檢察院檔案管理信息化建設的強化措施

摘 要：新時期，檢察院檔案管理工作引入信息技術，實施檔案信息化管理，提高檔案資源的利用率，助力相關業務更好地開展，有著重要的意義。文章針對檢察院檔案管理信息化建設相關問題，展開具體的論述，提出信息化建設的策略，為相關人員提供借鑒。

關鍵詞：檢察院；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

實現檢察院檔案管理信息化，是新時期檢察院現代化建設的重要內容，同時，也是衡量檢察院工作效能與管理水平的重要標準。根據檔案管理的需求，堅持數字化引領，做好檔案管理信息化建設工作，并充分管理好檔案，合理利用檔案，促進檢察院高質量發展，更好地為人民群眾服務。

一、檢察院檔案管理信息化的意義

檔案管理信息化指的是在檔案的收集、整理和鑒定等各個環節，貫徹信息化管理理念，充分利用現代信息技術，助力檔案管理的現代化發展，強化對檔案管理活動的控制。檢察院開展檔案管理信息化建設工作，必須注重管理理念的創新，增強信息化意識，并積極轉變檔案管理工作思維，改變傳統的工作方式，結合運用各類技術手段，優化檔案管理業務。在檔案管理中，實現全過程信息化，深度挖掘檔案資源的利用率，促進業務高質量發展。當前，檢察院檔案管理矛盾日益凸顯，原來的檔案管理模式無法適應新的形勢。采用信息化管理模式，利用計算機和網絡等各類硬件設備設施，不僅能夠節省很多的空間，還可以通過信息化管理和有效的備份，促使檔案信息更加安全。通過數據的高效共享，保障檔案資源得到高效開發和利用。

二、檢察院檔案管理信息化建設的問題

1.資金需求大

從推進檔案管理信息化建設來說，實現檔案全流程的信息化管理，需要配置相應的軟硬件設備設施。并且，還要將原來的紙質檔案資源全部數字化加工，成為數字化檔案資源，存儲到數據庫中，通過系統實現共享，進而滿足檔案使用的需求。這需要很大的資金支持，以保障各項建設工作能夠順利開展和落實。

2.缺乏檔案管理專業人才

在檢察院檔案管理信息化建設中，人才隊伍的建設是重點。從當前的檔案管理情況來看，很多部門存在著檔案管理專業人才缺乏的情況。現有的檔案管理人員非專業人才，且知識結構落后，對檔案管理信息化建設缺少正確的認識，掌握的信息化管理知識與技能不足，難以適應檢察院檔案管理信息化工作的發展變化。此外，缺少完善的培訓機制，未能結合檔案管理業務模式特點，對工作人員開展及時、有針對性的培訓，無法為檔案管理工作的高質量開展提供支持。

3.基礎設備設施不完善

檢察院檔案管理信息化的實現，離不開各類基礎設備設施的支持，尤其是軟硬件設備設施。從當前的檔案信息化建設情況來看，很多單位還處于低信息化水平，未能配套完善的基礎設備設施，檔案的數字化加工、檔案收集以及整理等工作沒有充分利用信息技術。由于缺少完善的基礎設備設施，使得檔案資源的利用水平不高，且相關工作的質量難以達到要求。因此，在推進檔案管理信息化建設中，應該注重信息化基礎設備設施的建設，提高檔案信息化管理的水平，保障檔案資源得到合理利用。

4.信息化建設質量控制不到位

檔案信息化建設的質量如何，關系到后期檔案信息化管理目標實現的效果。因此，需要注重檔案信息化建設項目推進全過程的質量監督與管理。目前，很多單位都沒有組建專門的管理小組負責項目監督檢查。在檔案數字化加工和檔案收集、整理等過程中，未能做好相應的質量控制，使得檔案數據的質量不達標，存在數據質量問題，影響到后續的使用效果，應該進一步優化管理。

5.檔案數據利用率不高

檔案信息化建設的推進，必須注重檔案數據利用問題，不斷提高大數據的利用水平，支持相關業務的高質量開展，更好地為人民群眾服務。由于缺少完善的數據共享機制，使得很多數據信息未能及時共享，難以達到數據高效利用的要求。因此，在推進信息化建設的過程中應高度重視此問題，并提出有效的解決方案，保證檔案資源能夠得到合理利用。

6.檔案數據的安全問題突出

在檔案信息化管理模式下，數據信息全部處于網絡狀態中，面臨著更為復雜的環境，很容易出現數據安全問題。因此，在開展檔案信息化建設時，必須注重數據信息的安全管理，采取相應的措施。實現檔案數據信息的安全管理，除了要做好技術層面的保護外，還需要注重管理層面的優化。很多時候，工作人員的不合理操作會使得檔案數據處于不安全的狀態。為了能夠有效保護檔案數據信息的安全，需要從多個層面采取多樣化措施，最大程度上保證檔案數據信息的安全。

三、檢察院檔案管理信息化建設的策略

1.做好資金保障工作

檢察院檔案管理信息化建設工作的推進離不開資金的支持，需要結合建設任務的具體情況以及信息化管理的實際需求，做好資金保障工作。在推進信息化建設之前，結合具體任務來分析，進而合理配置資金。例如，在檔案庫房的改造方面，應該結合庫房的實際需求，配置數據存儲專用服務器、自動化檔案密集柜和高速掃描儀等設備設施。并且，還需要配套恒溫恒濕控制系統和檔案庫房監控系統，促使檔案管理信息化水平得到全面提高。積極加大檔案信息化建設的資金投入力度，促使檔案管理系統全面升級，還需要做到與檢察院統一業務應用系統和OA辦公系統的進一步對接，保障檢查業務過程中產生的檔案資源能夠在線歸檔。需要注意的是，在推進檔案信息化建設的過程中，應該做好資金使用管理，不斷提高資金的利用水平，保障資金得到高效的利用，促進檔案管理信息化建設任務高質量開展。

2.注重人員隊伍的建設

隨著檔案管理信息化建設工作的推進，未來檔案管理的信息化水平將會不斷提高，促使檔案管理業務出現很大的變化，對檔案管理工作人員的業務能力也有較高的要求。為了能夠進一步提高人員的素質水平，適應當前的檔案信息化管理，還需要注重人員隊伍的建設。根據檢察院檔案信息化工作的實際需求，引入專業人才，擴大信息化管理隊伍。與此同時，還需要結合檔案信息化管理的業務特點，組織相應的培訓工作，構建長效化培訓機制。在人員培訓方面，需要結合業務的實際需求，圍繞所需要的知識和技能，對專職人員開展業務培訓，提高其業務水平，更好地開展相關工作。作為檔案管理工作人員，則需要具有相應的學習意識，積極主動學習《檔案法》和相關的管理規定，進一步優化自身的檔案管理知識結構，不斷提高自身的業務素養。加強對《保密法》和相關保密工作規定的學習，并在工作中嚴格按照流程完成相應的檔案管理工作。為了保障檔案工作的高質量開展，需要注重對工作人員開展業務指導。通過采取多樣化措施，建設高水平的檔案信息化管理隊伍，進一步推動檔案信息化建設，充分發揮檔案管理人員的力量，高質量落實各項工作。

3.完善基礎設備設施

根據檢察院檔案信息化管理的基本需求，積極完善基礎設備設施，滿足信息化管理的要求。在推動檔案信息化建設的過程中，應該注重辦公辦案場所的改造，圍繞硬件和軟件兩個維度開展檔案信息化建設。具體建設中應積極配置專用的服務器、計算機、打印機、掃描儀等，并根據檔案信息化管理的需求，及時更新和補充信息化設備設施，不斷提高檔案管理人員信息化管理的水平。通過配置相應的基礎設備設施，為檔案信息化管理工作的開展提供良好的軟硬件環境。為了能夠充分發揮基礎設備設施的作用，還需要根據配套的軟硬件情況制定相應的維護管理辦法，做好日常的維修保養工作，避免基礎設備設施出現性能不佳或者其他問題，影響到檔案管理工作的開展。檢察院應有專門人員負責此項工作，高質量地推廣落實相關措施，避免存在管理不到位的情況。在軟硬件的應用方面，還需要加強技術指導，幫助使用者能夠有效掌握使用方法，避免出現不合理使用的情況，影響檔案信息化工作的質量。此外，還應積極更新檔案信息化基礎設備設施，實現基礎設備設施的升級優化，助力各項檔案管理工作的開展，創造更多的管理效益。

4.加強信息化建設質量監督

檢察院開展檔案信息化建設工作，必須注重全流程管理。管理人員必須充分認識到檔案管理信息化建設的重要性以及對推動檢察工作高質量發展的保障作用，加大組織領導力度。在具體建設工作中，構建以分管院領導專門負責、辦公室牽頭組織、各部門協作配合以及專兼職檔案員具體實施的管理體系，推進檔案信息化建設工作。通過制定完善的管理制度，明確各部門的管理職責與內容，高質量地推進各項工作，全面、嚴格地檢查相關的建設工作，并實施相應的考核制度，加強對信息化建設工作的管理。檔案信息化建設工作的內容很多，且有著較高的要求，涉及數字化加工、數字化掃描等相關內容。為了能夠進一步保證檔案信息化建設的質量，應注重檔案信息化建設的質量監督和管理。根據管理工作的實際需求，組建專門的項目管理小組，負責對檔案信息化建設的質量監督與檢查。在日常的管理中，可以采取隨機抽查和對照檢查的方式，加大對紙質檔案整理裝訂、圖像掃描質量和著錄數據的準確性等方面的檢查驗收。通過全面、細致的檢查，及時發現檔案建設工作存在的問題，提出優化與改進的措施。加大對驗收工作的管理，保證驗收工作規范化開展，進一步推動檔案管理工作提質增效，促使檔案規范化管理的水平得到提高。項目的管理工作人員必須認真履行自身的職責和任務，對于每一個細節和要點都需要做好嚴格的監督和檢查，切實保證檔案信息化建設的質量達到預期標準。

5.提高檔案數據信息的共享水平

在檔案管理工作中，還需要注重檔案的利用管理，通過積極推進檔案數據共享利用，進一步提高檔案資源管理的水平，實現檔案資源的跨行業、跨地域和多維度的融合和高效利用，以進一步激發檔案資源活力，實現檔案的時代價值。檔案管理部門需要高度重視檔案數據共享利用，并在邏輯層面將不同類型的檔案和數據數字化加工，做到數據的有效關聯，通過橫向的數據交換滿足數據利用的需求。通過提高檔案數據共享利用水平，為檢察院全體部門利用提供更多的支持和保障。與此同時，還需要注重數據資源質量的把控，加強對數據質量的管理，充分落實數據質量責任。在日常的檔案管理工作中，對于產生的檔案和數據需要做好校核確認，及時更新數據動態，確保數據的準確性、完整性及時效性。通過加強對數據質量的監督，保障數據能夠及時歸集和更新，做好全面嚴格的管理，及時發現數據問題，做好相應的整改，確保數據狀態的可感知，提高檔案數據的使用水平。

6.做好檔案信息安全管理

檔案信息化建設還需要注重檔案信息安全的管理，根據檔案信息安全特點采取相應的措施。通過技術和制度建設，進一步提升數據的安全性。在復雜的環境下，檔案數據信息安全離不開技術的支持和管理方法相互結合。在技術方面，應積極推廣使用新技術，加強對檔案數據的安全保護，提高安全風險的防范和化解能力，如采用區塊鏈技術，利用其去中心化、不可篡改的分布式數據庫。通過采用防火墻技術和其他技術，構建完善的數據安全保護體系，做到數據的有效保障。與此同時，還需要加強對數據備份的安全管理，通過合理的備份介質、系統模式的開發，體現多元化存儲保障，進一步提高數據的安全管理水平。在日常的管理工作中，還應加大對數據有效性的監督管理，保障數據質量的同時，還需要認真落實各項數據的保護措施。例如，加強對信息化系統使用者的監督和指導，減少人為因素的影響。

7.做好基礎工作

檔案管理工作涉及的內容很多，包括收集、整理和利用等，需要根據檔案管理工作的基本要求和規范完成相應的業務，保證檔案能夠及時被收集和高質量利用。在日常的管理工作中，工作人員需要根據自身的職責和任務，圍繞檔案管理的具體內容做好相應的工作。在檔案信息的收集方面，可以充分利用現有的信息化系統，實現對檔案數據的在線化收集，保證數據收集的及時性和準確性。與此同時，還需要做好檔案數字化加工工作，根據具體的任務安排完成相應的內容。對于收集的檔案信息，要及時錄入數據庫內，并做好其他信息的入庫工作，保證檔案資料的完整性。為了能夠進一步提高檔案資源的利用水平，應加強檔案網頁的建設，開發相應的功能，保證檔案使用者能夠及時掌握相關的信息，并將檔案工作和檔案管理的信息與成果發布到網站上，及時更新內容。在推進檔案信息化建設的過程中，應配套相應的軟件，為檔案資源的利用提供支持。利用文檔和檢索系統，實現對各類檔案的電子化檢索，進一步提高檔案資源的利用水平。在內部局域網上可查閱全院檔案目錄和全文內容，向干警提供更多的支持，使其能夠享受到更加全方位、多層次和高效率的檔案信息服務。

四、結語

綜上所述，檢察院檔案信息化管理的建設，應該從資金、人員以及基礎設備設施等多個方面入手，采取系列的措施，提高信息化管理的水平，助力檔案管理現代化建設。未來，越來越多的信息技術被廣泛應用，將會促使檢察院檔案信息化管理的水平得到提高，進一步提高檔案資源的利用率，促進檢察院現代化建設。

參考文獻：

[1]費 丹.學校檔案管理現代化建設的措施探討[J].陜西檔案，2022（06）：51-52.

[2]操天明，柳群英，郝 敏.“互聯網+”時代采購檔案管理工作探析[J].公關世界，2022（23）：78-79.

[3]韓卓泉.淺談大數據時代的訴訟檔案管理[J].云南檔案，2021（01）：47-49.

[4]盧玉潔，崔衛榮.淺議如何加強基層檢察院檔案管理信息化建設[J].法制與社會，2018（29）：159-160.

[5]劉 波.檔案管理信息化建設存在的問題與對策[J].辦公室業務，2018（19）：58.

[6]張 誼.基層檢察院檔案信息化建設的阻礙與策略[J].辦公室業務，2018（14）：67.

[7]林 娣.檔案管理的信息化建設[J].智庫時代，2018（30）：243+245.

[8]楊小玲.淺談信息化建設與基層檢察院檔案管理[J].明日風尚，2016（13）：298+289.

（作者單位：鄆城縣人民檢察院）

作者簡介：曾蓓（1989—），女，漢族，山東菏澤人，學士學位，中級，研究方向：檔案管理。