醫學檔案管理中PDCA應用路徑探索

史麗波 張海峰 楊愛榮

摘要：本文主要探討如何將PDCA循環應用于醫學檔案管理中，介紹PDCA的概念和原理，詳細闡述在醫學檔案管理中應用PDCA循環的步驟，分析PDCA在醫學檔案管理中的優勢，旨在為醫學檔案管理工作質量提升奠定良好的基礎，充分發揮PDCA的優勢和價值，以供參考。

關鍵詞：PDCA循環；醫學檔案管理；持續改進；質量管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20240434

基金項目：黑龍江省高等學校基本科研業務費項目“PDCA在醫學檔案管理中的應用分析”

項目編號：2021－KYYWF－0524

一、PDCA的概念和原理

PDCA是一種質量管理方法，概念源于德國質量專家沃爾特·斯圖克特（Walter A. Shewhart）和日本著名質量大師戈達賴·夏奇慶（W. Edwards Deming）的工作。PDCA代表了計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）和行動（Act）這四個階段的循環過程。PDCA循環的原理是通過不斷地進行改進和調整，實現目標的持續優化。PDCA循環的目的是通過不斷地反思和調整來完善工作流程，以實現更高的質量、效率和滿意度，實現結果的持續改進和優化。該循環過程強調數據驅動決策、團隊合作和溝通以及持續學習和改善。

二、應用PDCA循環于醫學檔案管理

（一）計劃階段（Plan）

1.設定目標和指標

在醫學檔案管理中，設定明確的目標和指標是關鍵步驟。目標包括提高檔案準確性、加強數據安全、提升檔案存取效率等。指標是錯誤率、數據備份頻率、檔案查詢時間等可衡量的指標。假設一個目標可以減少檔案錯誤率至每1000份檔案中不超過5個錯誤，指標可以是以90%的準確性率進行檔案質檢。

2.制定檔案管理計劃

制定檔案管理計劃是為實現設定的目標和指標制定具體行動方案，包括明確的任務、責任分工、時間表和資源需求，確定檔案整理和分類流程，規定負責人和時間節點。在制定檔案管理計劃時，需要考慮以下因素：第一，資源。確定所需的人力、技術和物質資源，并評估可行性和可獲得性。第二，時間。設定合理的時間表，確保任務按時完成并滿足工作要求。第三，責任分工。明確各個人員的職責和任務分配，確保團隊協作和高效執行。第四，風險管理。識別潛在的風險和障礙，制定相應的對策來應對和解決。

3.確定改進措施

在計劃階段，需要確定改進措施，包括優化檔案存儲系統、引入電子檔案管理系統、加強培訓和意識提升等，解決現有問題，提升檔案管理水平。針對檔案存儲系統的問題，可以引入數字化存儲方式，建立電子檔案管理系統，提高存取效率和減少錯誤。改進措施的選擇應基于數據分析和詳細調研，充分了解當前的檔案管理問題和需求。同時，考慮可行性、資源限制和預算限制，確保改進措施的有效性和可行性。

（二）實施階段（Do）

1.執行檔案管理計劃

在實施階段，醫學檔案管理團隊按照制定的計劃執行各項任務，包括組織人員、分配工作、落實各項改進措施等。團隊成員應密切合作，確保計劃順利推進。

執行檔案管理計劃時，要注意以下方面：第一，任務分配。將計劃中的各項任務分配給相應的團隊成員，并明確管理人員的職責和工作要求。第二，協調溝通。建立有效的溝通機制，確保團隊內部和團隊與其他相關部門之間的協調和信息流暢。第三，管理問題。及時處理和解決出現的問題和障礙，必要時調整計劃和資源分配，確保項目順利進行。

2.收集和記錄數據

在執行過程中，收集和記錄相關數據是必要的，包括檔案準確性的測量、電子檔案系統使用情況的統計等。通過數據的收集和記錄，可以評估執行結果，為后續的檢查和分析提供依據。數據收集和記錄應遵循以下原則：第一，準確性。確保收集的數據準確可靠，并采用標準化的方法和工具進行記錄。第二，全面性。覆蓋需要評估的關鍵指標，包括各個環節和維度，確保全面了解檔案管理的情況。第三，及時性。數據收集需及時進行，避免延遲或信息失真，以便及時發現問題并采取措施。

3.監測過程和執行情況

在實施階段，通過定期會議、現場觀察和反饋機制等方式，對過程和執行情況進行監測和控制。監測過程有助于發現實施中的問題和障礙，并及時采取糾正措施。在監測過程和執行情況時，應注意以下內容：第一，會議和溝通。定期召開會議，討論項目進展和存在的問題，及時與團隊成員和相關人員進行溝通和反饋。第二，現場觀察。定期實地觀察檔案管理的實際操作情況，發現可能存在的問題和改進空間。第三，反饋機制。建立有效的反饋機制，鼓勵團隊成員提供意見和建議，促進問題及時解決。

（三）檢查階段（Check）

1.對比實際結果與目標和指標

在檢查階段，醫學檔案管理團隊應評估實際結果，并將其與設定的目標和指標進行對比，有助于發現差距和問題，并為后續的改進提供依據。對比實際結果與目標和指標時，要注意以下方面：第一，數據分析。通過分析收集的數據，評估實際結果的準確性、完整性和一致性。第二，目標達成情況。比較實際結果與設定的目標，判斷是否達到預期的目標水平。第三，指標評估。對比實際指標值與設定的指標要求，分析指標的達成程度和差距。通過對比實際錯誤率與設定目標的錯誤率指標，團隊可以確定是否達到減少錯誤率的目標，并了解具體的差距和改進需求。

2.分析數據和評估績效

通過分析數據，評估醫學檔案管理的績效和效果，分析錯誤率的變化趨勢、查詢時間的改善情況等，有助于發現潛在問題和改進機會。在進行數據分析和績效評估時，需要注意以下方面：第一，趨勢分析。比較不同時間段的數據，觀察檔案管理績效的變化趨勢，識別改進是否有效并持續性。第二，根本原因分析。通過深入分析數據，找出導致問題的根本原因，以便制定有針對性的改進措施。第三，績效評估。基于設定的目標和指標，評估醫學檔案管理的績效水平，確定優勢和劣勢，并提出改進建議。通過數據分析可以發現，電子檔案系統的引入可以顯著縮短查詢時間，提高檔案管理效率，有助于評估電子化改進的績效和效果。

3.發現問題和改進機會

在檢查階段，可能會發現一些問題和改進機會，涉及流程優化、培訓加強、系統改進等。發現問題和改進機會時，要進行以下工作：第一，問題識別。通過數據分析、反饋和現場觀察，識別存在的問題和瓶頸，包括流程不暢、錯誤率高、培訓不足等。第二，原因分析。深入挖掘問題的根本原因，確定導致問題的因素和環節，以便制定有針對性的改進方案。第三，改進機會。基于發現的問題，提出可行的改進措施和機會，包括流程優化、培訓計劃和技術改進等。通過檢查階段的分析和評估，團隊可能發現檔案分類流程存在問題，導致檔案歸檔不準確。這將成為一個改進機會，可以重新設計檔案分類流程，并進行相關培訓和指導。

（四）行動階段（Act）

1.基于檢查階段的分析，制定行動計劃

在行動階段，醫學檔案管理團隊根據檢查階段的分析結果，制定具體的行動計劃，包括改進措施、實施時間表、責任分配等，以確保問題得到解決、目標得以實現。制定行動計劃時，要注意以下方面：第一，確定優先級。根據問題的重要性和緊迫程度，確定改進措施的優先級順序，以便有條不紊地改進工作。第二，制定具體措施。針對每個問題和改進機會，制定具體可行的改進措施，并明確責任人和資源需求。第三，時間表安排。制定合理的時間表，確保改進措施按時落實，并設定評估指標和里程碑，幫助追蹤進展和效果。基于發現的問題，制定的行動計劃可以包括重新設計檔案分類流程、加強培訓和意識提升、引入自動化的錯誤檢測系統等。

2.實施改進措施

在行動階段，醫學檔案管理團隊開始實施制定的改進措施，可能涉及流程優化、技術引入、培訓計劃等。實施改進措施時，需要注意以下方面：第一，資源部署。根據行動計劃，調配所需的人力、技術和物質資源，確保其有效利用。第二，培訓和指導。為相關人員提供必要的培訓和指導，確保相關人員理解和正確執行新的流程和操作方法。第三，溝通與協調。與團隊成員和相關部門保持良好的溝通和協調，確保改進措施順利實施。在實施階段，團隊可以重新設計檔案分類流程，組織培訓活動，教授檔案分類的標準和方法，并提供實際演練和指導。

3.繼續監測和評估效果

在行動階段，醫學檔案管理團隊應持續監測和評估改進效果。通過對比實施前后的數據和績效指標，判斷改進措施的有效性和可持續性。在繼續監測和評估效果時，需注意以下方面：第一，數據收集與分析。持續收集和記錄相關數據，分析實施改進措施后的效果和變化。第二，績效評估。比較實施前后的指標值和績效水平，評估改進措施對醫學檔案管理的影響和效果。第三，問題識別與解決。如果發現新的問題或改進不如預期，及時進行問題識別和原因分析，并采取措施予以糾正。通過持續監測和評估，團隊可以確定改進措施是否達到了減少錯誤率和提高檔案存取效率的目標，也可以發現新的問題或改進機會。

三、PDCA在醫學檔案管理中的優勢

（一）持續改進和質量管理

持續改進和質量管理是PDCA方法的核心優勢。通過循環反饋的持續改進過程優化醫學檔案管理，在計劃階段，確定改進目標，制定詳細的計劃和策略；在執行階段，實施計劃并記錄改進措施；在檢查階段，通過評估結果和數據分析，檢查改進效果和發現問題；在行動階段，根據檢查階段的結果采取相應行動，并獲得經驗教訓。通過循環執行PDCA模式，醫學檔案管理團隊可以不斷提高流程和工作方式。PDCA方法的連續迭代特性使其成為持續改進的有效工具。每個PDCA循環都提供了機會，不斷發現和解決問題，從而提高醫學檔案管理的質量。通過持續循環改進，有利于團隊逐漸形成持續改進的習慣，使質量管理成為一種自然而然的過程。此外，PDCA方法還允許定制化改進。針對不同的實際情況和問題，團隊可以根據PDCA循環逐步調整和改進醫學檔案管理流程和操作方式，降低錯誤率，提高數據的完整性和準確性，最終實現質量管理的目標。

（二）強調數據驅動決策

PDCA方法在醫學檔案管理中強調數據驅動的決策，數據驅動決策使決策過程更客觀。通過收集和分析相關數據，團隊可以獲取準確、可信的信息，避免主觀偏見對決策的影響。數據提供了客觀的依據，幫助團隊做出科學、理性的決策，從而提升決策質量。數據驅動決策支持精細化改進，通過深入分析數據，團隊可以識別問題的根本原因，并針對性地制定改進措施。數據揭示了流程中的瓶頸、錯誤發生的模式以及可能存在的改進機會，團隊可以基于此，采取有針對性的改進措施，從而提高醫學檔案管理的效率和質量。

（三）促進團隊合作和溝通

PDCA方法在醫學檔案管理中促進團隊合作和溝通，PDCA方法鼓勵跨職能協作。在PDCA的各個階段，需要來自不同領域和職能的團隊成員共同參與，整合各自的專業知識和技能，促使團隊形成統一的改進方向。通過跨職能協作，團隊可以更全面地考慮問題，并制定更有效的改進計劃。PDCA方法促進團隊成員之間的共享經驗和知識。在PDCA循環中，團隊成員需要進行頻繁的溝通和合作，分享各自的經驗和見解，從而更好地了解問題的本質，發現解決方案，并從彼此的經驗中學習，發揮集體智慧，加速改進過程。

（四）提高工作效率和患者滿意度

PDCA方法有助于提高醫學檔案管理的工作效率和患者滿意度。通過持續改進流程和操作方式，優化工作流程，提高效率，并為患者提供更好的服務質量。通過PDCA循環，團隊可以不斷發現和解決問題，優化醫學檔案管理的流程，減少繁瑣操作和浪費，同時關注患者需求和體驗，提供更加個性化和滿意的醫學檔案管理服務。

流程優化是PDCA方法在提高工作效率和患者滿意度方面的關鍵優勢。通過持續的改進循環，團隊可以識別和解決流程中的瓶頸、冗余步驟和無效操作，從而提高整體工作效率。通過分析數據和評估結果，團隊可以發現存在重復的錄入步驟或不必要的文件傳遞，制定計劃并實施措施簡化流程，減少手動操作，并引入自動化工具和技術提高效率。與此同時，PDCA方法也強調團隊關注患者需求和體驗。在制定計劃和實施措施時，團隊要積極考慮患者的期望和反饋，包括更快速的檔案存取時間、更清晰和易讀的記錄、個性化的信息交流等。通過關注患者的需求，團隊可以通過PDCA循環逐漸提高服務質量，提升患者滿意度。

四、結語

在醫學檔案管理中，PDCA是有效的管理工具，可幫助醫學檔案管理團隊持續改進工作流程，不斷優化醫學檔案管理，提高工作效率和質量，值得在醫療領域得到廣泛推廣和應用。

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