新時期農業(yè)科研單位辦公室文秘工作思考

文/遼寧省農業(yè)科學院黨政群工作部 陶祉凝 崔瑩

文秘工作是一項綜合性較強、難度較大的工作。科研單位辦公室文秘工作主要包括文件撰寫、傳閱、收發(fā)、整理、歸檔、印制等一系列工作，這要求文秘人員要把國家、省里下發(fā)的各種文件精神和農業(yè)科研規(guī)劃等文件精神以及國際、國內最新科研動態(tài)在第一時間進行掌握并傳達，讓科研人員及時領會上級文件精神，掌握最新的科研動態(tài)，確保各項工作的順利開展[1]。農業(yè)科研單位辦公室文秘人員同時還肩負著及時傳達領導的決策意見，收集匯總各科研機構的意見建議，完成領導及上級部門交辦的其他臨時性工作的責任。在具體工作中還要充分平衡各單位、各部門的工作需求，真正起到橋梁與紐帶的作用。

一、農業(yè)科研單位辦公室文秘工作的特點

（一） 業(yè)務領域廣，專業(yè)性強。農業(yè)科研單位主要從事農業(yè)相關專業(yè)的科學研究，農業(yè)科研單位辦公室文秘工作具有涉及領域廣的特點，這要求農業(yè)科研單位的文秘人員具有較強的專業(yè)知識和文字功底。農業(yè)科研單位多以學術型領導為主，其文字綜合材料、辦公會議、議事決策等都具有很強的專業(yè)性，因此，對農業(yè)科研單位辦公室文秘人員在專業(yè)知識方面提出了更高的要求。

（二）保密性強。農業(yè)科研單位辦公室文秘工作具有保密性強的特點。農業(yè)科研單位存在大量涉密的核心技術，相關數據、圖片、報告都有不同級別的保密要求，辦公室文秘人員要有較高的政治覺悟和保密意識，在工作中嚴格按照保密規(guī)定執(zhí)行，時刻嚴守保密紅線，確保涉密內容不外泄。

二、農業(yè)科研單位辦公室文秘工作的作用

（一）橋梁紐帶作用。辦公室是一個單位的“心臟”和“窗口”，是溝通上下的“咽喉”，是聯系左右的“紐帶”，是單位運轉的“樞紐”，要承上啟下，協調左右，對外加強溝通，做好外協，對內做好服務，加強管理。農業(yè)科研單位辦公室文秘人員是上下溝通的橋梁和紐帶，他們既需要與上級有關部門進行溝通，了解實時動態(tài)，并將信息整理后向領導匯報；還需要將領導的意見建議傳達給下屬各部門單位。高效的紐帶可以幫助員工更好地實現目標，建立良好的工作環(huán)境。和諧的工作環(huán)境可以更好地促進員工之間的合作，提高團隊凝聚力。農業(yè)科研單位辦公室文秘工作發(fā)揮著上傳下達、以文輔政和橋梁紐帶的重要作用。

（二）參謀作用。農業(yè)科研單位辦公室一般具有綜合服務、信息輸送、靠近領導的優(yōu)勢，領導每天需要在各種繁雜的事務中做各種決定，辦公室文秘人員要起到參謀的作用，輔助領導完成一些事務性工作。當領導需要對一些重要的指示或批示作出回復時，文秘人員需要提前準備好以往的回復以及一些輔助性的材料以備領導參考。因此，農業(yè)科研單位文秘人員需要不斷地強化參謀意識，提高謀略水平，真正從實際出發(fā)，輔助領導完成相關事務，充分發(fā)揮參謀作用。

（三）協調作用。隨著時代的改革，領導要處理的事務越來越復雜，辦公室工作人員需要幫助領導梳理解決問題，但是農業(yè)科研單位和政府機關的工作性質上存在一些差別，領導不僅是單位的管理者，也是農業(yè)相關領域的專家，政務工作和科研工作在時間上有時會有沖突，農業(yè)科研單位文秘人員需要幫助領導協調處理好相關問題。首先，要顧全大局，分清事情的輕重緩急；其次，要征求領導意見，做到原則性和靈活性的統一，處理好沖突或問題，這樣不僅可以提高工作效率，而且更能體現一名文秘人員的素養(yǎng)。

三、農業(yè)科研單位辦公室文秘工作存在的不足

（一） 人員交流培訓少。農業(yè)科研單位辦公室文秘人員配備比較少，工作任務相對繁重，而文秘工作的性質需要文秘人員時刻在崗以應對各類突發(fā)問題，在這種情況下，即便有針對文秘人員的會議和培訓，農業(yè)科研單位辦公室文秘人員也很少有機會參加，這不僅不利于文秘人員業(yè)務水平的提升，更有悖于農業(yè)科研單位文秘工作長期健康發(fā)展的要求。

（二） 對文秘工作重視程度不夠。農業(yè)科研單位主要以科研業(yè)務為主，大部分工作人員為科研人員，辦公室文秘工作是行政輔助工作，在科研單位中較少有人愿意從事文秘工作。除了機關辦公室有專職人員從事文秘工作以外，其他科研院所大部分辦公室工作人員都由科研人員兼職，這就產生了工作任務多與人員配備少的矛盾，農業(yè)科研單位文秘人員經常需要通過加班來完成工作。如遇臨時性緊急工作，往往沒有時間認真地完成，造成文秘工作質量下降，降低了文秘工作水平。

（三）工作量大，人員緊缺。首先，科研單位主要以科研業(yè)務為主，辦公室文秘工作不屬于科研單位的主流業(yè)務工作，承擔相應工作的人員數量少，但是工作量卻呈現上升趨勢，文秘人員要身兼數職，同時兼顧多項工作，且文秘工作事務繁雜，領導要求較高，這導致農業(yè)科研單位辦公室文秘人員加班成為常態(tài)，疲憊導致工作質量大打折扣。其次，農業(yè)科研單位一般設有機關部門及下屬研究機構，院機關一般設有秘書科，但是下屬研究機構一般沒有專職人員從事文秘工作，多由科研人員兼職，科研人員不但需要掌握一定的農業(yè)專業(yè)知識，全身心地投入科學研究，還需要具有一般文秘人員的素養(yǎng)，更好地完成農業(yè)科研單位的文秘工作，這造成農業(yè)科研單位辦公室文秘人員出現常常疲于應對的局面。

四、農業(yè)科研單位辦公室文秘工作建議及改進方向

（一）不斷提高自身修養(yǎng)。農業(yè)科研單位辦公室文秘人員要有強烈的政治覺悟，不斷增強自身政治洞察力和政治敏銳性[2]。首先，要提高政治站位，不斷提升政治理論素養(yǎng)，加強政治理論學習，時刻保持正確的政治方向。其次，注重日常的點滴積累，一個優(yōu)秀的文秘工作者絕非一朝一夕就可以練就的，需要經過漫長的工作洗禮，同時更要善于對日常繁雜的工作進行不斷地總結與歸納，善于總結，不斷提升，方可在面對復雜局面時游刃有余，從容應對。再次，要做好領導的輔助工作。日常工作中，要在提高思想站位的同時，向領導看齊，尤其對領導修改后的草擬稿要進行總結歸納，與領導的工作思路保持一致，協助領導完成相關工作。最后，要保持良好的心態(tài)。作為一名文秘工作者，要認清工作定位，明確自身優(yōu)勢。在工作中，要調整好心態(tài)，耐得住寂寞，守得住清貧，用“功成不必在我，成功必定有我”的態(tài)度積極面對本職工作。

（二）提高業(yè)務水平。農業(yè)科研單位辦公室文秘工作人員需要幫助領導完成起草文件、下發(fā)通知、草擬總結報告等事務性工作。這些工作看似普通，但絕不簡單，代表著農業(yè)科研單位領導的思想，具有很強的政策性和導向性。因此，農業(yè)科研單位文秘人員不僅要掌握最新的科研知識，還要積極學習上級文件，及時了解上級指示精神，能夠站在領導的角度去思考問題。文秘人員還應該經常進行實踐調研，在調研中發(fā)現自身的不足，做到不斷創(chuàng)新，取長補短。與此同時，農業(yè)科研單位辦公室文秘人員要注重提升自己的專業(yè)能力，如溝通能力、組織能力等。工作中有時需要傳達上級的文件指示精神，農業(yè)科研單位辦公室文秘人員要站位準確，理解清晰，善于運用溝通技巧，針對不同的人采取不同的溝通方式，進行有效溝通。

（三）改進工作方法。首先，農業(yè)科研辦公室文秘人員可以通過建立臺賬使工作一目了然。文秘的日常事務性工作比較煩瑣、零碎，因此，建立臺賬可以更好地讓文秘人員理清工作思路，明確工作時間節(jié)點，使工作有序地開展。辦公室文秘人員可以利用現代手段建立電子臺賬，這樣可以隨時有調整，隨時能更新，對工作了如指掌，提升工作效率。其次，農業(yè)科研單位文秘人員在工作中會遇到一些突發(fā)事情或緊急情況，要做到特殊事情特殊處理。例如：領導臨時交代的一些工作，對于該項工作的來龍去脈不是很清晰，又不方便向領導詢問的時候，文秘人員要有追根溯源的本領，降低工作的難度。再次，農業(yè)科研單位辦公室文秘人員應該熟練地處理各類事務，把工作分條縷析，提高工作效率。文秘人員在處理每項工作時應該根據工作的輕重緩急提前做出預判，時間緊的工作應抓緊完成。如果領導需要一份緊急但是不重要的文件，也應該以領導為主，放下手頭上的工作，先處理好領導交代的工作[3]。

（四）提升創(chuàng)新意識。農業(yè)科研單位辦公室文秘人員要堅持與時俱進的發(fā)展理念，創(chuàng)新是發(fā)展的第一源動力，農業(yè)科研單位更要注重創(chuàng)新的工作方式方法。文秘工作的創(chuàng)新是在以往工作的基礎上繼承好的經驗做法，并且不斷向更好、更完善、更高效的方向發(fā)展。農業(yè)科研單位辦公室文秘人員要敢于解放思想，勇于尋找新的工作方式方法，推陳出新，善于運用現代化辦公軟件，適應新時代的發(fā)展。

（五）進一步改善工作環(huán)境。一是加強文秘人員的交流培訓，拓寬業(yè)務能力水平，及時了解掌握黨和國家最新的方針政策。通過有計劃的制定學習交流培訓，提高農業(yè)科研單位辦公室文秘人員的業(yè)務能力水平，在交流中找出工作中的不足。二是加強對文秘工作的重視，農業(yè)科研單位主要以科研為主，辦公室文秘工作多為服務輔助型工作，各單位各部門應高度重視文秘工作，適當增加文秘人員，減輕文秘人員的壓力，這樣才能更好更高效地完成工作。三是注重文秘人員的培養(yǎng)，努力改善農業(yè)科研單位辦公室文秘人員的發(fā)展環(huán)境。毛澤東同志十分重視文秘工作，他要求“既嚴格要求秘書認真工作，又注意培養(yǎng)秘書人員成才”[4]。農業(yè)科研單位主要以科學研究為主，辦公室文秘工作起輔助作用，是科研工作中的重要一環(huán)。因此，要不斷完善職稱晉升、干部提拔制度，來增加農業(yè)科研單位辦公室文秘人員的職業(yè)榮譽感、認同感、自豪感，提升文秘人員的歸屬感，增強凝聚力，提升戰(zhàn)斗力。

五、結語

通過對農業(yè)科研單位文秘工作的現狀、特點和存在的不足進行討論，本文提出應該提高農業(yè)科研單位文秘人員的自身修養(yǎng)、業(yè)務能力和水平、改進工作方法、提升創(chuàng)新意識、改善工作環(huán)境，使農業(yè)科研單位辦公室文秘人員更好地完成本職工作。文秘工作非常零碎，但非常重要，文秘人員必須有事業(yè)心和責任心，熱愛農業(yè)科研單位文秘工作，發(fā)揚“甘為科研事業(yè)發(fā)展當人梯”的精神，主動服務[5]。只有不斷地學習，提高個人專業(yè)能力，才能提高工作效率，更好地完成領導交辦的各項工作，更好地完成文秘工作。