重大活動和重特大事件檔案管理工作的實踐與創新研究

摘要：重大活動和重特大事件的檔案管理工作不僅是對歷史的記錄，更是為未來事件提供科學參考的重要任務。檔案記錄的準確性、完整性和保密性，直接關系到其在決策科學性、社會記憶與文化傳承方面的功能發揮，尤其在應對突發事件、制定政策和保存文化中，檔案的獨特價值愈加凸顯。為了更有效地管理重大活動和重特大事件檔案，檔案管理部門積極創新實踐，優化資源收集、統計方法與管理模式，并拓展檔案資源的利用途徑，使其在現代社會中發揮更為廣泛的作用。

關鍵詞：檔案管理；重大活動；重特大事件；創新

DOI：10.12433/zgkjtz.20243542

課題項目 ：2024年度河北省檔案科技項目

課題項目名稱：重大活動和重特大事件檔案資源收集、統計、管理和利用創新研究

課題項目編號：2024-R-11

檔案管理作為社會發展進程中的重要一環，承擔著保留和傳承社會記憶、支持科學決策的重要責任。對于重大活動和重特大事件的檔案管理尤為重要，這不僅關系到社會的文化遺產保護，更在政治、經濟、教育等方面發揮著舉足輕重的作用。這些檔案能夠幫助后人了解當時的社會狀況、政策決策背景及應對突發事件的策略，從而積累經驗、減少重復錯誤，為現代社會提供具有深度和廣度的歷史依據。檔案的獨特價值在于其真實性和權威性，它為公眾提供了一個理解過去、展望未來的窗口。在社會發展日新月異的當下，創新檔案管理手段和方法，是確保檔案發揮長久效用的關鍵路徑，使其成為推進社會進步的重要工具和力量。

一、基于重大活動和重特大事件檔案管理工作的必要原則

（一）準確性原則

檔案管理的準確性是檔案記錄的首要要求，它直接關系到后續檔案的使用價值和可信度。重大活動和重特大事件檔案信息的準確性體現在內容記錄必須精確、事實呈現應符合客觀實際，避免誤導或曲解歷史。為此，檔案管理人員應確保在檔案收集、整理、存儲過程中杜絕信息偏差、遺漏或錯誤，特別是在信息來源和資料驗證方面嚴格把關。通過多重核查機制和嚴謹的管理流程，可以減少誤差的發生，提供真實可靠的參考資料，從而支持各類科學決策，尤其是歷史研究、政策制定等需要精準數據支撐的領域[1]。

（二）完整性原則

完整性原則強調檔案記錄的全面性，特別是在重大活動和重特大事件的檔案管理中，完整性不僅涵蓋事件的前因后果、關鍵節點和細節，還包括其產生的社會影響和輿論反應。檔案的完整性有助于形成系統的事件記錄，確保未來的使用者能夠從多角度深入理解事件的全貌。因此，檔案管理部門需健全檔案采集機制，從多元信息渠道獲取資料，如文件、圖片、音視頻和數據資料等，確保檔案內容覆蓋事件全過程。完整的檔案記錄能為歷史還原、學術研究以及社會公共教育提供豐富的素材，形成長效的社會記憶。

（三）保密性原則

保密性是重大活動和重特大事件檔案管理中不可忽視的重要原則，直接關系到信息安全和社會穩定。檔案記錄中可能包含國家機密、個人隱私及其他敏感信息，其不當泄露可能帶來不可預估的社會后果。檔案管理部門需嚴格按照國家法規和相關規定，設立分級保護制度，對不同等級的檔案進行合理的保密處理。在檔案存儲和調閱過程中，還需使用現代信息技術手段加強保護，如加密存儲、權限管理和審查制度等，以確保檔案信息在合法合規的基礎上得到妥善保存和合理使用。保密性原則的落實，既保障了檔案使用的安全，也為重大事件檔案的社會價值發揮提供了堅實的保障[2]。

二、重大活動和重特大事件檔案管理工作的影響

（一）推動決策的科學性

檔案管理工作對重大活動和重特大事件的科學決策具有顯著支持作用。檔案的準確記錄和系統化整理，為管理層和決策者提供了詳盡的歷史數據、事件背景及成功經驗，支持他們在類似情況下作出更加理性、客觀的決策。例如，在應對公共衛生事件、自然災害等突發情況時，檔案可以幫助領導者參考以往的應對措施和效果，分析成功與不足，從而制定更具針對性、操作性強的應急方案。通過檔案記錄所形成的歷史參考，可以有效減少決策失誤，提升決策的效率和科學性。

（二）增強社會記憶與文化傳承

檔案管理工作在維護社會記憶和傳承文化方面發揮著不可替代的作用。重大活動和重特大事件的檔案不僅記錄了社會發展過程中的關鍵事件，還保留了特定時期的文化特征、社會風貌和集體記憶。通過檔案的長期保存，后人能夠深入了解特定歷史階段中的社會動態、政府行為和民眾反應，這對于研究歷史、了解時代變遷具有重要價值。同時，檔案記錄為現代人乃至后代提供了文化認同和歷史教育的重要資源，幫助社會在不斷發展中保持對文化根基的認知與尊重。

（三）提高突發事件應對能力

在應對突發事件時，檔案管理工作的優勢尤為明顯。重大活動和重特大事件的檔案信息積累了豐富的經驗教訓和應對措施，為應急管理部門在危機中提供可借鑒的方案和操作細節。檔案中的數據分析和記錄的應急流程，有助于指導相關部門在時間緊迫的突發事件中迅速響應，提高反應速度和處理效率。例如，在自然災害、公共衛生事件等危急情況下，檔案可以提供資源調配、人員安排及危機處理的歷史依據，幫助相關部門形成科學、系統的應急預案，以實現精準應對和減少損失[3]。

三、重大活動和重特大事件檔案管理工作的創新實踐

（一）機制上，建立事件響應型收集網絡

1.構建“平戰結合”的組織架構

針對重大醫療事件檔案收集的時效性需求，需建立常態化與應急狀態有機銜接的管理機制。在常態期，由分管院長牽頭組建應急檔案專班，重點完成“重大活動、重特大事件檔案收集預案”，明確不同事件類型的響應等級與操作流程；融合常態工作，組織科室檔案聯絡員開展專項培訓，對特殊場景下的檔案采集要點；預先儲備檔案收集物資，包括便攜式掃描儀、防水文件袋等。當有重大活動和重特大事件時，專班成員需攜帶裝備進駐應急指揮部，按“橙色”“紅色”等預設預案開展定向采集，爭取在短時時內即完成傷病員身份信息、急診記錄、應急物資調配單據等，并同步完整歸檔，為后續跟蹤及事件溯源奠定基礎。

2.實行“三同步”建檔規范

一是“時間同步”，要求臨床救治與檔案生成無縫銜接，如搶救記錄需在處置結束后30分鐘內完成打印、簽字及封存，杜絕事后補記導致的時序混亂。二是“空間同步”，強調在一線救治單元建立臨時歸檔點，如在急診搶救室配置防火防潮檔案箱，護理人員每完成如氣管插管、輸血等操作后，即刻將記錄表投入箱內，由專班人員每小時集中處理。三是“載體同步”，即關注多形態檔案的協同留存，除傳統紙質文書外，監護儀波形數據、手術視頻錄像、患者隨身物品（如破損衣物）等均應編號歸檔。

3.開發事件專屬采集工具包

為提升現場采集效率，建議配備標準化應急采集裝備：一是定制多功能醫療應急檔案采集箱，內置防水文件袋、便攜式高拍儀、預印編號貼等；二是編制《數據采集表》，強制記錄事件關鍵節點，通過人員追蹤表鎖定責任鏈條；三是推行“一患一檔”電子標簽系統，將患者腕帶二維碼與電子檔案關聯，護理人員通過PDA掃碼即可快速調閱歷史數據。

（二）設備上，創建事件數據中樞與統計升級

1.業務上設計事件專屬編碼體系

面對重大事件檔案的復雜性與時效性要求，需建立標準化編碼規則以提升統計效率。建議采用“MED—事件類型—年份—序號”編碼結構，在HIS系統中增設專用字段，實現事件檔案的快速檢索與聚類分析；同時開發適配基層操作的Excel統計模板，預設救治人次、物資消耗量、平均處置時長等核心指標計算公式，護理人員僅需錄入原始數據即可自動生成統計報表，確保應急狀態下工作人員可獨立完成突發事件數據初篩。

2.技術上搭建事件數據駕駛艙

基于醫院現有信息化基礎，可在HIS系統內擴展建設事件數據可視化平臺。通過對接急診分診、藥房庫存、設備管理等模塊，實時呈現資源態勢（如空置床位、防護物資存量）、處置進度（如危重患者周轉時長）、人員負荷（如醫護在崗時長預警）三大關鍵動態。特別是需要建立跨科室數據核驗機制，例如將護理部的體征記錄與醫技科室的檢驗結果進行自動比對，發現矛盾數據即時彈窗提醒，也便于后續推動全院設備時間校準專項整改。

3.行動上實施動態風險評估

建立檔案質量管控的雙重防線。一是開發完整性預警模型，按需設置檢測規則，每日自動掃描新增檔案并生成缺陷清單。二是推行紅黃牌警示制度，單個事件檔案出現3處以上關鍵數據錯誤即掛黃牌整改，累計2次黃牌升級為紅牌并通報責任科室。每季度聯合臨床科室開展檔案復盤，采用“雙盲法”還原處置流程：一組根據原始檔案推演救治步驟，另一組依據實際參與人員口述繪制流程圖，二者差異點即為改進方向。

（三）安全上構建事件檔案保護鏈

1.實施分級保密管理

針對重大事件中患者隱私、病原體數據等高敏信息，需建立差異化管控機制。首先制定《檔案密級劃分標準》，將檔案分為公開、內部、機密三級：普通救治流程列為內部級，存儲于常規檔案柜；患者基因數據、傳染病毒株檢測報告等納入機密級，電子版存至內網隔離服務器，紙質件放入雙鎖保險柜。對外提供檔案時嚴格執行去標識化處理，如在檔案調閱流程中，要求隱去患者身份證號后四位，住址僅保留到街道層級，實現“數據可用不可見”。

2.建立容災備份體系

重大事件檔案的不可再生性要求構建多重防護網絡。采用“3-2-1”備份策略：每日將電子檔案同步至本地服務器、移動硬盤及河北省政務云，每周對核心數據制作藍光光盤離線備份。針對紙質檔案，在庫房配置長續航的應急供電智能檔案柜，確保突發停電時溫濕度監控持續運行。組織開展“斷網應急”主題演練，模擬HIS系統癱瘓場景，測試手工調檔能力，驗證基礎保障能力。

3.完善法律合規審查

構建從使用到銷毀的全流程合規框架：一是設計《事件檔案使用授權書》，明確臨床研究僅可調用脫敏數據，媒體報道不得引用患者面部影像；二是設立第三方調閱“雙簽字”制度，如某媒體申請調取礦難救援檔案時，需經分管院長、紀委書記聯合審批，并由法律顧問審核措辭；三是建立敏感數據銷毀鏈，過期檔案經高壓滅菌處理后，由監銷小組現場確認粉碎，實現“銷而有痕”。

（四）衍生價值上打造事件知識資產

1.建設應急培訓案例庫

重大事件檔案是提升醫療應急能力的核心資源。建議從處置流程完整的檔案中篩選典型案例，制作適用于常規學習與演練的仿真課件。例如利用醫院現有投影設備搭建虛擬演練場景，如群體傷分診系統可模擬爆炸傷員的批量檢傷流程，新入職醫師通過手柄操作完成分診決策。依托醫院黨建，開發“檔案微課堂”，制作真實事件案例短視頻，并將學習納入醫師考核體系。

2.創新公眾參與模式

通過檔案開放增強社會健康認知。以“5·12”護士節為奇跡，舉辦醫療檔案開放日。社會群眾可提前申請院內閱覽實物檔案；組織社區《生命方舟》等紀實片觀影活動。另外還可以針對檔案缺失問題，開通線索征集通道，借助群眾力量完善醫院重大活動及重特大事件的檔案，經鑒定后可給予提供者免費體檢套餐等獎勵。

3.推動區域聯防應用

打破“信息孤島”需構建共享機制。醫院可結合檔案課題項目，編制《京津冀重大醫療事件檔案共享目錄》，按“事件類型—發生時間—關鍵要素”三級分類，納入2018年禽流感、2021年暴雨災害等12類檔案索引。可爭取與唐山抗震紀念館實現合作建設，補充醫院主體的檔案數字化。還可以與疾控中心搭建數據共享，參考“重大活動與重特大事件”的定義任務場景或關鍵詞，如突發公共衛生事件、大規模傷亡救治、重大醫療保障任務等，新增歷史檔案數據，充沛資源庫。

四、結束語

重大活動和重特大事件的檔案管理工作在當今信息化和多元化的社會環境中，已不僅僅是對歷史的記錄，更是一項服務于未來發展的重要任務。通過準確性、完整性和保密性等原則的嚴格把控，檔案資源得以高質量的保存與利用；通過管理模式的創新、統計方法的優化和收集機制的改進，檔案的應用價值被不斷提升。尤其在實踐中拓展檔案利用途徑，使檔案不再局限于靜態的記錄，而是成為支持科學研究、教育培訓和公共服務的重要資源。未來，隨著技術的進一步發展和社會需求的多樣化，檔案管理工作將繼續朝著更加智能化、開放化和高效化的方向前進。只有持續探索和創新，檔案資源才能在時代進步中發揮更加廣泛而深遠的作用，為社會發展和人類進步提供更加持久的支持和服務。

參考文獻：

[1]王海濱.重大活動和突發事件檔案資源建設與開發利用研究[J].中國檔案，2024（10）：54-55.

[2]李雨欣.重大活動檔案管理的關鍵要點：以北京奧運檔案為例[J].山西檔案，2024（02）：97-99.

[3]周麗云，陳光福.《重大活動和突發事件檔案管理辦法》背景下重大體育賽事檔案資源體系建構[J].山西檔案，2024（04）：173-176.

（作者單位：唐山市工人醫院）