新形勢下高校會計檔案影像化管理探究

吳 艷 龍雪嬌 四川大學財務處

目前，財政、審計等相關部門不斷加強對高校財務方面工作的檢查與考核，使得高校內部日常會計管理工作壓力也隨之增加。要想充分保障財務管理質量，就要做好會計檔案的管理工作，對此需要積極響應時代發展趨勢，實施影像化管理，促進會計檔案管理水平的有效提升。

一、會計檔案管理現狀

(一)會計檔案信息化建設滯后

由于會計檔案的隱私性和重要性，選擇紙質檔案的形式進行保管存在較多問題。首先，紙質檔案易被損毀、丟失，或者檔案信息被泄露，而且也沒有備份機制。而且，一旦簽署的文件對應的原始文檔遺失，將會導致法律上的問題，這將會給高校管理帶來非常大的麻煩和成本。此外，紙質檔案管理方式效率低下，需要人手轉換、整理、盤點等過程，同時，會計檔案的數量非常多，處理速度非常慢，影響工作效率。

(二)會計檔案管理成本高

手工查詢、拍照、復印等一系列操作需要很多人手，這導致了非常高的人力成本。同時，管理和維護紙質檔案也需要占用大量的物理空間，這增加了物資成本。

(三)會計檔案管理不到位

機房、電子存儲設備、災害恢復預案等保障手段不完善，無法對數據進行及時、有效的備份。而且，要求借閱者攜帶身份證件進行借閱的方式非常低效而且不安全，容易受到篡改和偽造的攻擊，也有可能導致檔案內容的泄漏。更關鍵的是，檔案管理人員業務能力和積極性欠缺，檔案管理規范性很差，也沒有嚴格的授權管理制度，從而無法保證數據的安全性和保密性。

二、高校會計檔案影像化管理的必要性和可行性

現如今的高校會計檔案管理還存在不少問題，如翻查不便、易損壞、易丟失等，無法滿足日益增長的數據量和查詢需求。傳統的會計檔案管理方式需要大量的人力物力投入，而影像化管理則可以實現對檔案的自動化和集約化管理。通過將各種會計憑證、交易流水等檔案資料進行影像化處理，并建立完備的信息管理系統，可以實現對檔案的在線共享和集中管理，從而大大提高工作效率。傳統的會計檔案管理方式存在著檔案易丟失的缺點，而影像化管理則是基于電子形式的檔案管理方式，利用多種技術手段來確保數據的安全性。

三、實施會計檔案影像化的優勢

(一)提高檔案工作效率

對于高校的各項支出項目，項目結題和審計是必不可少的環節。在傳統的檔案管理方式下，項目相關的信息需要填寫表格，經過審核、審批、蓋章等多個環節，需要較長的時間才能完成。而在影像化管理下，項目結題和審計的流程可以得到簡化。影像化管理技術可以將原本紙質檔案轉換為電子圖像，并且進行數字化處理。將各項支出項目的會計憑證及附件全部通過掃描等方式轉換為電子文件，存儲在電腦或服務器上。這樣管理員只需要在財務查詢系統中輸入相關的關鍵詞，即可快速搜索到相應的信息，并對查詢結果進行加工和統計，更為方便有效地進行分析和管理。高校的財務部門在日常管理中需要對各項支出項目的財務信息進行查詢、打印、分享等操作，而傳統的檔案管理方式需要管理員前往檔案室或者辦公室進行查詢。而在影像化管理下，管理員可以隨時隨地通過密碼或者指紋驗證進入系統進行查詢，具有良好的安全性和靈活性，無需受到工作時間和工作流程的限制。即使是外出公差或在家辦公，也可以通過網絡等方式查詢檔案信息。

(二)提高會計服務質量

由于財務信息門戶平臺實現了會計憑證的在線查詢和附件下載，這些資料的存儲和歸檔得到了更好的保障，審計和結題人員可以更加便捷地獲取這些信息，從而更加準確地進行審核和評估。同時，財務信息門戶平臺也為財務檔案的整合和管理提供了技術支持，為高校管理者提供了更好的平臺來分析和管理會計數據，進一步提高高校財務管理的精細程度和水平。由于財務信息門戶平臺具有高效、可靠、安全、便捷等優勢，師生在使用過程中能夠更快捷、更方便地獲得所需的會計信息和資料，充分體現了高校領導關注并解決教學科研活動中實際問題的貼心服務理念，從而提高了師生對高校財務管理工作的滿意度和信心。

(三)促進財務信息化建設

隨著信息技術的不斷發展和普及，財務信息化建設已經成為現代企業和高校的重要組成部分，可以實現財務控制和分析、信息聯網共享、網上報賬等多種功能。采用影像化管理可以充分利用信息技術，實現數字化的檔案管理、在線查詢和調閱，提升財務信息化建設的水平和效率。高校會計檔案實施影像化管理的優勢在于促進了財務信息化建設的發展，實現了數字化檔案自動化和集約化管理，并提高了檔案管理的科學性、便捷性、安全性和管理水平，同時也為項目負責人提供了在線查詢和下載的服務，方便跟蹤和監控項目的進展和情況。

(四)降低管理成本

通過數字化處理，在查閱、修改會計信息時都可以通過電腦或移動設備進行操作，不再需要管理員前往檔案室或者辦公室進行查詢，節省了大量的時間和人力成本。此外，數字化處理還能夠減少紙張、印刷、存儲及維護等各種費用，控制了檔案管理的成本，提高了財務管理效率和資金利用效益。

四、高校會計檔案影像化管理工作流程

(一)憑證影像化信息采集

憑證影像化信息采集是指將原始的紙質憑證通過影像技術轉化為電子檔案的過程，可以提高會計信息的處理效率和信息的安全性，主要可分為記賬前、中、后三種方法。

記賬前采集是一種預防性措施，師生通過預約系統將原始憑證拍照上傳到網上預約系統中，通過憑證影像化技術，將紙質憑證轉化為電子檔案，并通過系統審核完成后形成電子檔案。這種方式可以降低了人工審批的復雜性，降低了憑證丟失或損壞的風險，提高了信息采集的效率和準確性。

記賬中采集是在會計人員制單時進行的，利用專用的影像化設備，將紙質原始憑證的信息進行影像化處理。通過這種方式，可以將紙質憑證轉換為電子化影像，并在財務系統中建立相應的關聯關系。這種方式能夠消除因憑證遺失等原因導致的不必要麻煩，并能有效地提高信息處理的速度和準確性。

記賬后信息采集則是一種針對整個報銷流程的集中式影像化處理方式。在這種方式下，所有的原始憑證在報銷流程結束后，才集中進行影像化處理，并使用唯一的記賬憑證編碼形成二維碼或條形碼，通過掃描設備及系統軟件轉化為電子化影像，并自動關聯憑證信息和圖像信息。這種方式能夠提高整個報銷流程的效率和準確性，并有利于對數據進行整合和管理。

通過對三種采集方式的比較，可以發現記賬前和記賬中的采集方式相對不太理想。記賬前采集方式存在憑證拍照質量難以保證、審核效率低下等問題，而記賬中采集方式則容易影響憑證審核效率。相比之下，記賬后的信息采集方式具有批量集中的優勢，可以節省審批和采集時間，提高采集準確度。

(二)憑證影像化數據的質量檢驗和索引

復核檢驗要求對數據的完整性進行檢測，包括數量、金額等信息的檢查，以保證數據的準確性。針對檢驗通過的影像化數據，還需要進行審核來建立準確的索引。這一工作可以通過文字識別軟件進行輔助完成，準確識別記賬憑證的各種要素，并自動創建相應的索引。但由于文字識別軟件存在誤差，因此也需要對其識別結果進行仔細審核，以便及時發現和修正錯誤，保證索引準確無誤。

(三)憑證影像化數據信息的傳遞和存儲

在憑證影像化數據信息的傳遞過程中，收集的影像化文件可以先作為緩沖文件臨時儲存于客戶端中。待傳遞結束后，根據實際工作需要，緩沖文件應當被刪除或移動，避免占用過多的數據存儲空間，從而保障采集端的數據處理效率。這種做法不僅能夠更好地保護憑證影像化數據的安全性，還可以提高查詢效率和操作便捷性，進一步提升財務管理部門的工作效率和質量。

(四)憑證影像化數據信息的查詢

電子檔案存儲與管理過程中，需要保障憑證查詢人員的合法性及安全性，因此，電子檔案系統應該有明確的授權管理機制。通過規范化的授權，可以對憑證查詢人員進行身份驗證和訪問權限控制，確保唯一可信來源、防范電子檔案被修改等問題。為保證電子檔案數據安全，需要對每一個查詢操作都實行全程登記，包括查詢操作人員、查詢時間、查詢內容、查詢結果等，以便后續審計及核查使用。如果發現有不當行為，可及時追溯、排除，并針對性地加強相應的管理。電子檔案可基于多維度檢索進行查詢，包括按照會計核算科目、日期、業務種類、票據號碼等維度，以滿足不同需求的查詢。憑借多維度檢索，查詢效率和準確度都能夠得到大幅提升。電子檔案不僅可以實施查詢操作，還可以對數據進行分析、復制、調取等操作，為企業的決策支持、預算編制、財務預測等提供重要參考。

(五)會計檔案影像化財務信息共享

各種先進信息技術的發展，為會計檔案影像化財務信息共享提供了先決條件。比如，通過大數據技術，可以追蹤并分析大量的財務數據，提高財務分析的準確度；而在云平臺上，不同部門和地區可以輕松訪問和共享相同的財務信息，方便數據管理和調度等工作。影像化管理可以將紙質會計憑證轉換成電子憑證，并存儲在服務器中，有效避免紙質憑證的繁瑣管理以及存儲空間的局限性。通過影像化技術，各個部門可以靈活地查詢和共享會計信息，同時也有利于數據的備份和恢復工作。電子檔案管理系統可以對接到財務共享服務平臺，并與其他管理系統接通，從而實現全面的教學資源信息共享和協同。通過這樣的方式，不僅可以集中管理財務數據，也可以共享和調度其他部門的相關信息，如人力資源、學生檔案等。

五、高校會計檔案影像化管理需要注意的問題

(一)相關票據的粘貼應有利于快速掃描

可以采用將每張發票、原始單據都單獨粘貼到一張A4紙上，并且彼此之間不會發生任何重疊。這種粘貼方式既避免了不必要的數據重疊，又大大提高了數據的可讀性。同時，在發票正面留出空白處供經辦人簽名也方便了經辦人的操作。這樣一旦需要對發票或原始單據進行掃描，就可以直接將A4 紙放入掃描儀中進行快速掃描。這種方式不僅可以提高數據的準確性和的安全性，而且還大大提高了數據處理效率，為財務管理部門提供了更好的數據支持。

(二)保證財務信息安全

傳統模式下，為了保證財務信息的安全，借閱紙質會計憑證需要辦理必要的手續，如填寫申請表、登記備案等。這樣可以防止會計憑證被非法竊取，確保財務信息的保密性和完整性。實施會計檔案影像化后，為保障數據安全，系統應該實行科學的權限管理機制，采用密碼加密、身份驗證、訪問控制等技術手段，嚴格限制用戶訪問權限。只有經過授權的用戶才能夠進行查詢和下載操作，且需定期更換密碼和進行身份驗證。科研經費入賬、科技成果轉化等業務涉及到重要的財務信息，只有經過嚴格授權和身份驗證的負責人才能夠進行查詢操作，提高數據安全性。同時，也可以通過數據篩選和分類，實現快速查詢和準確分析。

(三)建立有效的信息安全風險防范體系

在現代社會中，信息安全已經成為一個重要的領域。在會計行業中，會計檔案是極其敏感的信息，一旦泄露可能會帶來嚴重的后果。因此，建立有效的信息安全風險防范體系已經成為了會計檔案影像化管理的必要措施。

首先，設立防火墻。防火墻可以過濾外部攻擊或威脅，并限制未被授權的訪問。特別是需要設置嚴格的網絡安全防護措施，如DMZ、VLAN 等安全技術，開放必要服務端口，關閉不必要端口，減少黑客攻擊的風險，保護會計信息不受非法侵入，從而建立有效的信息安全風險防范體系。

其次，設立各層級訪問權限。應該遵循“誰使用、誰管控”的原則，根據工作內容和職責等設置不同的權限。對于一些高敏感的數據，需要設置更加嚴格的權限管理，以確保數據的安全性。

(四)滿足電子檔案管理的要求

實施影像化后，財務部門和檔案管理部門需要進行充分的溝通，了解電子檔案管理的要求和相關規定，規范影像化工作流程，并對檔案管理系統進行升級改造，確保電子檔案符合管理要求。這些措施可以有效地提高檔案管理的工作效率和精度，從而更好地滿足現代化管理的需求。同時，在提交紙質會計檔案時，還需要同步提交電子會計檔案，以滿足檔案入庫標準。這種做法不僅方便了電子檔案與紙質檔案的聯動管理，也能夠加速檔案的查詢、檢索和備份等工作，提高檔案管理的效率和準確性。

(五)加強軟硬件設施建設和人才培養

對于軟硬件設施的建設，一方面，需要融入先進的技術手段，如云計算、人工智能、區塊鏈等，不斷提升系統的處理速度、存儲容量和數據安全性；另一方面，也需要結合具體業務需求，在使用環節對設施加以監控，嚴格落實防火、防水、防盜等措施，嚴格控制數據的安全性和完整性。除了軟硬件設施的完善之外，還需要加強對會計人員的培養和教育，提高他們的綜合素質。培養會計人員學習會計、檔案管理和信息技術知識，能夠更好地適應新技術的發展和應用，更好地推動信息化建設的進行。同時，也需要通過專業化的培訓和不斷學習，提升會計人員的專業技能和應變能力，確保會計檔案影像化管理的高質量運行。

六、結語

在會計檔案管理工作中引入影像化管理方式，響應了信息時代的發展需求，切實提升了管理工作質量和效率。但是當前實施影像化管理的高校較少，要求各大高校積極探索此種管理方式的應用，加大投入力度，以此將影像化管理的優勢更好地體現在實際會計檔案管理工作之中。■