推進新時代公立醫院檔案管理工作的思考

摘 要：我國經濟的快速發展促進了公共事業的全面推進，作為公共事業的重要組成部分，公立醫院肩負著保障廣大人民衛生健康的重任。檔案是歷史資料和信息的重要載體，檔案管理在各項公共事業管理體系中占據著重要的地位，并發揮了重要作用。公立醫院檔案管理工作對醫院的發展和經營具有特殊的意義和作用，更是社會信息資源的重要組成。由于公立醫院體制的原因，導致醫院在檔案管理工作中還延續著傳統的管理理念和管理方式，無法滿足新時代的要求，阻礙了醫院醫療和服務水平的持續提高。因此，公立醫院管理者要從檔案管理工作的重要意義為出發點，通過分析檔案管理工作的特點，為公立醫院檔案管理制定科學、完善的管理制度，加大人力、物力的投入，加強專業管理團隊人才培養等，進一步提升檔案管理工作的質量，為全方位推進公立醫院健康穩定發展打下堅實基礎。

關鍵詞：新時代；公立醫院；檔案管理；工作思考

中途分類號：G271；R197.323 文獻標識碼：A

公立醫院屬于我國事業編制，接受當地政府領導，是社會公共事業的重要組成。我國社會主義市場經濟的快速發展，在促進社會繁榮的同時，也加劇了市場競爭。公立醫院不可避免地受到市場經濟的影響，如何滿足廣大人民日益增加的醫療服務需求，在市場競爭中不斷發展壯大自身，成為公立醫院亟須解決的問題。做好新時代公立醫院的檔案管理工作是醫院管理面臨的新問題。準確把握新時代公立醫院發展的特點，加強醫院檔案管理，是醫院檔案現代化管理的根本任務。

一、公立醫院檔案管理工作的特點、重要作用及意義

1.醫院檔案概述

醫院檔案是醫院在基礎建設、設備設施采購、醫療活動、人事變動和教研科學研究等過程中產生的以文字資料、圖片和影像等不同形式為載體的歷史記錄。其不僅是醫院發展過程保存下來的珍貴歷史資料，還是我國檔案發展史中不可或缺的重要組成部分。

2.醫院檔案的特點

醫院檔案是國家檔案中的重要組成部分，由于行業特性，其有著獨有的特點。醫院檔案內容極為豐富，具有廣泛性，包括了醫院對廣大患者的治療檔案、對住院患者護理檔案、醫療科研教學檔案、醫院人事檔案、醫院黨員干部檔案以及婦幼保健檔案等諸多內容。首先，醫院檔案種類齊全，無論是業務檔案、文書檔案還是醫療檔案、個人檔案等不同類型的檔案都可以在醫院檔案中看到。其次，醫院檔案具有真實性。醫院檔案是對所有醫院醫療活動、科學研究和基礎建設等歷史內容的真實記錄，對醫院未來的發展和規劃有著重要的借鑒作用。

3.醫院檔案的重要作用和意義

醫院檔案是對醫院長期發展、建設過程的真實記錄，是公立醫院管理工作的重要組成部分，是公立醫院各項醫療事業發展的基礎。進入新時代，隨著我國醫改事業的不斷深入，公立醫院檔案數量和種類大幅增加，并服務于醫院工作的方方面面。其不僅為廣大患者提供準確的病歷數據，在出現醫患矛盾或醫療糾紛中提供重要證據的同時，也在醫院發展和規劃中為公立醫院管理者提供了翔實的資料，為醫院領導科學、準確合理規劃提供依據。除此之外，醫院檔案中保存的歷史醫療科研檔案，更是為醫院在科研方向的發展與進步提供了最基礎、最真實的一手資料?？偠灾?，醫院檔案管理工作是醫院各部門持續、穩定開展各項工作的基礎，在我國醫療衛生事業發展過程中發揮了重要的作用。

作為我國醫療衛生事業的重要組成部分，公立醫院對社會健康發展起到了重要作用。隨著信息化時代的到來，傳統檔案管理方式已無法滿足時代要求，阻礙了公立醫院的快速健康發展。近年來，許多公立醫院管理干部已經認識到檔案管理工作的重要性，但由于受到某些因素的影響，在當前公立醫院檔案管理工作中依然存在著一些問題。

二、公立醫院檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理意識不強，檔案工作不被重視，缺乏專業的管理意識

目前，我國大部分公立醫院對檔案管理工作缺乏足夠的重視。受市場經濟大環境影響，大多數公立醫院的管理人員過于注重醫療服務所取得的經濟效益和社會效益，重點關注度都放在醫療水平的提高和先進醫療設備設施的引進上，沒有足夠認識檔案管理工作的重要性。在傳統管理理念的引導下，公立醫院檔案管理人員缺乏專業技能，無法理解檔案管理工作的重要性，也沒有形成正確的檔案管理工作意識，甚至相當一部分人員是兼職，無法專注于檔案管理工作，缺少對檔案管理工作的耐心與責任心，在開展檔案管理工作時，可能會由于專業能力不足等造成檔案丟失、損毀或在工作中出現拖延情況，難以及時處理檔案，導致重要的檔案整理不及時，難以充分發揮檔案資源的作用，影響公立醫院檔案管理的工作實效。

2.缺乏健全的管理機制，管理機構不統一，管理范圍不明確

當前，有的公立醫院檔案管理還未形成統一的管理格局，管理范圍不明確，有的檔案隸屬于醫院院長辦公室下轄的綜合辦管理，而人事檔案歸醫院人事部門管理，醫療檔案歸各科室的病案室管理，在同一個醫院中形成了多部門管理的情況，這種情況本身就有悖于《檔案法》中明確提出的“統一領導，分級管理”的檔案管理原則，極易造成醫院檔案管理工作的混亂。由于醫院檔案管理工作中缺乏科學、系統和標準的管理制度，很難適應新時代醫院管理內涵和外延的變化，導致醫院檔案管理不能適應醫院的發展、機構設置以及開展新技術、新項目、新工作等業務范圍的變化，未在管理上作出適當調整，造成歸檔范圍不明確，應歸檔的資料沒有及時歸檔，許多重要的檔案資料滯留在下設機構、科室或個人手中，給國家和醫院造成了不應有的損失。

3.醫院檔案管理缺乏信息化建設，基礎硬件設備設施投入不足

進入信息化時代，公立醫院檔案管理方式中一部分工作依舊采用人工處理方式。隨著信息技術的發展，通過軟硬件設備設施已經可以解決檔案管理中的許多問題，但由于醫院對檔案工作重視不夠，輕檔案管理，重醫療業務管理，造成檔案管理遠遠落后于醫療管理。檔案管理沒有納入醫院的目標管理中，未與醫院醫療業務管理同部署、同規劃，被邊緣化，造成檔案室存儲空間狹小，達不到信息化建設標準。此外，檔案管理設備設施陳舊、技術落后，嚴重制約了檔案事業的發展。尤其在信息化時代，醫院檔案管理信息技術進展緩慢，無法跟上現代醫院管理的步伐，影響公立醫院的整體發展。

4.檔案管理人員缺乏專業素養，管理團隊人才匱乏

在公立醫院檔案管理部門中，非專業檔案管理出身的人員占據了大多數，專業人才匱乏是普遍現象。公立醫院領導沒有將檔案人才培養、引進納入醫院人才培養規劃，導致檔案管理部門沒有高素質、綜合型的管理人才，管理團隊建設更是無從說起。當前，醫院檔案管理人員無法滿足新時期對檔案管理工作的要求，制約了公立醫院檔案管理工作的順利開展，亟須醫院領導引起足夠重視。

三、新時代公立醫院檔案管理工作改進措施

1.加強《檔案法》宣傳，全面提升檔案管理意識

對于公立醫院管理工作來說，檔案管理工作是重要的內容組成，醫院各級領導應重視檔案管理工作，在醫院的發展和整體管理中，增強員工的檔案管理意識，在實際工作中，營造一個良好的檔案管理工作氛圍，通過日常工作，明確檔案管理工作的重要意義。同時，公立醫院要通過多種渠道、方法，組織醫院各級領導和全體員工學習相關的檔案管理法律法規，增強全體人員的檔案意識。自上而下，將檔案管理意識滲透到全體醫務人員內心深處，增強員工的法律意識，從而提高醫院檔案管理的專業水平。

現階段，我國公立醫院在開展工作的過程中各部門的工作相對獨立，彼此之間分工也比較細化。因此，在日常的工作中會產生較多的電子文檔。各科室之間的管理也是分開開展，檔案管理工作很難集中起來，再加上管理人員的檔案管理意識薄弱，在實際的工作中不重視檔案資料的收集和整理，也未從檔案管理的角度來收集和管理電子文件，導致醫院檔案管理工作存在漏洞。為了保證醫院檔案的完整性，必須增強檔案部門工作人員的管理意識，充分重視檔案管理工作，提高員工之間檔案管理工作的配合度。

公立醫院管理層應將檔案管理工作納入醫院整體管理體系中，結合醫療、教研和教學等實踐活動，開展統籌規劃，合理考慮，加強醫院各科室領導和職工對檔案管理的支持力度，促進檔案管理相關工作全面落實。并且，可以對醫院檔案管理工作實施分級管理和統一領導，提升各部門的歸檔自覺性，提高檔案的完整性，方便醫院各部門檔案信息的有效應用。

2.統一檔案管理，明確分工責任，建立科學、規范的管理體系

公立醫院要結合本院實際管理工作，對檔案管理展開明確分工，建立科學、規范的管理體系，加強醫院檔案統一管理。結合各部門、科室的具體情況，醫院管理層要建立綜合檔案管理部門，集中管理各類檔案資源，形成科學管理體系，實現規范管理。為此，需要公立醫院在新時期發展中，能夠創新檔案管理理念，聯系醫院發展實際，形成一套科學的管理體系，進一步明確各個管理部門的職責，構建綜合檔案部門，集中管理各種檔案資源，合理劃分并明確各檔案管理人員的管理責任，展開年終考核，并將考核結果與績效掛鉤，充分調動檔案管理人員的工作積極性。

為了能夠實現醫院檔案信息共享，應根據一定的規章制度來開展檔案管理工作，建立健全檔案管理體系，通過制定科學的檔案管理制度，完善醫院的檔案管理工作，要保證醫療資料、病人信息、員工資料等檔案信息能夠完整保存，確保醫院檔案工作科學化、規范化、人性化管理，提高檔案管理水平。比如可以建立部門之間檔案管理的合作機制，明確醫院各部門之間的配合工作，有效結合各部門的檔案管理工作質量、效率和相關人員的工作績效，規范各部門的檔案管理工作。

3.加大信息資源的開發力度，積極利用檔案資源

從某種程度而言，開發利用是檔案管理工作的最終目的。在開展檔案管理工作的過程中，應通過整合檔案資源，充分發揮檔案資源的作用。真實的檔案資料除了含有較高價值的醫學信息外，還對提高醫院經濟效益與社會效益有較大的助力。為此，應以醫院發展戰略為核心，迎合醫院管理內容的不斷延伸，深入挖掘信息資源，實現檔案應用體系的全面覆蓋，使所有部門都可以便捷、有效地使用檔案。同時，還應深入科研教學和臨床醫療的一線，主動尋求意見，掌握其檔案應用需求，并提供針對性服務。此外，還應編研檔案信息，全面整理現存各種檔案，為醫院奠定良好的信息應用基礎。醫院應增加檔案管理人力、物力投入，促進檔案管理實現資源共享，為檔案管理實現現代化、科學化奠定良好的物質基礎。醫院還應擴大資金投入，從而優化各項資源配置，引入各種先進的設備設施，建設標準化的檔案庫房，形成電子檔案庫，實現數字化管理。

4.組織相關培訓，提高檔案管理人員工作水平，加強專業團隊建設

公立醫院要加強對檔案管理優秀人才培養的重視，從人才引進和后續培訓教育等方面入手，建立一套完整的檔案管理人員培養體系。培養滿足醫院發展的人才，醫院可以組織檔案培訓工作，提高管理人員的工作效率。醫院可以定期邀請業內專家召開座談會，分享專業的管理知識，不斷提高檔案管理人員的專業素養。此外，還可以給檔案工作人員創造更多外出培訓、繼續教育學習的機會，并針對員工不同的知識水平，組織相應的培訓活動，保證每位員工能學習專業的檔案管理知識，提高醫院檔案管理人員的管理水平。

5.重視醫院檔案管理基礎建設

隨著我國經濟繁榮、穩定的發展，人們物質生活水平不斷提高，對公立醫院的服務和醫療質量也有了更高的要求。醫院就診患者數量不斷增長，醫院病患檔案的數量也隨之大幅增加，對醫院檔案管理工作也有了更高的要求。公立醫院應將檔案管理部門的資金投入、人才培養等計劃統一納入醫院年度規劃。例如，可結合近幾年檔案管理部門資金使用情況，優先劃撥相應基礎建設所需資金，優化檔案存儲庫房、信息化管理體系建設以及相關所需的軟硬件等基礎設備設施。同時，在信息化時代背景下，公立醫院也要重視檔案管理的保密、安全問題，要增加檔案室的安保防范裝置，引進先進的自動識別軟件，設置訪問權限和防火墻，只有有權限的人員在識別后才允許進入。由此可見，加強檔案管理部門基礎建設尤其是信息化建設，是提高公立醫院檔案管理質量和效率的重要手段。

四、結束語

綜上所述，我國公立醫院檔案管理工作在新時代面臨著新的要求，醫院相關管理部門在工作中應重視醫院檔案管理工作的順利開展，解決當前檔案管理存在的問題，有效整合檔案資源，統一管理醫院的檔案資源，保證檔案管理工作的有效性。為了提高公立醫院檔案管理工作的質量和效率，需要由各級檔案管理工作人員共同努力，在保證采集、錄入檔案資料真實性和完整性的基礎上，采取科學、規范的措施有效提高公立醫院檔案管理水平，推動公立醫院醫療事業穩步發展。

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（作者單位：東營市第二人民醫院）

作者簡介：李燕麗（1975—），女，漢族，山東廣饒人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。