6S精細(xì)化管理理念在人事檔案管理中的應(yīng)用及啟示

摘 要：人事檔案是人事管理制度改革的重要成果，展示當(dāng)事人思想政治、學(xué)歷文化、職業(yè)技能等全貌，是用人單位做好人才精細(xì)化管理的重要依據(jù)。6S精細(xì)化管理理念聚焦“效率、成本、質(zhì)量”，與人事檔案管理目標(biāo)和要求存在一致性。本文以人事檔案管理為例，分析了基于傳統(tǒng)人事檔案管理中的6S精細(xì)化管理理念，并分析了6S精細(xì)化管理理念在人事檔案管理中的具體內(nèi)涵及措施，得出了應(yīng)用啟示，為進(jìn)一步推動(dòng)人事檔案管理高質(zhì)量發(fā)展提供有益參考。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化；人事檔案；檔案管理；6S

概述

精細(xì)化管理是一種理念，是源于發(fā)達(dá)國(guó)家的一種企業(yè)管理理念。精細(xì)化管理是建立在常規(guī)管理基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，其核心內(nèi)涵就是以最低管理成本、最小資源投入實(shí)現(xiàn)最大程度管理目標(biāo)，把浪費(fèi)程度降到最低。精細(xì)化管理也是一種將管理責(zé)任具體化、明確化，要求每一名管理者到位、盡職，其本質(zhì)意義在于對(duì)管理目標(biāo)進(jìn)行分解、細(xì)化和落實(shí)，將管理戰(zhàn)略規(guī)劃貫徹于每個(gè)環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用的過(guò)程。6S管理包括整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）、安全（SECURITY）六個(gè)項(xiàng)目，因前5個(gè)詞日文羅馬注音和第六個(gè)詞英文單詞均以“S”開(kāi)頭，故簡(jiǎn)稱(chēng)6S聚焦“效率、成本、質(zhì)量”，善于利用現(xiàn)有資源取得最好的改善效果[1]。后來(lái)，國(guó)內(nèi)眾多行業(yè)根據(jù)適用性將6S標(biāo)準(zhǔn)的“清掃”改為“規(guī)范”，得到了廣泛應(yīng)用和推廣[2]。6S之間彼此關(guān)聯(lián)，相互影響。

2021年《關(guān)于推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見(jiàn)》中明確提出要“改革人事管理制度”“建立動(dòng)態(tài)核增機(jī)制”“落實(shí)公立醫(yī)院用人自主權(quán)”“落實(shí)崗位管理制度”。其中，人事檔案見(jiàn)證了人事管理制度改革，是人事管理制度改革的重要成果，也是精細(xì)化管理的重要組成部分。人事檔案包括履歷、考核鑒定、學(xué)歷學(xué)位、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)、黨團(tuán)類(lèi)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等，將6S精細(xì)化管理理念引入到人事檔案管理具體實(shí)踐，其目的是通過(guò)高效的管理，提高管理質(zhì)量，保證管理安全性[3]，顯著提升人事檔案管理質(zhì)效，為人才崗位調(diào)配、職務(wù)職級(jí)晉升、繼續(xù)培訓(xùn)提供重要參考，也是維護(hù)人才合法權(quán)益的重要依據(jù)。

1 基于傳統(tǒng)人事檔案管理精細(xì)化理念

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，干部人事檔案是各級(jí)組織人事部門(mén)在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，是反映個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行及社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料。是用人單位在人才引進(jìn)、使用、管理過(guò)程中的重要參考依據(jù)。傳統(tǒng)人事檔案管理流程為：人事檔案收集—鑒定—整理—保管—檢索—利用—轉(zhuǎn)遞—統(tǒng)計(jì)[4]。（見(jiàn)表1）

從表1可知，傳統(tǒng)人事檔案管理流程與檔案管理流程基本相同，只是人事檔案工作內(nèi)容方面更加體現(xiàn)其人事這一門(mén)類(lèi)的特征。6S理論與人事檔案管理存在著一定的關(guān)聯(lián)性，將6S理論引入人事檔案管理的收集、核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)等，并持續(xù)推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)6S理論與人事檔案精細(xì)化管理的精準(zhǔn)對(duì)接（表2），取得良好預(yù)期效果。但應(yīng)用于人事檔案管理中還需要根據(jù)實(shí)際情況加以改進(jìn)[5]。

2.1 整理（SEIRI）

剔除不應(yīng)歸檔材料，滿(mǎn)足人事檔案真實(shí)、完整、有效。整理的原意是要區(qū)分要與不要的物品，收集人事檔案資料時(shí)做到應(yīng)歸檔盡歸外，還要清楚不需要?dú)w檔的材料，清除掉一切不要的資料。整理的目的在于使人事檔案管理范圍更加清晰，管理內(nèi)容更加精準(zhǔn)。（1）整理的目的。使人事檔案材料入卷更規(guī)范化、條理化、系統(tǒng)化。（2）整理的內(nèi)容。要把《干部人事檔案工作條例》第19條中所規(guī)定的10項(xiàng)人事檔案管理內(nèi)容及分類(lèi)作為整理的主要內(nèi)容。（3）整理的要求。精細(xì)化人事檔案整理應(yīng)做到編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。（4）整理的重點(diǎn)。分類(lèi)和編排是人事檔案整理的關(guān)鍵，分類(lèi)和編排（歸檔）堅(jiān)持性質(zhì)、內(nèi)容和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)三個(gè)判斷為原則[6]。（5）整理的做法。首先是要根據(jù)人事檔案歸檔范圍廣泛收集，確保應(yīng)歸盡歸；其次是圍繞“三個(gè)判斷”原則，剔除非必要?dú)w檔內(nèi)容。

2.2 整頓（SEITON）

整頓的原意就是將需要使用的物品按便于取用原則進(jìn)行定位、調(diào)整，即做好標(biāo)準(zhǔn)化放置。人事檔案整頓就是要分類(lèi)整理歸檔材料，使人事檔案規(guī)范、有序、科學(xué)。（1）整頓的目的。提高人事檔案工作效率，降低人事檔案管理成本。（2）整頓的內(nèi)容。經(jīng)價(jià)值鑒定納入歸檔范疇的人事檔案資料。并根據(jù)人事信息變化，及時(shí)做好人事檔案資料添加、轉(zhuǎn)遞等。（3）整頓的要求。人事檔案資料根據(jù)其不同類(lèi)型及特點(diǎn)，需要遵守具體的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和要求。如電子文件要按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、文書(shū)檔案要按照《文書(shū)檔案案卷格式》等進(jìn)行整頓。（4）整頓的重點(diǎn)。重點(diǎn)要圍繞人事檔案中的“三齡兩歷一身份”進(jìn)行整頓。（5）整頓的方法。首先是按照部門(mén)、職務(wù)或入職時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，編制統(tǒng)一目錄；定期檢查歸檔資料，發(fā)現(xiàn)破損等及時(shí)補(bǔ)救；根據(jù)轉(zhuǎn)正、考核、培訓(xùn)等人事信息變化隨時(shí)更新；離職時(shí)要及時(shí)做好人事檔案轉(zhuǎn)遞；死亡5年后，應(yīng)將人事檔案移交進(jìn)館。

2.3 清掃（SEISO）

清掃的原意是清除工作、學(xué)習(xí)場(chǎng)所內(nèi)的污漬，保持工作、學(xué)習(xí)場(chǎng)所整潔、明亮。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，在日常管理工作中，人事檔案通常交由組織人事部門(mén)及其人事檔案工作機(jī)構(gòu)。（1）清掃的目的。清除人事檔案管理工作場(chǎng)所，并使人事檔案管理設(shè)備設(shè)施處于良好狀態(tài)。（2）清掃的內(nèi)容。檔案室、計(jì)算機(jī)、密集架、檔案柜以及檢查存儲(chǔ)介質(zhì)等等。（3）清掃的要求。遵守國(guó)家、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范。如《檔案館照明系統(tǒng)設(shè)計(jì)規(guī)范》《檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)用LTO磁帶應(yīng)用規(guī)范》《檔案庫(kù)房空氣質(zhì)量檢測(cè)技術(shù)規(guī)范》《檔案蟲(chóng)霉防治一般原則》。（4）清掃的重點(diǎn)。檔案室及存儲(chǔ)介質(zhì)，如無(wú)關(guān)物品不得放置檔案室。（5）清掃的方法。首先是安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)清掃；其次是要定期清掃；最后是清掃要有記錄，確保檔案場(chǎng)所滿(mǎn)足“八防”標(biāo)準(zhǔn)。

2.4 清潔（SEIKETSU）

6S理論中的清潔是在清掃基礎(chǔ)上的更高層次要求。人事檔案清潔是指徹底進(jìn)行整理、整頓、清掃，并使之制度化、公開(kāi)化和透明化。（1）清潔的目的。將整理、整頓和清掃內(nèi)化為人事檔案工作者的自覺(jué)行為，并一以貫之，具體來(lái)說(shuō)就是要落實(shí)人事檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，并不斷完善。（2）清潔的內(nèi)容。包括人事檔案收集、鑒定、整理、保管、檢索、利用、轉(zhuǎn)遞和統(tǒng)計(jì)等，均要依規(guī)依制度和標(biāo)準(zhǔn)要求落實(shí)。（3）清潔的要求。按照人事檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)。（4）清潔的重點(diǎn)。人事檔案收集、鑒定、整理、利用等清潔環(huán)節(jié)。（5）清潔的方法。首先要保證人事檔案清潔質(zhì)量，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)，確保人事檔案資料完整。其次要做好新增人事檔案資料收集、補(bǔ)充。最后是堅(jiān)持“檔隨人走”原則，在人事變化的一定時(shí)間內(nèi)，應(yīng)將檔案及時(shí)轉(zhuǎn)遞至用人單位檔案管理部門(mén)。

2.5 素養(yǎng)（SHITSUKE）

素養(yǎng)的原意是人的文明禮貌，嚴(yán)守紀(jì)律，養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)工作生活習(xí)慣。人事檔案管理需要一支高素養(yǎng)人才隊(duì)伍，隊(duì)伍素養(yǎng)直接影響人事檔案管理質(zhì)量、效率和效果。（1）素養(yǎng)培育的目的。打造一支勤學(xué)習(xí)、講文明、重奉獻(xiàn)、肯敬業(yè)的優(yōu)秀檔案人才隊(duì)伍。（2）素養(yǎng)培育的內(nèi)容。較高政治素質(zhì)、掌握人事檔案的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、具備良好職業(yè)道德以及科學(xué)文化知識(shí)素養(yǎng)等。（3）素養(yǎng)培育的要求。政治素養(yǎng)過(guò)硬、業(yè)務(wù)素養(yǎng)精通、理念素養(yǎng)超前等。（4）素養(yǎng)培育的重點(diǎn)。政治、業(yè)務(wù)、思想等綜合素養(yǎng)。（5）素養(yǎng)培育的方法。認(rèn)真學(xué)習(xí)，堅(jiān)持黨對(duì)人事檔案工作的絕對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格遵守《檔案法》《保密法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)和條例。學(xué)習(xí)宣傳典型，培養(yǎng)良好職業(yè)道德。加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，掌握人事檔案管理最新規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)要求。

2.6 安全（SECURITY）

檔案安全重于泰山。人事檔案安全既要做到實(shí)體安全，也要確保信息內(nèi)容安全。（1）安全的目的。確保人事檔案各項(xiàng)安全，始終處于良好的應(yīng)用狀態(tài)。（2）安全的內(nèi)容。人事檔案實(shí)體無(wú)缺損、發(fā)霉及存儲(chǔ)介質(zhì)安全；信息內(nèi)容安全，包括人事檔案信息不被篡改、刪除，也包括不出現(xiàn)泄密、惡意訪(fǎng)問(wèn)，等等。（3）安全的要求。實(shí)體完整，信息真實(shí)、準(zhǔn)確，電子檔案滿(mǎn)足“四性”要求。（4）安全的重點(diǎn)。人事檔案真實(shí)、完整。（5）安全的方法。首先要檢查、核實(shí)人事檔案文件材料，檢查其實(shí)體安全。其次是要確保人事檔案保管場(chǎng)所符合要求，配備防火防潮防磁等設(shè)備器材。最后是要加強(qiáng)人事檔案安全保密培訓(xùn)，制定應(yīng)急預(yù)案，并經(jīng)常開(kāi)展應(yīng)急演練。

3 6S理論應(yīng)用于人事檔案管理四點(diǎn)啟示

3.1 提高思想認(rèn)識(shí)是重點(diǎn)

人事檔案管理有其系統(tǒng)特點(diǎn)和行業(yè)規(guī)律，有其自身要求。在人事檔案精細(xì)化管理中推行6S理論的應(yīng)用，是提升人事檔案精細(xì)化管理水平、改善人事檔案管理整體質(zhì)量和效率以及做好人事檔案服務(wù)工作的重要舉措。為此，首先是要求廣大檔案工作者，以及在思想上充分認(rèn)識(shí)到6S精細(xì)化管理理念的重要性，這也是人事檔案精細(xì)化管理的重點(diǎn)所在。為此，可以通過(guò)檔案宣傳周、歸檔月等特殊時(shí)間節(jié)點(diǎn)，加強(qiáng)6S等在內(nèi)的相關(guān)人事檔案管理知識(shí)宣傳，在科務(wù)會(huì)、院務(wù)會(huì)等場(chǎng)合組織學(xué)習(xí)，要讓每一位檔案工作者把6S精細(xì)化管理理念融入思想自覺(jué)、行為自覺(jué)中，讓精細(xì)化管理深入每一個(gè)人的內(nèi)心深處，牢記人事檔案精細(xì)化6S管理標(biāo)準(zhǔn)、深刻內(nèi)涵。

3.2 認(rèn)真組織落實(shí)是關(guān)鍵

6S精細(xì)化管理具有極強(qiáng)的可執(zhí)行性。結(jié)合人事檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，6S精細(xì)化管理都有著與其相對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。因此，人事檔案精細(xì)化管理能否取得預(yù)期實(shí)效，關(guān)鍵在于落實(shí)。首先，成立人事檔案精細(xì)化管理領(lǐng)導(dǎo)小組。積極推進(jìn)人事檔案精細(xì)化管理，把人事檔案精細(xì)化納入機(jī)關(guān)人事工作的重要組成部分。其次，制定人事檔案精細(xì)化管理工作方案。方案要明確6S人事檔案精細(xì)化管理的指導(dǎo)思想、管理目標(biāo)、實(shí)施范圍、實(shí)施步驟、部門(mén)分工及保障措施等。最后是聯(lián)系到具體科室及人員，一體推進(jìn)6S人事精細(xì)化管理工作。檔案管理部門(mén)與人事部門(mén)不定期對(duì)6S落實(shí)情況進(jìn)行檢查，并根據(jù)檢查情況提出進(jìn)一步優(yōu)化措施。

3.3 強(qiáng)化結(jié)果考核是保障

6S理論強(qiáng)調(diào)規(guī)范，強(qiáng)調(diào)要按照標(biāo)準(zhǔn)、要求進(jìn)行規(guī)范行事。人事檔案精細(xì)化管理6S理論的落實(shí)，要把制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化落實(shí)到具體行動(dòng)中，并將落實(shí)情況進(jìn)行必要的考核，推動(dòng)6S從理論落實(shí)到具體行動(dòng)中。為此，首先是要制定科學(xué)的考核方案。把6S理論的落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)、要求作為人事檔案考核的重要組成部分，從6S理論落實(shí)及效果作為考核的評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。其次是注重考核結(jié)果的運(yùn)用。人事檔案精細(xì)化管理是單位精細(xì)化管理的重要體現(xiàn)，也是現(xiàn)代化管理的突出表現(xiàn)之一。因此，在每一次考核結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將考核結(jié)果反饋至部門(mén)或個(gè)人，根據(jù)考核結(jié)果評(píng)出先進(jìn)部門(mén)，并督促后進(jìn)部門(mén)加強(qiáng)整改，一體推進(jìn)人事檔案精細(xì)化再上新臺(tái)階。注重將考核結(jié)果作為個(gè)人評(píng)優(yōu)評(píng)先和先進(jìn)表彰的重要參考，增強(qiáng)精細(xì)化管理落實(shí)的剛性約束。

3.4 營(yíng)造濃厚氛圍是基礎(chǔ)

人事檔案精細(xì)化管理需要檔案部門(mén)、人事部門(mén)及其他部門(mén)和個(gè)人的落實(shí)、配合和支持，是一項(xiàng)整體性、系統(tǒng)性工作。因此，要大力營(yíng)造濃厚的人事檔案精細(xì)化管理氛圍，著力培育良好職業(yè)文化，將人事檔案精細(xì)化管理打造成為單位管理的重要品牌，并做好品牌選樹(shù)、培養(yǎng)和宣傳，擴(kuò)大品牌的影響力和美譽(yù)度，在單位形成人人講精細(xì)、人人重視精細(xì)、人人落實(shí)精細(xì)的良好局面。可利用“某信、某博、新聞客戶(hù)端”等新媒體平臺(tái)，將人事檔案6S精細(xì)化管理先進(jìn)典型、事跡進(jìn)行展播，持續(xù)做好氛圍營(yíng)造，凝聚思想共識(shí)。

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作者簡(jiǎn)介：魏勝月（1982—），女，大學(xué)學(xué)歷，鄒城市疾病預(yù)防控制中心館員。主要從事檔案管理研究。