企業(yè)檔案管理的要點(diǎn)

范恩風(fēng)

摘 要：企業(yè)檔案管理是企業(yè)行政管理工作的一部分，它能為企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度的制定提供參考依據(jù)，它又詳細(xì)真實(shí)地記錄著企業(yè)的各種業(yè)務(wù)往來(lái)，這種業(yè)務(wù)記錄能為企業(yè)的決策提供各種支持?jǐn)?shù)據(jù)，它還真實(shí)地記錄著當(dāng)事人在何時(shí)、何地進(jìn)行了何種的業(yè)務(wù)活動(dòng)，它能保護(hù)企業(yè)與員工的利益不受到損害，也使得各方面的責(zé)任更加明確，減少不必要的糾紛，因此，規(guī)范企業(yè)檔案管理具有極其重要的意義。本文以本溪鋼鐵（集團(tuán)）建設(shè)有限責(zé)任公司礦山實(shí)業(yè)分公司檔案管理為例，根據(jù)該公司的檔案管理實(shí)踐，總結(jié)了企業(yè)檔案管理的要點(diǎn)，主要包括升華企業(yè)檔案管理工作意識(shí)并實(shí)行檔案管理人才專業(yè)化、實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)并與企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化相融合、建立健全企業(yè)檔案管理規(guī)章制度并重抓落實(shí)、結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)重點(diǎn)突出規(guī)范科技檔案管理，期望能為其他企業(yè)的檔案管理提供一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：本溪鋼鐵（集團(tuán)）建設(shè)有限責(zé)任公司礦山實(shí)業(yè)分公司；企業(yè)檔案管理；檔案管理規(guī)章制度

在國(guó)務(wù)院、遼寧省委省政府的指示和關(guān)懷下，在全面振興東北老工業(yè)基地攻堅(jiān)克難的關(guān)鍵時(shí)期，鞍鋼集團(tuán)與本鋼集團(tuán)合并重組，在深度上和廣度上進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)能的提升、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的調(diào)整、企業(yè)發(fā)展能力的增強(qiáng)、企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。全面加強(qiáng)企業(yè)管理，吸取鞍鋼集團(tuán)先進(jìn)的企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，特別是企業(yè)檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，從而提高本鋼集團(tuán)的檔案管理水平，迫在眉睫地?cái)[在本鋼集團(tuán)全面加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理工作的面前。筆者通過(guò)對(duì)鞍鋼集團(tuán)檔案管理的研究，結(jié)合本溪鋼鐵（集團(tuán)）建設(shè)有限責(zé)任公司礦山實(shí)業(yè)分公司的檔案管理實(shí)踐，提煉出了升華企業(yè)檔案管理工作意識(shí)并實(shí)行檔案管理人才專業(yè)化、實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)并與企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化相融合、建立健全企業(yè)檔案管理規(guī)章制度并重抓落實(shí)、結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)重點(diǎn)突出規(guī)范科技檔案管理四大要點(diǎn)。

一、升華企業(yè)檔案管理工作意識(shí)并實(shí)行檔案管理人才專業(yè)化

（一）全力升華企業(yè)檔案管理意識(shí)

筆者在長(zhǎng)期的企業(yè)檔案管理工作中深刻地體會(huì)到，抓好企業(yè)檔案管理的一個(gè)重要因素是看企業(yè)重視不重視檔案管理。這是企業(yè)能否抓好檔案管理的基本要求。本溪鋼鐵（集團(tuán)）建設(shè)有限責(zé)任公司礦山實(shí)業(yè)分公司多年來(lái)極為重視企業(yè)檔案管理，并從提高檔案管理意識(shí)入手，咬住不放。一是在企業(yè)黨政工聯(lián)席會(huì)議上、在企業(yè)的職代會(huì)報(bào)告中及在企業(yè)職工會(huì)議上，企業(yè)高管都強(qiáng)調(diào)企業(yè)檔案管理的必要性、重要性，提高企業(yè)全體職工對(duì)檔案管理的意識(shí)，明確企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分；二是利用墻報(bào)、板報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等多種形式宣傳、解答企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，統(tǒng)一檔案管理思想，從職工思想意識(shí)上凝心聚力。

（二）檔案管理人才專業(yè)化

本溪鋼鐵（集團(tuán)）建設(shè)有限責(zé)任公司礦山實(shí)業(yè)分公司在企業(yè)檔案管理工作過(guò)程中，在檔案管理人員配置上，優(yōu)選檔案管理專業(yè)畢業(yè)、熱愛(ài)企業(yè)檔案管理工作、具有較高的政治素質(zhì)（是黨員或是入黨積極分子）者，經(jīng)過(guò)本人申請(qǐng)、群眾評(píng)議、企業(yè)組織部門(mén)考核批準(zhǔn)，選聘到企業(yè)檔案管理工作崗位上來(lái)。并且實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，優(yōu)勝劣汰。

二、實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)并與企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化相融合

（一）企業(yè)檔案管理要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，專管成線，群管成網(wǎng)

企業(yè)檔案管理要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，專管成線，群管成網(wǎng)。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)即企業(yè)建立檔案管理委員會(huì)，明確企業(yè)經(jīng)理是企業(yè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的組長(zhǎng)，也是企業(yè)檔案管理的第一責(zé)任人，企業(yè)各有關(guān)職能部門(mén)的科長(zhǎng)與各基層單位的負(fù)責(zé)人是企業(yè)檔案管理委員會(huì)的成員，企業(yè)檔案管理委員會(huì)的辦公室設(shè)在企業(yè)的檔案管理部門(mén)，辦公室主任由企業(yè)檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人兼任。檔案管理委員會(huì)應(yīng)依據(jù)企業(yè)檔案管理的工作實(shí)際情況，定期或不定期地組織召開(kāi)會(huì)議，研究、分析、規(guī)范企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，集思廣益，制定部署對(duì)策措施加以改進(jìn)。專管成線即由企業(yè)經(jīng)理——企業(yè)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人——企業(yè)檔案管理人員——各職能部門(mén)的科長(zhǎng)——企業(yè)各基層單位的負(fù)責(zé)人——企業(yè)檔案管理委員會(huì)成員組成一條企業(yè)檔案管理線。群管成網(wǎng)即企業(yè)檔案管理必須涉及全體職工、產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案、施工檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、照片檔案、聲像檔案、電子檔案等，從而構(gòu)成一張橫縱交錯(cuò)、全員參與的檔案管理網(wǎng)，消除企業(yè)檔案管理的盲點(diǎn)。

（二）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案標(biāo)準(zhǔn)化包括四個(gè)方面的內(nèi)容：一是專業(yè)名詞術(shù)語(yǔ)與代號(hào)代碼標(biāo)準(zhǔn)化。檔案名詞術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)化不僅有利于檔案學(xué)科的發(fā)展，而且有利于檔案工作的順利開(kāi)展，提高檔案管理效率。如果檔案專業(yè)術(shù)語(yǔ)的名稱和含義眾說(shuō)紛紜，概念范疇模糊不清，會(huì)給檔案管理理論研究和學(xué)科發(fā)展造成混亂，并給檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)負(fù)面影響。因此，檔案名詞術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理的最基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。檔案代號(hào)代碼標(biāo)準(zhǔn)化主要包括檔案館代碼、檔案工作名詞術(shù)語(yǔ)代碼、檔案類型與檔案載體代碼、檔案信息處理代碼等的標(biāo)準(zhǔn)化。二是檔案實(shí)體管理標(biāo)準(zhǔn)化。檔案實(shí)體管理標(biāo)準(zhǔn)化包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等檔案實(shí)體管理各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化。檔案實(shí)體管理標(biāo)準(zhǔn)包括歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案接收標(biāo)準(zhǔn)、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、檔案規(guī)格和尺寸及表冊(cè)標(biāo)準(zhǔn)等。三是檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息標(biāo)準(zhǔn)包括檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、檢索語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)、目錄組織標(biāo)準(zhǔn)、檔案編纂標(biāo)準(zhǔn)等。四是檔案管理技術(shù)與設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化。主要包括計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽(tīng)技術(shù)、保護(hù)技術(shù)及有關(guān)設(shè)備的一系列標(biāo)準(zhǔn)。

三、建立健全企業(yè)檔案管理規(guī)章制度并重抓落實(shí)

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，建立企業(yè)檔案管理規(guī)章制度是企業(yè)檔案管理的必然要求。本溪鋼鐵（集團(tuán)）建設(shè)有限責(zé)任公司礦山實(shí)業(yè)分公司在全面加強(qiáng)規(guī)范企業(yè)檔案管理的實(shí)踐中，極為重視企業(yè)檔案管理規(guī)章制度的建立，先后制定和發(fā)布了《檔案工作規(guī)范》《電子檔案管理辦法》《檔案歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案利用制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案鑒定制度》《檔案交接制度》《檔案保密制度》等一整套檔案管理規(guī)章制度。

本溪鋼鐵（集團(tuán)）建設(shè)有限責(zé)任公司礦山實(shí)業(yè)分公司在制定企業(yè)檔案管理規(guī)章制度工作中，首先，整理了多年來(lái)本企業(yè)已有的檔案管理規(guī)章制度，舉辦由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)檔案管理人員、各有關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人參加的研討會(huì)，分析、評(píng)價(jià)、討論確定對(duì)企業(yè)檔案管理能起到控制管理作用的檔案管理規(guī)章制度，并集思廣益，各抒己見(jiàn)。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行整理，再將整理后的企業(yè)檔案管理規(guī)章制度上會(huì)討論，經(jīng)過(guò)反反復(fù)復(fù)的討論、修訂，形成最終的檔案管理規(guī)章制度。其次，企業(yè)檔案管理規(guī)章制度是在鞍鋼集團(tuán)與本鋼集團(tuán)規(guī)范檔案管理文件要求的基礎(chǔ)上形成的。本溪鋼鐵（集團(tuán)）建設(shè)有限責(zé)任公司礦山實(shí)業(yè)分公司的檔案管理規(guī)章制度是按照鞍鋼與本鋼檔案管理部門(mén)的檔案管理要求起草制定的，在此過(guò)程中又注意借鑒了同行業(yè)企業(yè)的檔案管理規(guī)章制度，制度草案形成后又經(jīng)過(guò)反復(fù)論證，結(jié)合企業(yè)實(shí)際取舍、刪減和添加，經(jīng)過(guò)若干次論證、修改才定稿下發(fā)。規(guī)章制度一經(jīng)確定，就要重抓落實(shí)，因?yàn)樵俸玫臋n案管理規(guī)章制度掛在墻上，放在辦公桌抽屜里或放在卷柜里，也是沒(méi)有用的，制度一經(jīng)確定，就要把功夫下在檔案管理規(guī)章制度的貫徹落實(shí)上。需要指出的是，隨著企業(yè)外部環(huán)境和企業(yè)內(nèi)部條件的變化，規(guī)范企業(yè)檔案管理規(guī)章制度要適時(shí)修訂，進(jìn)行刪減和填充。馬克思主義哲學(xué)告訴我們，運(yùn)動(dòng)是絕對(duì)的，靜止是相對(duì)的，任何事物都是發(fā)展變化的。企業(yè)檔案管理規(guī)章制度也同事物發(fā)展的普遍規(guī)律一樣，也需要及時(shí)調(diào)整、及時(shí)修訂，其目的是使企業(yè)的檔案管理規(guī)章制度更加符合企業(yè)管理的需要，促進(jìn)企業(yè)檔案管理嚴(yán)細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

四、結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)重點(diǎn)突出科技檔案管理

科技檔案是指在科學(xué)研究、生產(chǎn)運(yùn)行、項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)和設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)及其管理工作形成的具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，包括產(chǎn)品檔案、科研檔案、建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案、設(shè)備儀器檔案[1] 。

科技檔案管理是指對(duì)建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案等科技檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動(dòng)。其中的重點(diǎn)是建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案，建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案是指本鋼集團(tuán)新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造等集中管理的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收等全過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔的文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子等形式的文件材料，包括項(xiàng)目前期文件、施工文件、竣工文件、竣工驗(yàn)收文件、項(xiàng)目電子文件、項(xiàng)目檔案管理卷等。其中，項(xiàng)目前期文件是指項(xiàng)目在籌備、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、合同協(xié)議中形成的文件，主要包括項(xiàng)目申報(bào)文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目管理文件等；項(xiàng)目施工文件是指項(xiàng)目施工過(guò)程中形成的反映項(xiàng)目建筑、安裝情況的文件；項(xiàng)目竣工文件是指項(xiàng)目竣工時(shí)形成的反映施工過(guò)程和項(xiàng)目真實(shí)面貌的文件，主要由項(xiàng)目施工文件、竣工圖和監(jiān)理文件組成；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件是指項(xiàng)目試運(yùn)行中以及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)形成的文件，主要包括生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備試運(yùn)行文件、財(cái)務(wù)管理文件、竣工驗(yàn)收文件等；項(xiàng)目電子文件是指以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，記錄和反映項(xiàng)目建設(shè)和管理各項(xiàng)活動(dòng)的文件，包括文本、圖像、視頻、音頻電子文件等；項(xiàng)目檔案管理卷是指檔案管理部門(mén)在項(xiàng)目中形成的包括項(xiàng)目概況、單位工程劃分、施工單位歸檔情況說(shuō)明、檔案收集整理情況說(shuō)明、交接清冊(cè)等說(shuō)明項(xiàng)目檔案管理情況的有關(guān)材料組成的專門(mén)案卷；設(shè)備檔案是指設(shè)備儀器訂購(gòu)、驗(yàn)收、安裝調(diào)試、維修改造等設(shè)備管理過(guò)程中形成的具有歸檔保存價(jià)值的各種形式的文件材料，以及具有特殊保存價(jià)值的設(shè)備實(shí)物。

按照國(guó)家檔案局、中華人民共和國(guó)科學(xué)技術(shù)部《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，結(jié)合本溪鋼鐵（集團(tuán)）建設(shè)有限責(zé)任公司礦山實(shí)業(yè)分公司的企業(yè)特點(diǎn)，應(yīng)重點(diǎn)突出科技檔案管理。為規(guī)范本溪鋼鐵（集團(tuán)）建設(shè)有限責(zé)任公司礦山實(shí)業(yè)分公司科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡(jiǎn)稱科技檔案）管理工作，保證科技文件材料及時(shí)、完整、準(zhǔn)確歸檔，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，依據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，企業(yè)加強(qiáng)了科技檔案管理，將科技檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程、納入企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。本溪鋼鐵（集團(tuán)）建設(shè)有限責(zé)任公司礦山實(shí)業(yè)分公司檔案管理部門(mén)組織科技檔案驗(yàn)收，負(fù)責(zé)科技檔案的歸檔、整理、保管、提供利用、鑒定、銷毀等工作；工程管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)項(xiàng)目檔案的收集、整理及歸檔工作，對(duì)本部門(mén)形成的項(xiàng)目前期文件、竣工驗(yàn)收文件進(jìn)行初步整理，并向檔案管理部門(mén)歸檔，同時(shí)負(fù)責(zé)竣工圖、竣工驗(yàn)收文件的竣工驗(yàn)收審核，負(fù)責(zé)在招標(biāo)文件和簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、采購(gòu)等合同時(shí)，設(shè)立專門(mén)條款，明確相關(guān)基層單位的項(xiàng)目檔案管理職責(zé)及項(xiàng)目文件材料形成、歸檔職責(zé)、歸檔內(nèi)容、套數(shù)、版本、整理質(zhì)量要求、歸檔時(shí)間等。

對(duì)于項(xiàng)目檔案的管理，必須做好以下幾項(xiàng)工作：一是實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理負(fù)總責(zé)，檔案人員應(yīng)納入項(xiàng)目經(jīng)理部，業(yè)務(wù)上接受檔案部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。二是必須專人負(fù)責(zé)。參建單位及生產(chǎn)使用單位指定專人負(fù)責(zé)管理項(xiàng)目文件及歸檔工作。三是堅(jiān)持同步原則。項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步，納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、質(zhì)量保證體系、項(xiàng)目管理程序、合同管理和崗位責(zé)任制。四是將檔案驗(yàn)收列為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得辦理項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。五是遵循集中統(tǒng)一原則。對(duì)項(xiàng)目文件的收集、整理和歸檔進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范、安全，能夠滿足項(xiàng)目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運(yùn)行和維護(hù)等活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2009.