運用ERP 管理系統提升企業全面預算管理水平研究

◎文/羅元佼

企業借助ERP 管理系統能夠實現全面預算管理水平的提升，對于降本增效、減少資源浪費、實現人員和資金的合理利用具有重要作用。 現階段，企業的全面預算管理工作已經取得諸多成效，但是，隨著數字經濟的發展，對企業全面預算管理提出了更高的要求， 企業管理者和相關部門應在現有基礎上， 借助ERP 管理系統實現全面預算管理工作。

一、企業預算管理信息化概述

（一）ERP 管理系統簡介

ERP（Enterprise Resource Planning）是企業資源計劃管理系統的英文縮寫，是一種集成化的管理軟件系統，旨在幫助企業高效管理其業務流程和資源。 該系統整合了企業各個部門，包括生產、供應鏈、銷售、采購、庫存、財務等，并通過實時數據共享和通信，使企業能夠更加智能化和高效化地運營。 通過調度和優化資源，ERP 管理系統可以幫助企業實現高效的生產計劃和控制， 從而減少生產和交付時間。 ERP 管理系統可以與供應商、分銷商和合作伙伴進行實時連接，實現供應鏈的可視化和優化，從而降低供應鏈成本，提高供應鏈的響應速度和靈活性。 ERP 管理系統可以實時跟蹤和管理企業的庫存水平、 批次和成本，從而幫助企業實現庫存的最佳化。 通過集中管理采購需求、供應商合同和交付跟蹤等，ERP 管理系統可以幫助企業降低采購成本，提高供應鏈的可靠性和穩定性。 在自動化和集成化的流程下，ERP 管理系統可以幫助企業減少重復工作和人工錯誤，從而提高工作效率和生產效率。通過實時數據共享和通信，ERP 管理系統可以提供一個協同和合作的平臺，促進不同部門之間的合作和溝通。

（二）企業全面預算管理內涵

企業全面預算管理是指通過制定、 執行和監控預算來管理企業的財務和經營活動， 是企業管理的重要組成部分，旨在提高企業的決策質量和效率，確保企業順利實現戰略目標。 首先，企業全面預算管理是一種全面、系統的預算管理方法，包括財務預算、營運預算、投資預算、資金預算等多個領域，而傳統預算管理更注重財務預算，主要關注企業的財務狀況和財務目標。 其次，企業全面預算管理更加注重與企業的戰略目標和長遠規劃的統一，應將預算納入戰略管理和績效評價體系中。 企業全面預算管理通過對各個預算領域的細化和整合， 確保各項預算能夠與企業的戰略目標一致， 為企業的戰略決策提供支持， 而傳統的預算管理更多地關注企業日常經營活動和短期目標的實現。 最后，企業全面預算管理更加強調預算的靈活性和動態性，倡導預算的實時監控與調整，根據外部環境和內部變化對預算進行靈活調整， 以保持預算的準確性和有效性， 而傳統的預算管理更多地采用靜態預算，一般只在年初編制一次，很難適應快速變化的市場環境和業務需求。

二、企業通過ERP 管理系統進行全面預算管理的重要性

首先， 通過ERP 管理系統進行全面預算管理可以提高預算的準確性和及時性。 傳統的預算管理往往依賴于手工輸入和復雜的表格，容易出現數據錯誤和延遲。 ERP管理系統可以將各個業務部門的數據進行集成和自動化處理，減少了數據錄入的錯誤幾率，提高了數據更新的速度，使預算的制定更加準確和及時。 其次，ERP 管理系統可以實現全面的預算控制和預警機制。 通過ERP 管理系統，企業可以設置各種預算指標和控制點，監控預算執行情況，及時發現預算偏差并采取相應的措施。 預算控制和預警機制的實施可以幫助企業及時調整經營策略， 避免預算超支或資金的浪費，保持企業財務穩定和健康發展。再次，ERP 管理系統還可以提升預算管理的效率和信息透明度。通過ERP 管理系統，企業可以集中管理各個業務領域的預算數據， 實現統一的預算編制、 審核和報表生成，降低了預算管理的復雜性和工作量。 同時，ERP 管理系統可以提供實時的預算信息和報表， 幫助管理層做出更加明智的決策，促進各個部門之間的協作和信息共享。

三、企業預算管理信息化轉型過程中存在的問題

（一）財務部門綜合性人才匱乏

財務部門預算管理人員缺乏對信息技術的深入理解和應用能力，對于企業信息系統的基本原理、架構和功能了解有限， 難以與IT 部門進行有效的溝通和合作。 在預算管理信息化轉型過程中， 財務部門預算管理人員常常需要處理大量的數據，并進行深入的分析和挖掘。 然而，由于缺乏相關的技能和工具， 他們往往無法通過與其他部門溝通協作實現從數據中提取有價值的信息， 并將其轉化為對企業的決策支持。 與此同時，由于缺乏系統集成的知識和經驗， 財務部門無法高效地與其他部門實現價值觀念的統一，導致信息孤島和流程斷裂的問題。 除此之外， 預算管理人員可能缺乏足夠的創新和突發問題解決能力、對新型信息化工具和系統應用不熟練、不了解如何使用相關技術和軟件、 無法針對預算管理過程中出現的問題和挑戰提出有效的解決方案等， 最終導致預算管理信息化轉型效果不佳。

（二）企業整體業務流程不規范

企業業務流程不規范可能造成數據錄入和處理不準確和不完整。 預算管理信息化轉型需要準確的數據支持，但如果企業業務流程存在問題， 預算管理人員很難獲取準確和完整的數據， 從而影響預算編制和執行的準確性和有效性。 企業預算與實際業務計劃之間存在脫節現象，預算沒有參考和融入到業務計劃中， 導致預算無法為企業業務發展提供有效的指導和支持。 企業在預算管理過程中缺乏有效的信息系統支持，導致預算數據的匯總、分析和報告工作較為繁瑣，難以實現全面預算管理的要求。在預算執行和績效評估之間缺乏有效的銜接，預算執行的結果與實際績效之間存在差異，無法對預算執行情況進行準確的評估和反饋，影響了預算管理的效果。 此外，預算管理信息化轉型需要財務系統與其他部門的信息系統進行集成，如果實際實施流程不規范，可能會出現數據傳遞錯誤、系統接口不兼容等問題，導致信息系統集成受阻。

（三）預算管理信息化建設投入不足

企業可能對預算管理的重要性和效益存在誤解，認為只需進行基本的預算編制和審核即可， 對信息化建設的投入不夠重視。 若投入不足，可能導致企業使用過時或不適用的技術設備，在只考慮短期目標的情況下，企業可能會選擇通用的軟件系統， 無法滿足有關部門或特定的預算管理需求， 導致無法滿足預算管理信息化建設的要求。 企業可能將有限的資源主要用于生產、營銷等與收益直接相關的領域， 忽視了預算管理信息化建設的必要性和價值。 投入不足可能會導致企業缺乏相關的信息技術人才，無法有效推進預算管理信息化建設，降低預算管理的效率和準確性。 預算管理涉及企業的財務數據和敏感信息，因此，預算管理信息化建設需要投入足夠的資源來建立安全和保密的系統和措施。 然而，受限于現有預算管理系統的功能， 企業可能無法建立完善的安全和保密措施，導致信息泄露和管理風險增加。

四、企業運用ERP 管理系統提升全面預算管理水平的策略

（一）完善ERP 管理系統

首先，加強需求分析。企業在構建ERP 管理系統前要明確自身需求，包括預算管理具體內容、目標和需求以及系統所需的功能和特性。 此外，還需要考慮企業規模、行業特點、組織結構等方面，以確保系統能夠滿足企業的實際需求。 其次，重視系統選擇。 企業要根據自身需求和預算管理特點選擇適合的ERP 管理系統。 在系統選擇過程中，可以通過市場調研、系統評估和對比等方式，了解不同系統的功能、性能、可靠性、適用性和售后服務等方面的情況，從而選擇最適合企業的ERP 管理系統。 再次，強化系統實施。 系統實施是一個復雜和關鍵的過程，需要企業合理規劃、組織和協調各個環節。 在系統實施過程中，可以采取分階段、模塊化的方式，逐步推進系統建設。 此外，還要做好項目管理、資源調配、培訓和溝通等工作，確保系統能夠順利上線并發揮應有效果。 最后，注重系統應用。 系統上線后，企業要全面推動系統的應用和運用，一方面， 要建立和完善預算管理制度和流程， 確保預算編制、執行、控制和評估能夠有條不紊地進行。 另一方面，還可以通過績效評估、報表分析和決策支持等方式，發揮系統的功能和價值，提升預算管理水平。

（二）重視綜合性預算管理人才引進和培養

企業在借助ERP 管理系統實現全面預算管理的過程中，引進和培育具備綜合能力的財務管理人才至關重要。首先， 企業要通過合適的渠道引進具備綜合能力的預算管理人才。 企業可以通過招聘廣告、獵頭公司等途徑，對具備數字化綜合能力的預算管理人才進行招聘。 同時企業通過與高校合作，舉辦校園招聘或者參加招聘會，以吸引相關專業的畢業生。 其次，企業通過內部調動的方式，將已經在企業中工作的員工轉崗到財務管理崗位并進行培訓，從而提升他們的綜合能力。 在培訓員工的過程中，企業可以采用內部培訓和外部培訓相結合的方式， 提供財務管理、法律、ERP 信息系統等方面的培訓，以提升預算管理人才的綜合能力。 再次，企業通過安排跨部門輪崗或者項目經驗分享， 使預算管理人員接觸到不同領域的工作，培養他們的綜合素質和才能。 此外，企業還可以設立績效考核制度，將數字化能力作為重要考核指標，激勵預算管理人員提升自身能力。

（三）加強業務流程規范化建設

首先，企業應對現有業務流程進行分析和評估。 通過對企業業務流程進行全面的分析和評估， 了解現有流程的問題和不足之處，運用流程圖、流程文檔等方式，詳細記錄每個環節的操作步驟和所需材料， 以便更好地發現問題和進行改進。 其次，根據業務流程分析結果，企業應編制規范化的業務流程標準和操作手冊， 明確每個環節的操作規范、責任劃分和所需材料等，相關標準和手冊應被廣泛宣傳和推廣，確保每個員工都能夠理解和遵守。 企業應建立相應的監控和反饋機制， 及時發現和糾正業務流程中的問題。 再次，通過ERP 管理系統，實時監控業務流程的執行情況，發現流程中的錯誤和漏洞，并及時采取糾正措施。 隨著企業發展和環境變化，業務流程也需要不斷地優化和創新，企業定期對業務流程進行評估和改進，以適應企業需求的變化。 企業還應持續關注行業的最佳實踐和創新技術，引進新的業務流程和工具，以補充ERP管理系統功能，從而提高工作效率和質量。

五、結語

綜上所述， 企業使用ERP 管理系統可以更方便、高效、準確地達成全面預算管理的目標。 當前，企業全面預算管理體系還存在著人才、流程和投入方面的不足，管理者和相關部門應重點關注人才的引進和培育、 預算管理與業務流程的融合以及加大對全面預算管理的投入，爭取最大限度地發揮ERP 管理系統對企業管理的作用，為企業健康可持續發展提供有效支撐。