機械制造企業加強財務信息化建設的策略和措施探討

李紹霆

（史陶比爾（杭州）精密機械電子有限公司，浙江 杭州 310018）

一、機械制造企業財務信息化應用的背景

財務信息化指企業通過財務管理信息系統，對生產經營業務過程中產生的財務信息數據進行采集、整理并最終形成財務記錄和會計報表的財務管理過程。當前，隨著信息技術的進步，企業廣泛運用的財務管信息理系統包括SAP、金蝶、用友等，這些財務信息化系統不僅能實現精確而快捷的數據采集，還能通過單據流程處理實現對包括財務監督在內的業務實施的管控，同時也能夠完成復雜的成本核算，從而輔助企業實現降本增效的管理目標。

當前，隨著我國社會經濟的不斷發展以及市場需求規模的逐步擴大，國內機械制造業規模已經十分龐大。然而，隨著產品技術的不斷推陳出新，以及國外產品和資本的進入，國內機械制造企業之間的競爭越發激烈，相關企業不斷采取提高產品質量、降低產品成本及交貨周期等措施，以提高企業的核心競爭力。雖然財務信息化能夠在促進制造企業提高核心競爭力方面發揮有效的作用，但從實踐經驗看，部分大中型機械制造企業在財務信息化管理應用方面仍處于初級階段，并且發展得十分緩慢，未能充分發揮財務信息化的價值[1]。因此，有必要推動國內機械制造企業加強對財務信息化應用的重視。

二、財務信息化在機械制造企業財務管理中的重要作用

（一）提升企業采集數據的效率和質量

企業管理的數據往往源于各業務模塊。在傳統的財務管理模式下，各業務端有各自記錄數據的方式，然后將數據通過紙質、電子郵件等數據媒介傳遞給財務部門，再由財務部門整合各業務端的數據形成財務分析報告。整個過程不僅導致數據收集效率較低，并且極其容易在數據傳輸、整合過程中出現數據錯誤。財務管理信息系統能夠統一歸集各業務端的數據，確保數據質量，同時在同一系統中也便于財務部門及時收集各業務端的數據。

（二）有效整合多重數據并進行相關分析

財務數據分析的結論往往源于多重因素的影響，而是否能夠有效地整合各項因素的數據及進行因素分析、關聯分析并計算各因素的影響權重，決定了數據分析結論的參考價值。例如，機械產品的生產成本往往會受到原材料采購成本和生產效率的影響，而對原材料采購成本和生產效率因素的進一步分解又能得出機械產品的生產成本受原材料采購價格、原材料運輸成本、得率、制造費用等更多因素的影響。另外，在運用量本利分析法對機械零備件進行自身加工還是委托加工決策時，也涉及錯綜復雜的各種影響因素分析。面對海量的數據信息，財務部門在提供決策參謀信息時，往往需要借助財務管理信息系統去存儲、整合和關聯分析各項數據。

（三）通過信息共享降低溝通成本

在企業管理過程中，各業務端的信息是緊密關聯的。例如，在機械制造企業應用JIT準時制生產過程中，銷售部門在收到客戶的訂單及明確要求時，將訂單傳遞到生產部門進行排產，生產部門在排產時會根據生產計劃生成缺料信息傳輸到采購部門，由采購部門及時向供應商訂貨。在財務管理信息系統應用下，信息不僅能夠通過創建單據及時傳遞到關聯部門，節約手工模式下的傳送時間，系統還能根據現有數據迅速且精確地計算出所需原材料的差異情況，及時傳送采購訂單信息到供應商，以避免缺料導致生產停滯情形出現。整個供產銷流程透明化，各業務端可以即時了解供應鏈上各鏈路的運轉情況，及時發現交貨中潛在的風險點。機械制造企業通過財務管理信息系統可以在大大降低庫存規模，在減少資金占用的同時，科學地規劃交貨周期，以避免出現違約風險。

三、財務信息化在機械制造企業應用中存在的難點

（一）管理理念落后于財務信息化需求

雖然我國機械制造企業的財務信息化技術水平隨著財務管理信息系統的推廣和應用在不斷提升，但就目前行業企業總體的財務管理狀況來看，部分企業陳舊、落后的財務管理理念仍然制約著企業財務信息化應用的效率和效果的提高[2]。一方面，企業往往為了追求工作效率，取消或禁用了財務管理信息系統中的部分內控環節。例如，在系統應用中忽略了權限分離控制，這使企業的內控風險不降反增，財務數據也容易出現失真，導致數據分析效果大打折扣。另一方面，由于系統操作復雜，部分財務人員選擇手工記賬來替代系統自動處理模塊。例如，通過手工記賬代替采購發票核銷，從而調整材料入庫暫估金額與實際付款金額之間的差異，這些落后的財務管理理念和做法阻礙了財務信息化優勢的發揮。

（二）財務信息化目標不明確

部分企業前期財務信息化建設目標不明確，導致企業上線的財務管理信息系統功能往往會落后于或超出企業的實際需求，未能達到期望的應用效果。一方面，部分企業在系統上線時往往僅規劃了財務管理信息系統的基本功能，而這些功能有時無法匹配企業戰略重點，導致財務信息化在對企業戰略支撐上心有余而力不足。另一方面，一些企業未考慮自身情況而盲目地追求財務管理信息系統功能的大而全，例如，生產簡單的裝配型機械制造企業如果使用復雜的加工生產型企業的生產流程，不僅會導致生產人員頻繁地在系統錄入、修改工時、產量等信息，也會由于多余的環節導致生產單據報錯、卡殼，最終反而降低了生產效率，還可能導致企業因額外上線其他系統模塊而帶來資金浪費[3]。

（三）財務人員數據整合分析能力欠缺

企業通過財務信息化可以收集到各業務模塊產生的業務數據。面對海量的業務數據，財務人員需要有效地精選和整合，這樣才能夠抓住重點，找出企業的經營趨勢規律和潛在風險所在環節。然而，在實際財務信息化應用中，一是由于財務人員數據整合能力的欠缺，無法提煉出有價值的數據；二是難以整合不同模塊的關聯數據，最終導致所提供的數據分析結果僅停留在單一層面而忽視了整體性；三是停留于財務報表數據表面而無法深入具體業務細節之中，使財務信息化帶來的經營指導意見無法發揮出引導的作用。

（四）財務信息化管理制度不健全

只有建立與企業經營相適應的管理制度，財務管理信息系統才能最大限度地發揮其作用。然而，部分企業僅重點關注系統上線，而忽視了配套管理制度的設計和標準化的建設工作，導致財務信息化輔助企業管理能力難以有效發揮。第一，管理層簡單地將財務信息化的責任部門歸屬到財務部門或IT部門。由于缺少了管理層的支持，部門間協作與溝通會受到一定的阻礙，導致財務管理信息系統模塊在各部門工作中難以推進。第二，各部門數據口徑不統一，可能會導致系統數據缺乏分析價值。例如，不同的數據錄入時間區間、數據確認方式、數據估計手段等不同，可能導致系統數據散亂或數據匯總失真，同時也會增加數據分析人員整理數據的工作量和加大難度，降低數據分析的效率[4]。

四、機械制造企業實施財務信息化的策略和措施

（一）提高對財務信息化建設的認識

信息化浪潮下，一些企業獲得了長足的發展，但還有一些企業未能充分發財務信息化的優勢，究其原因，其中一個表現為存在認識問題。為了更好地推進財務信息化建設，企業要提高對財務信息化建設的認識，包括重要性、信息化相關技術及信息安全等方面。第一，加強認識。財務信息化是企業信息化建設的重要組成部分，對于提高企業財務管理水平、促進企業穩健發展具有重要的促進作用。企業管理層首先應充分認識到財務信息化的重要性，將財務信息化建設作為企業發展的重要戰略之一，以確保其在實施過程中得到足夠的支持和投入，然后將新的管理理念宣貫至全體員工，使員工摒棄過時的管理理念和管理模式，樹立先進的管理思維，積極應用新技術，以確保信息化建設的順利實施。第二，引進先進的信息化技術。財務信息化需要依托先進的信息化技術，如云計算、大數據、人工智能等。企業管理者及有關人員應充分了解并掌握相關的信息化技術，將其應用到財務信息化建設中，以提高財務信息化的水平和質量。同時，企業還應積極關注信息化技術的發展趨勢，以便及時引入新的信息技術，提高財務信息化的效率和質量。第三，保障財務信息化系統的安全。財務信息化建設需要重視財務信息化系統的安全。企業應建立完善的信息安全保障體系，以確保財務管理信息系統的安全、穩定運行。同時，企業在開展財務管理信息系統應用培訓中，要著重增強員工的信息安全意識和安全防范水平，防范因為信息泄露而釀成不可挽回的經濟損失[5]。

（二）明確企業財務信息化管理分階段目標

信息化建設不是一蹴而就的，而需要分階段明確目標，逐步推進。一般可分為基礎建設階段、數據管理階段、業務流程優化階段和決策支持階段。第一，基礎建設階段。企業在這一階段需要著重解決信息技術基礎設施的問題，包括網絡建設、硬件設備購置、軟件系統部署等。這一階段的目標是確保企業具備基本的信息化條件，為后續的信息化管理奠定堅實的基礎。第二，數據管理階段。企業需要加強對數據的收集、整理、存儲和分析。這一階段的目標是建立統一的數據管理體系，提高數據的準確性和完整性，為業務流程優化和決策支持提供可靠的數據支持。第三，業務流程優化階段。在業務流程優化階段，企業需要將信息化技術與業務流程相結合，通過優化業務流程提高工作效率和質量。這一階段的目標是實現業務流程的信息化管理，提高企業的運營效率和客戶滿意度。第四，決策支持階段。在決策支持階段，企業需要利用大數據、人工智能等技術手段，對海量數據進行深入分析，形成數據分析報告，為決策者提供科學的決策依據。這一階段的目標是建立智能決策支持系統，提高企業的決策水平和市場競爭力。

（三）加快培養復合型人才

在財務團隊中，復合型人才不僅能夠高效地規劃財務制度和流程，統籌、協調各部門的工作，還能提升數據整合分析效果，以及發現業務流程中的風險點。這類人才不僅要有扎實的財務基礎知識，還應當對系統底層邏輯、流程節點控制以及相關業務操作有足夠的知識儲備。企業對于復合型人才隊伍的建設，可以采取從外部引進，或者針對重點財務人員采取定期定向培訓、交流培訓等方式。同時，企業對于核心業務骨干，應當匹配合理的薪酬、福利等激勵措施，防止人才流失。

（四）加強制度安排、流程控制及標準化建設

為達到應用財務信息化提升企業經營效率的目的，企業應當建立和健全符合企業戰略方向的財務制度和相關管理流程，并大力實施標準化建設。一是需要通過制度明確與系統各模塊所有相關部門的工作目標和責任，確保各部門人員明確自身工作職責，從制度層面解決部門之間互相推諉的問題，實現部門間的良好溝通與有效協調。二是企業要根據各項業務過程評估流程風險點及風險等級，針對風險較大的流程節點加強系統控制，如采取不相容職務分離、多級審批等措施，降低企業風險的發生概率[6]。三是大力實施標準化建設。統一的系統工作標準是確保財務管理信息系統數據質量的前提。一方面，企業需要通過制定標準化名稱、代碼和標準化工序及表單等工作，對各部門涉及的相同工作內容進行統一，以確保系統運行的穩定性、高效性、通用性以及數據產出符合總體質量要求。企業應當根據部門的特性進行分類管理，例如財務、業務、生產及人力資源等環節的工作標準或數據標準，都應滿足相應項目的需求[7]。另一方面，隨著企業戰略需求的變化以及者系統功能的升級，企業系統的工作標準也應當隨之更新、不斷完善。

五、結語

綜上所述，隨著數字科技的不斷進步，財務信息化對于機械制造企業的重要性也不斷提升。然而，部分機械制造企業在財務信息化應用中，由于存在管理理念落后、信息化建設目標不明確、財務人員數據整合分析能力欠缺、相關管理制度不健全等問題，導致財務信息化建設滯后。鑒于此，企業應在加強對財務信息化建設認識的基礎上，明確財務信息化管理的分階段目標，大力培養和引進復合型人才，加強相關制度安排、流程控制及標準化建設，以達到促進企業財務信息化應用的目標。