財務報銷“云服務”的研究與應用

衛詩白?曹珊

近年來信息技術已然成為促進經濟發展和社會進步的主導力量。信息技術提供的巨大能量推動了財務事業的快速發展，高校財務領域在網絡環境下發生了深刻的變革，研究網絡環境下的高校財務信息化具有較強的現實意義。目前，高校財務管理存在資源配置效率不高、信息不對稱等較明顯的短板，導致財務管理在學校綜合治理中未能發揮積極的作用。特別是各類報銷業務量飛速增長與傳統財務處理方式之間的矛盾日益突出，先后試圖通過延長工時、預約叫號、分類別差異化報銷等手段解決矛盾，但效果很不理想。為此，S高校通過走訪調查并深入探究，決定以解決“報銷難”為切入口，從解決師生報銷難出發，全面梳理、簡化辦事流程，構建財務報銷“云服務”場景。

一、背景描述

（一）改革背景

S高校設有25個部門，15個二級學院。現有全日制在校學生1.6萬余人，教職工1900余人。隨著學校經費收支總量日益增長，排隊報賬人數劇增，傳統的財務處理方式已無法滿足師生的需求。通過全面梳理、簡化辦事流程，S高校進一步提升財務服務水平、優化服務措施，提升服務效率，落實“最多跑一次”，借助推進數字化改革的契機，以“數字賦能、服務提升”為理念，建設新一代財務信息化系統，啟動了財務報銷“云服務”。

（二）需求分析

1.信息化系統互通性不足。隨著部門預算、國庫集中支付、政府采購、預算外資金收支兩條線管理等財政體制改革的先后推行，再加上近幾年會計制度的接連變革，雖然財務部門每年都對軟件進行升級，也開發了若干獨立的應用系統，但是“信息孤島”仍然存在，技術壁壘無法徹底打破，系統之間沒有預留接口，互聯互通性不足。

2.信息化服務能力不強。近年來，財務報銷均通過線下操作，較多地依賴人工審核，流程相對冗長。同時，預算控制以紙質經費本管理為主，預算控制精細化程度相對較低，無法對現有數據做更深層次的剖析。大多數財務人員具備扎實的財務工作能力，但信息化知識和相關技能培養欠缺，在系統開發及使用、維護過程中容易出現偏差，降低了信息化系統應用的準確性。

3.財務部門亟需優化報銷流程。根據學校經費使用特點，下半年進入經費報銷高峰期，師生在報銷過程中經常會遇到“排隊長”“等候久”“簽字煩”等問題，亟需財務部門優化報銷流程，推行信息化改革，提高辦事效率。

二、總體設計

（一）總體思路——財務信息化建設總體目標

1.積極響應學校“最多跑一次”改革的實施。通過進一步推進財務信息化建設，解決師生在財務報銷過程中普遍反映的多次跑、等候時間長等問題。

2.努力滿足師生對提升財務服務能力和水平的需求。深入謀劃財務管理信息化應用的優化，再造信息化背景下的報銷流程；主動運用信息技術促進高校財務管理標準化、規范化，減少因不同服務人員對政策把握、報銷口徑不統一導致的混亂。

3.充分利用互聯網平臺的優勢。加大學校各部門的業務數據之間、業務數據與財務數據之間的關聯度，提高數據流應用的深度和廣度；充分利用財務信息化、數智化建設，提高為學院（部處）服務廣大師生的能力和效率。

綜上所述，建成具有網上自助報賬、自助投遞機、網上經費查詢、“一門式”服務平臺等功能較為完整的財務管理信息化系統迫在眉睫。

（二）財務信息系統的應用

S高校財務信息系統的總體建設目標是搭建一個完整統一、技術先進、高效穩定、安全可靠的財務管理集成平臺系統。通過建立財務信息系統加強與學校其他業務系統的互聯互通與信息共享，提高資源合理配置與優化，提升財務管理的效率和決策水平，更好地為廣大師生員工服務。

1.信息流的規范與集中

隨著信息技術在學校內部使用的日益深化，信息在學校管理決策中發揮著越來越重要的作用。建立管理信息系統首先需要定義學校基礎信息的標準，以支持各業務部門實現信息共享，為領導決策提供支持。

2.支持管理變革

日新月異的管理思潮、激烈的高校競爭導致學校管理理念和管理模式不斷變化和創新，所以對系統必須有柔性的設置與剛性的控制。也就是在學校管理模式變化時能以較低的成本快速轉變，一旦確定了管理方式就能保證堅決地執行。

3.滿足新的需求

在信息技術和管理模式的快速變革中，信息化在學校日常管理運作中體現的作用也在不斷深化。軟件升級迭代，對財務管理提出了新的需求：（1）加快前臺報賬速度、提升準確率；（2）項目嚴格按下達的預算（使用預算模板）執行；（3）按照財政部門的要求執行國庫集中支付，做到學校項目與國庫項目的關聯；（4）實現無現金報賬，減少現金流量；（5）實現財務系統與其他系統的無縫連接等。

4.技術平臺先進性

每一次高校改革必然對學校管理模式產生巨大的影響。信息化的高速發展促進了管理模式的變革，新的管理模式也需要信息技術的支持，兩者相輔相成，密不可分。為此，學校應當考慮如何充分運用最新的信息技術，搭建發展前景良好的技術支撐平臺。

三、應用過程

（一）開展調研，明確需求

在網報系統實施前期，學校領導帶隊分批次考察調研了兄弟高校，汲取財務信息化建設經驗；針對師生報銷體驗感差的問題，協同相關職能部門共同研究財務信息化系統的可行方案；多次召開財務部門專題會議，研究討論財務信息化工作；與財政相關部門溝通討論系統對接，聚焦重點難點問題，靶向發力，集中精力抓應用場景工作進度。

（二）重塑流程，推進實施

1.整合財務系統，簡化報銷流程。將薪酬管理、銀行對賬等系統與網上預約報賬系統整合，避免報銷人員登錄多個系統操作；完成日常報銷、差旅費報銷、借款等模塊系統標準設置，以更清晰、直觀的文字呈現需要報銷的內容，避免非財務人員對報銷項目產生理解偏差，提高報銷速度。

2.梳理審批程序，設計線上審核流程。對各部門審批額度內的經費采取線上審批程序。對于超額度部分的經費實行財務一支筆（線下線上雙簽）和分管校領導網上審批。同時，完善手機端網上查詢與審批流程。

3.打造“云服務”平臺，上線網上報銷系統。面向全校師生推出財務報銷“云服務”。該應用已實現網上報銷、審批、投遞、實時物流監控等全流程網上報銷，有效地解決了“排隊長”“等候久”“簽字煩”等問題。

（三）加強培訓，指導服務

1.開展系列培訓。完成了對財務人員的網報平臺使用培訓、各功能模塊使用培訓及信息管理員培訓。由財務人員分批次對各學院開展財務信息化的專題宣講培訓，并為各學院提供點對點的指導服務，盡量減少退單的情況，改善財務網報體驗感。

2.搭建知識庫，精準解決問題。編寫網上預約報銷流程圖、網上預約報銷程序、登錄系統操作指南。對網上預約報銷中常見的系統登錄、電子發票認證、校外人員酬金信息維護、查詢等問題以及常用的表單，如銀行聯行號等公共信息分類歸集后發布在網報系統、部門網站、公眾號等平臺，并及時對其中的內容作更新補充，為師生解決問題提供更為高效便捷的方法。

（四）不斷提高財務管理水平

1.報銷無等候。經辦人員可通過校園網數據服務大廳或者財務處網頁登陸網上預約系統，根據報銷內容選擇業務大類，按規范要求分別填寫預約單。審批流程完成后，打印預約單。上線電子發票認證功能，與稅務系統聯網即可實時驗證發票真偽，同時避免重復報賬，以最簡化的方式解決電子發票報銷管理難題。

2.審批無紙化。各級審批負責人通過審批系統可實現隨時隨地審批，從而解決了“簽字煩”的問題。審批負責人收到財務綜合系統發送的“待審批”消息提示后，審閱經辦人提交的單據，查看完整的報銷材料，包括基本信息、電子發票認證、附件明細等內容，點擊同意審核完成。經辦人員可通過電腦端點擊“審批日志”，實時查看“審批進度”。

3.投遞無聚集。S高校設置了多個投遞點，實現7×24小時接單。報銷人員將報銷單整理好后裝入對應投遞袋，掃描預約單上方的條形碼，掃碼完成后，將投遞袋投入自助柜，整個投遞流程就完成了。財務處工作人員通過物流系統即時掌握投單情況，即時取單。經過掃碼、核對后，再將預約單分配到各財務人員。

4.查詢實時化。查詢流程實現了經費查詢實時化、預算控制精細化的目標。財務管理系統要依托互聯網在保證安全的前提下運行，實現各校區師生均能在移動互聯網上開展財務報銷、申報酬金和項目管理、數據查詢等功能。使用移動客戶端（如：手機、平板電腦等移動設備），更加實時高效、方便快捷。

5.管理精細化。結合學校工作實際，在軟件功能上逐步實現精細化管理，即“一套管理系統，分戶核算管理”。強化決策分析功能，加強資金統籌使用管理，建立年度經費核對確認工作機制，不斷提高財務管理水平。

四、取得的成效

上線網上審批功能后減少了反復跑腿的現象，縮短了審批時間，提高了報銷效率。S高校在此過程中解析重構原有報銷業務流程，并結合網上報銷系統重新規劃權限分配，制定不同類別的審批流程，各項單據的填寫和審批流轉都能夠在網上完成操作。

（一）高效服務

網上審批最顯著的優點就是高效。特別是對于高校而言，審批層級多，常常需要經手多個部門，因此審批時間較久。特別是在審批人出差時，審批事項就會被拖延。線上審批可以實現隨時隨地審批，同時通知多級審批人和報銷人，大大縮短了審批時間，充分發揮了網上報銷系統的價值。

（二）安全機制

每名報銷人員或簽批人員都需經過學校的統一身份認證進入系統。每個審批步驟只能由具有相應角色權限的用戶處理。監督人員在監督項目范圍內具有瀏覽權限，把制度與制衡的因素嵌入到流程中，在一定程度上規避了經費被冒簽帶來的風險，為審批工作提供了安全保障。

五、經驗總結

經過實施財務信息化建設，學校財務管理信息化系統實現了網上自助報賬、自助投遞、網上經費查詢、一站式服務等功能。網上預約報賬模式優勢明顯，可以有效緩解當前高校報銷壓力大、報銷流程復雜、報銷周期長的問題。但是受各種主客觀因素的影響，同時隨著國家會計檔案電子化政策的出臺及各類財務數據統計的需求日益增多，目前財務管理還有以下問題需要進一步解決：

一是升級財務系統，實現財務報銷智能化。智能財務報賬系統以業務為驅動，教職工可在手機或PC端隨時隨地提交和審核業務申請，快速創建準確、合規的預約單。通過手機掃描票據，自動識別票據信息，智能填寫報銷內容。在業務申請過程中可進行智能提醒提示教職工需要提供的附件資料，避免事后退回補充，最終實現一次投遞或零投遞。填報的信息提交前經過內控檢查，符合內控管理要求。智能審核，審核重點突出，提升會計核算工作的質量，提高財務報銷的工作效率。

二是通過模塊優化實現會計檔案管理電子化。結合憑證檔案工作電子化的要求及學校實際業務需要，財務報銷面臨亟需解決的電子發票（票據）報銷問題，優化電子發票（票據）報銷、入賬、歸檔全過程報銷體驗，支持采集電子發票PDF版式文件電子原件直接進行報銷、入賬、歸檔，無需打印。電子會計憑證的傳輸、存儲安全、可靠，對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發現；使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數據。能夠按照國家統一的會計制度完成會計核算業務。能夠按照國家檔案行政管理部門規定的格式輸出電子會計憑證及其元數據，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序，且能有效防止電子會計憑證重復入賬。電子會計憑證的歸檔及管理符合《會計檔案管理辦法》（中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號）等要求。實現會計檔案管理全面電子化是財務管理的主要趨勢。

結語：

高校要充分認識到互聯網帶來的便利和挑戰，利用信息化使財務工作獲得更大的便利與進步。“云服務”的全面應用能夠顯著改善財務管理體系的運作效果，有著較大的應用潛力。通過以上舉措能夠讓更多高校在相對短的時間內實現財務信息化場景建設，為各部門之間財務信息的暢通共享提供有力保障。