大型會展服務政府采購機制的發展和實踐研究

夏華 李慧敏(通訊作者)

(中國信息通信研究院 北京 100191)

會展業是高端服務業的一部分，也是產業生產過程中必不可少的環節，主要作用是引領資產流通，升值經濟資源。會展業與所服務的產業或行業形成穩定、持續、密切的關系，具有服務組織相互共生依賴的特征，產業融合開放能夠促進相互之間的溝通交流，達成價值升值的發展趨勢，促進不同產業相互發展，共同推動經濟增長。由于其產業重要性強、對外開放程度高、區域擴張性強、投入產出效率高，在促進地區經濟發展、推動地區產業結構調整和現代化升級、擴大地區對外開放方面發揮著越來越重要的作用。尤其是在目前國家雙循環戰略的新選擇階段，大型會展活動對于有效打通產業鏈，與各相關產業融合合作，推動循環經濟深入發展具有基礎性價值，且對經濟發展具有穩定的支撐作用，在協同各方經濟貿易往來合作、提供就業資源、增強科技創新能力、提供經濟增長水平等方面均發揮著舉足輕重的作用[1]。會展業的進步和發展與城市乃至國家的經濟發展息息相關。引入會展服務政府采購對于當地政府充分利用會展業以推動主辦地區的基礎設施建設更新換代，以及區域經濟高質量發展至關重要，因此對大型會展服務政府采購進行研究具有重要的實踐意義。

1 會展業的基本內涵及發展現狀

1.1 會展業基本內涵

會展業發展的主要作用是創建一個經濟交流平臺。平臺是促進兩個或兩個以上客戶之間交易的中介，其本質是一種連接、聯系或伙伴關系，作為中介將兩方交易主體借助市場發展趨勢及產業集聚效應連接在一起[2]。這一過程涉及多個主體，這些主體在經濟平臺運行過程中擔任不同職責。其中，會展活動主辦公司是中心環節，需將活動參與者和資源聚集到經濟平臺上，為參與活動的主體提供交流場所[3]。

會展服務提供平臺的作用體現在參與活動的兩個主體或多個主體的相互影響交流。平臺經濟具有互惠的網絡外部性特征，即平臺上的賣方和買方越多，平臺的價值就越高，其中一種主體數量擴大將會影響另一種主體的參與效果。會展業作為一種服務平臺經濟，是產業組織的主要形式之一，會展企業通過搭建會展平臺，打造可重復利用的經濟平臺[4]。會展活動能夠有效推動特定行業進一步發展和結構升級，發掘經濟發展水平提升的著力點。會展市場通常包括參與展覽的商家品牌及與會觀眾，會對生產制造業、新聞媒體業及餐飲酒店業的經營狀況產生影響[5]。

此外，會展業也會促進城市和地區的經濟發展。會展活動的開展會在極短時間內匯集龐大的人力資本及資金資源，打破信息壁壘及交通阻礙，從銷售額、經濟總收入增加等直接經濟效益及與產業發展相關的間接效益方面來說，舉辦大型會展活動會對經濟發展產生積極影響。此外，會展活動是多個利益相關主體相互提供服務和產品的平臺，通過協同合作和互為補充降低成本，增加經濟效益，利用會展活動作為經濟工具，支持行業部門的發展，有助于催動經濟發展進程。

1.2 會展業發展現狀

根據中國會展經濟研究會發布的《2022年度中國展覽業發展狀況的分析》報告，2020年、2021年、2022年全國舉辦線下經貿展覽分別為5408場、5495場、2682場，展覽總面積分別為7727萬平方米、9184萬平方米、4879萬平方米。其中，廣東、山東、四川、江西、湖南五省展覽面積名列全國各省(市，區)前五名。2022年，因為新冠疫情原因，較前兩年有大幅減少。隨著疫情結束，各地政府開始不斷發力，支持會展業的發展。各地積極響應黨中央國務院關于創新會展服務模式的指示精神，積極探索會展服務創新、管理創新及業態模式創新，以“雙線會展”推動展會的復蘇突圍。

與會展業相關的采購種類很多，包括信息技術服務，如出境辦展、國內辦展需要用到的辦公系統，舉辦會議需要用到的會議注冊、繳費、簽到軟件等；租賃服務，如展會活動用的打印機、復印機、電腦、燈光、音視頻系統、投影設備、轉播車、同傳設備、車輛、話筒、沙發、茶幾等；會議和展覽設計服務；其他商務服務，包括規劃和標準制定、研究分析、統計報告、展會項目評估、宣傳推廣、制作宣傳片和紙質材料、代運營網站微博和微信公眾號、路演推介等，服務范圍非常廣泛，涉及的行業和供應商數量眾多。

2 政府采購的概念及發展現狀

2.1 政府采購的概念

政府采購是優化公共資源配置，實現經濟市場宏觀管理，進而提高政府工作效能的一種有效手段。在市場經濟中，規范化的政府采購是保證采購質量和杜絕貪污的有效手段。目前，國內對政府采購的概念存在兩種不同認知。一是以政府采購主體部門為界定標準進行區分。一些人將政府采購主體部門界定為政府部門，對主體部分進行了狹義的界定，一些人在此基礎上添加了機關單位、團體組織等，甚至將某些由政府所掌控的企業也列入其中，使其含義得到廣泛擴充；二是以政府財政的介入為界定標準進行區別。在此概念下，一切以政府財務或預算經費進行的購買均被認為是政府采購，反之則不是。在這個準則下，諸如捐款或預算外經費等特殊款項不能包括在政府采購中?；谝陨侠碚?，將兩種觀念有機融合在一起，政府采購指的是各級政府部門、事業單位及其他公共組織，為了實現政府的使命和目標，在政府的統一指揮和管制之下，依照法律規定的方法向市場上購買商品、工程項目以及勞工勞務的行為。

2.2 政府采購發展現狀

一般情況下，發達國家的政府采購約占其政府開支的三分之一。作為發展中國家，我國的政府采購工作隨著政府采購體系及政府職能的不斷健全越來越完善。法律法規方面，與政府采購相關的各項法律、法規、辦法和補充規定不斷頒布，并且各級政府均設立了對政府采購進行監督和管理的組織機構。國內政府采購在經歷了二十多年的發展之后，已經形成一個較為健全的體系，并且在我國的行政管理體系中日趨成熟。政府采購與我國的經濟發展水平相適應，其規模也逐漸擴大。1998年中國開始實行政府采購時，政府采購的市場份額只有31億元。

伴隨我國經濟的高速發展，企業的內部管理體制不斷健全，各行各業的生產經營效益不斷提升，政府采購規模也在不斷增長。2015—2017年，政府采購規模呈現出持續高速發展的狀態，連續三年保持20%以上的增長速度，2015年第一次達到兩萬億人民幣的市場規模，2018年之后，政府采購規模擴張增速有所減緩。近幾年，中國政府采購規模由份額高速增加轉為增速趨緩，但其在國內生產總值及財政開支中所占比例卻相對保持平穩，原因很可能是受到了國家采購政策調整的影響。

首先，中國進入經濟發展新常態之后，經濟增長從高速度階段進入高質量階段，經濟發展重點從追逐規模轉變為提升效率；其次，與深化的政府采購體制變革密切相關。近幾年，政府采購的改革促進了對政府采購主體的職責落實，保證了采購工作開展的自主性，并逐漸提升了財政資金的利用效率，促進了政府采購質量的提升，同時表明國家對政府采購的宏觀控制已經取得了良好成效。

3 大型會展服務政府采購存在的問題

3.1 會展服務公司選擇不合理

招標是大型會展服務政府采購的主要方式。政府在批準會展覽活動開展的計劃后，按相關程序進行招標。然而，由于會展服務通常是一項富有創意性與創新性的服務，在編制會展服務的采購需求時，往往只能擬定一些需求框架，如會展主題、活動領域、預期目標等，較難制定明確的量化標準和具體需求，這往往使招標過程重點轉移到競標價格上[6]，而且采購人也無法預測中標公司能否達到采購人的預期效果，導致最終無法評審出合適的、真正滿足采購人需求的供應商。

3.2 參與主體分工不明確

會展服務采購中，政府機構作為采購人，通常只制定總體方案，只相對籠統地規定政府公共服務部門與會展組織者之間的職責分工。實踐中，公共服務部門會將每個業務單位分配給具體的單位、部門和工作人員，而會展主辦方也會將任務分配給工作人員。公共服務部門的職責與會展組織公司的職責往往存在重疊，導致他們在執行相同任務時分工不明確，可能會出現互相推諉、工作效率低、服務質量達不到預期效果等問題[7]。

3.3 資源浪費及監管松懈

采購會展服務資源浪費的現象表現在不同層面。

一方面，由于政府部門缺乏提供會展服務的標準，因而也就沒有明確的會展活動績效標準，意味著政府在實際提供會展服務時往往會出現計劃滯后、印制宣傳冊、制作不符合政府要求等現象，造成大量的資源浪費。

另一方面，政府部門對承攬會展服務的全過程缺乏控制和管理，對業務情況缺乏及時了解，造成一定的資源浪費[8]。這種現象同樣體現出監管松懈問題，就會展服務而言，最初應由政府部門負責管理和監督，但由于會展服務公司能力限制、溝通交流信息傳遞受阻等情況，政府部門對會展活動的較多參與，使得政府部門的監督效果大大降低，名義上的工作監督失去實質意義。

3.4 采購執行程序復雜

對于會展服務采購，政府部門往往需進行嚴格、復雜的審批，審批時間較長，審批通過后往往需要立即開展會展服務。此外，因會展服務采購預算一般較大，達到政府采購限額標準，必須采用公開招標、競爭性磋商等政府采購方式進行采購，而且在發布公開招標公告前須意向公開滿30日。中標供應商確定后，同樣需經過層層審批才能完成合同簽訂。較長的采購執行程序無法完全滿足會展服務采購快捷高效的需要，導致為了確保滿足服務開展的實際需要和時間要求，有些不可避免地出現“未采先用”情形，或有意將同一采購項目化整為零，以規避政府采購或公開招標。

3.5 采購過程信息化程度低

完善的采購信息系統應包括計劃制定審批、采購過程線上執行、采購各階段監督管理、合同管理、供應商管理、全要素信息統計等。有些政府部門內部采購信息化程度較低，目前主要借助信息系統實現采購計劃申請及審核、采購合同上傳和審批等流程，而且各個流程之間分散、割裂，導致信息交互不暢，很多只能依靠線下操作，影響采購效率。此外，因沒有做到采購全流程的監管，導致采購過程中的一些風險無法通過系統及時、自動發現。

4 大型會展服務政府采購發展對策

4.1 完善會展服務采購需求標準

編制客觀完整準確的采購需求是保障選取優質供應商、保障采購后實施過程最終效果的基礎和前提。鑒于會展服務采購需求的特點，會展服務采購需求的編制不能以一刀切的方式，與其他服務采購都遵循相同的需求編制模式，應根據會展服務采購特性和行業特征，制定會展服務需求標準。政府層面，可通過廣泛的市場調研，征集相關行業專家、會展服務提供商、社會公眾的意見和建議，并制定詳細的、明確的、可供全社會參照使用的會展服務技術需求標準；在技術需求標準中融合活動的創意價值，如文化元素，與客觀、硬性標準相比，多使用軟指標科學設置評分標準，保障會展服務采購需求的客觀完整，即具有可操作性、兼顧藝術性和創意性[9]。

要依照會展服務的特點科學設置評分標準，商務方面，要求會展設計、會展搭建、會展實施等具有相關項目經驗或相關設計資質；技術方面，要增加設計方案、運維方案、應急方案等軟實力的打分，并可增加闡述或演示環節，對整體設計方案、布展方案進行說明。

4.2 優化采購程序，提高合同管理實施水平

因大型會展服務采購往往是一個采購金額較大、需求復雜，而且服務面向公眾的采購，它既對采購效率有一定的要求，也對采購質量有著很高的要求，還受到社會公眾的廣泛監督。因此，需要建立完善的采購程序，在前期準備階段，應該盡早介入，對于時間要求緊急的會展服務采購，從預算審批、需求征集、需求審批到合同簽訂階段，能有加急通道，加急管理程序[10]。

此外，鑒于會展服務的復雜性，在采購活動組織階段，可安排答疑會，組織現場踏勘等，提供會展舉辦地的平面圖、水電線路圖，使供應商能夠在參與投標前準確、詳細地了解會展舉辦地的場地情況和設施情況，以便其在投標時能夠提供真正滿足需求的方案。

此外，需進一步增強政府機關在合同管理方面作用。因為只有提高合同管理技能，政府才能對供應商進行有效控制。公共服務合同管理對采購實施質量有直接影響。如果政府缺乏管理和監督合同的能力和專業知識，缺乏對合同履約全過程的管控，可能會對最終的服務質量帶來很大的負面影響，導致達不到預期的服務效果或績效。因此政府在管理服務合同時，需從合同簽訂、合同執行、合同監督、合同績效評估等各個環節實施動態管理，提高服務合同管理水平。

4.3 建立明確的權責體系

目前，我國會展業發展迅速，隨著會展業的成熟，會展業務從原來的會議展覽擴展到會議、展覽、節慶、賽事等更廣泛的范圍。因此，應充分認識會展業的特點，在原有采購機制的基礎上，建立規范的會展服務采購管理機制和流程，明確各方的權利和義務框架，對于會展業的發展和采購流程的便利化具有十分重要的意義?，F有會展服務采購沒有建立規范、全面、系統的管理流程，政府相關部門、執行公司及員工三者之間沒有良好的交流溝通。建立標準化的管理流程可有效避免因為分工不明確和缺乏專業知識而產生的許多矛盾，因此需要建立明確的權責關系體系，強調整體性和綜合性，對活動流程按實施階段、責任部門、責任人細分，使流程全面、完整地涵蓋所有會展活動涉及的工作，并真正發揮專業會展服務人員在會展服務執行中的引領和指導作用。此外，流程內容有待完善，使其更具實用性，找出以往會展活動舉辦過程中遇到的問題，以便下一次活動不再重蹈覆轍，從而顯著減少工作的試錯成本，提升工作效率。

4.4 健全政府采購監督管理機制

要按照會展服務政府采購的流程和模式，建立內控和監督機制，建立包含財政、審計、紀檢監察等部門的監督機構，實現采購決策部門、采購執行部門和采購督查機構的完全分離，確保采購透明運行，有效防止采購過程中可能出現的采購預算、供應商尋源、采購執行合規性、采購廉政風險、項目進展、實施效果等問題。監察機構根據服務采購制度的相關規定，結合工作實際和會展采購的具體情況，制定出會展采購全過程的制度規定，把監督作為重要的工作環節，強化內控機制落實，確保會展采購監管活動有章可循、有據可依。

同時，還要進一步強化采購人對會展活動執行公司的監督，采購執行部門和采購監督機構對會展項目的實施進行周期性及抽檢性檢查，尤其重視抽查工作效率、操作流程和資金使用等層面。

4.5 健全采購信息化系統

對于目前會展服務政府采購流程信息化程度較低的問題，應從以下兩個方面進一步推進信息化與采購工作的結合運用。(1)構建全流程的采購管理系統，建立以采購內控制度為系統建設標準、以采購全過程控制為主線的系統運行機制；(2)通過信息化系統完成業務流程的操作，而且經辦人員及監管人員可隨時查看進度，整個審批鏈條完整清晰、透明可視。

同時，還要構建采購風險預警與防范機制，將政府采購管理要求和風險管控措施固化到系統中，對采購關鍵節點進行風險提示，將異常行為內化為風險監控和預警指標，在采購流程的各個階段進行風險提示，實現對違法違規行為的智能篩查與預警研判。此外，利用大數據分析技術和統計技術，對采購活動進行多維度、多類型、多層級統計分析，形成直觀化、可視化的統計圖表，預防和化解采購問題和風險，確保采購活動依法依規、高質高效開展實施。

5 結語

綜上所述，服務型政府要求轉變運營方式、積極發展服務業并鼓勵全面改革，這將導致會展服務合作數量的增加。對于希望通過舉辦高質量會展活動塑造城市形象、吸引外來資金和對外投資的城市來說，這些服務的影響力及政府在提供這些服務方面的整體效率至關重要。本研究對大型會展服務的內涵和發展現狀及政府采購的概念和發展現狀進行闡述，分析了大型會展服務政府采購存在的問題，發現目前政府采購過程中存在會展服務公司選擇不合理、參與主體分工不明確、資源浪費及監管松懈、采購執行程序復雜、采購過程信息化程度低等問題。綜上，本文提出大型會展服務政府采購機制的發展對策，即完善會展服務采購需求標準，優化采購程序，提高合同管理實施水平，建立明確的權責體系，健全政府采購監督管理機制，健全采購信息化系統。以上對策是解決和改善當前會展服務政府采購相關問題的有效途徑，有助于建立穩定科學、標準規范的會展服務政府采購機制。