基層氣象部門政府采購管理研究

［摘 要］本研究旨在探討基層氣象部門政府采購管理的關(guān)鍵問題和內(nèi)部控制管理措施。通過對需求確定、采購計劃編制、招標(biāo)投標(biāo)、合同簽訂與履約管理等階段的內(nèi)控措施進行詳細分析，提供有效的管理方案和指導(dǎo)建議。基層氣象部門在政府采購工作中，建立健全的內(nèi)控管理措施能夠確保采購活動的合規(guī)性、透明性，進一步提高基層氣象部門政府采購管理水平。

［關(guān)鍵詞］基層氣象部門；政府采購；管理

［中圖分類號］C93 文獻標(biāo)志碼：A

基層氣象部門政府采購工作作為公共資源配置的重要環(huán)節(jié)，對于保障氣象服務(wù)的質(zhì)量和效益具有重要意義。然而，由于采購過程的復(fù)雜性和風(fēng)險性，政府采購工作往往面臨著一系列的管理挑戰(zhàn)。為了保障采購活動的合規(guī)性、透明性，內(nèi)部控制管理措施成了必不可少的手段。因此，深入研究基層氣象部門政府采購管理的內(nèi)部控制管理措施，對于提高采購管理水平具有重要的理論意義和實踐價值。

1 基層氣象部門政府采購管理存在的問題

1.1 缺乏規(guī)范和制度建設(shè)

基層氣象部門在政府采購活動中缺乏明確的法律法規(guī)作為指導(dǎo)，導(dǎo)致采購過程中程序和流程難以規(guī)范執(zhí)行。缺乏相應(yīng)的政策和法規(guī)，也給不法供應(yīng)商提供了可乘之機。基層氣象部門缺乏規(guī)范的文件和制度來指導(dǎo)和約束政府采購管理，導(dǎo)致采購程序和流程容易出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。缺乏具體的政府采購管理細則，使得采購決策過程的標(biāo)準(zhǔn)化和透明度難以得到保障。基層氣象部門在政府采購過程中缺乏供應(yīng)商資格審核機制，可能導(dǎo)致一些不具備資質(zhì)和信譽的供應(yīng)商參與采購活動，從而破壞正常的競爭秩序和采購質(zhì)量。

1.2 信息透明度有待進一步提高

在基層氣象部門的政府采購管理中，信息透明度有待進一步提高。政府采購項目的公告發(fā)布是保障信息透明度的重要環(huán)節(jié)。然而，一些基層氣象部門在發(fā)布采購意向公示與采購公告時，存在公示時間不滿最低限度或延遲發(fā)布的情況，導(dǎo)致供應(yīng)商無法及時了解采購項目和參與投標(biāo)，影響了公平競爭。招標(biāo)文件中應(yīng)包含詳細的采購需求、技術(shù)要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等信息，以便供應(yīng)商了解并準(zhǔn)備投標(biāo)。然而，一些單位在編制招標(biāo)文件時，存在信息不完整、模糊的情況，難以為供應(yīng)商提供全面準(zhǔn)確的信息，影響了投標(biāo)方的參與度和造成了信息不對等的問題。在合同公示方面，一些基層氣象部門在與供應(yīng)商簽訂采購合同后，未能及時公開合同款項和具體執(zhí)行情況等信息，對外部的監(jiān)督和評估造成了困難，無法實現(xiàn)對采購過程的全程監(jiān)控［1］。

1.3 缺乏監(jiān)督和評估機制

一些單位缺乏專門的監(jiān)督機構(gòu)或監(jiān)督職能不明確，沒有能夠?qū)Σ少忂^程進行全面監(jiān)督的組織和人員。政府采購活動往往是機關(guān)部門的內(nèi)部事務(wù)，一些監(jiān)督部門對基層氣象部門的采購工作關(guān)注度不高，監(jiān)督力度不夠。缺乏足夠的監(jiān)督和指導(dǎo)，使得采購過程中的違規(guī)行為難以及時發(fā)現(xiàn)和糾正［2］。基層氣象部門采購管理缺乏獨立的審計和評估機構(gòu)，無法對采購活動進行全面、客觀的審計和評估。這使得采購質(zhì)量和效益的評估難以進行，政府采購結(jié)果的公正性和合理性無法得到有效驗證。基層氣象部門對違規(guī)行為缺乏有效的懲罰措施，對違規(guī)采購行為的處罰力度不夠，難以形成有效的威懾。這使得一些人員可能以違規(guī)方式進行采購，嚴(yán)重損害了采購的合法性和公平競爭的環(huán)境。為解決監(jiān)督和評估機制缺乏的問題，基層氣象部門在人員充足的情況下可以設(shè)立獨立的監(jiān)督機構(gòu)或配備專門的監(jiān)督人員對政府采購活動進行監(jiān)督和審查，確保程序的規(guī)范性和合法性。加強監(jiān)察部門對政府采購工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，加大工作力度，確保采購活動的透明度和合規(guī)性。

2 基層氣象部門政府采購流程

基層氣象部門政府采購流程大致如下：

一是需求確定。各單位需要在下一年預(yù)算開始之前明確本單位的采購需求，例如需要購買氣象觀測設(shè)備、氣象數(shù)據(jù)分析軟件的型號與采購數(shù)量等。二是編制采購計劃。根據(jù)需求確定采購計劃，并納入下一年的部門預(yù)算中，包括采購的資產(chǎn)品目與類別、采購數(shù)量與預(yù)算金額、采購時間、采購方式等。三是發(fā)布意向公示。在預(yù)算執(zhí)行年度，除政策規(guī)定可以不進行意向公示的類別外，均需在中央或地方政府采購平臺向全社會公開采購意向，內(nèi)容包含采購標(biāo)的、預(yù)算金額以及該采購項目需達到的目的。四是發(fā)布招標(biāo)公告。基層氣象部門會委托具有資質(zhì)的招標(biāo)代理機構(gòu)，依據(jù)采購計劃發(fā)布招標(biāo)公告，向符合條件的供應(yīng)商發(fā)送招標(biāo)文件。五是投標(biāo)。供應(yīng)商收到招標(biāo)文件后，需要根據(jù)要求編制投標(biāo)書，并提交給招標(biāo)代理機構(gòu)。六是評標(biāo)。招標(biāo)代理機構(gòu)會組織專家評審團對投標(biāo)文件進行評審，評估各個供應(yīng)商的資質(zhì)和報價等。七是中標(biāo)確定。招標(biāo)代理機構(gòu)根據(jù)評標(biāo)結(jié)果確定中標(biāo)供應(yīng)商后向供應(yīng)商發(fā)布中標(biāo)通知書，同時基層氣象部門將與中標(biāo)供應(yīng)商進行商務(wù)談判。八是簽訂合同。雙方商定后，基層氣象部門會與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并將合同進行公示。九是履約管理。在采購合同簽訂后，基層氣象部門會對供應(yīng)商進行履約管理，確保供應(yīng)商按照合同要求履行供貨或服務(wù)的責(zé)任。十是結(jié)算支付。基層氣象部門會按照合同約定，對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)進行驗收，完成驗收后進行結(jié)算支付。

3 基層氣象部門政府采購工作各個環(huán)節(jié)內(nèi)部控制管理

3.1 需求確定階段

基層氣象部門在政府采購工作的需求確定階段，可以采取以下內(nèi)部控制管理措施：

一是建立健全的需求申報制度，要求采購需求必須經(jīng)過正式的申報程序，包括需求申請、審批流程等。二是采購部門應(yīng)進行充分的需求論證和評估，確保采購的合理性和科學(xué)性，包括開展需求分析、市場調(diào)研、技術(shù)論證等工作，確保需求的真實性和可行性。三是制定明確的需求規(guī)范，包括技術(shù)要求、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、使用目的等，確保采購需求明確、具體、可核查。四是設(shè)立專門的需求審核和審批程序，確保采購需求的合法性和合規(guī)性，防止濫用職權(quán)和不當(dāng)采購行為。可建立統(tǒng)一的需求管理平臺，集中管理和跟蹤各項需求申報、評估、審批等信息，提高需求管理的效率和透明度。對于已經(jīng)確定的需求，應(yīng)建立變更控制機制，確保需求的變更經(jīng)過合理的程序和審批，防止無故變更或濫用變更權(quán)。對所有需求申請、論證、審批等過程進行記錄和檔案管理，確保需求的可追溯性和備查性。五是建立內(nèi)部審計和監(jiān)督機制，定期對需求確定階段的采購工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正和改進［3］。

3.2 采購計劃編制階段

確保采購預(yù)算合理、科學(xué)，并符合財務(wù)控制要求。制定明確的預(yù)算編制流程和審批程序，防止濫用預(yù)算和不合理采購行為［4］。對需求進行確認(rèn)和梳理，確保其準(zhǔn)確性和完整性。與相關(guān)部門、使用人員進行充分溝通和確認(rèn)，明確需求的具體內(nèi)容和實際需求。建立采購計劃編制規(guī)定或指南，明確采購計劃編制的流程、內(nèi)容和要求。確保采購計劃的可跟蹤性、透明度和可審計性。設(shè)立合理的采購計劃審批程序，包括預(yù)算審批、財務(wù)審批等。確保采購計劃的合法合規(guī)性，防止超預(yù)算或違規(guī)采購行為。在采購計劃編制階段，可以進行供應(yīng)商調(diào)研和資質(zhì)審核，了解市場供應(yīng)情況和供應(yīng)商的能力。確保采購計劃的可行性和供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性。在編制采購計劃的過程中，適時公示采購計劃，向相關(guān)利益方征求意見和建議，提高采購計劃的公開透明程度。采購計劃編制完成并納入預(yù)算后，將其進行備案，建立計劃的監(jiān)督檢查機制。定期進行內(nèi)部審計和自查，確保采購計劃的執(zhí)行符合要求。在編制采購計劃時，進行風(fēng)險評估，識別和評估采購過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，并采取控制措施防范和應(yīng)對風(fēng)險的發(fā)生。通過規(guī)范采購計劃的編制流程和審批程序，可以避免濫用預(yù)算、超預(yù)算或違規(guī)采購的行為，保障采購活動的合法性和合規(guī)性。

3.3 招標(biāo)投標(biāo)階段

委托具有相關(guān)資質(zhì)的招投標(biāo)代理機構(gòu)按照本單位采購需求編制招標(biāo)文件，并對招標(biāo)文件的內(nèi)容、形式和要求進行審核，確保招標(biāo)文件的可讀性、明確性和一致性。按照相關(guān)法規(guī)和規(guī)定，采取公開、公平、公正的招標(biāo)方式。公示招標(biāo)公告，確保潛在供應(yīng)商有平等的機會參與投標(biāo)。對投標(biāo)供應(yīng)商進行嚴(yán)格的資質(zhì)審核，包括企業(yè)資質(zhì)、信譽記錄、財務(wù)狀況等。確保投標(biāo)供應(yīng)商嚴(yán)格按照法律以及規(guī)章制度的要求，為基層氣象部門提供高效的采購服務(wù)。投標(biāo)書的接收、記錄和保密需得到妥善管理。按照氣象部門項目管理相關(guān)規(guī)定對所有采購資料統(tǒng)一進行歸檔，確保投標(biāo)材料完整、無遺漏。由招標(biāo)代理機構(gòu)從政府采購專家?guī)熘谐槿I(yè)人員成立獨立的評標(biāo)委員會。評標(biāo)委員會成員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗，確保評標(biāo)過程的專業(yè)性和客觀性。明確評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)重，確保評標(biāo)工作的公正性和科學(xué)性。評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)與采購需求相符，并有明確的評分標(biāo)準(zhǔn)。同時應(yīng)要求招標(biāo)代理公司詳細記錄評標(biāo)過程，確保評標(biāo)過程的公開性、透明性、合規(guī)性以及結(jié)果的可審查性。對中標(biāo)結(jié)果進行公示，向所有投標(biāo)人公示中標(biāo)信息，并明確中標(biāo)條件和要求。此外，建立投訴處理機制，接收并處理供應(yīng)商的投訴和爭議。及時調(diào)查解決投訴，確保公平合法的招標(biāo)投標(biāo)環(huán)境［5］。

3.4 合同簽訂和履約管理階段

在基層氣象部門政府采購工作的合同簽訂和履約管理階段，可以采取以下內(nèi)部控制管理措施：一是合同審查與簽訂。確保合同審查程序的規(guī)范性和及時性［6］。建立專門的審查團隊，負責(zé)對合同條款和內(nèi)容進行全面審查。校對合同的數(shù)據(jù)、數(shù)量、規(guī)格等信息，確保合同中的內(nèi)容準(zhǔn)確、明確，并與需求一致。確保合同符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，包括合同格式、條款規(guī)定、法定程序等。二是合同管理與變更控制。建立合同管理制度，確保合同的存檔、歸檔和管理，包括建立合同檔案，記錄合同變更和履約過程。明確合同變更的程序和限制，確保變更經(jīng)過合理的審批和控制，避免無故變更或不當(dāng)變更。三是履約管理與監(jiān)督。跟蹤和監(jiān)督供應(yīng)商的履約情況，確保供應(yīng)商按照合同要求提供產(chǎn)品或服務(wù)。明確履約指標(biāo)和驗收標(biāo)準(zhǔn)，確保供應(yīng)商的履約質(zhì)量符合要求。對供應(yīng)商的履約情況進行定期評估，包括商品質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、交付準(zhǔn)時性等方面的評估。四是需求變更管理。對需求變更進行管理和控制，確保變更經(jīng)過合理的程序和審批，避免無授權(quán)變更和濫用變更權(quán)。評估需求變更對合同履約的影響，包括成本、時間和交付等方面的影響，確保變更的合理性和可行性。五是付款管理。建立付款流程和審批制度，確保支付流程的透明性和合規(guī)性，避免濫用職權(quán)和不當(dāng)支付行為。對采購款項進行財務(wù)審計和監(jiān)督，確保支付的準(zhǔn)確性和合法性。

4 基層氣象部門落實政府采購管理建議

基層氣象部門要建立健全的政府采購管理制度和流程，明確采購程序、責(zé)任和職權(quán)。要確保采購活動的公開透明，加強對采購過程的監(jiān)督和審計，防止不正當(dāng)行為和腐敗問題的發(fā)生。針對基層氣象部門的特點和需求，政府采購人員應(yīng)具備相應(yīng)的氣象專業(yè)知識和技能，了解相關(guān)技術(shù)和設(shè)備的特點，以便能夠進行準(zhǔn)確的需求評估和供應(yīng)商選擇。采購環(huán)節(jié)應(yīng)采取公開競爭的方式，引入多個供應(yīng)商，確保市場競爭的公平性和有效性。同時，加強對供應(yīng)商的資格審查和履約評估，保證供應(yīng)商的質(zhì)量和服務(wù)能力。在政府采購過程中，應(yīng)注重綜合評價和比較，而不僅僅是價格因素。要根據(jù)實際需要和預(yù)算情況，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平、售后支持等因素，以獲取更好的性價比。基層氣象部門應(yīng)積極推動與科研院所、高校和企業(yè)等的合作，鼓勵供應(yīng)商提供創(chuàng)新技術(shù)和解決方案。政府采購應(yīng)鼓勵創(chuàng)新產(chǎn)品和技術(shù)的引入，提高基層氣象部門的服務(wù)能力和水平。政府采購應(yīng)注重與供應(yīng)商的長期合作，建立穩(wěn)定的供應(yīng)鏈關(guān)系。這有助于保證供應(yīng)商的穩(wěn)定供貨和服務(wù)，并提供更好的售后支持。采購目標(biāo)完成后，應(yīng)及時對項目進行績效評估，了解采購結(jié)果的有效性和滿意度。同時，給予供應(yīng)商和相關(guān)部門充分的反饋，以促進采購流程的不斷改進和優(yōu)化。基層氣象部門要加強政府采購管理，提高采購效率和質(zhì)量，從而更好地履行其天氣預(yù)報、氣象監(jiān)測和氣象服務(wù)等職責(zé)，為社會公眾提供更好的氣象服務(wù)。

5 結(jié)語

基于內(nèi)部控制管理的研究，可以為基層氣象部門政府采購管理提供有效的指導(dǎo)和支持，促進采購活動的規(guī)范開展、高效運行和優(yōu)化效果的實現(xiàn)，為社會發(fā)展和公眾利益的保障作出貢獻。

參考文獻

［1］陳冬梅. 淺談基層氣象部門政府采購預(yù)算管理——以M市氣象部門為例［J］. 行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2021（19）：22-24.

［2］孫筠婷. 氣象部門計財業(yè)務(wù)系統(tǒng)下財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化流程研究［J］. 當(dāng)代會計，2021（7）：31-32.

［3］李久鋼，陳興旺，吳嵐茜. 淺議氣象部門地市級財務(wù)核算中心的財務(wù)監(jiān)管［J］. 中國總會計師，2019（9）：104-105.

［4］杜建君. 氣象部門專用設(shè)備采購特點及建議［J］. 中小企業(yè)管理與科技，2020（4）：128-129.

［5］魏薇. 內(nèi)審視角下氣象部門政府采購管理風(fēng)險防控探討［J］. 中國總會計師，2017（12）：122-123.

［6］杜建君. 淺議氣象部門“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”電子平臺的展望［J］. 中國科技投資，2020（10）：21-22.

［作者簡介］張衛(wèi)清，男，湖北鐘祥人，隨州市氣象局，中級會計師，本科，研究方向：財會。