理查閱服務。在當前的互聯網環境下，社會大眾可通過互聯網技術高效地進行生產活動，受其影響，各行業在工作方式上的優化也向檔案管理提出了新的發展要求。在檔案管理工作的推動過程中也是如此，社會大眾對其提出了高效的查閱要求，期望利用互聯網渠道進行檔案管理，繼而滿足自身的具體需求[2]。而相較于傳統的檔案管理工作方式，互聯網環境下線上檔案管理實現有效創新，滿足社會大眾的查閱需求。2.推動檔案管理相關的信息實現共享。信息時代，互聯網的興起帶來了不同于以往的資源共享概念，社會大眾在這一方面的關注度提升。因此，在檔案管理工作的創新過程中同樣需要將共享模式切實地予以體現。基于互聯網環境搭建高效的信息化檔案管理系統，為更多用戶的相關信息數據服務需求提供資源共享渠道，更好地發揮檔案管理的服務作用。不僅如此，還應根據時代與社會發展為檔案管理工作帶來的信息數據管理復雜化趨勢，在推動檔案管理相關信息數據共享化方面有所建樹。3.分析、拓展檔案管理工作及其服務范圍。在科學技術和社會經濟發展的推動下，各行各業呈現出愈發復雜化的發展趨勢，與之相對應的檔案管理工作也要順勢調整，在工作模式上做出相應地變化。需要切實通過有效創新適應檔案管理發展的復雜化發展趨勢[3]。因此，檔案管理從業者須深耕檔案管理工作，針對已有的檔案管理理念及方式體系進行深入分析，通過有效的調整與優化進一步擴大檔案管理工作實際的服務范圍，為檔案管理工作在互聯網環境下取得進一步的發展奠定堅實的基礎。4.針對已有的檔案管理觀念進行創新。隨著檔案管理工作方式在信息化轉型方面的表現逐漸明朗，相對傳統的檔案管理理念已經難以適應社會變化，甚至在部分情況下已經影響到檔案管理工作在互聯網環境下的實際質量性表現。因而在立足于互聯網環境進行創新發展檔案管理工作時，需要深入地分析已有的檔案管理理念體系，把握其中可能會為檔案管理工作質量提升帶來阻礙的部分，采取針對性措施予以優化和適配，適應信息化發展的檔案管理方式，為檔案管理工作的可持續發展鋪平道路。5.探索檔案管理工作的服務方式。考慮到檔案管理工作在服務性特征方面表現較為突出，在創新發展檔案管理工作，助其實現數字化進程時，可從服務性特征的角度出發，探索檔案管理工作的服務方式[4]。在此過程中，需要堅持以人為本的服務理念，為用戶提供便捷的檔案管理相關數據信息的查閱服務，確保檔案管理工作可以在服務效能方面表現出色。具體而言，一方面可以針對檔案管理文件進行電子化處理，錄入計算機數據庫之中。另一方面可以切實地探索檔案管理工作的在線服務方式。6.確保檔案管理信息數據的共享效果。鑒于社會大眾在檔案管理工作資源共享化發展方面提出的各項要求，應確保檔案管理相關工作在共享效率方面的實際表現，為創新發展檔案管理工作的過程創造條件[5]。當前，應健全檔案管理相關的信息化共享平臺建設，更加主動地為用戶提供優質的共享體驗，立足于相關信息數據的有效共享，為檔案管理工作適應互聯網時代的新發展環境賦能。

二、網絡環境下檔案管理工作的有效創新策略

（一）確保和改善檔案管理信息系統實際完整性表現。在推動檔案管理工作實現信息化轉型發展的過程中，與之相對的檔案管理信息系統在完整性方面的實際表現起著較為關鍵的基礎性作用。具體而言，需要確保信息系統邏輯關系表現良好，進而為檔案管理工作所需的各數據庫正常的運轉奠定基礎。此外，還應切實針對信息系統實際運行狀態進行深入分析，以便解決其中不利于完整性表現的要素。

（二）保證長時間維持電子化檔案的可讀性。在進行實際檔案管理工作的具體過程中，各項相關數據信息在可讀性方面的實際表現較為關鍵，可以決定數據信息在價值實現過程中的具體狀況，進而影響到檔案管理工作整體的工作效率及效果[6]。因此，需要切實確保電子檔案可以長時間保持較為良好的可讀性。具體來說，可以從嚴格限制進入檔案管理數據庫的檔案文件格式，以便借助更加統一的文件格式，確保檔案管理信息數據的兼容性和可讀性，進而為檔案管理工作在互聯網環境下順利開展鋪平道路。

（三）在設置軟、硬件條件時參考檔案管理工作實際需求。檔案管理工作在軟、硬件設備的選擇將直接決定檔案管理最終的工作效率及工作效果。檔案管理工作在良好的軟、硬件設備支撐下，綜合運用互聯網技術，以檔案管理工作實際需求為前提進行引入，實現更加理想的檔案管理效率及效果。

（四）圍繞網絡平臺建設拓展數據信息交互分享方式。在檔案管理工作實際的進行過程中，相關數據信息的采集與交換是其主要工作內容之一。在當前的互聯網環境下也是如此，需要切實地推動檔案管理工作在信息數據交互渠道拓展方面取得一定的發展與進步，以便深入挖掘檔案管理數據信息的潛在價值。在此過程中，可以圍繞網絡平臺的建設進行，以便為檔案管理相關的數據信息交互與共享過程提供更加有力地支撐，進而實現檔案管理工作的價值。

（五）基于檔案管理信息數據分享搭建在線工作平臺。在當前互聯網環境下，檔案管理各項工作均可通過互聯網平臺進行，為檔案管理工作有效性帶來了諸多便利[7]。當下，信息化的工作平臺可以為檔案管理工作的價值實現過程賦能，最大限度地發揮信息化工作平臺的積極作用。在此過程中，需要尤為關注工作平臺的安全性，預防信息安全風險可能帶來的不利影響。

（六）確保檔案管理服務的多樣化創新發展成效。針對實際服務對象而言，檔案管理工作需要服務不同類型的用戶，這也就需要在檔案管理服務形式方面實現一定的差異化處理，進而使其在多樣性及復雜性方面的表現愈發突出。因此，需要圍繞檔案管理服務的多樣化發展方向進行深入分析，以便創新地采取適合檔案管理工作的有效方向，為用戶提供更加優質的服務，實現檔案管理工作的價值。考慮到信息化轉型發展帶來了更多的檔案管理對象，需要檔案管理人員改變自身的檔案管理服務意識，切實地適應當前的互聯網環境。

（七）從確保有效性及全面性出發，改良風險防護體制。鑒于各種潛在的風險性問題均會為檔案管理工作產生不利影響，需要針對當前的檔案管理信息數據防護機制建設狀況進行深入分析，從有效性以及全面性表現的角度出發，對其進行科學合理的改良與完善，進而有效地預防和應對信息化轉型發展帶來的信息數據安全風險問題，為檔案管理工作在互聯網環境下實現創新發展的過程創造更加有利的條件。

（八）有效統一檔案管理相關數據信息的格式。在實際的檔案管理工作中，信息化轉型發展不僅帶來了諸多便利，同時還提出了不同于以往的嶄新要求[8]。具體而言，檔案管理相關的數據信息需要在格式層面達到有效的統一，以便數據存儲與處理工作能有效開展。檔案管理人員需要從實際的工作狀況出發，統一采用相同格式進行數據信息的有效管理。

（九）以確保安全性為前提，建設信息化檔案管理系統。在信息化環境下，為求發展檔案管理工作，與之相對應的信息化檔案管理系統在安全性上的表現較為關鍵。系統需要為用戶的檔案管理數據信息安全提供堅實的保障。在此過程中，檔案管理人員應當首先樹立檔案管理信息安全意識，確保信息化管理系統的安全。

三、結語

綜上所述，網絡環境為檔案管理工作帶來了諸多便利與變化，需要切實地結合網絡環境狀況進行深入分析，以便通過有效創新適應當前的社會發展環境，確保檔案管理工作的效率性及效果性。一方面，需要深入地把握檔案管理工作在網絡環境需要面對的嶄新變化，不僅應當把握網絡環境為檔案管理工作提出的要求，建立健全信息反饋渠道，還應當有效確保檔案信息安全管理水平。另一方面，應當切實把握檔案管理工作在網絡環境下的有效發展方向，實現互聯網在線檔案管理查閱服務，推動檔案管理相關的信息實現共享，深耕檔案管理工作拓展其服務范圍，針對既有的檔案管理觀念進行創新，創新探索檔案管理工作的服務方式，確保檔案管理信息數據的共享效果。同時，采取改善檔案管理信息系統完整性措施，保證電子化檔案可以長時間維持良好的可讀性，根據檔案管理工作實際的需求增加軟、硬件設施，圍繞網絡平臺建設拓展數據信息交互分享渠道，基于檔案管理信息數據分享搭建在線工作平臺，確保檔案管理服務可以實現多樣化的創新發展。