基于“軍字一號”耗材二級庫管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用

游海鴻,楊 森,張 宇,陳宇強

耗材二級庫房是使用科室將請領(lǐng)來的耗材存放于本科室供本科室患者使用,或本科室工作人員公用而形成的耗材庫存管理單元[1],庫存數(shù)量有限但品規(guī)繁多,包括不同規(guī)格、不同廠家的醫(yī)用高值耗材、醫(yī)用低值耗材、試劑、醫(yī)用雜品、辦公用品等。長期以來,由于缺少有效的信息化管理手段,使得二級庫房管理成為醫(yī)院耗材管理中最薄弱的環(huán)節(jié)。從流轉(zhuǎn)過程來看,只有中心庫房的入庫、出庫和患者終末消耗,缺少二級庫入庫和消耗環(huán)節(jié);從使用管理來看,采購計劃制定缺乏有效數(shù)據(jù)輔助,容易造成庫存積壓,存在漏收、錯收、套收的風險,高值耗材無法逆向追溯,無法直觀查詢消耗、報損、盤點等數(shù)據(jù);從成本核算來看,低值耗材以領(lǐng)代耗,無法準確計算實際成本支出[2,3]。在落實軍隊醫(yī)改政策和北京市疾病診斷相關(guān)分組(diagnosis related groups,DRG)付費方式改革背景下,筆者結(jié)合我院耗材管理模式設(shè)計一套耗材二級庫管理信息系統(tǒng),借助信息化手段進一步推進我院耗材精細化、規(guī)范化管理。

1 系統(tǒng)設(shè)計

1.1 總體設(shè)計 按照科室耗材管理業(yè)務(wù)需求,本系統(tǒng)功能模塊被設(shè)計成三大部分:(1)入、出庫管理,包括采購計劃制定、入出庫處理、高值管理;(2)庫存管理,包括庫存查詢、庫存盤點、入出單據(jù)查詢、對賬明細、產(chǎn)品去向查詢;(3)系統(tǒng)管理,包括權(quán)限管理和模塊管理。本系統(tǒng)與現(xiàn)有中心耗材庫房系統(tǒng)、門診收費系統(tǒng)、費用確認系統(tǒng)、護士站系統(tǒng)、計價錄入系統(tǒng)深度融合,重塑了耗材信息數(shù)據(jù)流。本系統(tǒng)總體設(shè)計圖見圖1。

圖1 基于“軍字一號”耗材二級庫管理信息系統(tǒng)系統(tǒng)總體設(shè)計圖

1.2 技術(shù)架構(gòu)設(shè)計 本系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計沿襲了“軍字一號”系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計思路,采用客戶/服務(wù)器方式,二層軟件體系結(jié)構(gòu)。服務(wù)器端與“軍字一號”共用一套數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),負責執(zhí)行數(shù)據(jù)的存取和處理,客戶端采用Powerbuilder 11.5開發(fā),承擔大多數(shù)業(yè)務(wù)邏輯處理以及用戶交互。

1.3 數(shù)據(jù)庫表設(shè)計 數(shù)據(jù)庫表設(shè)計分為三類,分別是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)中間表。本系統(tǒng)充分利用“軍字一號”數(shù)據(jù)庫comm模式和equipment模式下相關(guān)表,如權(quán)限分配字典、人員字典、科室字典、耗材庫房字典、耗材價表字典、入出庫主記錄及明細記錄表、耗材庫房盤點表等。本系統(tǒng)增加了6張表以支持二級庫系統(tǒng)功能,主要為二級庫房名稱字典(exp_storage_dept)、采購計劃主記錄表(exp_purchase_master)、采購計劃明細記錄表(exp_purchase_detail)、高值耗材明細表(hvalue_document)、耗材發(fā)生記錄明細表(exp_document_sale)、耗材結(jié)存中間表(month_stock),用以記錄耗材二級庫房代碼以及每個庫房的入、出、耗、結(jié)存等信息。

2 系統(tǒng)核心功能

2.1 高值耗材管理功能 我院高值耗材管理采用零庫存管理模式,由中心耗材庫房系統(tǒng)建立耗材相關(guān)數(shù)據(jù)信息,包括申領(lǐng)科室,名稱,一物一碼(流通唯一條形碼),規(guī)格,價格,包裝單位,廠家等,科室使用前先申領(lǐng),廠家配送貨,醫(yī)工科驗收,科室接收,患者使用計費,中心耗材庫房根據(jù)使用情況按月進行入、出庫平賬[4-7]。系統(tǒng)高值計費功能設(shè)計為在打開管理界面時,系統(tǒng)自動從高值耗材明細表中檢索出本科室所申請的且use_status字段值為0的所有高值耗材記錄,此記錄由中心耗材庫房根據(jù)使用科室申請預先錄入高值耗材明細表,使用科室在相應(yīng)界面輸入患者ID,提取患者信息,再手工輸入或掃碼檢索出相應(yīng)高值耗材記錄,點擊“發(fā)出”按鈕,將患者信息寫入高值耗材明細表,計價信息寫入患者費用明細表,高值耗材明細表中use_status字段值置為1。

2.2 低值耗材入出庫功能 低值耗材管理模式為科室制定采購計劃,中心庫房匯總采購,建檔,建立庫存,消毒供應(yīng)室請領(lǐng)入庫,科室請領(lǐng)入庫,患者計費出庫或核銷出庫。制定采購計劃功能設(shè)計為從耗材發(fā)生記錄明細表和庫存表中提取本科室上一時間段消耗記錄,現(xiàn)科室?guī)齑嬗涗浐椭行膸齑嬗涗?護士對耗材品規(guī)、數(shù)量等信息進行編輯和確認后,點擊“導出”按鈕寫入采購計劃主記錄表和采購計劃明細記錄表,中心耗材庫房根據(jù)庫存情況和科室采購計劃匯總生成院級采購計劃,并根據(jù)采購計劃表進行采購。這種模式有助于降低二級庫存和中心庫存積壓風險,同時還提高了工作效率,降低了錯誤率。

通過電子申請單進行入庫申請,中心耗材庫房根據(jù)庫存實際情況對耗材進行全部發(fā)放或部分發(fā)放,發(fā)放確認后,科室進行請領(lǐng)單入庫。低值耗材出庫分為計費出庫和核銷出庫。對于可收費項目,在計費同時減相應(yīng)庫存,對于非收費項目采用集中消耗出庫的方式出庫至消耗庫。

2.3 庫存管理功能 庫存盤點功能設(shè)計為通過提取耗材庫存表,生成盤點界面,盤點記錄寫入盤點記錄表,可以暫存或最終保存。耗材對賬明細功能設(shè)計為通過檢索庫存表、耗材發(fā)生記錄明細表、耗材結(jié)存中間表、盤點表的數(shù)據(jù)顯示自定義時間區(qū)間內(nèi)耗材的期初數(shù)量、期初金額、入出庫數(shù)量、入出庫金額、盤點盈虧數(shù)量、盤點盈虧金額、結(jié)存數(shù)量、結(jié)存金額、當前結(jié)存數(shù)量以及當前庫存金額等信息。該功能幫助二級庫房管理人員及時了解庫存及消耗信息。

3 系統(tǒng)集成

3.1 數(shù)據(jù)集成 新增二級庫房系統(tǒng)數(shù)據(jù)表在邏輯上屬于equipment模式和tsp_equipment表空間,與醫(yī)院管理信息系統(tǒng)(hospital information system,HIS)采用數(shù)據(jù)表直接讀寫的方式進行數(shù)據(jù)集成。

3.2 應(yīng)用集成 (1)與中心耗材庫房系統(tǒng)集成。首先,在中心耗材庫房系統(tǒng)的庫房配置中增加了二級庫房,并增加了屬性列,中心耗材庫房分為高值耗材庫、醫(yī)用一次性耗材庫等,其屬性為“倉庫”,二級庫存單元的屬性為“科室”。其次,二級庫存單元代碼使用科室字典表中病區(qū)、門診科室、輔診科室、機關(guān)科室的代碼,目的是為了在計價減庫存時可以關(guān)聯(lián)費用明細表中的執(zhí)行科室代碼。第三,中心耗材庫房增加了耗材消耗統(tǒng)計功能,可統(tǒng)計科室或全院耗材實際支出。(2)與耗材計價系統(tǒng)集成。與耗材計價系統(tǒng)集成的目的是計價同時減二級庫存和寫耗材發(fā)生記錄明細表,我院HIS系統(tǒng)中涉及耗材計價功能的模塊包括LIS系統(tǒng),門診收費系統(tǒng),收費確認系統(tǒng),計價錄入,護士站等,鑒于涉及模塊較多以及今后可能會出現(xiàn)更多計費相關(guān)模塊,同時減庫存邏輯代碼具有高可復用性,故通過在“軍字一號”數(shù)據(jù)庫inpbill模式和outpbill模式下建立觸發(fā)器,在寫入住院費用明細表和門診費用明細表后觸發(fā)減二級庫存表和寫耗材發(fā)生記錄明細表操作。(3)與系統(tǒng)管理模塊集成。通過統(tǒng)一的系統(tǒng)管理模塊,對科室、人員賬號、權(quán)限進行統(tǒng)一管理。(4)應(yīng)用集成關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)計。①耗材計費減庫存時不判斷執(zhí)行科室二級庫存數(shù)量,允許負庫存。②二級庫可設(shè)置常用耗材庫存最低值提醒,方便管理人員及時補充庫存。③收費模板中所包含的耗材信息若發(fā)生變動,由醫(yī)工科及時通知物價管理員進行變更。④利用系統(tǒng)中耗材對賬明細功能,能夠監(jiān)管耗材使用情況,盡量避免負庫存,尤其是期初值為零,入庫數(shù)量為零,卻有消耗數(shù)據(jù)和負庫存的情況。⑤由醫(yī)工科利用中心耗材庫房系統(tǒng),定期統(tǒng)計科室和全院耗材成本支出,供財務(wù)記賬參考。

4 應(yīng)用效果

本系統(tǒng)在2021年底正式上線,經(jīng)過一年多的運行,基本達到初期目標。(1)新系統(tǒng)中低值耗材入出庫功能補齊了二級庫入庫和消耗環(huán)節(jié),完善了耗材閉環(huán)管理關(guān)鍵節(jié)點上的數(shù)據(jù)信息。(2)規(guī)范了耗材二級庫房管理,有效降低了耗材庫存積壓風險,減少了錯收、漏收、套收等情況的發(fā)生。以某病區(qū)系統(tǒng)正式運行前(包括試運行階段)后12個月時間段內(nèi)留置針請領(lǐng)和使用數(shù)據(jù)對比為例(表1)。從品規(guī)上進行比較,請領(lǐng)與記賬使用的品規(guī)數(shù)量差縮小,說明有效降低了費用錯收、套收、漏收的情況。從數(shù)量、金額上比較,請領(lǐng)與記賬使用的數(shù)量差縮小,說明有效降低了庫存積壓且記賬金額能夠真實反映實際成本支出。(3)利用產(chǎn)品去向、對賬明細等功能所提供的數(shù)據(jù),為醫(yī)療管理部門的耗材管理工作提供科學支撐,通過講評、獎懲等措施不斷規(guī)范耗材使用,使得耗材記賬數(shù)據(jù)貼近真實消耗數(shù)據(jù),有助于掌握耗材實際成本支出[8,9]。

表1 某病區(qū)在系統(tǒng)正式運行前后12個月時間段內(nèi)留置針請領(lǐng)和使用數(shù)據(jù)對比

基于“軍字一號”耗材二級庫管理信息系統(tǒng)基本實現(xiàn)了耗材信息化閉環(huán)管理,規(guī)范了耗材在醫(yī)院內(nèi)部的流通過程,提高了工作效率,醫(yī)院耗材管理的整體水平得到提升[10,11]。今后將繼續(xù)深度開發(fā)和優(yōu)化耗材二級庫管理信息系統(tǒng),提升系統(tǒng)智能化、精確化程度,助力醫(yī)院耗材精細化、科學化、規(guī)范化管理。