醫院辦公品耗材的管理問題及措施探析

王雯 張薈 李寧

摘要：辦公耗材由于單價金額不高，重視程度不足，存在管理體系不完善，資源利用率低等問題。為規范全院科室使用，降低醫院運營成本，最大限度發揮物資保障作用，提高物資使用效率。本文對辦公耗材管理上存在的問題進行分析，針對上述問題采取完善管理制度，優化庫存結構，設置物資閉環管理流程，建立獎勵機制等措施。為醫院辦公耗材的科學管理，提高物資使用率打下基礎，提高資金運轉率，實現降本增效，助力醫院高質量、可持續發展。

關鍵詞：辦公耗材；醫院；庫存；物資

DOI：10.12433/zgkjtz.20240334

隨著醫療體制改革的不斷深入，要求醫院保障醫療服務的同時，提高管理水平，加強成本控制，提升運營能力。目前國內各大醫療機構在物資管理上更偏向于金額大、涉及醫療服務的醫用耗材和固定資產，對其他易耗品的管理較為松散和粗放。以西安交通大學第一附屬醫院為例，目前易耗品大致可分為三大類型，分別為辦公類、被服類和五金類。在上述三種類型中，辦公耗材是年消費額最大的類型。因其具有種類多、數量大，易浪費、難管理等特點，一直處于管理的盲區，松散的管理容易產生漏洞和浪費，無形中增加醫院運營成本。所以對院內辦公耗材管理中存在問題整合，結合數據分析，完善管理流程，優化庫存結構，設置物資閉環管理，建立獎勵機制。通過辦公耗材規范化管理，提高資金運轉率，減少醫院管理成本，提高運營效率。

一、辦公品耗材管理存在的問題

（一）采購隨意，成本把控不嚴

辦公耗材涉及醫院臨床、醫技、行政及后勤等多個部門，不同部門對領用物品的需求也不盡相同。為滿足各個科室的日常需求，采購部門經常臨時、緊急采購一些物資，零星采購不斷。例如，打印機購置品牌經常發生變化，導致院內墨盒和硒鼓的型號一直處于逐年增加的態勢。在這一流程中缺乏規范的監管環節，存在部分物資采購不合理、資金利用率低的情況。由于零星采購過于零散，要貨數量較少，在議價過程很難掌握價格話語權，難以獲得低廉的價格。有的由于采購時間緊，往往集中在固定一些廠家，價格缺少貨比三家，成本控制效果不佳。除此之外，零星采購次數越多，供應商數量越大，管理難度越高，存在的風險也越大。甚至出現部分供應商借零星采購入院后，利用科室信息盲區，通過提升供貨服務促使科室頻繁使用高價位產品，從而導致辦公耗材成本不斷增加。

（二）管理混亂，多環節缺失

目前全院整體對辦公耗材的重視程度較低，無論是物資領用科室還是物資發放科室都缺乏管理制度。對于領用科室，整個管理流程只有領用過程，而缺乏后續清查以及報廢環節。醫院物資的管理方式主要是基于預算管理，通過總金額的把控來限制物資的采購和領用。但預算管理模式的弊端在于缺乏前瞻性，導致各科室年初采購具有很強的隨意性，而年終常出現預算不足的窘迫情況。這種粗放式預算管理模式并沒有起到引導科室合理支出和科學管控醫院資源的作用。

（三）數據共享差，管理手段落后

目前院內所有物資的領用和發放采用HRP（醫院資源規劃）物流系統，但該系統只能實時反映一級庫房的數據，而無法監管各科室領用至二級庫房的數據。所以各科室二級庫在辦公耗材的管理上還停留在紙質記錄，人工紙質登記的階段。這種方式存在著管理煩瑣、需要消耗大量精力、后期數據統計麻煩和紙質材料保管時間短等問題。面對日益繁重的臨床工作，職工很難再花費更多時間和精力在低值易耗上的管理，因此引入信息化手段在加強物資管理、解放臨床工作者、打破信息滯后性，改善管理環境具有重要的作用。

（四）物資積壓，資金周轉率低

庫存物資是保證院內工作正常開展所必需的物資。作為存儲物資，其不僅占用醫院資金，還不可避

免地消耗院內人力、物力和倉庫。通過對醫院現有庫存辦公品的梳理，目前庫存物資種類已達144種，部分物資存在著領用頻率低、積壓資金、占用庫房面積等情況，如：大量紙質申請單、警戒線、稿紙、遙控器等。由于庫存物資的劃定并未設置專門標準，許多物資是特殊時期臨床科室的臨時需求，并不具有普適性，僅靠人為判斷就加入庫存物資，只會增加管理的難度和管理的成本。

（五）意識不足，物資使用率低

由于長期以來醫用耗材和固定資產一直是醫院管理的重點工作，導致各部門缺少一套完整的管理流程，基層人員對辦公耗材管理思想意識淡薄，也沒有專門放置統一管理的區域。經常出現領用的低值易耗品常隨意堆放，隨便領用，甚至出現物品的丟失、損壞或者積壓等情況。由于出入庫臺賬是手工登記，經常出現漏登、少記的情況，導致辦公耗材不可避免的出現賬實不相符的情況。

二、辦公耗材管理措施

（一）規范采購流程，加強質量把關

在滿足科室個性化需求的同時，加強零星采購風險防控，避免采購價格偏高，產品良莠不齊的情況。因此物資主管部門定期匯總零星采購物品類型，統計分析物資消耗情況，預測未來需求量。將常見的零星采購品種納入集中采購項目，通過帶量采購來獲取更有優勢的采購價格，提高采購效率，避免人力、物力和財力的浪費。

（二）完善管理制度，物資閉環管理

通過梳理現有管理制度，補充缺失環節，實現物資從預算、采購和領用的閉環管理。在預算方面基于以往的數據確定哪些為必需消耗，哪些為不必要損耗，具體細化到每個常用物資的大致用量，最后通過科務會議共同確定第二年科室預算和數量。由采購部門匯總全院各科室的大致用量，經可行性分析后上報給耗材委員會審批。在科室領用環節，由物資部門每月匯總各科室領用情況數據表，通過數據直觀反映科室辦公耗材使用情況以及預算剩余金額，從而促進各科室進行自我監督與審查，評估辦公耗材的使用效率，延長耗材使用壽命，降低耗材成本。

（三）規范驗貨流程，制定標準化驗收標準

醫療物資驗收時一般需要授權、質檢報告、隨貨同行單等多份資料來保障醫療物資的質量安全。由于缺乏統一的標準和行之有效的驗收方式，辦公物資的驗收容易流于形式。庫管人員的驗收更加側重于貨物數量，而質量的檢查一直處于滯后的狀態，只有當使用科室反映質量問題時，物資管理部門才能意識到問題，這就使管理部門無法提前預防問題的發生。因此需規范辦公物資的驗貨流程，加強質量報告等證件的核查，并定期記錄重點物資的使用周期，側面評估產品的質量。由物資部門組織人員定期前往科室對耗材使用感受進行打分，收集臨床科室使用意見，并對打分較低的物資廠家進行約談，從而建立一個全面有效的耗材質量管理機制。

（四）庫存結構優化，提高庫存周轉率

零庫存是目前物流行業的新趨勢，庫存降低可減少資金占用，但庫存辦公耗材是保障日常工作開展的必要物資，盲目地降低庫存量，將把物流成本和供貨風險轉嫁給供應商。但以目前供應商的服務水平很難對標像京東、淘寶這樣的大型物流平臺。因此辦公庫存物資既要滿足科室的日常需求，也要控制成本，避免因貨物積壓增加資金成本，降低倉儲成本和人工服務成本。所以優化庫存物資結構，對提高醫院庫存周轉率顯得尤為重要。

庫存周轉率是反映單位時間內庫存周轉的速度，可用來衡量庫存物資是否合理的重要的指標之一。庫存物資周轉率越高，表明物資領用頻率高，進貨次數多，資金積壓成本低。反之，周轉率越低，物資采購周期長，出入庫慢，會出現庫存物資積壓，提高資金占用率等問題。

庫存周轉率= 出庫總額/平均庫存總額

以2022年辦公品庫存物資為例，計算各類物資的庫存周轉率（見表1）。庫存周轉率大于50的物資有7種，絕大多數物資周轉率集中在1～50的區間，其中小于1的物資有21種，主要為臨床科室使用的紙質版申請單、信封、稿紙、隔離帶、輸液卡等。后期通過對申領科室進行電子化申請培訓，于2023年逐步取消周轉率低于1的庫存物資，從而提高庫存物資的周轉率和資金周轉速度。

（五）加強耗材監督管理機制

相比于醫用耗材，辦公耗材長期一直處于管理的盲區，對內沒有二級庫的管理和檢查制度，對外沒有供應商產品監管制度。因此物資管理部門對辦公耗材制定定期清查制度，確保賬物相符，避免人為的浪費和公共資產的流失。再根據各科庫存和使用情況，統計分析辦公耗材的使用情況和使用效率，從數量、金額、使用周期等多個角度對耗材使用情況進行評估，減少閑置率，把錢用在刀刃上，避免不必要的支出和浪費。針對辦公耗材種類繁多，質量監管滯后的問題，物資管理部門通過在招標現場保存所有中標物樣品，并轉交給辦公庫老師。由庫管老師在收貨時負責貨品與中標樣品的外包裝和質量檢驗，從而實現質量監管的前置化管理。因此，開展供貨物資質量認定以及科室使用情況滿意度反饋機制，共同監管耗材的使用率，維護醫院的資源。

（六）建立激勵機制，促進經驗分享

管理部門除了在制度上進行優化，還需要前往一線了解臨床科室的使用需求，聽取職工的意見和建議。通過定量分析各科室對辦公耗材的使用情況以及使用周期，讓耗材管理更加人性化、合理化，從而減少職工的抵觸感。在日常工作中，通過培訓宣講增強職工的節約意識，轉變以往粗放式管理的理念，樹立科學化、精準化、人性化管理理念，在院內自上而下形成物盡其用的良好氛圍。針對辦公耗材存在的物品積壓以及利用率低等情況，通過微信公眾號、微博等新興媒體搭建辦公耗材共享使用小平臺，各科室可通過上傳閑置辦公耗材來獲得積分用于兌換其他科室的閑置物品，從而實現積壓物品的盤活。定期對優秀部門進行評選和獎勵，將優秀管理案例通過海報宣傳，激發人員主觀能動性，從而鞏固工作成果，確保辦公耗材管理的順利開展和有效實施。

三、總結

辦公耗材雖然只是醫院物資管理中較小的一部分，但由于其種類繁多，涉及科室較多，且院內重視程度不夠，管理方式較落后，導致該類物資一直存在較多問題。面對種類繁多、使用頻次高的辦公耗材，基層人員很容易在思想上放松，在管理上降低要求。針對上述問題，通過數據分析，完善流程，制定統一化管理標準，規范各部門管理，有效降低醫院成本，為醫院節省成本。除此之外，該套管理手段也可以有效運用在院內其他低值易耗上的管理，如五金、被服、小家具等，對于提高運營、逐步實現后勤精細化管理、提升公立醫院服務具有重要意義。

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作者簡介：王雯（1993），女，陜西省西安市人，碩士，工程師，研究方向為醫院管理。