淺析如何充分發揮科研檔案在成果整合轉化中的作用

摘 要：知識經濟時代的科研成果整合轉化，不僅關系到社會經濟的發展，還關系到國家戰略的實施。在科研成果整合轉化的過程中，科研檔案為科研成果的整合轉化提供憑證，提高科研人員的知識水平和研發能力，保證科研成果整合轉化為社會記憶方面具有極大的作用。然而，在發揮科研檔案的作用方面還存在一些困難。文章深度分析了科研檔案服務成果整合轉化存在的問題，并提出了解決策略，包括改變檔案管理人員落后的科研檔案管理觀念、采用科研檔案電子數據存檔系統、搭建科研檔案管理綜合應用平臺、引入現代信息安全技術、建立完善的權限管理體系。

關鍵詞：科研檔案；成果整合轉化；信息化管理模式

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A

科研檔案能夠加速科研成果整合轉化并擴大使用科研成果的市場。然而，受限于傳統理念和現有條件，部分科研檔案在服務科研成果整合轉化的過程中，存在一些問題，難以有效發揮科研檔案的應有作用。因此，深度分析了科研檔案服務成果整合轉化存在的問題，并提出了解決問題的有效策略，以期為從業者和決策者提供研究視角和實踐經驗。

一、科研檔案服務成果整合轉化的作用

1.為科研成果的整合轉化提供憑證

建立科研檔案是科研過程中的開創性措施，旨在反映當前時代科學研究的具體可用成果和專業知識。隨著科學研究持續發展，科研檔案有助于科學研究資源的共享。具體來說，科研檔案完整記錄了一個科研項目從產生至結束的全過程，其全面性、完整性、系統性乃至準確性遠遠超過一般的科研資料。在此基礎上，科研檔案還要求提供數據的人、解釋和使用他人生成的數據的人、促進數據共享過程的人以及從數據中獲取和貢獻利益的人參與，以更公平地分享科研成果帶來的效益。換言之，科研檔案是產品定型、生產與停產，設備設施使用和維護的依據。在知識經濟時代，科研檔案作為科研成果的第一手材料和原生信息，不僅有助于實現科研成果到產品的轉化，科研檔案本身還具備一定的法律效力，在追根溯源與糾責中起到重要的憑證作用。

2.提高科研人員的知識水平和研發能力

任何科技的發展都是建立在前人科技成果的基礎上完成的，而內源性的科技成果是一個單位的核心競爭力。科研檔案中蘊藏的思想、經驗與教訓，不僅是現行產品制造的依據，還可以成為新型產品開發的基石，更是提升科研人員知識結構與研發能力的教科書。此外，數據收集通常是科研研究中最耗時且成本高昂的部分。在這方面，科研檔案可以最大限度地提高科研數據的準確性和質量，有助于標準化數據的收集和管理，為科研成果整合轉化奠定堅實的基礎。對于科研人員來說，科研檔案是重要的數據來源之一，可以讓科研人員從數據角度了解研究項目。在研究中，實驗數據具有極高的價值，但科研人員通常面臨數據不夠多、不夠準確的困境。這種情況下，某些科研數據的共享，可以幫助科研人員更新知識結構，獲得新的見解并確定應對科研挑戰的新答案。

3.保證科研成果整合轉化為社會記憶

在實際中，很多科學研究需要保密，相關的科研人員都是為了時代發展而作出卓越貢獻的“無名之輩”，是推動我國社會主義現代化發展的重要基石，值得被歷史、社會和人民所銘記。在這方面，科研檔案從不同角度反映出我國在某一時期的科技發展程度與工業發展狀況，反映了某一專業的科學技術發展脈絡，是我國科學技術發展的時代縮影，具有較高的科技史學價值。同時，科研檔案蘊含著設計者思想演變的動態軌跡，蘊含著我國科研工作者不畏艱難、為國奉獻的科研精神，對于后繼者起著指引與激勵的作用。此外，相較于一般的科研資料，科研檔案增強了資料的開放性和問責制，可以為公眾、政策制定者和專業人員提供有用的信息，從而能夠幫助他們優化資源分配，讓關系到社會發展的科研計劃開展得更加順利，給全社會帶來更大的成果。

二、科研檔案服務成果整合轉化存在的問題

1.科研檔案管理部門“重保管，輕利用”

檔案管理人員在科研檔案的日常管理中，存在“重保管，輕利用”的觀念，影響科研檔案效用的發揮。科研檔案不同于一般的人事檔案或其他類型檔案，除檔案本身的價值之外，科研檔案還能提供多種科研價值和作用。從這個角度來說，傳統的檔案管理觀念限制了檔案管理人員學習的能力，削弱了科研檔案的有效作用。究其原因，一是管理層未能充分認識科研檔案管理工作的重要性，認為科研檔案管理是可有可無的，投入的經費有限，并且部分檔案管理人員是兼任，沒有專業的檔案管理人員；二是檔案管理人員對科研檔案的重要性認識不足，檔案管理水平不高。

2.科研檔案保存及管理制度不健全

受限于檔案管理人員落后的科研檔案管理觀念和科研檔案信息化基礎建設的不足，部分科研檔案管理部門沒有建立科研檔案保存及管理制度，呈現出科研檔案保存方式以紙質形式為主、科研檔案存取及應用管理不完善、科研檔案管理人員信息化水平不高和綜合應用技能不強等現象。具體來說，部分科研檔案管理人員在實際工作中缺乏有效的科研檔案歸檔管理手段，僅僅是登記科研成果，而沒有收集相關文件、報告以及成果原件等，沒有數字化轉化收集的資料，使得科研檔案工作的開展效果較差。此外，檔案管理部門缺乏集中統一管理。受傳統工作機制的影響，同一份科研檔案文件，可能既歸屬辦公室管理，同時又歸屬人事部門管理，甚至歸屬科研處管理，導致部分科研檔案重復收集和登記，科研檔案存取及應用管理不完善。

3.科研檔案的開發與應用程度不高

在實際工作中，檔案管理部門依賴本地檔案管理系統，使用傳統的方法服務科研成果的整合轉化，無法保證科研檔案的借閱和歸檔時間，也無法實現與其他部門的科研檔案共享。部分檔案管理人員在工作流程和內容上未充分運用大數據技術、移動通信技術等。科研檔案的開發與應用程度受限于技術手段的匱乏，未能充分發揮信息技術在科研檔案管理中的優勢，部分檔案管理人員在處理龐大的科研數據時顯得力不從心，無法高效整合科研數據。

4.科研檔案存在安全性問題

科研檔案包含的大量敏感信息，一旦被泄露或受到惡意攻擊，會給科研機構和研究人員造成嚴重損失。科研檔案管理的信息安全措施相對滯后，檔案管理部門沒有加密處理數據，使得科研檔案內容容易被非法獲取和篡改，造成信息被泄露和失真。科研檔案管理部門沒有健全的權限控制機制，在權限控制方面存在不足，導致未經授權的人員能夠訪問科研檔案信息，加劇了信息被泄露的風險。

三、科研檔案服務成果整合轉化的策略

1.改變檔案管理人員落后的科研檔案管理觀念

改變檔案管理人員落后的科研檔案管理觀念是解決科研檔案管理問題、實現高水平科研檔案管理的前提。首先，要改變檔案管理人員的工作觀念。科研檔案管理部門要通過適當的培訓和教育計劃，幫助科研檔案管理人員培養管理和維護科研檔案所需的必要技能和知識，進而促使他們將技能和知識轉化為更有意義的行動，將科研檔案工作的重心從傳統的檔案保管逐步轉到檔案的開發與應用中，使他們在現有檔案管理服務的基礎上，開發和推出新的服務。例如，以科研需求為導向，優化配置與利用科研檔案資源，這對科研檔案服務成果整合轉化至關重要；其次，轉變檔案管理人員落后的管理理念。調整、改進科研檔案管理部門人員提供的服務并評估其服務質量，使其與科研成果整合轉化的目標相契合，這是解決問題的關鍵。科研檔案管理部門要推動本單位的科研檔案管理系統的正常運行，給其他人員提供更好的科研檔案可用性和相關性的反饋；最后，科研檔案管理部門的中高層管理人員應在管理理念中堅持三個原則：增強科研數據的可用性、完善基礎設備設施以及促進開放科學新常態。

2.采用科研檔案電子數據存檔系統

采用電子數據存檔系統，不僅是新時期科研檔案工作實現信息化管理模式創新的核心所在，還是解決科研檔案保存及管理制度不健全問題的有效策略。電子數據存檔系統不僅易于訪問，還促進了科研人員、國家機構、科研組織和企業之間存檔數據的更新和傳輸，有利于發揮科研檔案在科研成果整合轉化中的作用。

首先，科研檔案電子數據存檔系統的核心優勢是易于訪問。通過將科研檔案數字化，科研人員可以隨時隨地通過網絡訪問相關數據，實現了信息的即時獲取，不僅提高了工作效率，還滿足了科研人員對于檔案信息及時性的需求。

其次，電子數據存檔系統促進了科研人員、國家機構、科研組織和企業之間檔案數據的更新和傳輸。查閱傳統的紙質檔案需要花費科研人員大量時間和精力，而電子數據存檔系統通過數字化的方式，實現了數據的便捷交流與共享，為不同單位之間的合作提供了更為便利的條件，推動了科研成果的共享和互通。

最后，采用電子數據存檔系統有助于提高科研檔案保存和管理的安全性。通過建立完備的權限控制和數據加密機制，科研檔案的機密性和完整性得到了保障。這種數字化的安全手段更為先進和可靠，給科研檔案的整合轉化提供了保障。

3.搭建科研檔案管理綜合應用平臺

為了解決科研檔案的開發與應用程度不高的問題，發揮科研檔案在成果整合轉化中的社會記憶作用，業內專家和從業人員廣泛提出了有前景的策略，以幫助科研檔案管理部門更好地管理科研檔案。其中，搭建科研檔案管理綜合應用平臺，被專家學者廣泛認為有助于激發科研檔案既有作用，提升科研檔案原始價值，促進科研檔案可持續發展的有效策略。通過使用標準化數據格式和應用程序編程接口 （API），科研檔案管理綜合應用平臺能夠與其他科研機構和組織的系統和應用程序實現通信和數據交換，為不同領域的系統和應用程序之間的互操作性提供了借鑒，有助于發揮科研檔案管理部門更遠距離的通信以及更好的可用性和更低的成本優勢。當然，考慮科研檔案的獨特性，必須制定法律法規和數據安全框架，以加強對科研檔案管理綜合應用平臺數據集的保護。法律法規是科研檔案管理的法治保障。通過法律條文，規范數據的采集、傳輸、處理和存儲，明確有關人員的法律責任，能夠為科研檔案數字化提供有力的法律依據，切實保護科研檔案中的信息資產。數據安全框架的建立是確保科研檔案綜合應用平臺數據集安全的關鍵。該框架需包括全面的數據保護措施，如強化的加密機制、健全的身份驗證和權限管理。只有通過系統性的框架，才能實現多層次、全方位地安全保護科研檔案數據。

4.引入現代信息安全技術

在科研檔案管理中，引入現代信息安全技術是確保檔案安全性的迫切需求。信息技術的迅猛發展為科研檔案的安全提供了全新的保障手段。通過采用先進的加密算法，可以有效保護科研檔案數據。加密技術可以在數據傳輸和存儲過程中施加安全防護，防止未授權的訪問和信息被篡改的風險。加密技術具有較高的安全性和可靠性，能夠有效抵御各類攻擊。另外，通過建立安全的通信渠道，確保檔案內容在網絡傳輸中得到保護，從而降低了敏感信息被竊取的風險。采用安全套接字協議（SSL）或安全傳輸層協議（TLS）等安全通信協議，可以為檔案數據的傳輸提供安全的保障。這些協議使用公開密鑰加密技術，可以有效防止被黑客攻擊，確保檔案在網絡傳輸中的隱私和完整性。

5.建立完善的權限管理體系

建立完善的權限管理體系，精細化權限設置是確保科研檔案安全可控的重要舉措。通過明確定義不同角色和部門在檔案管理中的權限范圍，可以實現對科研檔案的精細管控。合理的權限分配，使得每個檔案管理人員在檔案管理中有明確的職責和權限，避免信息被濫用。精細化權限設置還能夠適應不同層級和不同用戶的需求，給用戶提供個性化的檔案服務。科研人員、管理人員和其他相關人員可以根據其職責需要獲取相應的權限，從而更加高效地管理和利用檔案。這種靈活而有序的權限管理方式，使得檔案工作更具有系統性和可操作性，提高了科研檔案整合轉化的效率。在建設權限管理體系時，檔案管理部門還要建立監督和審計機制。通過監控和定期審計有關人員的權限使用情況，及時發現和處理權限異常，進一步確保科研檔案的安全性和合規性。

四、結語

綜上所述，在成果整合轉化中充分發揮科研檔案的作用，并非一朝一夕的事情，需要科研檔案管理部門的所有人員在實際工作中改變落后的科研檔案管理觀念。檔案管理部門需要采用科研檔案電子數據存檔系統，以實現科研檔案管理工作的數字化轉型，搭建科研檔案管理綜合應用平臺，以提升現有科研檔案的應用與開發水平。另外，為了解決科研檔案的安全性問題，還要引入現代信息安全技術建立完善的權限管理體系。通過上述策略的實施，能夠完善現有的科研檔案管理工作，更好地發揮科研檔案在科研成果轉化中的作用。

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（作者單位：山東省公共衛生臨床中心）

作者簡介：湛麗莉（1977—），女，漢族，山東濟南人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。