新時(shí)代利用信息技術(shù)加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作的研究

摘 要：新時(shí)代背景下的檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型應(yīng)聚焦于檔案資源的數(shù)字化、內(nèi)容的數(shù)據(jù)化、平臺(tái)體系的構(gòu)建、管理的智能化以及服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。作為一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的系統(tǒng)性工程，檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)和要求，這一轉(zhuǎn)型不僅涉及技術(shù)層面的更新?lián)Q代，還涉及檔案管理理念和方法的根本變革。文章以機(jī)要檔案為研究對(duì)象，旨在探討新時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理部門如何運(yùn)用信息技術(shù)提高自身管理水平，從而更好地為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化；機(jī)要檔案；管理工作

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息高效、安全、保密的需求。新時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，如何利用信息技術(shù)加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作、提高檔案管理效率、保障檔案的安全性和保密性是當(dāng)前亟待解決的問題。

一、加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案信息化建設(shè)的意義

機(jī)關(guān)檔案是指機(jī)關(guān)在各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)中形成的、對(duì)國(guó)家及社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種載體的檔案。機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的機(jī)要檔案包含敏感信息和重要數(shù)據(jù)，其保密性和準(zhǔn)確性要求極高。新時(shí)代背景下的檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型意味著必須在確保檔案安全的前提下，高效數(shù)字化處理和管理機(jī)要檔案，不僅涉及技術(shù)層面的創(chuàng)新，如建立智能化檢索系統(tǒng)、應(yīng)用數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，還需要深入思考檔案管理的策略，如檔案權(quán)限管理、電子檔案的長(zhǎng)期保存和利用等。因此，利用信息技術(shù)加強(qiáng)機(jī)要檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.加強(qiáng)檔案工作專業(yè)性、準(zhǔn)確性和安全性

現(xiàn)代信息技術(shù)，如人工智能、知識(shí)圖譜、數(shù)據(jù)挖掘等逐漸被應(yīng)用在檔案管理中，不僅改變了傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，還為檔案工作者和公眾提供了更智能、高效的服務(wù)方式。信息技術(shù)的應(yīng)用不僅能保證檔案的準(zhǔn)確和安全，還方便了人們利用檔案。因此，利用信息技術(shù)驅(qū)動(dòng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理的現(xiàn)代化已成為提高機(jī)要檔案工作水平和服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。

2.提高檔案管理人員的工作效率和管理水平

加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案信息化建設(shè)，有利于完善檔案信息化管理系統(tǒng)。檔案信息化管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的分類、索引和備份，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。檔案信息化管理系統(tǒng)還可以有效監(jiān)控檔案被訪問和使用的次數(shù)，加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案的安全管理，減少人為因素導(dǎo)致的檔案損失，提高檔案管理人員的工作效率和管理水平。

3.適應(yīng)現(xiàn)代化管理需求，促進(jìn)各部門之間的信息共享和交流

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化管理的需求。加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案信息化建設(shè)不僅能使檔案管理更加科學(xué)和規(guī)范，還能為決策提供更加快捷、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。通過有效管理機(jī)關(guān)機(jī)要檔案，可以整合各種資源和數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更全面的信息參考，增強(qiáng)決策的時(shí)效性和科學(xué)性。加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案信息化建設(shè)還有助于促進(jìn)機(jī)關(guān)各部門之間的信息共享和交流，加強(qiáng)工作的協(xié)調(diào)性和連貫性，從而更好地適應(yīng)復(fù)雜多變的管理環(huán)境。

4.保障國(guó)家安全與社會(huì)穩(wěn)定

機(jī)關(guān)機(jī)要檔案涉及國(guó)家重要信息，其安全性事關(guān)國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定。通過加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案信息化建設(shè)，可以構(gòu)建嚴(yán)密的檔案安全防護(hù)體系，有效防止信息被泄露、篡改。

二、機(jī)關(guān)檔案部門加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

1.機(jī)關(guān)機(jī)要檔案資源數(shù)字化

檔案資源數(shù)字化是機(jī)要檔案管理工作的重要方向之一，主要是將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為可供數(shù)據(jù)分析和挖掘的格式，以提高檔案信息的使用效率。機(jī)關(guān)機(jī)要檔案類別豐富，包含專業(yè)檔案和文書檔案等多種類別。數(shù)字化處理機(jī)關(guān)機(jī)要檔案不僅有助于保證決策的科學(xué)性和精準(zhǔn)性，還能有助于檔案管理人員合理利用和管理檔案資源。通過數(shù)字化的處理，能夠方便檔案資源的共享。

2.機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理安全化

機(jī)關(guān)檔案部門在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的過程中應(yīng)特別重視機(jī)要檔案的安全管理。其核心在于通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段保護(hù)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案的安全性和保密性，確保信息的有效管理和高效利用。具體而言，機(jī)關(guān)檔案部門通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子格式，實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化，不僅有助于長(zhǎng)期保存檔案，防止物理損害，如水災(zāi)、火災(zāi)或其他自然災(zāi)害帶來的風(fēng)險(xiǎn)，還能減少因人為操作不當(dāng)造成的損害。數(shù)字化檔案可以在多地備份存儲(chǔ)，顯著提高了檔案的安全性。由此可見，檔案管理部門將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，不僅保證了檔案原件的安全性，還可以為檔案的檢索和利用提供便利，提高了機(jī)要檔案的工作效率。

3.機(jī)關(guān)機(jī)要檔案利用智能化

智能化利用是機(jī)關(guān)機(jī)要檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。智能化的核心在于利用信息技術(shù)分類、標(biāo)注、檢索檔案，減少傳統(tǒng)檔案管理中的手工操作，提高檔案管理工作效率。比如建立智能檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶的查詢請(qǐng)求，迅速從海量數(shù)據(jù)中提取相關(guān)檔案信息，提高了檔案信息的檢索效率。智能檔案管理系統(tǒng)具備高度的自動(dòng)化處理功能，能自動(dòng)更新檔案信息，自動(dòng)備份重要數(shù)據(jù)以及自動(dòng)檢測(cè)系統(tǒng)安全，不僅降低了人為操作的錯(cuò)誤和遺漏，還確保了檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。

4.機(jī)關(guān)機(jī)要檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

機(jī)關(guān)機(jī)要檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化是一個(gè)復(fù)雜而精細(xì)的過程，它不僅要求高效的服務(wù)和便捷的訪問，還要求確保檔案的安全。通過精心設(shè)計(jì)和嚴(yán)格管理機(jī)關(guān)機(jī)要檔案，檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化可以提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，為機(jī)關(guān)工作提供信息支持。比如有的機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理機(jī)構(gòu)只允許授權(quán)人員通過安全的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)遠(yuǎn)程訪問檔案，在此過程中，系統(tǒng)會(huì)通過嚴(yán)格的身份驗(yàn)證和權(quán)限控制，只有授權(quán)人員才能訪問相關(guān)檔案。

三、機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理存在的問題

1.技術(shù)手段落后

技術(shù)手段落后是部分機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理部門存在的問題。部分檔案機(jī)關(guān)采取人工管理模式，表現(xiàn)為紙質(zhì)檔案的物理存儲(chǔ)和簡(jiǎn)單的電子表格存儲(chǔ)。這種管理方式不但占用大量的物理空間，而且管理效率低。紙質(zhì)檔案的檢索、歸檔和更新需要花費(fèi)大量的人力和時(shí)間，且容易因人為錯(cuò)誤導(dǎo)致檔案被損壞。

部分機(jī)關(guān)在技術(shù)更新和系統(tǒng)升級(jí)方面面臨著資金投入、技術(shù)人員短缺和管理觀念落后等問題。這些問題不僅阻礙了信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，還限制了檔案管理效率的提升和信息服務(wù)水平的提高。

2.安全保障不足

部分機(jī)關(guān)的檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和實(shí)施時(shí)，并未充分考慮現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全需求，存在各種安全漏洞。這些漏洞有可能被黑客利用，使檔案信息系統(tǒng)面臨著被非法侵入、數(shù)據(jù)被竊取或篡改的風(fēng)險(xiǎn)。此外，病毒和惡意軟件的侵?jǐn)_也容易導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的損壞或丟失，嚴(yán)重威脅檔案信息的完整性和可靠性。

檔案風(fēng)險(xiǎn)并非僅由技術(shù)問題引起，還會(huì)因?yàn)槿藶椴僮鞑划?dāng)或管理疏忽造成檔案信息被泄露。例如，員工可能由于缺乏必要的安全培訓(xùn)，誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)被泄露。此外，還有部分機(jī)關(guān)存在缺乏完善的信息安全管理制度、未建立規(guī)范的操作流程、人員安全意識(shí)薄弱等問題。

3.存在“信息孤島”現(xiàn)象

“信息孤島”現(xiàn)象主要因?yàn)闄n案管理部門缺乏統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案管理系統(tǒng)互不兼容。每個(gè)部門往往獨(dú)立建立和維護(hù)自己的檔案系統(tǒng)，使用不同的數(shù)據(jù)格式和管理流程，從而使得整個(gè)機(jī)關(guān)的信息資源成為分散、孤立的小系統(tǒng)，即“信息孤島”，嚴(yán)重影響了檔案信息資源的有效利用。一是信息孤島導(dǎo)致相同或相關(guān)的信息在不同系統(tǒng)重復(fù)建立和存儲(chǔ)，造成了資源的浪費(fèi)。二是當(dāng)需要跨部門協(xié)作時(shí)，由于檔案信息無法順暢共享，檔案管理人員需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力來整合和對(duì)接不同系統(tǒng)中的信息，不僅降低了工作效率，還加大了工作難度。三是信息孤島還可能導(dǎo)致機(jī)關(guān)內(nèi)部信息傳遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確，影響機(jī)關(guān)的決策和執(zhí)行力。

4.檔案管理人員信息技術(shù)素質(zhì)不高

信息技術(shù)的不斷更新?lián)Q代要求檔案管理人員具備持續(xù)學(xué)習(xí)和適應(yīng)新技術(shù)的能力。然而在實(shí)際工作中，部分人員缺乏學(xué)習(xí)途徑和動(dòng)力，難以快速適應(yīng)新的工作需求和環(huán)境變化。一些人員缺乏了解和應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，難以有效利用信息技術(shù)提高檔案管理的效率和質(zhì)量。此外，部分機(jī)關(guān)不夠重視檔案管理人員的培訓(xùn)和專業(yè)進(jìn)修，這些人員的綜合素質(zhì)和技能水平難以適應(yīng)信息技術(shù)快速發(fā)展的要求。

四、利用信息技術(shù)加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作的策略

1.完善機(jī)關(guān)機(jī)要檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的體制機(jī)制

完善檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的體制機(jī)制對(duì)于提高機(jī)關(guān)檔案管理的效率和安全至關(guān)重要。一方面，從管理體制的角度出發(fā)，機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理部門要明確自身在檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型中的角色，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)與數(shù)字政府建設(shè)、公共信息服務(wù)平臺(tái)建設(shè)之間的協(xié)同性，以確保檔案信息化建設(shè)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)整體發(fā)展相協(xié)調(diào)。同時(shí)，還要明確各級(jí)檔案管理部門在信息化轉(zhuǎn)型中的職責(zé)；另一方面，從責(zé)任機(jī)制的角度出發(fā)，機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理部門必須建立健全檔案信息化建設(shè)的責(zé)任制度，包括責(zé)任落實(shí)方式和責(zé)任追究機(jī)制。檔案管理部門不僅要明確各部門和人員的職責(zé)，還應(yīng)建立有效的溝通和協(xié)調(diào)機(jī)制，以保證信息化建設(shè)過程中的各項(xiàng)任務(wù)能夠順利完成。機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理部門還需要設(shè)立專門的監(jiān)督考核機(jī)構(gòu)，細(xì)化考核事項(xiàng)和程序，確保檔案信息化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。

2.加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用

檔案管理部門需要著重考慮非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫和分布式存儲(chǔ)技術(shù)在檔案數(shù)據(jù)組織和檔案信息存儲(chǔ)中的應(yīng)用。信息技術(shù)的應(yīng)用不僅提高了檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)效率，還保證了機(jī)關(guān)機(jī)要檔案數(shù)據(jù)的安全。同時(shí)，應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)可視化技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理部門可以有效從大量檔案數(shù)據(jù)中提取有價(jià)值的信息，為有關(guān)決策提供依據(jù)。

機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理的安全尤為重要。因此，檔案管理部門需要加強(qiáng)信息安全管理和保護(hù)工作，建立完善的機(jī)要檔案安全保障體系。數(shù)據(jù)安全監(jiān)測(cè)、數(shù)據(jù)安全預(yù)警和數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)防控技術(shù)可以幫助監(jiān)測(cè)和預(yù)警潛在的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。有效的數(shù)據(jù)集成和平臺(tái)整合技術(shù)能夠進(jìn)一步確保信息的一致性和準(zhǔn)確性，為未來的機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

3.加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案保密管理

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案保密管理的要求、形式和方法發(fā)生了較大變化，機(jī)關(guān)機(jī)要檔案保密管理成為檔案管理部門的工作重點(diǎn)之一。機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理不能單純依靠人工，需要依托專業(yè)技術(shù)手段管理檔案。智能技術(shù)可以監(jiān)測(cè)檔案管理與使用過程中的各種異常行為，能夠依據(jù)歷史經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)和相關(guān)智能算法判定異常行為，機(jī)要檔案管理智能系統(tǒng)可以自動(dòng)做出保護(hù)操作，在技術(shù)層面最大程度地保護(hù)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案。同時(shí)，保密管理需要從基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施入手，加強(qiáng)制度建設(shè)，層層保障落實(shí)。檔案管理部門要嚴(yán)格按照機(jī)要檔案管理的保密制度和標(biāo)準(zhǔn)開展信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，要針對(duì)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化研究建立一套規(guī)范化的檔案管理機(jī)制和利用服務(wù)流程，由專人按照規(guī)范流程實(shí)施操作，明確責(zé)任分工，力求在實(shí)現(xiàn)機(jī)要檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)，最大限度地保證機(jī)關(guān)機(jī)要檔案的安全。此外，檔案管理部門也要進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理人員的保密理論學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)。

4.建立檔案?jìng)浞菖c恢復(fù)機(jī)制

機(jī)關(guān)檔案管理部門應(yīng)建立檔案?jìng)浞菖c恢復(fù)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的可靠性和完整性。檔案管理人員需要定期備份電子檔案并采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)展開存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，以便在緊急情況下快速恢復(fù)數(shù)據(jù)。

5.優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理部門需要從現(xiàn)有的機(jī)關(guān)檔案人才隊(duì)伍中篩選具有技術(shù)特長(zhǎng)的專業(yè)人才，并為其提供專業(yè)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，組建一支穩(wěn)定且高效的檔案信息化技術(shù)團(tuán)隊(duì)。機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理部門要加強(qiáng)檔案繼續(xù)教育和在職培訓(xùn)，增加關(guān)于檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，如信息技術(shù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)安全等方面知識(shí)。通過在職培訓(xùn)，增強(qiáng)現(xiàn)有檔案人員的技術(shù)能力，幫助他們適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的新趨勢(shì)，保護(hù)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案數(shù)據(jù)信息安全，從而保證檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型順利開展。

四、結(jié)語

綜上所述，新時(shí)代背景下，利用信息技術(shù)加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作是必然趨勢(shì)。檔案資源數(shù)字化、檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化、檔案管理智能化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化是機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作信息化建設(shè)的內(nèi)容。通過完善機(jī)關(guān)機(jī)要檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的體制機(jī)制、加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用、加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案保密管理、加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全防護(hù)、建立檔案?jìng)浞菖c恢復(fù)機(jī)制、優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)等策略的實(shí)施，可以有效提高機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作的效率和質(zhì)量，保障檔案的安全性和保密性，為機(jī)關(guān)工作的順利開展提供有力支持。同時(shí)，機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理部門應(yīng)不斷探索和創(chuàng)新檔案管理模式，以適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)需求。機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理部門必須在保證機(jī)關(guān)機(jī)要檔案安全的前提下，積極推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化建設(shè)進(jìn)程，全面提升機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作的歸檔質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。

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作者單位：北京市城建檔案館

作者簡(jiǎn)介：賈媛婧（1994—），女，漢族，北京人，本科，助理館員，研究方向：檔案學(xué)。