縣級煙草專賣局（分公司）標準化推行模式研究與探索

■肖江瑋 張 智 林 琦 貴州省煙草公司銅仁市公司

■向 雄 深圳市康達信煙草技術開發有限公司

一、背景

縣級煙草企業是煙草企業中最小的組織、最接地氣的單元，其管理的規范與否、科學與否對提升煙草企業管理的效率和質量至關重要。標準化作為提升企業核心競爭力的重要抓手和主要載體，能有效解決業務運行標準不統一、基礎管理標準不一致、規范管理有待加強等影響高質量發展的瓶頸問題。上級主管部門耗時半年專門制定下發了《貴州煙草商業縣級局（分公司）標準化管理體系》，目的是促進全省各縣級局（分公司）標準化建設與上級的發展目標、組織權責、業務運行、管理體系深度融合，形成基層單位在機構設置、職能配置、定編定員、工作邊界、工作流程、數據傳遞、規章制度、文化理念、考核評價方面的“九統一”，在基層全面形成靠制度管人、按流程分責、照標準辦事的管理格局。在《貴州煙草商業縣級局（分公司）標準化管理體系》下發以后，本文就《標準》如何與縣級煙草專賣局現行的管理體系融合整合，并全面在縣級局（分公司）貫徹執行問題進行了不斷思考和路徑探索。

二、基層縣局標準化建設現狀

目前煙草行業標準化建設主要是按照《YCT 479—2013煙草商業企業標準體系構成與要求》和《YCT 503—2014 煙草商業企業標準化建設指南》兩個行業標準規定的要素進行地市級煙草商業企業層面的體系架構設置，再按照企業標準化建設的相關參考文件進行文件的編寫，縣級局（分公司）會依據上級發布的對應標準化文件體系內容編寫本縣局的管理手冊，地市級煙草商業企業定期組織人員對其標準化建設和運行情況進行監督和檢查，整體上基本已經能夠實現業務過程的全覆蓋，但仍存在關系梳理不清、有機融合不夠、標準適用不高、文件執行不準等問題，具體如下。

1.標準化理念宣傳貫徹未有效落到實處

基層單位企業管理部門或標準化建設聯絡員對標準化建設的重要性和關鍵性宣傳貫徹力度不夠，部分單位的負責人對標準化建設重視程度不夠，有的部門認為標準化管理體系建設是主管部門的事情，把標準化體系建設看作“負擔”，未能發揮部門標準化體系建設的主動性。全市范圍內的標準化理念宣傳貫徹頻次太低、參與人員太少，部門的標準化建設聯絡員也未能結合本部門實際，針對性地開展部門標準化理念宣傳貫徹工作，干部對標準化建設的理念、方針和方法等了解程度不深，員工對于標準化建設重要性認識不足。

2.企業標準化組織保障力度不強

通過現場走訪發現，當前企業標準化建設組織機構僵化，現有的組織機構沒有隨著人員的變動和崗位的配置而進行調整和優化，存在人員與崗位不匹配、工作任務不明確等狀況。體系建設決策機制較為薄弱，質量管理體系內部調控機制不強，在質量管理體系實施監督和考核等方面沒能狠抓落實；標準化建設動力機制不足，沒有配套的激勵機制和競爭機制，員工對標準化的行為自覺意識還需加強。

3.企業標準化氛圍營造效果不佳

標準化管理體系文件學習、流程培訓等安排過少，培訓宣傳的力度不足，縣局部分員工對于標準化管理體系運行的認識意識有待加強。沒有針對性地開展企業標準化建設氛圍營造活動、沒有依托當前傳播媒體對標準化管理體系建設過程進行宣傳報道，全員的主動參與意愿不高，干部標準化管理意識有待加強。有些部門（單位）的標準化聯絡員沒有主動承擔部門的標準編制和審核工作，導致具體制定和貫徹標準的人員對于具體的工作要求掌握不清楚，干部和員工實質性參與到標準化建設活動中占比不高。

4.企業標準化運行情況把握不準

通過現場走訪調研發現，部分基層縣級局（分公司）未能及時地落實省局、市局的標準文件要求對當前的企業執行的標準文件進行更新和優化。比如，YH 縣局目前仍然在使用廢止的體系文件作為內部執行管理手冊的參考；SL 縣局無相關標準化文件；JK 縣局標準化文件直接套用市局標準，無煙葉生產管理標準，煙葉站無相關標準，未對市局標準進行轉化細化，標準適用性不強；仍然存在大量的方案、通知沒有轉化為標準化文件；修訂存在只修改文件編號的現象，對落后的技術標準進行修訂不及時；企業標準沒有定期開展復審，對不能滿足企業發展需要和技術進步要求的標準沒有及時識別修訂或者廢止，導致實操性較差，形同虛設。

5.企業標準評價改進未有效開展

在現場走訪過程中發現，標準文件更新比較滯后，沒有定期對文件進行評審，沒有及時隨著企業發展環境的變化、業務的變更、上級的新要求、客戶需求或新工具新方法的應用等方面做出調整，沒有將成熟的管理成果納入體系進行固化。每年的內審和標準化監督檢查通常是以各單位（部門）自我評價、標準化管理部門線上抽查的形式開展，存在虛造運行記錄、有令不行等違反標準的情況，不能及時查核并糾正。縣級局（分公司）質量體系內審簡單，未開展管理評審工作，存在制度執行“兩張皮”的現象。

三、基層縣局標準化推進工作路徑

T 市級煙草商業企業積極貫徹上級主管部門標準化建設的系列要求，立足縣級局煙草商業企業標準化體系建設現狀，構建形成了“325”縣級局標準化建設實施路徑，即圍繞“落點抓具體、條款抓落實、標準抓落地”三個核心要求，從《標準化管理體系》中的標準和條款兩個層級與本單位進行融合與整合，再按照“識別、融合、運行、監督檢查、評價與改進”五個步驟，推動《貴州煙草商業縣級局（分公司）標準化管理體系》全面落地應用。

1.標準識別

識別分為對標準和條款識別兩個層級，其中標準識別主要是由各縣級局（分公司）結合本身實際，對省局（公司）下發的強制性、推薦性和指導性三種不同類型的標準的適應性進行識別。對識別出的強制性標準，縣級局（分公司）標準化建設辦公室直接將其編入《執行標準清單》。對識別出的指導性標準，縣級局（分公司）可結合自身實際情況進行判定，若現階段資源配置或執行條件滿足要求的，列入《執行標準清單》；若現階段資源配置或執行條件未滿足要求的，制訂《指導性標準達標計劃》并組織實施，資源配置或執行條件滿足后，列入《執行標準清單》。對識別出的推薦性標準，縣級局（分公司）可結合自身實際列入《執行標準清單》，具有推廣意義的，制訂《推薦性標準示范計劃》并組織實施，示范計劃規定的時間結束后，由歸口管理部門總結示范經驗，并根據示范效果，確定是否擴大推廣范圍，若滿足全市推廣條件的，列入《執行標準清單》。

條款識別則是依據條款內容把條款分成兩類，其中對規定工作事項具體要求且實施途徑明確的條款，稱為操作類條款；對規定工作事項具體要求但未明確實現途徑的條款，稱為狀態類條款。針對識別出的操作類條款，若條款要求實施的途徑僅涉及單部門或單一崗位的，直接編入《崗位工作標準》；對實施途徑中涉及多部門，具備時間長、跨度大、需多部門協同推進的操作類條款，縣級局（分公司）標準化建設辦公室應組織歸口管理部門編制《推進機制清單》，制訂推進機制（包括方案、活動、檢查、考核等），將推進機制中的相關措施編入《崗位工作標準》。對識別出的狀態類條款，由各縣級局（分公司）歸口管理部門制/修訂管理標準后，編入《崗位工作標準》；在煙葉工作站需細化措施的，由煙站制/修訂管理措施后，編入《崗位工作標準》。

2.標準融合

對標準整合了以后，按照“進層級、進崗位、進計劃、進流程、進考核”五進的工作要求，推進縣級局標準化管理體系與實際業務的融合，確保標準的落地執行。基層縣級局（分公司）企業管理部門編制覆蓋縣、站兩個層級的標準體系表，協助各職能部門將識別執行標準要求事項編入崗位工作標準，制訂融入各項業務工作計劃，并且要對照標準要求，梳理現有業務流程，將標準要求貫穿于各業務流程環節，將標準列明工作事項編入考核細則。融合完成了以后，縣級局（分公司）標準化歸口管理部門需要分層級對基層的人員進行《貴州煙草商業縣級局（分公司）標準化管理體系》的培訓，介紹標準和條款的識別、標準與崗位工作標準的融合情況，確保縣級局（分公司）干部員工知曉各自崗位的實施流程和具體要求。

3.標準運行

首先由基層標準化建設辦公室擬定標準化實施計劃，標準化建設領導小組制訂相應的企業標準實施計劃，填寫《縣級局（分公司）標準化管理體系標準實施要點》，明確企業標準實施的主體、企業標準實施的負責人、企業標準實施的步驟和方法、企業標準實施后應保持的痕跡記錄、痕跡記錄保存職能部門與業務部門等。其次由企業標準實施主體職能部門與業務部門負責人負責組織相應企業標準的實施，培訓合格的人員執行相應的企業標準，在實施過程中發現有任何改進意見時，應形成書面意見反饋到標準化建設辦公室，按企業標準要求保持運行記錄。再次是在標準運行1 個月后，標準歸口管理職能部門對標準的實施情況進行自查，確保標準執行到位。最后是當企業標準實施主體職能部門與業務部門、標準化建設辦公室、標準化建設領導小組在企業標準實施過程中發現執行不到位或需要改進時，應開展糾偏行動，采取糾正和預防措施。

4.標準化監督檢查

首先是標準化建設辦公室成立檢查組，編制《監督檢查實施計劃》，明確監督檢查的目的、范圍和依據、監督檢查組成員、監督檢查日期和日程安排、檢查對象及檢查重點等，并提前一周與被檢查單位進行對接。其次是檢查組到達現場后，檢查組長根據被檢查部門/和（或）崗位的規模決定是否召開首次會議，向被檢查部門/和（或）崗位介紹檢查組成員、說明本次檢查的目的、范圍、依據、任務分工、日程安排和檢查方式；說明本次檢查的抽樣方式，并告知其風險等。再次是對企業標準實施情況進行具體檢查，包括標準的執行情況、各部門內技術、管理和工作標準的貫徹執行情況、各部門行為是否符合有關標準化法律法規和強制性標準的要求、上次檢查發現問題的糾偏效果驗證等。最后是現場檢查完成后，檢查組組長以末次會議形式進行工作總結，重申本次檢查的目的、范圍和依據，向被檢查部門提出現場檢查中發現的問題及其嚴重性，被檢查部門負責人須確認這些問題并對問題整改提出具體方案。會后，由檢查組組長形成《監督檢查報告》，反饋給被檢查部門、標準化建設辦公室和標準化領導小組。監督檢查完成后，檢查員針對檢查中發現的問題，開具《不符合項報告》，提出糾偏行動要求，被檢查部門和/（或）崗位應配合完成糾偏行動全過程。

5.標準化評價改進

首先標準化建設主管部門應在遵循企業標準化法律法規、上級主管部門的標準化管理的基礎要求上，從企業標準化宣貫培訓實施、標準化制修訂實施、標準執行監督檢查、不符合（不合格）情況及改進等維度，編制形成操作性強的《縣級局標準化管理體系評價表》。其次在全市范圍內組建標準化評價內部檢查團隊，形成現場評價的操作方案，開展現場評價的相關操作培訓。再次是組織評價人員按《縣級局（分公司）企業標準體系評價表》中要求，通過查驗現場、座談、查閱資料等形式，對基層單位的標準化運行情況進行實地評價。最后匯總形成《企業標準化體系評價報告》發放到相關部門，并跟蹤評價過程中發現的不符合項采取糾偏行動，確保改進效果符合預期。

四、基層縣局標準化推進保障措施

1.強化基層標準化建設組織保障

基層標準化建設工作貫穿于基層各個業務活動，涉及所有部門，關系到部門之間的相互配合和權責的再明確，是提升基層管理水平的基礎性工程，各歸口部門負責人及縣局（分公司）領導班子要高度重視縣級局（分公司）標準化建設工作，要堅持市縣聯動、部門配合、全員參與，形成管理合力，成立以企業主要領導為負責人的標準化建設工作領導小組，各部門、科室負責人、縣級局（分公司）分管領導為成員的領導機構和推進工作辦公室，為標準化管理體系建設提供堅強組織保障。

2.強化標準化建設制度保障

要從全市系統一盤棋的角度開展基層標準化建設工作，積極營造標準化建設是破解難題、應對挑戰、化解矛盾的“金鑰匙”，需要編制形成全市系統標準化建設的《文件制修訂管理辦法》《標準化建設管理辦法》等制度性文件，明確標準化建設的策劃、組織、流程、改進實施與評價等過程要求，建立責任明確、分工協調、上下聯動、層層落實的長效機制，完善市級、縣級、站（所）三級部門不同節點要求，確保標準化建設活動常態化、有序有效開展。同時，將標準化建設目標任務與績效考評掛鉤，按照“聚焦問題、突出重點、分類指導、量化考核、結果導向”的原則，進一步完善公司標準化建設考核機制，提升基層縣級局標準化建設的水平。

3.強化基層標準化建設人才保障

企業標準化提升事關全局、事關企業發展、事關員工的成長，這不是單獨哪一個部門的事，這是大家共同的責任，需要大家齊心協力、全員參與、共同推進。要在全市范圍內抽取資深業務人員和骨干組建企業基層標準化建設管理團隊，按照《標準化建設實施方案》的內容和計劃開展工作，領導干部和各級員工要充分參與本次標準化建設工作，不定期開展標準化管理體系理念和方法工具方面的技能提升活動，讓廣大干部員工不僅接受、認同縣級局（分公司）標準化管理體系，而且主動執行標準。要加強對全體員工的標準化知識培訓和學習，讓廣大干部員工對標準化建設工作由無意識變為有意識，由不自覺變為自覺，轉化為具體行動。

五、結語

本文對基層縣級局標準化建設的背景意義與基層縣級局標準化建設現狀問題進行簡單梳理，站在企業自身高質量發展的角度，探索構建形成了“325”縣級局（分公司）標準化建設推進模式，深入開展基層縣級局（分公司）標準化建設，有效解決了基層縣級局（分公司）在標準化建設過程中目標不具體、專業人員短缺、推行速度慢、成效不明顯等問題。同時，通過定期對標準化運行情況進行監督和檢查，識別其中存在的問題和難點，并將此難點和問題作為改進課題的問題來源予以有效的解決，為增強企業生存力、競爭力、發展力，推動企業全面實現高質量發展提供了案例參考。