大數據與檔案：一種新型的數字化紐帶

摘 要：隨著互聯網時代的到來，大數據技術蓬勃興起，廣泛應用于各行各業管理中，尤其是應用于檔案管理中，為其帶來了巨大機遇的同時，也帶來了一定的挑戰。大數據技術可以為檔案管理提供更加高效、精確、智能的管理方式，是一種新型的數字化紐帶，對檔案管理提出了更高的要求。因此，要基于技術創新，將大數據應用于檔案管理中，提升檔案管理的工作效率與實效性，確保檔案管理能與多元化服務對接，提升檔案的準確性、安全性，為后續檔案管理工作的系統化開展奠定基礎。文章從大數據與檔案方面實施探究，將數字化技術應用于檔案管理中，以期能發揮大數據技術的優勢，助推檔案管理工作高效開展。

關鍵詞：大數據；檔案管理；數字化；應用

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

隨著大數據技術的普及和不斷創新，檔案管理面臨著前所未有的機遇與挑戰，讓以往的紙質檔案管理朝著電子化與信息化方向轉變。特別是在醫療改革深入推進的背景下，基層檔案管理的要求也逐漸提高，其檔案管理的質量直接關系到單位整體的發展。通過將大數據技術應用于檔案管理，可以有效提高檔案管理的工作效率及時效性，實現多元化的服務，確保檔案信息歸納、統計的準確性與安全性，從而推動基層檔案管理工作朝著標準化的方向發展，促進單位整體的發展，更適應時代發展的需要。

一、大數據技術應用于基層檔案管理的重要性

1.提升基層檔案管理的效率

大數據技術憑借其強大的數據處理能力，能夠將海量醫療數據精細化分類、整理和分析，無疑為基層單位提供了極大的便利。通過運用大數據技術，基層單位可以迅速查詢到病患的病歷、化驗報告及影像資料等關鍵信息，實現病患信息的全面覆蓋。這種高效的信息獲取方式，不僅極大地提高了基層單位的工作效率，還降低了人力成本，使基層醫療資源得到更加合理的分配和利用。此外，大數據技術的運用還能夠提升基層單位的服務質量。通過對病患信息的深度分析，基層單位可以更加準確地判斷患者的病情和需求，從而為其提供更加個性化的診療服務。可見，大數據技術在醫療領域的運用，不僅可以提高基層單位管理和利用檔案信息的效率，降低人力成本，還可以提升基層單位的服務質量，為患者提供更加優質的診療服務。

2.加強檔案工作系統化推進

基層單位檔案管理涉及病歷、財務和人事等各類重要信息，其管理需要高度的準確性和保密性。然而，傳統的管理模式存在諸多限制，如人力不足、信息保密性差等，導致資源分散，難以系統化。為了解決這一問題，需發揮大數據技術的作用，利用大數據打造檔案信息管理平臺，能有效豐富檔案管理的手段與模式，提高管理的精準性和保密性。該平臺可利用大數據技術對檔案信息的審核及數據加密，從而確保信息的準確性和完整性。同時，對敏感信息加密處理，以保障數據的安全性和保密性。此外，該平臺還優化了查閱權限，實現精細化管理，避免信息被泄露和濫用。該平臺還能與各相關部門開展服務對接，進一步提升管理工作質量。通過實現信息共享和協同工作，可以大幅提高管理效率，減少重復工作，并確保信息的準確性和安全性。

二、大數據背景下基層檔案管理存在的問題

1.基層單位檔案管理觀念落后

基層單位檔案管理存在的問題主要包括管理意識淡薄、管理理念滯后以及管理手段單一，使得基層單位和基層工作者對檔案工作的重視程度不足，影響了檔案規范化建設的進程。例如，檔案管理作為基層單位管理核心的重要性未得到正確認識，使得檔案在基層單位中的重要作用難以發揮出來，對基層單位的管理工作與創新發展工作產生了阻礙，尤其是檔案管理人員意識層面存在的問題，會直接制約基層單位的持續發展。

2.檔案管理難以滿足應用需求

通過持續優化和維護現有的檔案管理設備設施，并及時更新設備設施，可以確保檔案工作順利實施，并充分發揮大數據技術在檔案管理方面的優勢，為基層單位提供更加精準和高效的服務。然而，一些基層單位對設備設施維護缺乏足夠的重視，沒有及時對技術更新和優化，導致檔案管理軟件和系統存在明顯的滯后性，不僅影響了檔案工作順利開展，還限制了大數據技術在檔案管理中的一些重要功能的運用。另外，基層單位檔案管理改革需綜合考慮大數據技術特點與技術需求，但在實際上，已有的設備設施仍無法滿足檔案管理工作的需求，難以為基層單位提供多方面的服務。

3.檔案管理人員技術水平不足

大數據技術對于基層單位而言，是一項極具挑戰性的技術。它需要在多種網絡協議和格式下，對設備設施系統性能和網絡功能有嚴格的要求。只有這樣，才能為檔案管理工作提供有效幫助。例如，為了有效管理檔案，基層單位需要運用大數據技術對大量的信息數據展開快速、準確地分析和統計。然而，實際情況卻是基層單位缺乏對檔案管理人員的專業培訓，導致檔案管理人員在技術應用和創新方面能力不足，檔案管理人員無法獨立開發適合大數據應用的軟件程序。同時，基層單位的技術維護人員主要關注系統的功能穩定，而缺乏技術創新和解決技術問題的經驗，在面對一些復雜的大數據技術問題時，無法獨立解決，制約了大數據技術充分發揮作用。

4.未建立完善的管理規范體系

基層單位在管理檔案時應建立和完善大數據技術管理體系，以避免技術濫用和系統功能缺失。然而，實際上多數單位并未建立完善的檔案管理體系，已有的檔案工作存在諸多的安全漏洞，致使管理效率較低，影響檔案管理工作的質量。而規范化的檔案管理體系作為基層單位管理有序開展的舉措，由于基層單位檔案管理的工作內容并未統一，在協調層面存在諸多的問題，對大數據技術的應用產生了一定的負面影響。加之大數據技術并未發揮保密性與便捷性的特點，會導致基層單位檔案管理工作質量長期停滯不前。

三、大數據技術應用于基層檔案管理的策略

1.轉變管理理念，實現管理目標

雖然現階段已經有諸多的基層單位認識到大數據技術是一種新型的數字化紐帶，充分認識到其應用于檔案管理中的重要性。但在整體上，基層單位的管理層并未充分轉變檔案管理思想，仍將大數據技術視為資料存儲的工具，并沒有充分認識到大數據技術對基層單位的社會和經濟效益的巨大潛力。首先，需要轉變檔案管理人員的管理理念，讓他們充分認識到大數據技術的作用和重要性。例如，基層單位可以組織活動，邀請專業的技術人員為檔案管理人員開展大數據技術的培訓和講解，讓管理人員能了解大數據技術的原理和應用方法。還可以制定激勵政策，鼓勵檔案管理人員在管理工作中積極應用大數據技術，提高檔案管理人員的工作效率與積極性；其次，增強基層單位領導對大數據技術的認識，以獲取領導層的支持。例如，各科室的主管和基層單位領導者需要積極參與應用大數據技術的管理工作，確保大數據技術的充分運用，以推動基層單位檔案管理工作順利開展；最后，加強宣傳工作，轉變檔案管理人員的管理觀念。從以往的保存功能轉變為對資料的分析與使用，改變紙質檔案管理形式，提高檔案在基層單位中的服務功能。例如，通過開展各種形式的宣傳活動，如講座、培訓及展覽等，并宣傳檔案的重要性和價值以及展示成功的案例，調動檔案管理人員的工作熱情，提高對工作的重視度。可見，應用大數據技術能更好地管理、分析與利用檔案信息，能提高基層單位的工作效率與服務質量，帶來更多的經濟效益與社會效益。因此，需大力推廣大數據技術在基層單位的應用，助推基層單位的持續發展。

2.完善設備設施管理，建立保障機制

為了適應新時代發展背景下基層單位檔案管理工作的需求，基層單位需要建立一套完善的設備設施管理與保障機制。為此，基層單位需要對檔案管理信息化設備設施及大數據技術應用實施具體的規劃和要求，解決基層單位檔案管理設備設施的相關問題。為了實現這一目標，需制定統一的設備設施管理與維護制度，定期開展檢查。例如，在設備設施管理與維護時，要充分考慮其特點與使用要求，制訂適當的維護計劃與操作流程，并定期檢查和維護，確保其始終處于良好的工作狀態。針對檢查中發現的設備故障、系統漏洞問題，需第一時間采取針對性的措施解決，減少故障的發生率，提高設備設施的可靠性與穩定性，確保檔案管理信息的安全，防止信息被泄露、攻擊，為用戶提供優質的服務。此外，還要建立設備設施報損及應急維護管理機制。例如，對損壞的設備設施要第一時間報損、更換等，及時解決檔案管理存在的技術問題，降低設備設施故障的影響，助推檔案管理工作順利開展，為基層單位工作的持續開展提供有力的支持。通過這樣的措施，可以確保檔案管理設備設施始終處于最佳狀態，為檔案管理工作提供穩定的支持，提高檔案工作效率與服務的質量，推動基層單位檔案管理工作順利開展。

3.加強隊伍建設，發揮管理作用

要想助推基層單位檔案管理工作高質量開展，就要正確認識在檔案管理中應用大數據技術離不開專業化的人才，是助推檔案管理工作開展的前提保障。因此，基層單位檔案管理工作要想充分發揮價值，需要培養更多專業的人才，確保基層單位檔案管理信息化建設工作的順利實施，發揮大數據技術的作用。首先，加大培訓工作。基層單位需明確檔案管理工作的內容與方向，針對性地開展相對應的培訓工作，促使檔案管理人員能有序利用大數據技術輔助開展工作。例如，針對檔案管理工作開展大數據專業知識、檔案管理專業知識、計算機操作方法及管理專業技能等方面的培訓，確保檔案管理人員能符合崗位發展需求，發揮自身的最大化作用；其次，重視職業道德與素養的培訓。例如，培訓中應該注重培養檔案管理人員的職業操守和責任心，讓檔案管理人員明確自己的職責和使命，認識到檔案管理的重要性及其對社會發展、公民權益的特殊意義，并教育他們遵守職業道德規范，如誠實守信、尊重隱私、保守機密等；最后，面向社會招聘具備理論與實踐能力的復合型人才，滿足單位發展需求。例如，在招聘人才時，挑選一些具備計算機專業知識、大數據專業知識和檔案管理能力的人才，確保能推動檔案管理工作穩定、持續開展，助推基層單位的持續發展。

4.規范管理體系，確保總體質量

建立規范化檔案管理是提升基層單位檔案管理工作的關鍵，應依據醫療、業務工作和管理要求明確各項管理規范，注重細節把控，確保大數據技術在標準化管理體系下按規范開展。首先，依據檔案信息安全等級、調用時效的差異，對檔案實施規范化管理。例如，基層單位需要充分了解和掌握各類檔案信息的安全等級和調用時效等信息差異，以便根據實際情況對檔案管理規范調整。在調整過程中，基層單位還需要注重規范性檔案管理技術應用體系的構建，以確保該體系能夠在實際工作中發揮最大的作用。同時，還要解決部分違規操作問題。例如，基層單位需要加強對檔案管理工作的監督和管理，及時發現和糾正違規操作行為，以保障檔案信息的安全和完整；其次，在檔案管理工作中應用大數據技術時，應綜合考慮各類因素對設備設施與技術的影響。在具體實施過程中，基層單位需要結合自身實際情況，針對可能出現的各種風險因素制定相應的應急預案。例如，對于設備設施故障問題，可以預先制定故障應急預案，包括備用設備設施的準備、技術故障的應對措施等。對于自然災害等不可抗力因素，應做好災害預警和災后恢復工作，確保檔案資料的安全與完整性。對于人為因素，應加強人員培訓和管理，建立健全監督機制，防止人為破壞或泄露檔案信息的情況發生。此外，基層單位還需要不斷加強與相關部門的溝通與協調，以便在遇到問題時能夠迅速獲得支持和幫助，還要定期開展應急演練和培訓，提高檔案管理人員的應急處理能力，確保在突發情況下能夠迅速應對，減少外界風險因素對檔案管理工作的影響。

5.強化現代化建設，突出技術優勢

為加強基層單位檔案管理的現代化建設，必須注重大數據技術應用的前瞻性，并全面強化大數據技術的應用能力。為此，基層單位檔案管理必須緊跟時代步伐，重視大數據技術的創新工作。在現有的基礎上，充分研究各類技術在基層單位檔案管理工作中的實際應用效果。通過詳細了解各種技術的實用價值和技術優勢，選擇適合基層單位檔案管理改革和工作創新的大數據技術。例如，通過將人工智能技術和大數據技術應用于基層單位檔案管理體系，能助推大數據技術全方位地運用于檔案管理中，解決以往檔案管理技術滯后與缺失問題，確保檔案管理朝著現代化方向發展。此外，助推檔案管理的現代化建設還需建立完善的協同機制。例如，大力推進各部門的溝通與合作，讓各部門實現良好的交流、合作，解決以往存在的信息壁壘，并鼓勵技術人員和檔案管理人員圍繞大數據技術創新管理工作，實現基層單位檔案管理工作的多元化開展。通過此種模式，能促使基層單位檔案管理形成長效化機制，提高其檔案管理水平，更好地滿足時代發展需求。

四、結語

綜上所述，基層單位的檔案管理離不開大數據的支持，需要充分發揮大數據技術的作用，將其應用于檔案管理中，確保能充分發揮大數據技術的最大化價值，創新已有檔案管理模式，提高管理質量與效率，助推基層單位的持續發展。

參考文獻：

[1]張紅立.大數據視閾下的醫院檔案管理策略探析[J].中國衛生標準管理，2023，14（6）：1-4.

[2]劉炳娜.大數據在醫院檔案管理工作的應用與創新[J].現代農村科技，2023（6）：123.

[3]位 佳.大數據技術在醫院檔案管理中的運用分析[J].辦公自動化，2023，28（14）：37-39.

[4]徐海燕.大數據背景下檔案管理現代化分析[J].蘭臺內外，2023（23）：37-39.

[5]劉清熙.檔案工作中大數據管理模式的構建與應用[J].蘭臺內外，2023（18）：41-43.

[6]張烈芳.大數據環境下事業單位綜合檔案管理創新研究[J].蘭臺內外，2023（18）：39-40，43.

[7]李 垚.大數據時代下檔案管理探析[J].濮陽職業技術學院學報，2023，36（4）：109-112.

[8]李惠慶.大數據時代檔案數據化管理與建設研究[J]. 華東紙業，2023，53（4）：24-26.

（作者單位：莒縣閻莊街道衛生院）

作者簡介：竇鳳偉（1985—），女，漢族，山東莒縣人，本科，審計師，研究方向：檔案管理。