高校教務檔案管理工作的功能作用及改進措施

文/鄭青

教務檔案可為教育管理的有效實施提供依據，并為管理決策提供參考，在學校教學質量評估中發揮重要作用。教務檔案管理是高校管理的基礎性工作之一，對高校教學質量與管理水平提升乃至教學發展具有重要意義。但是，教務檔案管理工作也面臨一些問題需要改進。

高校教務檔案管理工作功能作用

為教學管理提供支撐。教學管理是高校教學管理的中心，教務檔案管理則是教學管理活動得以科學有效實施的一個重要基礎，旨在為教學任務順利開展以及教學質量提升提供保障。教務檔案內容包括既往教學質量的記錄與反映，有的還包括學生反饋信息。教務檔案在教學質量評估中至關重要，良好的教務檔案管理可為教學質量評估分析、監控以及提升創造有利條件。

學習資料功能。在實際管理中，教務管理人員需要基于實際情況不斷改進與完善自身工作方法與手段，提升工作效率與效果。其中較為重要的便是吸收已有的成功管理經驗與方式，為己所用，而教務檔案中的教育管理資料與經驗可作為學習資料使用，便于教務管理人員教學活動（如教學計劃以及考試安排、課程安排等）的有效全面開展。對于新進管理人員而言，還可借助教務檔案學習借鑒經驗。

查閱憑證功能。高校檔案包括教務檔案、科研檔案、學生檔案、人事檔案等，其中教務檔案是對學校教務管理運營的一種記錄。教務檔案管理是高校檔案管理系統的重要組成部分，由于教務檔案具備其他信息所不能替代的功能，因此可提供有效憑證。如教師在指導教學科研時需了解往屆課程情況、教務任務起草的相關材料，或者處理問題時借鑒歷年任課情況與學生學習情況，均需查閱相應的教務檔案。

為校務決策提供依據。教務檔案涉及教師、學生及教務人員相關的真實信息記錄，是學校教學管理相關情況的歷史記錄，包括具體實施情況、經驗教訓等，可為教師與學生提供真實可靠的憑據，為教務活動、教學決策、教學改革方案制定等提供全面且有力的信息支撐。

服務支撐功能。檔案管理實質是服務高校各方面建設的，如教學、科研、文化及管理等方面的建設，基于教務檔案可直觀地對高校發展歷程進行了解，結合以往經驗及時改進現有工作。

高校教務檔案管理存在的不足

工作人員綜合素質待提升。教務檔案管理工作不僅要求具備相應的電腦操作技能和檔案保管能力，還需要具備一定的教學管理經驗。而在實際管理工作中，部分人員綜合素質并不能很好地滿足現實工作需求，一些檔案管理人員會同時兼任其他教務或者行政事務，時間、精力有限，容易導致其對教務檔案管理不夠重視。

檔案歸檔不及時。部分高校在教務檔案管理過程中存在歸檔不及時的問題，容易忽視未及時歸檔的資料，導致資料收集不完整，這會影響資料存儲與使用，不利于保障教務檔案信息的全面性。隨著學校教學的發展，相關文件數量增長，使教務檔案管理工作難度增加，不僅文件來源渠道較為分散、形式多樣，一些新資料歸檔范圍及歸檔要求難以準確界定，增加了收集難度，從而影響教務檔案信息收集的完整性。

檔案開發利用度不高。教務檔案價值中的一個重要體現便是檔案管理開發利用程度，而實際管理中教務檔案開發利用程度略顯滯后。一方面，檔案材料中紙質文本占較高比重，形式相對單一。雖然已經開展信息化建設，但仍在推進完善中，而檔案運用方面也未完全將教務檔案中記錄內容及反映出的信息完全轉化為有效的信息資源。另一方面，部分高校尚未全面推進館藏檔案數字化、信息化，仍需手工進行檢索，效率較低。

高校教務檔案管理工作改進措施

從思想上加深認識。教務檔案管理工作是比較繁雜且關注細節的基礎性工作，具有學習資料、查考憑證等方面的功能，可為教務決策、教學管理提供重要支撐。教務檔案的功能價值是需要通過對其管理來實現的。這就需要高校管理層從思想上重視教務檔案管理工作，加強宣傳，使大家充分認識到教務檔案的價值，積極配合，便于教務檔案管理工作的有效開展。開展教務檔案管理工作需將責任落實到個人，增強其管理責任意識，重視管理工作，必要時可設置專門工作小組負責分析處理教務檔案管理工作遇到的各種問題，確保相應規劃落到實處，增強教務檔案的業務指導價值。

完善管理制度。教務檔案具有周期性、專業性以及程序性，需要制度予以保障，完善的管理制度是教務檔案管理工作得以科學有效實施的制度基礎，對此，需要就現有相關管理制度進行完善。第一，完善檔案收集相關制度。如教務檔案材料收集應包括事前介入、事中參與等不同環節，確保檔案能夠統一管理；在對收集的檔案進行管理時，應根據具體檔案材料性質特征、類型等進行整理分類與歸檔。第二，教務檔案以教學管理和實踐過程中形成的文件材料為主要內容，其中的二級類目應全面，除了學籍、招生、畢業生、課程教學和教學實踐以外，還包括學位與綜合等多個模塊內容。對于上述二級類目還需根據需要設置必要的三級類目，如在課程教學、教學實踐下細分兩個三級類目，將實驗與理論教學四級類目歸屬到課程教學，而將實習、畢業論文、科研訓練、競賽等四級類目歸屬到教學實踐中。第三，實施責任制，明確專人負責教務檔案管理。一方面，通過監督督促教務檔案管理人員遵循制度規定完成管理任務，及時發現管理中存在的問題與不足；另一方面，借助合理的考核評估管理人員工作情況，適時調整。

推進信息化建設，實現管理現代化、信息化。邁入信息化時代，思維方式、工作方式發生了翻天覆地的變化，各行各業都在推進信息化建設，高校管理工作也應如此。要及時更新管理理念，革新傳統管理模式，從而順應發展趨勢，適應檔案管理現代化與信息化需求。在教務檔案管理過程中積極引入計算機技術，更新現有技術設備，完善基礎設施建設。檔案中的紙質文本較為直觀但存放管理成本高，而電子檔案便于查找、使用管理效率高，因此，各類教務檔案存檔應注重紙質文檔與電子文檔配置合理，搭建能夠實現二者同步管理的信息化平臺，梳理檔案信息，進行統一編碼管理。

提升教務檔案開發利用程度。教務檔案只有開發利用方能發揮其價值。對此，應重視對教務檔案的利用，檔案管理與利用要二者并重，而不是讓管理流于形式。要始終堅持管理促進利用、利用推動管理改進的教務檔案管理工作開展原則，逐步改變傳統的檔案管理觀念，將教務檔案納入教學管理運行體系，逐步向教學管理過程的各個環節滲透。

加強管理人員培訓。隨著管理信息化、現代化建設的推進，對教務檔案管理工作也提出了更高的要求。而實際教務檔案管理人員通常兼任其他職務，這使得管理人員綜合素養與實際管理需求存在一定差距。對此，需要通過培訓等方式不斷提升教務檔案管理人員綜合素養。培訓內容涉及專業檔案管理理論與技能、信息化操作技能等，通過系統全面培訓提升檔案管理人員的專業水平，確保人崗適配，為管理工作質量提升奠定良好的基礎；組織開展業務學習交流會及專題講座等活動，并由檔案管理專家針對管理人員進行培訓交流。此外，教務管理人員也應主動加強學習，提升能力，既包括思想認識的提升，也包括業務能力的提升（如計算機網絡技能等）。

教務檔案是高校檔案體系的重要組成部分，教務檔案管理對教學管理乃至學校管理具有積極作用。如今，對高校管理包括教務檔案管理提出了更高的要求，為了充分發揮教務檔案價值和作用，需要針對現有問題從各方面努力提升效率與質量，從而充分發揮教務檔案管理工作的作用，更好地為高校管理與發展服務。