《檔案法》實施背景下的文書檔案信息化建設芻議

摘? 要：新修訂的《中華人民共和國檔案法》于2021年1月1日正式實施，此次修訂進一步突出了檔案信息化建設等內容，使檔案信息化建設有了法律的支持和保障。本文以新修訂的《檔案法》實施為研究背景，分析了文書檔案信息化建設的原則、內容和路徑，對深化文書檔案信息化建設的必要性認識，了解文書檔案信息化建設的具體內容以及推動文書檔案信息化建設，提升文書檔案管理水平，發揮文書檔案“資政存史育人”功能等具有積極現實意義。

關鍵詞：文書檔案；信息化；《檔案法》

概述

1987年頒布的《中華人民共和國檔案法》，先后歷經了1996年、2016年、2020年三次修正。新修訂的《中華人民共和國檔案法》于2021年1月1日起正式實施，本次修訂的最大亮點之一是新增一章“檔案信息化建設”，明確規定符合“來源可靠、程序規范、要素合規”的電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，并可以以“電子形式”作為憑證使用。這些新修訂的內容就電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統建設等方面作出了明確規定[1]。沒有信息化就沒有現代化[2]。近年來，隨著計算機信息技術的快速發展以及在檔案管理中的深度應用，極大地提升了檔案管理的信息化水平。文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務中產生、由通用文書轉化而來、具有保存價值的歷史記錄。新修訂的《檔案法》的實施，對文書檔案信息化管理提出新的要求，明確了發展方向，提供了根本遵循。

1? 文書檔案信息化建設內容

1.1 文書檔案信息化基礎設施

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件[4]。按照《檔案法》要求，“按照國家有關規定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全”。從硬件來看，要為文書檔案信息化建設提供必需的網絡、終端、服務器、存儲等設備以及數據庫服務器、檔案檢索服務器、OCR識別服務器、應用服務器、高速文檔掃描儀等。從軟件來看，還要搭建文書檔案信息化應用管理系統、平臺，滿足文書檔案信息數據收集、檢索和處理。核心是檔案信息網絡建設。其中，信息庫建設包括文書檔案管理信息庫、工作信息庫以及與辦公OA系統相連采集公共信息。應建成部門檔案網絡，并把文書檔案信息化作為重點內容，與辦公信息網、醫院業務系統互相連接。此外，還要根據文書檔案信息化建設規模及利用提供必要的檔案庫房、辦公室與借閱室等場所，“三室”場所建設規模、功能等要滿足實際需要。

1.2 文書檔案信息資源

按照“新增檔案電子化”“存量檔案數字化”方針，不斷豐富擴充文書檔案信息資源。所謂“新增檔案電子化”是指醫院按規定將新歸檔的電子檔案直接歸檔或通過掃描、拍照等制作成電子檔案。（1）OA系統電子文件。OA系統中的文件本身已是電子文件，無需電子化。醫院部門兼職檔案員或信息員直接點擊“歸檔”，便可實現新增電子文件歸檔。按照登錄OA系統檔案→打開年度文件夾→部門文件夾→發文文件夾順序查找歸檔電子文件→檔案管理人員將歸檔電子文件進行編輯修改著錄項目→核查信息，確保準確流程進行。（2）非OA系統電子文件。主要是指其他需要納入歸檔新增的文書檔案電子化，一般是紙質文書檔案，先掃描為電子檔案再進行歸檔。主要流程：逐件著錄→設置色彩、分辨率、存儲格式并掃描→圖像整理并命名，要做到同一類文件放置于同一文件夾→上傳電子文件，進入“檔案管理系統”，找到已掃描文件，點擊“打開”“上傳”→信息核查→補充輸入。所謂“存量數字化”，就是指將已經歸檔的文書檔案進行數字化。以紙質文書檔案數字化為例，按照《紙質檔案數字化技術規范》，首先是準備。要做好存量文書檔案數字化前各項準備工作。成立文書檔案數字化工作領導小組，制定數字化工作方案，確定文書檔案數字化范圍，把需要保存年限長、利用頻率高以及破損的文書檔案先行數字化。其次是整理。把納入數字化范圍的文書檔案按照數字化標準規范或技術要求進行整理。如拆除裝訂、撫平褶皺、修復破損。再次是檢查。主要檢查文書檔案案卷，確保卷內目錄、備考表等不缺項。從次是核查。核查卷內目錄信息是否完整以及卷內目錄與文書檔案內容是否一致，發現問題要及時補正，如重新著錄。最后是掃描、處理、著錄、掛接及備份。把核查完畢符合條件的紙質文書檔案進行數字化掃描，并做好圖像處理、核查編目和著錄，同時將文書檔案數據信息批量掛接至目錄數據庫，并做好數據備份。其次是還原。紙質文書檔案掃描完成，還要按照原先頁碼順序做到原孔裝訂、原案卷盒還原[5]。

1.3 文書檔案管理應用系統

文書檔案管理應用系統屬于信息化建設軟件基礎部分，是文書檔案信息化建設的核心，直接影響文書檔案信息化建設成果及質量。《檔案法》明確提出“要積極推進電子檔案管理信息系統建設，并與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接”。因此，要建設一個運行高效、維護方便、支持擴展、安全可靠的檔案管理信息系統[6]。信息系統應包括文書檔案收集、整理、保管、統計、查詢、利用等功能。文書檔案信息化應用系統由接入層、應用平臺層、應用支撐層、數據資源中心服務層和基礎環境層構成。其中，接入層包括接入用戶和接入系統，用戶通過認證登錄系統，文書檔案數據信息經過接口轉換進入應用平臺層；應用平臺層包括文書檔案信息接口轉換、文書檔案采集、管理、查詢及數據遷移傳輸等功能；應用支撐層主要是為應用平臺層提供內容檢索、認證授權、數據ETL、BI服務、數據校驗等；數據資源中心服務層則包括文書檔案業務數據庫、基礎數據庫、統計分析庫、文件數據庫等災備數據庫以及數據交換與共享中間庫；基層環境層主要是由支撐文書檔案信息應用系統運行的硬件、網絡、安全設施、操作系統及數據庫，等等。

1.4 文書檔案信息化管理制度

《檔案法》第19條規定，“應當建立科學的管理制度”。管理制度是檔案管理人員開展信息化建設的指導性文件[7]。文書檔案信息化建設要始終遵循《檔案法》《電子檔案管理系統基本功能規定》《電子檔案移交與接收辦法》等法律、規范性文件，結合醫院文書檔案管理特點，建立健全文書檔案信息化管理規章制度。一是實行單軌制。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的相關規定，認真編寫文書電子檔案計算機錄入、索引及目錄，并直接進行歸檔。二是信息收集制度。按照文書檔案管理系統的規定，要求醫院其他部門之間按照規定的格式整理文件資料，并統一交檔案員。三是信息服務制度。醫院建立文書檔案信息化管理平臺，建立文書檔案信息化檢索利用等服務制度，根據檔案管理者、醫護人員等設置不同登錄權限，提供自主查詢、管理服務。

2? 文書檔案信息化建設原則

2.1 系統規劃原則

《檔案法》提出“各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃”。根據這一規定以及文書檔案信息化建設的實際需要，應樹立“一盤棋”思想，微觀上要從單位整體考慮，而宏觀上則要從一個地區考慮，把文書檔案信息化建設納入單位、部門或地區信息化發展規劃，遵循統一的規范與標準。把文書檔案信息化建設作為一項整體性工程，處理好單位文書檔案信息化建設與其他工作、地區文書檔案信息化建設與其他信息化之間的關系，做好統一規劃，并從宏觀調控，避免重復建設。

2.2 協調發展原則

《檔案法》指出“將檔案事業發展經費列入政府預算，確保檔案事業發展與國民經濟和社會發展水平相適應”。文書檔案信息化建設作為新時代檔案事業重要組成部分，也要服從并服務于經濟社會發展。因此，文書檔案信息化建設要始終堅持協調發展原則，即文書檔案信息化建設要與單位或者地方社會信息需求相協調，在制定文書檔案信息化建設規劃方案、設立建設目標、確立技術方案等都要與單位或地方信息服務功能融為一體。要與單位或地方社會經濟發展相協調，文書檔案信息化數據庫建設、硬件設備添置、網絡軟環境等都要堅持量力而行，分步實施。要與信息技術發展應用相協調。文書檔案信息化選用的信息技術、數字技術要與實際要求以及文書檔案信息化管理隊伍能力水平相協調。既要讓信息化建設可靠、可行，還要保持適度擴展，具有前瞻和先進性。如選擇主流或大眾化數據結構、分布式數據倉庫技術。

2.3 標準開放原則

《檔案法》規定“國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業的發展”“電子檔案應當程序規范”“采用先進技術，實現檔案管理的現代化”。因此，文書檔案信息化建設應堅持標準、開放原則。圍繞文書檔案信息化建設建立統一規范標準，實現文書檔案信息資源共享；橫向要讓部門文書檔案信息標準的制定具有兼容性，避免出現“信息壁壘”或“技術壁壘”，縱向在文書檔案信息化發展預留空間的基礎上適配已有標準規范，保持技術標準、數據規范和體系結構與信息化一致，便于信息系統相互開放，實現文書檔案信息化與其他檔案信息化、其他領域信息化發展的一體化。

2.4 安全可靠原則

《檔案法》強調，“電子檔案應來源可靠、程序規范、要素合規”“采取措施保障檔案信息安全”。文書檔案信息化建設離不開信息技術應用、網絡渠道支持、信息設備軟件保障，面臨著技術更新迭代、信息被非法調用篡改攻擊、設備軟件功能缺失損壞等非傳統因素影響，安全可靠是文書檔案信息化建設能否取得成果和預期實效的前提和保障，要達到“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力”，就要保證電子檔案來源可靠、內容真實、要素合規完整，構建物防、技防、人防立體安全防護體系。

3 文書檔案信息化建設路徑

3.1 高度重視，成立建設領導機構

文書檔案信息化建設是適應現代信息技術發展要求、實現醫院高質量發展的重要舉措。院領導、分管負責人、檔案管理人員要高度重視，把文書檔案信息化建設納入醫院信息化發展規劃，加強頂層規劃設計。要成立專門的文書檔案信息化領導機構，加強文書檔案信息化建設的具體領導，幫助協調解決文書檔案信息化建設過程中遇到的各種問題，并在人財物等方面給予大力支持。要樹立全院一盤棋思想，把文書檔案信息系統建設與行政辦公OA系統、醫療業務應用系統相銜接，夯實信息化建設基礎。

3.2 把握重點，重視檔案資源建設

要嚴格按照“增強電子化、存量數字化”原則，把握文書檔案信息化建設的重點，把文書檔案信息資源建設作為一項核心任務。首先，要弄清館藏文書檔案資源數量、種類等現狀，制定文書檔案數字化方案，按照保管年限等，做好館藏文書檔案的數字化。可外包給有檔案數字化資質的第三方協助完成，借助第三方的專業團隊，加快推進館藏文書檔案數字化進程。其次，要做好新增文書檔案電子化。要切實打通部門橫向、縱向技術壁壘，完善文書檔案信息應用系統，并將其與醫院辦公OA系統、醫療業務應用系統、人事管理系統等銜接，做好新增電子文書檔案的實時收集、歸檔，不斷豐富文書檔案資源。最后，還要善于做好文書檔案的編研開發工作，不斷豐富檔案資源。

3.3 注重應用，發揮檔案服務價值

文書檔案信息化建設的出發點和落腳點是提升文書檔案管理質量效率，并最大程度地利用信息技術發揮文書檔案的價值，用以支持和服務行業系統發展。一要提供服務便利。要保障文書檔案信息應用系統功能設置友好，便于查找檢索和利用，發揮技術的支撐作用。二要增強服務意識。檔案人員要積極主動地深入部門或科室一線，根據文書檔案檢索頻率等，了解文書檔案信息資源需求，提供有針對性的檔案服務內容。三要積極拓展服務渠道。文書檔案信息化使得服務方式也呈現出虛擬化特征，要善于利用互聯網、物聯網等技術，為服務對象提供遠程訪問。四要優化資源配置。加快文書檔案信息化資源與信息技術的優化整合，以技術賦能檔案服務工作。

3.4 守住底線，構建檔案安全體系

要把安全放在文書檔案信息化建設的重要位置，守住安全底線、紅線。具體來說，一要增強安全意識。要開展文書檔案信息化建設方面的安全保密知識業務培訓，增強檔案信息保密意識和安全意識。二要注重安全防范。針對文書檔案信息化運行的物理環境、硬件環境特點，采取內外網物理隔離、多子網網關技術、防火墻、交換機等將MAC地址與客戶IP地址綁定以及區塊鏈技術應用等，切實增強文書檔案信息化應用系統的安全穩定。三要強化安全管理。從法律法規以及標準規范等方面制定符合文書檔案安全管理制度，以完善的規章制度加強文書檔案信息化日常管理。

結語

新《檔案法》的頒布實施是當前和今后一個時期檔案工作的重點，尤其是計算機信息技術的快速發展，更新迭代周期短，并深度應用于檔案工作的各個方面。新時代，文書檔案管理要緊緊圍繞新《檔案法》的要求，加快推進信息化建設，實現文書檔案由傳統向現代轉變，實現高質量發展。

參考文獻

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作者簡介：孫貴香（1970-），山東省臨沂市腫瘤醫院館員，主要從事檔案管理與研究。