軍隊院校工程建設檔案管理工作探析

段厚鴻

檔案是指機構或個人在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，原始記錄性是檔案的本質屬性。[1]

工程建設檔案是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，是工程建設全過程的真實記錄，具有重要的憑證價值和參考價值，也是檔案管理工作的重要組成部分；也為高校后勤管理部門開展工作提供了最原始的憑證，為后勤項目建設與維修、科學管理與服務、經營規范與有序提供了重要的依據；另外，開發利用這類信息資源，優化管理這類檔案，為國防和軍隊建設提供服務保障具有重要意義。

一、軍隊院校工程建設檔案工作現狀分析

經過調研多所同類院校的工程建設檔案工作現狀，普遍表現為重視程度較低，資金投入、人員和設備設施配置均不足，信息化程度不高，以傳統的紙質形式管理為主，導致服務利用質效較低，具體分析如下。

（一）完善的檔案管理制度建立較晚，制度落實更有差距

隨著《中華人民共和國檔案法》（2021 年1 月1 日）的修訂，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（2021 年6月8 日）的印發，軍隊單位也開始完善檔案管理制度辦法，規范檔案管理，提高服務效能，但因起步較晚，各檔案管理單位對制度的解讀還不夠深入，落實層面還有待加強，固有認知、傳統觀念還未完全轉變，細化的管理辦法還未完全建立，再加上經費、人力等方面投入的不夠，最終導致法規制度與真正落實落地尚有差距。

（二）工程建設檔案管理不夠重視

受固有觀念的影響，院校后勤部門普遍表現為重業務、輕檔案管理，缺乏相應的資金投入及專業人才編配，普遍表現為歸檔不規范、不完整、不連續，以紙質檔案管理為主，缺乏完善的設備設施，甚至存在個別單位無專門的檔案室、人員，無檔案信息化建設，如遇歷史較久的工程建設項目維保，檔案資料很難找到，導致維保難度加大、成本增加。

（三）專職或專業人員編配偏弱，硬件配置不齊

多數院校后勤部門設置了辦公室編配臨聘人員接收、保管各類業務函件、人事黨建檔案資料，工程建設檔案的收集、整理、保護、利用及其監督管理等方面的力量編配較弱，缺少專業或專職人員，甚至還有少數單位對這部分檔案的管理竟是無人統一管理的狀態。另外，對于現有人員培養有待加強。有的管理部門缺乏對現有兼職人員專業知識的培訓，政策上一知半解，專業意識、知識、能力均與實際工作的需求有較大差距，檔案管理工作還是經驗式粗放式管理為主，缺少新思路、新方法，再遇到制度改革，人員流動性的增強，但補充卻又不及時，加劇了人力薄弱的現狀。

（四）工程建設檔案信息化程度低

地方高校紛紛建立起數字檔案管理系統，檔案數字化項目已經建成或正在如火如荼建設中，但是軍隊院校檔案管理尤其是工程建設檔案的管理方式較為落后，主要以傳統的紙質形式管理，信息化程度低，對于年代較久遠的檔案資料難以找尋到，影響到相關工作的開展，管理利用質效有待提高。

二、軍隊院校工程建設檔案管理工作探討

針對上述工程建設檔案工作普遍存在的問題，依據我國現有的政策、文件，結合單位工作實際，提出以下措施，以優化軍隊院校工程建設檔案管理工作。

（一）增強工程建設檔案規范化管理意識，建章立制科學管理檔案

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱“《規劃》”）指出，檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業。經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。《規劃》還指出，檔案工作既要堅持依法治檔。堅持在法治軌道上推進檔案治理，不斷提高檔案工作法治化、規范化、科學化水平。

《中華人民共和國檔案法》也規定，各級人民政府應當加強檔案工作，把檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，將檔案事業發展經費列入政府預算，確保檔案事業發展與國民經濟和社會發展水平相適應。

無論是工程建設檔案管理的領導層（他們的重視是檔案科學管理的前提和保證[2]），還是具體落實管理的員工，都應改變固有的業務重于檔案管理的認知，認識到工程建設檔案是后勤檔案，也是高校檔案的重要組成部分，檔案事業的發展影響著高校整體的發展。需要積極認真深入學習相關政策文件，結合本單位檔案管理現狀，深刻認識檔案規范化管理檔案的重要性、緊迫性，管理部門或業務指導部門也應采取措施，加強檔案宣傳教育，增強全校師生的檔案意識[3]。

（二）編配檔案管理專業人才實行專職管理

人是最重要的資源，也是基礎資源。《中華人民共和國檔案法》也對檔案工作人才培養和隊伍建設方面作了規定，無論是國家還是各檔案機構均應加強檔案工作人才培養和隊伍建設，提高檔案工作人員業務素質。檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具備相應的專業知識與技能，其中檔案專業人員可以按照國家有關規定評定專業技術職稱。

（三）配置完善的硬件，實現檔案管理規范化、科學化和信息化

1.規范化、標準化檔案庫房建設

《中華人民共和國檔案法》第十九條規定，各類檔案機構均應按照國家有關規定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全。

檔案庫房的建設國家也出臺了相應的標準供庫房的管理單位、建設單位、施工單位有據可依，主要包括以下幾個方面：一是GB/T 50362-2018《檔案館建筑設計規范》：該標準為檔案館新建和改建工程設計提供了規范，包括建筑結構、環境控制、設備選用等方面內容；二是GB/T 50363-2016《檔案館建筑環境控制規范》：該標準規定了檔案館環境控制的相關參數和技術要求，確保檔案材料的長期保存與使用；三是GB/T 19420-2004《檔案全生命周期管理規范》：該標準對檔案的收集、維護、利用和銷毀等全生命周期進行規范，保障檔案的完整性和安全性；四是GB/T 20969-2007《檔案室設計規范》：該標準規定了檔案室的設計要求，包括通風、照明、防火、防水等方面，確保檔案室的安全性和可靠性；五是GB/T 28881-2012《電子文件管理規范》：該標準規定了電子文件管理的基本原則、流程、技術要求等，為電子檔案的管理提供了規范和指導。

2.檔案管理的信息化建設

《中華人民共和國檔案法》第三十五條規定，各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。《規劃》也指出，加快檔案資源數字轉型。加強國家檔案數字資源規劃管理，逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系。加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化。

工程建設檔案管理是高校后勤，也是整個院校建設與發展的重要方面，只有被充分重視，轉變思路，建立細化管理的制度，投入適宜的人、財、物，才能實現科學規范管理。