關于企業(yè)集中采購工作的思考

魏雙利 中鐵開發(fā)投資集團有限公司

在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中，集中采購工作模式發(fā)揮了重要作用。不過，當前我國很多企業(yè)在進行集中采購之時，也暴露出很多問題，由此影響企業(yè)的整體效益。在此背景下，對企業(yè)集中采購工作存在的不足進行總結，并予以完善和優(yōu)化，也更有現(xiàn)實意義。

一、企業(yè)集中采購的概念

企業(yè)集中采購是指企業(yè)或集團將分散在各個部門和地區(qū)的采購業(yè)務集中管理和執(zhí)行，以實現(xiàn)采購流程的標準化、規(guī)范化和最優(yōu)化，提高采購效率和降低采購成本。常見的集中采購方式包括中心化采購、框架協(xié)議采購和戰(zhàn)略聯(lián)盟采購等。其中，中心化采購是指企業(yè)將采購職能集中在一個部門或一個人員手中進行采購活動，中心化采購通常通過規(guī)范采購流程和選擇優(yōu)質(zhì)供應商實現(xiàn)采購成本的控制和效率的提高，框架協(xié)議采購是指企業(yè)與一批供應商簽訂協(xié)議，約定產(chǎn)品供應和價格。在協(xié)議期限內(nèi)，企業(yè)可以直接從這群供應商中選擇產(chǎn)品，省去了大量的采購流程和時間。戰(zhàn)略聯(lián)盟采購是指企業(yè)發(fā)起或加入一種供應鏈中的聯(lián)盟，共同制定采購策略和行動計劃，推動整個聯(lián)盟的采購活動。這種采購模式可以實現(xiàn)資源共享和利益共贏，進一步打造供應鏈優(yōu)勢。

二、企業(yè)集中采購的意義

1.提高采購效率

企業(yè)集中采購可以通過團購、集中定向采購等方式一次性集中采購多個產(chǎn)品或多個供應商的采購方式，這種方式能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部分散的采購需求整合，減少采購人員處理的單個采購需求的數(shù)量，同時也避免了不必要的重復采購流程；通過信息同步共享、系統(tǒng)化運作、資源有效整合、最終達到統(tǒng)一高效部署，從而能夠提高采購效率、降低采購成本，增強購買力等。

2.降低采購成本

企業(yè)集中采購可以通過整合采購需求，在集中采購的過程中規(guī)模效應的作用下，從供應商獲得更有利的價格和更優(yōu)惠的條件。同時，采購部門可以更加有效地掌握采購信息和市場行情，減少了采購人員的時間成本和管理成本，對采購成本的控制也更為精細精確，從而進一步降低了企業(yè)的采購成本。

3.增強購買力

企業(yè)集中采購可以通過整合采購需求，增強企業(yè)的采購能力和談判力。采購部門作為企業(yè)的談判代表，可以利用采購規(guī)模效應和集中采購的優(yōu)勢，與供應商有效談判和交易，從而獲得更優(yōu)惠的采購條件和價格。在談判過程中，采購部門還可以通過掌握行業(yè)信息和交易條件，制定更合理的采購標準和交易條款，進一步增強企業(yè)在采購市場中的話語權和議價能力。此外，集中采購還有助于加強對供應商的監(jiān)督和評價，提高采購效率和采購質(zhì)量。綜上所述，企業(yè)集中采購可以增強企業(yè)在采購市場中的購買能力和競爭優(yōu)勢。

4.優(yōu)化供應鏈管理

企業(yè)集中采購具有多重意義，可以優(yōu)化供應鏈管理，帶來以下好處：第一，簡化供應鏈管理。企業(yè)集中采購可以選擇與少數(shù)優(yōu)質(zhì)供應商建立長期合作關系，從而簡化供應鏈管理。與過多的供應商相比，管理較少的供應商可以減少協(xié)調(diào)和溝通的復雜性，提高供應鏈的效率和穩(wěn)定性。第二，提高供應鏈透明度。集中采購可以通過標準化采購流程和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理，提高供應鏈的透明度。企業(yè)可以更好地追蹤和監(jiān)控采購和供應活動，了解物流和庫存情況，及時調(diào)整和優(yōu)化供應鏈運作。第三，加強供應鏈風險管理。通過集中采購，企業(yè)可以更好地了解和評估供應商的供應能力、質(zhì)量和風險。建立長期合作關系可以減少供應商的不確定性，并且可以采取風險管理策略應對突發(fā)事件和供應鏈中的風險。第四，提高采購效率。集中采購可以減少冗余的采購活動和重復的供應商評估工作，提高采購效率。標準化采購流程和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理可以簡化采購流程，減少錯誤和延誤，提高采購團隊的工作效率。

三、企業(yè)集中采購的考慮要點

1.經(jīng)濟效益

在企業(yè)集中采購實施前，經(jīng)濟效益是一個非常重要的考慮要點。企業(yè)通過集中采購，可以實現(xiàn)以下經(jīng)濟效益：一是采購成本的降低，集中采購可以批量采購，獲得更優(yōu)惠的價格，并充分利用供應商資源，避免重復采購；二是采購流程的優(yōu)化，通過集中采購，可以統(tǒng)一采購流程和標準，減少采購環(huán)節(jié)，提高采購效率；三是采購質(zhì)量的提升，通過集中采購，可以選擇更優(yōu)秀的供應商和更高品質(zhì)的產(chǎn)品，從而保證采購質(zhì)量和供應連貫性；四是采購風險的降低，集中采購可以規(guī)避采購風險，減少個別供應商在采購過程中的風險和可能的問題。因此，在確定企業(yè)集中采購時，經(jīng)濟效益應是企業(yè)考慮的關鍵因素之一。企業(yè)采用合適的采購模式、采用切實可行的采購策略、優(yōu)化采購流程，以實現(xiàn)采購成本的降低、采購效率的提高、采購質(zhì)量的保證和采購風險的降低，這樣可以最大化企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2.合作伙伴選擇

選擇合適的合作伙伴是企業(yè)集中采購的重要考慮要點之一。以下是選擇合適合作伙伴的一些要點：第一，安全可靠的合作伙伴。企業(yè)應選擇安全可靠的供應商作為合作伙伴，具有良好的信譽和專業(yè)性，能夠為企業(yè)提供穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務。第二，具備一定規(guī)模和實力的合作伙伴。企業(yè)在選擇合作伙伴時，應考慮合作伙伴的規(guī)模和實力，以確保他們能夠按時供貨，并為企業(yè)提供必要的支持和服務。第三，價格合理的合作伙伴。企業(yè)應選擇價格合理的供應商作為合作伙伴，獲得合理的采購價格和支持，確保企業(yè)的利潤和效益。第四，采購領域?qū)I(yè)的合作伙伴。企業(yè)應確保選擇符合領域?qū)I(yè)化的供應商作為合作伙伴，能夠提供高品質(zhì)和符合行業(yè)標準的產(chǎn)品和服務，具有一定的生產(chǎn)技術能力、研發(fā)能力和創(chuàng)新能力。第五，可持續(xù)發(fā)展的合作伙伴。企業(yè)應選擇注重可持續(xù)發(fā)展的供應商，能夠為企業(yè)提供高品質(zhì)的產(chǎn)品和服務，不僅滿足需求，還能減少對環(huán)境的損害和負面影響。因此，選擇合適的合作伙伴是企業(yè)集中采購的重要考慮要點之一，可以為企業(yè)帶來長期的穩(wěn)定供應、提高生產(chǎn)效率、降低采購成本和提高企業(yè)價值等方面的收益。

3.監(jiān)督管理制度

監(jiān)督管理制度對企業(yè)集中采購來說也是非常重要的考慮要點，它可以幫助企業(yè)保障采購的質(zhì)量、效率以及避免潛在的風險。以下是一些考慮要點：第一，嚴格的采購流程和標準。企業(yè)應該建立嚴格的采購流程和標準，包括、招投標、報價、審核、下訂單、收貨、支付等流程，確保采購過程的合法性、規(guī)范性和透明性。第二，完善的合同制度。企業(yè)應該建立完善的合同制度，包括合同簽訂的標準、保密條款、質(zhì)量和數(shù)量標準、交貨期等，防范合同風險，確保供應商履行合同義務。第三，供應商管理制度。企業(yè)應該建立供應商管理制度，包括供應商的合格評定、管理、監(jiān)督和考核等，對供應商進行分類管理，確保優(yōu)質(zhì)供應商得到優(yōu)先采購和配合，并且對低素質(zhì)供應商需要進行管制和處罰。第四，一致的采購原則。企業(yè)應該確保采購原則的一致性，避免非法、不正當和腐敗行為的發(fā)生，對所有的采購對象要公平公正，確保競爭環(huán)境公開透明，并且采取主動措施打擊腐敗行為。第五，健全的監(jiān)督體系。企業(yè)應該建立完善的監(jiān)督體系，包括采購監(jiān)管部門的建立、職責分工、目標管理等，確保采購過程的監(jiān)督和管理，發(fā)現(xiàn)和解決問題，及時處理潛在風險，降低采購成本并提高采購效率。因此，要想實現(xiàn)有效的企業(yè)集中采購，監(jiān)督管理制度是一個非常重要的考慮要點。建立和完善嚴謹?shù)墓芾碇贫?，?guī)范和優(yōu)化采購行為，可以促進企業(yè)集中采購的發(fā)展，加強與供應商的合作關系、提高采購效率和降低采購成本等方面都將得到顯著的提高。

四、企業(yè)集中采購存在的問題

1.受到市場波動的影響

企業(yè)集中采購雖然可以帶來許多好處，但也存在著一些問題和挑戰(zhàn)，其中之一就是容易受到市場波動的影響。以下是一些可能存在的問題：第一，價格波動。當市場價格波動較大時，企業(yè)可能面臨采購成本上升的問題。因為企業(yè)采購的數(shù)量往往比較大，采購價格漲跌幅度大，對企業(yè)的成本影響更顯著。第二，供應不足。有時市場供應出現(xiàn)短缺情況，企業(yè)可能面臨采購不足的問題。而企業(yè)集中采購又需要大量采購，當市場供應不足時，可能會對企業(yè)的采購計劃造成影響，甚至影響企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營。第三，供應商不穩(wěn)定。當市場發(fā)生劇烈波動時，不穩(wěn)定的市場環(huán)境可能會對供應商造成困擾，甚至可能導致一些供應商退出市場。這會被集中采購的企業(yè)所感知，受到供應商的影響而導致采購計劃的不穩(wěn)定。第四，庫存積壓。企業(yè)采購數(shù)量比較大，如果發(fā)生市場波動導致企業(yè)采購的產(chǎn)品無法及時銷售或消耗，會導致庫存積壓，影響企業(yè)正常經(jīng)營。第五，集中大量的采購會占用大量的流動資金，使公司資金周轉(zhuǎn)和回收存在巨大壓力。因此，企業(yè)集中采購在實踐應用中也會遇到一些問題，其中受到市場波動的影響是一個較突出的問題。企業(yè)應該建立敏感的市場預警機制，合理配置采購規(guī)劃，幫助企業(yè)更好地應對市場波動。

2.采購管理難度大

企業(yè)集中采購雖然可以帶來許多優(yōu)勢，但也可能存在一些問題和挑戰(zhàn)，一個常見的挑戰(zhàn)就是采購管理難度大。以下是一些可能存在的問題：第一，采購數(shù)據(jù)管理。企業(yè)集中采購需要處理大量的采購數(shù)據(jù)，而采購數(shù)據(jù)通常分散在不同部門和系統(tǒng)中。因此，管理和整理采購數(shù)據(jù)會面臨挑戰(zhàn)，需要花費大量時間和精力。第二，采購流程管理。采購涉及多個環(huán)節(jié)和部門之間的協(xié)作，如果采購流程不順暢，也會導致采購周期延長，其他潛在的問題也會影響企業(yè)運營。第三，供應商管理。當企業(yè)需要從廣泛的供應商中選擇供貨商時，供應鏈管理就可能變得更加困難。在大量供應商中找到適合企業(yè)的供貨商，進行有效管理和溝通是重要的，如果管理不當，會影響采購效率和產(chǎn)品質(zhì)量。第四，風險管理。企業(yè)集中采購可能面臨采購風險的挑戰(zhàn)，如供應商的破產(chǎn)、計劃變更等。因此，采購管理難度大是企業(yè)集中采購可能面臨的問題之一。企業(yè)需要加強規(guī)劃和管理，建立合理的采購流程，加強供應鏈管理，并增強風險管理意識，以使采購更高效和順暢。

3.合作伙伴的信譽風險

企業(yè)集中采購需要與多家供應商合作，其中的常見問題是合作伙伴的信譽風險。以下是一些可能存在的問題：第一，供應商的信譽問題。企業(yè)在進行采購時，面臨與供應商合作的問題，供應商的信譽會直接影響企業(yè)的聲譽和運營。如果與不良供應商合作，可能會損害企業(yè)的形象，導致訂單無法按時交付、產(chǎn)品質(zhì)量不達標等問題。第二，合同履約風險。在合作中，一方是否能夠履行合同條款是關鍵。如果采購合同的內(nèi)容不清晰或缺乏規(guī)定，難以保證合同的履約。這將導致企業(yè)損失資金或產(chǎn)品數(shù)量不足，難以滿足需求等問題。第三，資金信貸風險。企業(yè)集中采購需要大量資金支持，可能會面臨信貸風險，面臨有關資金流動性的問題。如果企業(yè)的供應商面臨經(jīng)濟困境，無法按時交付等，這將對企業(yè)的財務狀況產(chǎn)生不良影響。

五、企業(yè)集中采購工作的優(yōu)化策略

1.建立完善的采購管理制度

建立完善的采購管理制度是優(yōu)化企業(yè)集中采購工作的關鍵措施之一，下面是一些建議：第一，建立采購管理流程。制定并貫徹采購管理流程，明確采購人員的職責、流程和規(guī)范化標準。流程包括采購需求確認、供應商評估、合同談判、訂單采購、驗收付款等。第二，實行供應商管理制度。建立完善的供應商管理制度，制定并實施供應商評估標準、考核機制、業(yè)務合作協(xié)議等，以確保供應商在業(yè)務過程中按照標準合規(guī)經(jīng)營。第三，采用專業(yè)軟件。使用專業(yè)軟件協(xié)助采購工作，降低采購成本，提高效率。除此之外，可考慮開展電子招投標、電子商務等電子化采購方式，有效降低采購成本和提高采購效率。第四，建立合規(guī)檢查機制。建立供應商合規(guī)檢查體系，包括采購物品的環(huán)保、質(zhì)量、安全等風險控制措施，以及合同的條款條件合規(guī)性等，確保企業(yè)在采購工作中合法合規(guī)。第五，建立預算控制機制。建立嚴格的預算控制機制，控制采購成本和采購風險，平衡采購成本與質(zhì)量效益，優(yōu)化企業(yè)集中采購工作。綜上，建立完善的采購管理制度對企業(yè)集中采購工作非常重要。這些措施將為采購決策提供數(shù)據(jù)支持和指導，涵蓋采購活動的整個過程，并幫助企業(yè)降低采購成本、管理風險、提高采購質(zhì)量。

2.加強對合作伙伴的監(jiān)督和評估，選擇可信賴的供應商

加強對合作伙伴的監(jiān)督和評估，選擇可信賴的供應商也是優(yōu)化企業(yè)集中采購的重要措施之一，具體建議如下：第一，建立合作伙伴評估標準。評估標準應圍繞供應商的質(zhì)量、交貨期、價格、服務、信譽等方面進行制定，建議將評估標準制成清晰的指標體系和排名。第二，實施供應商風險管理。加強對供應商的風險性評估和管理，針對風險等級進行不同程度的監(jiān)督管理，包括財務風險、操作風險、市場風險等。第三，管理供應商合作協(xié)議。簽署蓋章的供應商合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，條款簡明易懂，防止發(fā)生糾紛。第四，監(jiān)督供應鏈生產(chǎn)環(huán)節(jié)。加強對合作伙伴生產(chǎn)環(huán)節(jié)的監(jiān)督，確保生產(chǎn)環(huán)節(jié)安全無違章操作，減少企業(yè)損失和責任承擔。第五，定期評估監(jiān)督。定期評估合作伙伴的表現(xiàn)和服務質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題，并及時對采購流程調(diào)整。總之，加強對合作伙伴的監(jiān)督和評估，選擇可信賴的供應商對企業(yè)集中采購至關重要，這不僅可以確保采購活動合法合規(guī)，還可以降低企業(yè)運營的風險和成本，提高采購效率和質(zhì)量。

3.培養(yǎng)專業(yè)的采購隊伍，提高采購水平和效益

培養(yǎng)專業(yè)的采購隊伍也是優(yōu)化企業(yè)集中采購工作的重要措施之一，具體需要做好如下幾方面：第一，確定采購人員的職責和權限。明確采購人員的工作職責和權限，分工明確，實現(xiàn)采購流程的標準化和規(guī)范化。第二，專業(yè)培訓和培訓計劃。針對采購人員的實際情況和工作要求，設計和制定專業(yè)的采購培訓課程和計劃，提高采購人員的專業(yè)能力和水平。第三，績效管理機制。建立績效管理機制，對采購人員進行績效考核和評級，提高采購人員的工作積極性和動力。第四，獎懲制度。建立采購獎懲制度，激發(fā)采購人員的干勁和積極性，激勵他們?yōu)槠髽I(yè)創(chuàng)造更多價值。第五，建立信息共享平臺。建立信息共享平臺，為采購人員提供實時的市場價格和采購數(shù)據(jù)，幫助采購人員做好決策。總之，通過以上措施，可以為企業(yè)集中采購提供更專業(yè)的支持和保障，提高采購水平和效益，從而為企業(yè)運營和發(fā)展創(chuàng)造更大的價值。

六、結語

企業(yè)集中采購，可以提高采購效率，降低采購成本，并增強購買力。不過，在集中采購的模式下，也需要考慮經(jīng)濟效益、合作伙伴選擇和監(jiān)督管理制度等要點問題。當前，我國企業(yè)在進行集中采購時，仍然存在很多缺陷，比如容易受市場波動影響，采購管理難度大，同時也存在合作伙伴的信譽風險，以及采購過程中的廉潔和腐敗風險。因此，企業(yè)需要建立完善的采購管理制度，加強對合作伙伴的監(jiān)督和評估，選擇可信賴的供應商，并培養(yǎng)專業(yè)的采購隊伍，加強全過程監(jiān)督，提高采購水平和效益。