檔案信息化管理模式建設(shè)分析

王海琴

[摘 要]隨著我國社會經(jīng)濟的逐漸發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，信息技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，在現(xiàn)實生活中得到了廣泛應(yīng)用，信息技術(shù)在推動各行業(yè)領(lǐng)域快速發(fā)展的同時，逐漸發(fā)展成為一種工作方式。將信息技術(shù)融入檔案管理工作，可提高信息技術(shù)與檔案建設(shè)的深度融合水平，促進檔案信息化管理工作的順利開展。在高速發(fā)展的信息時代，加快推進信息化建設(shè)是提高檔案精細化管理水平、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量、提升服務(wù)效率的重要舉措，能夠推進檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展。文章探討了檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容及信息化管理具備的顯著優(yōu)勢，分析了檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題，提出了有效的優(yōu)化策略。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化建設(shè)；信息技術(shù)；優(yōu)化措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）02-0049-03

檔案信息化管理是依托現(xiàn)代信息技術(shù)，處置、管理檔案信息資源，利用檔案信息更好地為社會主義建設(shè)各項事業(yè)提供服務(wù)。信息化管理是利用數(shù)據(jù)驅(qū)動實現(xiàn)的精細化管理，檔案信息化建設(shè)是信息化數(shù)字資源建設(shè)的過程。20世紀80年代以來，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和綜合應(yīng)用掀起一場席卷全球的顛覆性產(chǎn)業(yè)技術(shù)革命，很多單位都利用信息化提高精細化管理水平，在信息化建設(shè)總體框架中納入檔案信息化已經(jīng)成為必然。因此，全力推進檔案信息化建設(shè)落地見效有助于改變傳統(tǒng)管理模式，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

（一）檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

全面升級軟件設(shè)施，保證硬件設(shè)備配備齊全，是開展檔案管理工作的基本要求，也是檔案信息化建設(shè)與管理工作順利開展的重要技術(shù)支持。加強軟硬件設(shè)施建設(shè)的最終目的是構(gòu)建基本完善的檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全體系，保證檔案信息的軟硬件環(huán)境安全。通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，可以實現(xiàn)檔案信息的準確傳輸、反饋和共享。在信息化加速發(fā)展的背景下，為提高檔案信息化管理的普及水平和應(yīng)用水平，必須構(gòu)建安全高效的檔案管理局域網(wǎng)，為檔案管理工作帶來實質(zhì)性改變[1]。

（二）檔案信息化管理的信息資源建設(shè)

在檔案管理工作中，信息資源是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵因素，應(yīng)加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，使其全面覆蓋重要的檔案目錄和數(shù)據(jù)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立能對檔案進行歸檔和整理，有利于檔案信息資料的長期保存，為查檔人員提供優(yōu)質(zhì)、便捷、高效的服務(wù)，使查詢結(jié)果更加準確、全面，降低檔案信息資源利用的難度和風(fēng)險[2]。

（三）檔案信息化管理的標準化建設(shè)

檔案信息化管理過程中，要以法律法規(guī)及規(guī)章規(guī)范體系等作為重要支持，由相關(guān)管理部門制定法律法規(guī)，建立標準化管理體系，加強檔案規(guī)范管理，優(yōu)化檔案管理相關(guān)工作流程，保障信息數(shù)據(jù)的真實性與及時性[3]。

（一）有助于提高檔案管理水平

目前，隨著檔案管理工作機制的逐漸完善，信息化管理模式初露端倪，提高信息技術(shù)應(yīng)用水平，可使檔案的利用價值得到充分發(fā)揮，通過更加快捷的途徑，實現(xiàn)信息資源的整合與共享，提高檔案管理工作水平[4]。

（二）有助于提升檔案管理工作實效

在以往的檔案文件管理工作中，大多是通過檔案人員手工方式整理和編寫目錄，通常以紙質(zhì)文件等形式加以保存，不僅耗費過多的時間和人力，而且需要投入大量物力、財力，嚴重影響工作的時效性與安全性。

在傳統(tǒng)文檔管理模式下，檔案資料的調(diào)用步驟十分煩瑣且無法及時共享，在保存和調(diào)取等方面存在一定弊端。利用互聯(lián)網(wǎng)、計算機等技術(shù)，可實現(xiàn)跨時間空間的信息互通，助力紙質(zhì)文檔快速歸檔存儲，可針對檔案資料安全等級設(shè)置可見權(quán)限，嚴密把關(guān)檔案信息，既保證了檔案資料的靈活性，又升級了資料庫的安全性，集中歸檔存儲更有利于后期管理[5]。

（三）有助于提高信息化應(yīng)用水平

檔案管理工作在單位或組織管理工作中的重要意義不言而喻，是檔案事業(yè)中的重要環(huán)節(jié)，加快推進檔案信息化建設(shè)可為各部門工作提供全方位、更準確、更快捷的服務(wù)，切實提高檔案管理工作質(zhì)效。信息化程度是反映組織信息化水平的關(guān)鍵因素，隨著信息化水平的提高，部門之間溝通與協(xié)作的效率也會有所提高。

（四）有助于構(gòu)建數(shù)字一體化檔案庫

數(shù)字一體化檔案庫是指借助先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)整合各部門零散的數(shù)據(jù)資源，實施集中管理，保證數(shù)據(jù)的有效、及時存儲與處理，提高數(shù)據(jù)存儲的性能和效率，創(chuàng)造有序高效的信息環(huán)境。檔案信息化建設(shè)不僅在穩(wěn)步推進檔案數(shù)字化工作有序運轉(zhuǎn)中提供了重要保證，而且體現(xiàn)了“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案資料的加工優(yōu)勢。

一方面，實現(xiàn)檔案數(shù)字化加工。檔案庫要面對數(shù)量眾多、形式多樣、內(nèi)容復(fù)雜的信息，準確識別和妥善保管信息是其具備的重要功能。在檔案管理工作中，除了要保證信息的準確性和可靠性，還要確保信息能夠長久安全保存，提高信息的可用性、可訪問性。

另一方面，實現(xiàn)檔案資料的檢索。數(shù)字一體化檔案庫具有查詢功能完善、搜索信息能力強、用戶接口穩(wěn)定、借閱和使用權(quán)限控制規(guī)范等優(yōu)勢。在搜索資料時可進行多條件聯(lián)合查詢，借助人工智能新技術(shù)使搜索結(jié)果更精準，為查檔人員提供便捷、高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，最大限度地提高查檔準確率，充分發(fā)揮檔案服務(wù)社會民生的重要作用。

（一）檔案信息化建設(shè)的原則

第一，實現(xiàn)數(shù)字化存儲數(shù)據(jù)。針對保存較為分散的檔案，應(yīng)多舉措開展規(guī)范化的掃描工作，運用數(shù)字化光盤存儲技術(shù)實施管理，以電子形式歸檔保存，方便查檔人員實時查閱，實現(xiàn)長期可靠保存，避免因時間久遠，加之翻閱、搬遷、蟲蛀等因素造成數(shù)據(jù)缺失。

第二，完善歸口管理工作。按照檔案專業(yè)化和歸口托管原則，結(jié)合檔案管理規(guī)范，實行統(tǒng)一歸口管理，保證檔案的可靠性和完整性，促進檔案資源的共享和利用，確保檔案資料實現(xiàn)多渠道保存、全方位查詢，幫助查檔人員快速全面準確地查找所需檔案資料。

第三，強化檔案資料交叉連接，提高檔案資源實際利用效率。重要檔案材料必須做到集中存檔，打破因業(yè)務(wù)分散而造成的“信息孤島”，加強資源共享，為其他各項工作的正常開展提供更多有利條件，提高信息檢索效率，使檔案信息互聯(lián)、互通、互融成為可能[6]。

（二）優(yōu)化檔案信息化管理模式，提高檔案工作質(zhì)量

在檔案信息化建設(shè)過程中，如何有效應(yīng)用信息技術(shù)強化檔案資料的管理和服務(wù)效能成為當(dāng)前檔案管理中最主要的問題。進入信息爆炸的21世紀，信息化發(fā)展水平已經(jīng)成為衡量一個國家現(xiàn)代化程度的重要指標，計算機硬件和軟件、網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)的普及和應(yīng)用給人們的生活帶來了巨大變化，生產(chǎn)活動更加便利與快捷，使人們的思想發(fā)生了巨大變革。

在當(dāng)前的信息技術(shù)環(huán)境下，提高檔案信息化建設(shè)速度、實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化已經(jīng)成為必然，檔案信息化管理模式必須順勢改變。優(yōu)化檔案管理模式，加快改革與創(chuàng)新，是順應(yīng)時代潮流的重要體現(xiàn)，加強信息化建設(shè)是助推檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵舉措。

目前，我國檔案工作規(guī)范化建設(shè)取得了顯著成效，以信息技術(shù)為核心的檔案信息化建設(shè)為主要發(fā)展方向，發(fā)揮了不可忽視的重要作用，通過建立智能化檔案管理系統(tǒng)，不僅有效拓展了檔案信息的儲存空間，而且減少了檔案管理成本，為促進信息共享與交流提供了有力支持。推進檔案信息化建設(shè)，將用于信息管理的各種技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加以深度融合，既能充分發(fā)揮各自功用，做到揚長避短，又便于優(yōu)化檔案信息化管理模式，提高檔案信息化管理效益。

（三）發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，強化信息技術(shù)應(yīng)用效果

現(xiàn)代科學(xué)與技術(shù)呈現(xiàn)出相互依賴、相互促進的發(fā)展趨勢，作為這一趨勢中的前導(dǎo)要素，信息科學(xué)技術(shù)引發(fā)的社會變革將深刻改變?nèi)祟惿鐣褪澜绲拿婷玻瑢ΜF(xiàn)代人類生產(chǎn)和生活產(chǎn)生巨大影響。隨著檔案管理模式的變化，檔案資源增長速度和資料更新速度有所加快，運用信息技術(shù)可使資料整理過程更加規(guī)范，歸檔質(zhì)量逐步提高，可為查檔人員實時查閱提供重要保證，保證檔案資料的真實可靠。

在這一過程中，檔案主管部門應(yīng)成立專門的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組在制定有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作發(fā)展規(guī)劃的同時，應(yīng)對具體執(zhí)行情況進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，積極參加信息化工作的全過程建設(shè)，做好檔案檢索工具的編制，大力開發(fā)檔案信息資源，為其他部門工作、管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（四）加速培養(yǎng)檔案信息化管理人才

組織的發(fā)展離不開信息化建設(shè)和人才梯隊的培養(yǎng)，具備信息化管理技能和實踐經(jīng)驗的專業(yè)人才在檔案信息化建設(shè)與檔案信息管理工作中發(fā)揮了極其重要的作用。在檔案信息化建設(shè)中，信息化人才培養(yǎng)是其核心要素，檔案管理人員應(yīng)具備以下素質(zhì)要求。

一是扎實的政治理論素養(yǎng)，包括堅定的理想信念和政治信仰。

二是強烈的敬業(yè)精神。檔案管理工作事務(wù)繁重、頭緒眾多、務(wù)實性強，檔案管理人員只有具備強烈的敬業(yè)精神，才能在復(fù)雜的工作環(huán)境下始終保持飽滿的工作熱情和持續(xù)的工作動力，真正投入檔案信息化管理工作。

三是良好的服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，將檔案管理工作與服務(wù)職能相結(jié)合，找準工作定位，強化檔案規(guī)范管理。

四是一專多能的知識結(jié)構(gòu)。隨著社會化檔案管理制度的建立，現(xiàn)代化管理手段和管理設(shè)施逐漸被投入使用，全面提高檔案管理信息化水平和信息化管理效率，也對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更加嚴格的要求，需要其具備多樣的技術(shù)能力。在培養(yǎng)檔案信息化管理人才時，應(yīng)與信息技術(shù)有機結(jié)合，以自學(xué)為主開展全員培訓(xùn)，提升其信息化知識素養(yǎng)。

（五）增強檔案信息化建設(shè)的安全性

在信息化建設(shè)過程中，加強信息安全是檔案信息化管理工作的根本要求，在穩(wěn)步提高檔案信息化管理水平中起到了關(guān)鍵作用。隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用領(lǐng)域的不斷擴展，互聯(lián)網(wǎng)的開放性帶來了許多內(nèi)在的安全隱患，因此，檔案信息化建設(shè)要面臨并積極應(yīng)對當(dāng)前形勢帶來的各種不安全因素。

為確保數(shù)據(jù)安全，應(yīng)強化并落實安全可靠的技術(shù)保護措施。例如，通過對檔案進行安全風(fēng)險評估與預(yù)測，制定檔案信息化安全管理制度，加強檔案信息化安全規(guī)范化管理。針對檔案信息化管理工作中的諸多環(huán)節(jié)實行安全操作設(shè)置，如設(shè)置網(wǎng)絡(luò)密鑰、設(shè)置基于預(yù)定安全規(guī)則監(jiān)視和控制的傳入和傳出網(wǎng)絡(luò)流量的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)、實施網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量檢測等，加密大量檔案信息數(shù)據(jù)，備份和保存各種數(shù)據(jù)信息，監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)節(jié)點和網(wǎng)絡(luò)端口。

應(yīng)用先進的信息技術(shù)改進工作方式，是促進檔案管理工作正常開展、提高工作實效的首要保證。加強檔案信息化管理不僅符合時代發(fā)展的總體要求，更是切實提升工作效率的關(guān)鍵途徑，在創(chuàng)新檔案服務(wù)、提高檔案管理水平等工作中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。在加快推進檔案信息化發(fā)展、切實保障信息安全的同時，應(yīng)不斷探索全新有效的檔案管理方法，提高檔案工作服務(wù)水平。

隨著網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為健全檔案管理體制機制、實現(xiàn)檔案管理工作高水平發(fā)展的必要舉措。通過確立信息化建設(shè)原則、優(yōu)化管理模式、發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢、培養(yǎng)高技能人才、保障信息安全等措施，可使檔案信息化建設(shè)取得新成效。

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