信息化背景下醫院工程檔案管理質量提升路徑研究

廖燕

摘 要：信息化發展是當前人類社會的主要發展趨勢，在信息化背景下提升和改進醫院的各方面管理制度是非常必要的。建設工程檔案管理是一項非常復雜的工作，對醫院建設工程的發展產生了關鍵性影響。文章探討了信息化背景下建設工程檔案管理質量提升路徑的相關內容，嘗試提出建設工程檔案管理質量的提升路徑，旨在為醫院建設工程的信息化建設提供參考。

關鍵詞：信息化；建設工程；檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

信息技術的發展給醫院建設工程檔案管理信息化建設帶來了新發展機遇的同時，也帶來了一些挑戰。在大數據背景下，醫院建設工程需要隨著時代的發展改革與創新，將醫院檔案管理與信息技術相結合，從而推動醫院建筑工程管理的順利開展。

一、建設工程檔案管理信息化建設的相關介紹

建設工程檔案管理信息化建設指的是我國工程建設單位需要按照國家檔案管理的具體要求，對本單位的工程檔案通過實施技術化和信息化建設，能夠最大限度地提升醫院對各建設工程檔案資料的利用率，提高醫院建設工程檔案資料的應用效果，為醫院的發展提供新的動力支持。建設工程檔案管理信息化需要從全方位的角度出發，通過加大對檔案管理的信息化建設力度提升醫院的管理效果，符合新時代現代建筑工程領域的發展要求，在實際的工作中具有極高的可行性與建設性。

1.建設工程檔案管理信息化建設展現出極高的改革性

將先進的信息技術引入建設工程管理中，將其與醫院的檔案管理工作相結合，通過改革檔案管理工作實現提升檔案信息管理結構的優化。一方面，要優化檔案管理流程；另一方面，要促進醫院檔案管理形式的改革與創新。同時，醫院建設工程檔案管理信息化建設能夠有效彌補在傳統檔案管理中存在的各種問題和漏洞，使醫院建設工程檔案管理工作實現與時俱進，為檔案管理工作的開展提供新的推動力。

2.建設工程檔案管理信息化建設具有顯著的時效性

由于醫院建設工程檔案管理信息化建設需要長期的過程，具有較高的復雜性，因此，需要有先進的信息技術作為強有力的建設后盾。在新時代背景下，信息技術的研發已經進入高速發展階段，醫院建設工程在開展檔案管理信息化建設過程中，需要及時更新和優化檔案管理相關的軟件和硬件設備設施，使其能夠長期保持在穩定的工作狀態，并發揮出穩定的作用。與此同時，醫院建設工程要根據科技的發展水平和醫院管理的需求定期升級檔案管理系統，使本醫院的檔案管理系統能夠與時俱進，符合時代的發展需求。醫院建設工程要定期為檔案管理相關設備設施展開檢修和維護，提高設備的實效性和長期性，有助于醫院建設工程檔案管理實現高質量信息化發展。

二、信息化時代為建設工程檔案管理帶來的機遇與挑戰

1.信息化時代為建設工程檔案管理帶來的機遇

將信息技術引入醫院建設工程檔案管理中，能夠促進醫院建設工程檔案管理理念和模式的改革。第一，能夠提升醫院工程檔案信息檢索的速度，為醫院的日常運營提供更多的便利。信息技術可以將原有的紙質檔案資料變為電子檔案資料，并將其存儲在檔案數據庫中，醫院領導和建設工程檔案管理人員要想實現檔案信息的調閱，只需要登錄系統即可，有效減少了查閱檔案信息花費的時間，不僅提高了檔案信息的工作效率，還降低了工作人員的勞動強度，提高了工作效率；第二，能夠實現醫院建設工程檔案管理的規范化開展。在傳統的醫院建筑工程檔案管理中，由于各種原因造成檔案資料丟失或者是檔案歸檔不規范，降低了檔案資源的利用率，資料查閱者需要花費一定的時間和精力才能獲得所需的資料信息。醫院檔案管理工作人員需要花費大量的時間和精力整理檔案資料，在提取檔案信息時還需要花費一些時間查找檔案資料，降低了醫院的工作效率。在信息化背景下，信息技術的應用能夠有效解決這個問題，通過對醫院建設工程檔案管理實施信息化建設，并在醫院創建電子檔案管理系統，制定嚴格、詳細的檔案管理制度，并記錄檔案調取、查看和更改等內容，大幅提高了檔案管理和使用的規范性，有助于提高本醫院的工作效率；第三，能夠提高醫院檔案管理水平。隨著信息技術的應用，醫院建設工程檔案管理人員在日常工作中要按照規范要求開展各項工作，推動醫院建設工程的發展。

2.信息化時代給建設工程檔案管理帶來的挑戰

在信息化背景下，信息技術為建設工程檔案管理帶來了新的挑戰。第一，在信息化背景下，醫院建設工程檔案管理信息化建設模式與傳統管理模式之間出現了一定的沖突。傳統的醫院建設工程檔案管理模式具有很強的科學性與穩定性，但是，在信息化建設中，傳統的醫院建設工程檔案管理模式的應用弊端開始顯露，如封閉性強以及主動性不佳等，在一定條件下阻礙了檔案管理信息化進程；第二，在新時代背景下，信息技術的高速發展對檔案管理的內容、方式以及管理標準有了新的要求，只有積極更新與改革才能實現與時俱進；第三，在信息化背景下，醫院建設工程促使檔案管理人員要不斷提高自身的信息素養和專業能力，能夠熟練掌握相關的信息技術應用方法，具備一定的信息素養。但在實際的工作中，部分醫院建設工程檔案管理人員在信息素養和信息技術應用能力方面與實際的工作要求有一定差距，使得醫院建設工程檔案管理信息化建設受到一定程度的限制。

三、信息化背景下建設工程檔案管理存在的問題

1.建設工程檔案管理人員過分依賴信息系統軟件

在信息化背景下，將信息技術引入醫院建設工程檔案管理工作中，發揮出重要的應用價值。很多醫院建設工程在開展檔案管理中會應用計算機系統，這種現代化檔案工作方式能夠最大限度地減少檔案管理人員的工作量，雖然提升了檔案資料的查閱速度，但個別檔案管理人員過于依賴系統軟件，離開醫院檔案管理系統就無法正常開展工作。例如，在開展檔案管理工作中出現操作不當或者遇到停電，檔案管理軟件和系統無法正常運行使用，如果錄入的信息資料沒有保存就會造成信息資料丟失，制約了醫院檔案管理的工作效率。

2.醫院建設工程檔案管理信息化工作體系不夠完善

通過調查發現，我國部分醫院建設工程檔案管理人員大多為兼職，在實際工作中并未高度重視檔案管理工作的優化與改革，在醫院建設工程檔案分配時會遇到很多問題和困難，不能提高醫院檔案管理的工作效率。就目前而言，雖然很多醫院將信息技術引入建設工程檔案管理工作中，但依然有些檔案管理人員僅僅對電子檔案實施加密和保存處理，容易造成檔案信息的不完整。同時，個別醫院建設工程檔案管理人員對檔案管理的認識不全面，阻礙了醫院檔案管理信息化建設進程。

3.醫院建設工程檔案管理原始數據缺乏準確性

在新時代背景下，雖然很多醫院已經開始實施現代化的建設工程檔案管理模式，但整體的管理效果并不理想。這是因為有些檔案管理人員在具體的工作中依然沿用傳統檔案管理方式，在輸入和記錄原始檔案數據時依然利用手動錄入的方式，降低了醫院建設工程檔案管理的工作效率。若醫院檔案管理人員在輸入原始檔案數據時出現錯誤，很容易給建設施工帶來經濟損失。除此之外，若醫院建設工程檔案管理人員未將各項數據備份，一旦數據庫出現問題或故障，極易造成檔案數據信息丟失，造成檔案信息不全，會對醫院的建設施工產生負面影響，降低了醫院信息化檔案管理的功效。

四、建設工程檔案管理的提升路徑

1.增強醫院建設工程檔案管理的現代化意識

醫院建設工程檔案管理是醫院日常運營的重要組成部分，能夠直接反映建設工程的質量情況，醫院建設工程領導可以通過查閱項目檔案內容了解建筑施工的安全性與可靠性。為了提高醫院電子信息檔案管理系統工作的有效性，應提高醫院建設工程在日常工作中的現代化管理，積極推進數字化、信息化建設，通過優化和創新探索新的檔案管理模式，推動醫院建設工程的順利開展。

2.樹立檔案信息化管理的安全意識

科技的發展促使信息技術呈現高速發展狀態，為醫院建設工程檔案管理提供了強大的技術支持，實現了醫院建設工程檔案管理的便捷化、科技化發展，提升了醫院檔案管理的整體質量，對醫院建設工程實施改革與優化提供了助力。由于信息技術具有明顯的不確定性，因而，在信息化背景下建設工程檔案管理不可避免地會遇到一些風險隱患。當前，有些醫院建設工程檔案管理在開展信息化建設中并未對檔案信息的安全性與機密性給予高度重視，造成檔案內容丟失或被泄露，給醫院建設工程造成經濟損失和負面影響。針對這個問題，醫院建設工程檔案管理信息化建設過程中要對部分檔案加密設置，利用相關技術提高檔案的安全性與可靠性，加強醫院建設工程檔案管理信息化建設的力度。同時，要注重對紙質檔案文件的保管力度，做好日常維護工作，推進醫院檔案管理健康開展。

3.加強信息技術的應用

應從醫院建設工程檔案管理需求入手，在實際的工作中明確信息技術的應用目標。在知識管理方面，醫院建設工程檔案管理人員利用大數據技術提升醫院隱性知識的管理力度，轉變這些隱性知識的顯性化和可視化。在管理質量方面，檔案管理人員要加強信息技術的應用，利用信息技術對各檔案管理環節開展精細化管理，從而提升醫院建設工程檔案管理的工作質量。例如，在信息歸納和檢索環節中，利用信息挖掘技術和分析技術促使信息檢索更加具有智能化和科學化。

4.拓展檔案管理的維度

若想達成拓展檔案管理維度目標，可以利用信息技術拓展檔案管理的應用范疇。第一，在建立檔案信息管理體系過程中需要結合醫院的實際發展情況，與其他部門的工作相結合，實現有效的銜接，以便在醫院內部形成檔案數據信息的收集與整理流程；第二，醫院建設工程檔案管理要充分發揮自動化技術、大數據技術等各種信息技術的作用，促使檔案工作實現規范化和規律化管理。在檔案管理的各環節中，工作人員要做好數據信息的歸納、儲存以及分類等工作，促使檔案數據資源實現有效整合；第三，構建、優化和完善檔案管理機制，利用各項先進的信息技術縮減檔案管理的步驟和流程。一方面，能夠提升管理的有效性；另一方面，能夠提升管理的工作效率。此外，還需要注意處理好傳統檔案管理和信息化建設之間的矛盾，充分發揮檔案管理人員的作用，推動醫院建設工程檔案管理信息化建設進程。

5.實現醫院建設工程檔案信息資源共享

（1）實施規范化和系統化的建設方法

要想實現醫院建設工程檔案信息資源共享，就需要加強檔案管理信息化的發展力度。第一，實現系統自動歸檔。在實際的醫院建設工程檔案管理中可以將信息技術和檔案管理的歸檔工作相結合，建立統一的歸檔格式和流程，將檔案內容輸入歸檔系統，實現檔案資料的自動歸檔；第二，形成完備的資料數據庫。將歸檔好的醫院建設工程數據資料保存在數據庫中，使其與信息化建設產生較高的一致性，推動醫院建設工程檔案資源共享；第三，實現檔案信息的自動化管理。在醫院建設工程檔案管理信息系統中，為了能夠實現快速檢索，可以在信息系統中標明檔案資料的存放處，推進醫院檔案管理信息化建設，實現檔案信息的自動化管理。

（2）實施科學、合理的管理方法

信息技術的發展為醫院建設工程檔案管理信息化建設提供了很多的技術支持，促進檔案管理方法的改革與創新，推動醫院檔案管理現代化建設的進程。信息技術的發展不僅為醫院檔案管理帶來很大的便利，還給不法分子提供了違法途徑，他們利用非法手段竊取醫院建設工程檔案資料，降低了醫院檔案資料的保密性，可能出現檔案內容被泄露等情況，甚至帶來一定的經濟損失。為了提升檔案信息的安全性，在醫院建設工程檔案管理信息化建設中必須對重要檔案資料加密處理，提升檔案管理的安全性，并加大對紙質建筑檔案管理的力度，提高醫院建設工程檔案管理的科學性與可行性。

（3）轉變管理工作模式

醫院建設工程檔案管理人員應通過不斷的學習，增強檔案管理信息化意識，轉變工作理念，推動醫院建設工程檔案管理的進一步開展。還要積極引入先進的管理理念，實施先進的管理方式，一方面，要加強醫院建設工程檔案管理人員的工作意識，提升檔案管理人員的信息素養和信息技術的應用能力；另一方面，要為檔案管理人員提供更多的培訓機會，實現其專業化發展。

五、結束語

綜上所述，在信息技術高速發展的背景下，醫院建設工程檔案管理實現數字化、信息化發展是現階段醫院檔案管理的必然發展趨勢。在新的時代背景下，醫院領導應重視檔案管理工作，提高醫院檔案管理的信息化和智能化水平，提升檔案工作的整體服務質量。

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作者單位：廣西壯族自治區人民醫院