醫院人事檔案數字化管理實踐及策略探究

劉麗麗

摘 要：作為專業高端人才密集的地方，醫院人事管理的核心任務就是在社會中識別人才，發現醫院所需人才，并培養所需人才，從而提升醫院的綜合實力。人事檔案管理工作是醫院管理工作的重要內容之一。隨著信息技術的快速發展，醫院信息化、數字化建設在快速推進，對人事檔案數字化管理起到了重要的促進作用。醫院人事檔案管理正逐步向科學化、精細化方向發展，如何依托信息技術改變傳統的檔案管理方式，打造數字化檔案管理模式，充分提高人事檔案管理工作水平與效率成為醫院檔案管理人員需要重點考慮的問題。新形勢下，醫院人事檔案管理工作如何更加科學化、現代化，如何順應新時代的發展要求，是醫院人事檔案管理工作中亟須考慮的問題。

關鍵詞：醫院人事檔案；數字化管理；實踐與策略

中圖分類號 R197.3；G271文獻標識碼：A

人事檔案管理工作是醫療改革工作的重要內容之一，對醫院人才培養和規劃、使用有著重要意義。人事檔案是單位對所屬人員管理過程中形成并集中保管的專屬檔案，是單位檔案的重要組成部分。人事檔案記錄每個人的經歷和發展，是單位考察、錄用、晉升每一名員工的重要依據，能夠真實反映每個人在社會中的方方面面，包括學歷及所學專業知識、學習和工作中所獲得的獎勵或因過失所受到的處罰以及在工作過程中所表現出來的各項能力等。

一、人事檔案管理在醫院管理工作中的重要性

醫院人事檔案工作內容較為繁雜，不僅包括當前在職所有員工的人員檔案、工資確認以及資質評定等，還包括已經離退休人員的養老發放等諸多內容。市場經濟的繁榮發展也給醫院帶來了競爭壓力，如何選擇、聘用對醫院發展具有推動性的人才，也是人事檔案存在的重要意義。同時，人事檔案信息還為醫院員工的薪酬制定提供了重要的依據。進入信息化時代，利用數字技術對人事檔案管理工作展開優化，才能讓醫院人事檔案管理工作更具有科學性和有效性，為醫院現代化建設和科學、健康發展提供有力的支持。

1.人事檔案是完整的人才數據庫，為醫院選人、用人提供了科學依據

完善的人才數據庫為醫院建立一支由不同學歷、專業和年齡組成的醫療隊伍，提供了科學依據，保證了專業醫學人才和輔助工作人員隊伍的搭建，可以讓醫院服務的范圍更廣泛。只有詳細了解不同組成人員所學專業、工作經驗和業務能力等信息，才能讓醫院做到知人善用，讓每位員工在適合自己的崗位上發揮積極作用。

2.人事檔案是醫院制定人員薪酬的重要依據

醫院在人員薪酬制定中主要經過前期討論、中期調整和最后討論，才能最終實施。人員薪酬并不是固定不變的，醫院每年會根據實際情況做出調整，也是醫院薪酬制度不斷完善的過程。而人員薪酬制定的依據，主要是由人事管理部門通過相關人員人事檔案中記錄的工作能力、經驗、學歷、職務等翔實資料組成，可以說，人事檔案是醫院人員薪酬制定順利完成的重要依據。

3.人事檔案是醫院培養人才的重要依據

醫院在對人才的培養選擇過程中，主要是對人才目標的具體基礎資料展開考察和選擇。醫院人事檔案宏觀上分析人才層次結構，微觀上對個人全面綜合素質展開分析，有助于醫院在培養、引進關鍵人才的選擇。

二、數字化技術應用于醫院人事檔案管理工作中的優勢

信息技術在醫院人事檔案管理工作中的應用，相比于傳統工作方式有著絕對性優勢。在醫療事業改革中，對醫院人事檔案開展數字化管理是新醫改的要求和必然趨勢。

1.有效提高醫院人事檔案管理效率

在醫院人事檔案管理中運用數字化技術，可以提高管理效率。尤其是計算機技術的應用，不僅在檔案收集、歸類、搜索等方面的速度遠超過傳統人工操作方式，還在存儲方面體現了數字化技術的優勢，節約了大量人力和時間。在存儲空間方面，將原來存放紙質檔案的空間轉化為存儲電子文檔的儲存卡，避免了空間上的浪費。在傳統紙質檔案管理中，查找人事檔案數據需要耗費大量時間，人工操作容易導致出現工作失誤，數字技術的應用則能徹底避免出現以上的問題。由此可見，數字化技術在醫院人事檔案管理工作中的應用，可以有效提高檔案管理效率。

2.提高了人事檔案信息資料的實用性

人事檔案是醫院挑選、培養人才的重要依據，具有極高的實用性。為醫院各部門提供翔實的人員信息，為各部門人員結構、團隊搭建起到重要的作用。通過數字化技術可以將醫院所需人才的詳細資料快捷提取并傳遞給所需的部門，有效節約人工操作的時間成本，提高了人事檔案的實用效能。

3.切實保證員工考核、晉升的公平公正性

人事檔案對醫院工作人員的學歷、工作經歷及所取得的成就有著詳細的記錄，在人員考核、晉升評審中起到了重要作用。而數字化人事檔案公開、便捷的特點，將所有參與考核、晉升人員的相關信息利用數據形式向公眾展示，有效保證了評審過程中的公平公正性。

4.加快數據的傳遞以及獲取速度

在傳統人事檔案管理中，要調閱相關人員檔案有著相對復雜的流程，需要各部門相關領導的審批，不僅消耗了大量的時間，還會影響到醫院急需人才的選擇和錄用。人事檔案數字化管理模式可以將以上棘手的問題迅速化解。通過醫院內部局域網將各類信息、數據快速傳遞給各個部門，并可實時提醒相關部門負責人要審批的文件，待其完成后，迅速轉向下一個流程，節約了時間，加快了信息、資料的傳遞速度。

三、新形勢下醫院人事檔案管理工作中存在的問題

在當前醫院工作中，人事檔案管理存在著一些問題，影響了人事檔案應發揮的作用。因此，在信息化時代，要充分借助科學管理，發揮人事檔案的作用，提高人事檔案資源的利用率，從而穩步提高醫院人力資源管理水平。

1.醫院人事檔案管理缺乏先進的管理制度

隨著我國經濟的快速發展，各行各業對專業人才的需求越發急迫，人才流動頻繁。醫院在新形勢下，也在人才引進、醫療器械、設備設施更新加緊了步伐。但是，一些醫院在人事檔案管理工作中依舊沿用舊有的制度，沒有隨著時代變革開展相應的更新，導致在人才引進的過程中未發揮出應有的作用。沒有嚴格的管理制度，對人事檔案管理工作的重要性缺乏足夠認知，導致在人事檔案管理工作中容易出現被隨意存放、改動的不規范行為，甚至人員薪酬和人事檔案沒有緊密聯系，影響了人員薪酬的合理制定。

2.醫院人事檔案管理方式跟不上時代發展

進入信息化時代，各種以互聯網、大數據為基礎的信息技術日益成熟，并得到廣泛的應用。醫院人事檔案管理方式沒有隨著時代的進步及時更新，依舊有很多醫院在人事檔案的收集、分類、歸檔以及保存等方面采用傳統的手工操作，不僅容易造成人力、物力的浪費，還容易造成檔案在傳遞過程中出現遺失、破損的情況。這種傳統的人事檔案管理方式已經落后，紙質管理不利于醫院人事檔案管理水平的提高，不利于醫院信息化建設，不符合新形勢下對人事檔案管理工作的要求。

3.醫院人事檔案資料的真實性和完整性需要更加嚴謹

醫院人事檔案是記錄所有人員基本情況、工作經歷、經驗、學歷以及專業技能等詳細信息的重要資料，其中收集工作人員的各類信息是人事檔案管理最重要的工作內容之一。但在信息收集過程中，尤其是歷史記錄的信息是否真實、準確、完整，無證可查。這些問題無疑降低了人事檔案的可靠性和真實性，無法客觀、公正、完整地反映工作人員的工作能力和工作態度，也無法體現出醫療人員的醫德、醫風，導致醫院在人才培養、選用等過程中，人事檔案無法提供有力依據。

4.醫院人事檔案管理人員的專業素質有待提高

由于種種原因，很多醫院對人事檔案管理工作的認識不夠清晰，定位不夠準確，認為人事檔案管理工作只是簡單的收納、歸檔，沒有技術要求，導致醫院人事檔案管理工作人員欠缺專業知識，人員年齡老化，沒有經過檔案、人力資源管理、計算機技術以及保密工作相關的培訓。醫院未將人事檔案管理工作與選人用人、人才整合、人才開發和培養等人才應用有效結合起來，導致醫院人事檔案管理工作無法達到全新的人事檔案管理所要求的標準，人事檔案管理水平不高。

四、醫院人事檔案數字化管理工作的實踐與策略

進入信息化時代，應用數字化技術可以調整和改進醫院人事檔案管理工作，有效保證醫院的整體管理成效。

1.醫院要重視人事檔案管理工作，健全科學的管理制度

社會經濟的發展必然帶來市場間的競爭，醫院也不能置身事外。而醫院的競爭也就是人才的競爭。醫院要重視人事檔案管理工作，并健全科學的管理制度。規范化、常態化的科學管理制度是醫院人事檔案管理數字化建設的有力支撐。應認真學習《檔案法》等有關檔案工作的法律法規，堅持依法開展檔案管理，在此基礎上根據醫院自身特點，制定和完善醫院檔案管理各項規章制度，使檔案的檢索利用從最初的單純采集為主變為主動管理和主動服務為主，從而更加有效、合理地配置各類檔案資源。此外，還可以將檔案收集工作納入科室績效考核，從上至下，形成上行下效的規范與標準，通過網絡信息平臺，促進檔案信息資源自由傳遞，達到檔案開發資源全院共享、利用的目標。

2.完善醫院數字化人事檔案管理系統

人事檔案數字化管理系統的完善，是提升醫院檔案管理工作信息化建設的必要基礎和前提條件。首先，醫院管理層要認識到人事檔案管理工作的重要性，并樹立人事檔案管理數字化理念。將人事檔案數字化管理融入醫院整體數字化建設的規劃中，結合本院特點，搭建數字化管理系統；其次，有計劃、有步驟地將醫院原有的紙質檔案轉化為電子檔案，安全、妥善地保管，并以電子檔案數據為依托構建數據庫，在醫院內部局域網實現數據共享。其中，尤其要注意除了對具有價值的紙質檔案轉化為電子檔案外，還需要妥善保管紙質原件，實行“雙軌制”檔案管理。在所有紙質檔案轉化完畢后，需要人事檔案管理工作人員再次核查數據，確保檔案數據的準確性。

3.加強人事檔案管理信息化建設，確保檔案的準確性和完整性

信息化時代，醫院在發展建設中要充分認識到信息技術應用的重要性，并通過信息技術創新人事檔案管理工作，提高醫院檔案管理的綜合水平，滿足醫院在人才培養、引進方面的需求。為了適應新形勢下人事檔案管理工作的要求，醫院要加大先進設備設施和技術的資金投入，讓人事檔案管理人員結合信息手段實現現代化人事檔案的管理和利用。同時，要建立人事檔案管理信息系統，加強信息化檔案管理的安全建設，通過審批、權限設置等手段構建完善的信息安全防御體系，有效保護涉密信息的安全。

實現人事檔案管理信息化，就是要在傳統檔案管理基礎上，通過對計算機、互聯網的運用處理人事檔案，達到信息儲存、查詢以及分析的目的，為醫院人才選拔做出快捷、翔實的依據。第一，為了滿足新形勢下的發展要求，醫院要結合自身實際，建立完善的管理制度，確保所收集、整理的人事檔案信息的真實性、有效性，并不斷通過網絡資源拓展收集信息渠道，擴充醫院人才檔案數據庫。第二， 人事檔案部門除了收集、整理各類專項人才的學歷、履歷、工作經驗等信息外，還要加強匯總分析能力，動態規劃醫院所需人才，充分挖掘其潛力，及時向醫院推薦人才并提供相關依據。第三，人事檔案管理工作人員要通過所拓展的信息收集渠道，重點關注醫院所需的學術骨干、學科項目帶頭人才的各類信息，為醫院引進相關人才提供翔實數據。人事檔案管理要通過信息數據分析手段，對醫院發展整體規劃中所需的各項專業人才提前布局，有針對性地收集目標人才的信息，在醫院發展過程中隨時將所需人才信息作為參考依據提供給醫院領導，以便更快地引入人才。

4.提高人事檔案管理人員綜合素質，加強團隊建設

人事檔案管理工作人員的素質對醫院人事檔案管理工作是否能夠有序、順利開展起著決定性作用。全新的檔案管理理念不斷出現，對醫院人事檔案管理工作人員的綜合素質也提出了新的要求。一是要定期對內部檔案管理人員開展相關培訓，強化檔案管理人員信息技術的學習，將培養檔案人員納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質；二是醫院要設置專門的管理崗位，對外招聘人事檔案管理方面的高級專業人才，積極補充檔案管理隊伍的骨干力量。醫院也要重視對人事檔案管理人員法律法規的宣傳教育，使其自覺遵紀守法，加強人事檔案工作的規范化和法制化管理。人事檔案管理部門要將檔案業務考核能力提高到與醫療部門同等重要的地位，對考核成績優秀的人員要設立獎勵制度，對考核不合格的人員要實行崗位調整。總之，醫院要充分運用數字化技術培訓、外聘專業講師授課等多種方式，提高人事檔案管理人員的綜合素質和管理水平。

五、結束語

綜上所述，人事檔案管理工作是醫院培養、引進各類專業人才重要的信息依據，醫院管理層要重視人事檔案數字化管理的建設工作。信息化時代，人事檔案管理工作數字化模式可以有效降低人為因素導致的工作失誤，節約時間成本，確保人事檔案資料的準確性、安全性，保證了人事檔案管理工作的質量。當前，我國醫院在人事檔案數字化管理方面還存在一些急需解決的問題，醫院要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，通過制定科學的管理制度，加強信息化建設及對人事檔案管理人員綜合素質的提高，對人事檔案管理的諸多環節加以改進和完善，以促進醫院醫療服務的提升，保障我國醫療事業的順利發展。

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作者單位：濱州市婦幼保健院