水利企業電子檔案標準化建設路徑研究

文/山東水務投資有限公司 梁珍

新時期，越來越多的工程文檔以電子形式呈現，企業檔案的信息化管理受到了重視，電子文檔已經成為水利企業工程文檔保存的重要方式之一。然而，目前的電子檔案標準化管理存在一些難點，如節點保存、集成整合及可持續發展等，已有部分研究人員將研究結果與實踐工作相結合，并取得了一定成果。但相關規范和標準仍然以紙質檔案管理為基礎，沒有與時俱進，無法實現實時更新。在現代社會的發展中，工程文檔管理需求已經遠遠超過了紙質版檔案管理規范和標準的適用范圍[1]，標準化檔案管理在開展水利工程管理工作中發揮著基礎性和支撐性的作用，實現檔案管理規范化是實現水利工程管理現代化的必要條件[2]。

一、電子檔案標準化解析

電子檔案具有特定程序生成并在專門的框架內呈現的形式，擁有由權威機構出具的具體文件形式，并遵循電子記錄和電子檔案多樣性和相關性的規則。電子檔案標準化工作的目標是實現所有檔案管理的標準化、現代化、整體化。電子檔案標準化在微觀和宏觀層面都具有重要意義。從微觀角度來看，電子檔案標準化是按照既定標準對電子檔案進行簡化、整合和改進的活動。這不僅涵蓋了現有檔案管理工作的構建，還包括制定、擴展、完善、評估和廢止管理標準，以及在業務活動之前進行調研等方面的內容。從宏觀角度來看，電子檔案標準化是一個動態的過程，其中的“化”字蘊意豐富。首先，在電子檔案標準的形成和實施方面，“化”意味著提高電子檔案標準的制定和執行水平。電子檔案標準的建立需基于行業發展需求，將所有可通過標準達成的業務關系逐步擴展至電子檔案領域。水利企業應結合新興技術和實踐經驗，通過有效的管理措施和工具，逐步將制定的標準融入實際管理任務中，并根據實際情況修訂和補充標準，持續審查、細化和完善標準，以確保其的有效性和實用性。其次，“化”意味著不斷擴大電子檔案工作標準的制定和實施范圍。電子檔案標準化的成功依賴于建立完整的標準體系，全面推進檔案工作規范化。在規范電子檔案工作的過程中，各個標準之間相互關聯，形成復雜的標準文件系統，電子檔案標準化是在這一體系中創建并進行的。通過實現電子檔案標準化，可以改善檔案管理工作的制度環境，提升檔案管理水平。

二、水利企業檔案管理現狀

目前，在部分企業項目工程的實施過程中，檔案歸檔與儲存工作仍然存在一些問題。

（一）電子檔案數據庫的完整性較低。部分電子檔案的管理體系仍處于初步構建階段，不夠成熟。這可能導致紙質檔案轉化為電子檔案進行存儲時存在時間誤差，影響資料的原始性和完整性。同時，這也降低了電子檔案的便利性，無法充分發揮檔案的應用優勢。這種處理方式只是將紙質檔案轉換為電子檔案，無法實現實時更新。

（二）資料的可塑性問題。例如，從節水工程建設來看，土建過程是一個不斷修改、完善和變更數據的過程，特別是初步設計報告與竣工鑒定報告之間的變化往往非常大。此外，如果初始數據和完整數據不能一起收集、歸檔，檔案數據可能會失真，從而降低檔案的質量。

（三）資料的周期性問題。大型水利工程的建設工作周期較長，發展速度較快，在建設過程中產生的資料較為繁雜，如水力發電研究數據等。水利企業在收集數據的過程中，必須確保所有資料全面歸檔，沒有任何遺漏。否則，可能會導致最終統計結果變得不可靠，甚至對相關建設工作產生嚴重不良影響。與收集紙質文件相比，歸檔電子文檔是一項更具挑戰性的任務。現階段，大多數管理人員受傳統觀念影響，錯誤地認為電子文檔不是真正的文件，因此，在收集數據和文件的過程中，往往容易忽略電子文檔的歸檔工作。

（四）企業工程建設中電子檔案的利用存在局限性。由于相關管理人員對電子檔案形式的認識受保密原則和傳統觀念、方法的約束，導致諸多現代電子文檔無法充分向外界開放，不合理地限制了服務對象。一些水利企業將企業所擁有的全部資料均視為私有財產，未對資料的保密層級進行合理劃分，對一些本應公之于眾的資料設置了相關權限，僅僅給予部分管理人員和領導人員查看檔案的權利，無法充分實現電子檔案的社會價值和經濟價值。此外，由于信息的存儲和檢索存在一些問題，內部業務數據無法全面、及時地得到整合，從而在一定程度上影響了電子檔案的利用率。

三、水利企業電子檔案標準化建設路徑

（一）建立全流程管理體系。第一，評估水利企業建設的各個環節，包括設計、組織數據管理、數據收集等環節，對相關政策、方法和實施情況進行審查和評估；第二，研究水利工程管理項目的資料管理標準和歸檔制度，建立對相關文件的審批、管控體系。例如，可對水利工程實施、建設、竣工三個方面的相關資料進行信息化管理，標準化相應電子文件和檔案管理過程，以提高數據資源的使用率，從而提高水利工程的建設效率。此外，水利企業應構建電子文檔的質量控制管理框架，建立電子文件歸檔管理的相關規章制度，并采取一定的管理措施，形成電子檔案歸檔、管理、使用的安全管理體系，形成相應的電子過程文件、歸檔信息化管理系統。水利企業應聚集多方力量，與其他相關行業企業和政府部門共同努力，制定電子檔案生產、收集、存儲和分發的相關制度，并起草系統管理的標準和方法，以實現水利企業對電子檔案和數據的有效管理和利用。

（二）完善電子檔案管理關鍵技術。水利企業應根據工程建設信息、標識、質量標準和運行要求，在施工階段建立各個項目的電子記錄管理、運行要求、存儲要求等標準，將各類電子文件和電子檔案進行統一存儲，創建符合試行標準要求的儲存方法。為了統一管理，水利企業應提高對信息技術的重視度和應用水平，設定科學規范的分類標準，將項目建設過程中產生的文件資料進行分類，并根據制定的標準進行存儲，最終將所有數據和記錄合并到一個數據庫中，以確保文件材料的安全性和完整性。一旦數據庫設計完成，企業應制定元數據要素、包裝格式和電子技術文件系統的基礎標準，根據元數據結構設計電子檔案歸檔串聯體系，電子文件接口可用于與其他應用程序進行交互[3]，以提升相關人員檢索查找檔案的效率，提升檔案的利用率。

（三）應用網絡實現電子檔案管理的信息化。基于企業電子檔案標準化定義，水利企業應將工作流程和業務管理與安全的網絡管理相結合，設計工程文檔流和文件自動采集系統。為達到電子文檔具有真實性、可靠性和完整性的目標，企業需要構建標準化的電子網絡文檔收集、歸檔和檔案管理一系列連貫流程。通過這一流程體系可以收集相關電子文檔并實現自動歸檔，達到全流程的標準化。同時，通過高效率的電子檔案編制和管理工作，可以大大縮短已完成檔案的編程與計算過程，在一定程度上提高項目管理工作的效率。水利企業在加快信息化建設的過程中，需要配備必要的檔案信息化設備，并結合網絡平臺進行宣傳，提升員工使用設備的熟練度，加強對員工的技術技能培訓，使其能充分了解電子文件的收集、歸檔和統計等工作，督促其做到紙質文檔和電子文檔同時存檔。此外，企業應利用內部網站，建設特定欄目，發布相關電子檔案標準化信息，并對電子檔案進行實時更新，使員工通過簡單的搜索便能找到所需的文件資料。

（四）提升管理團隊的工作水平。判斷一個企業的檔案管理工作是否有利于企業的發展，檔案管理網絡的完善是其驗證標準所在。檔案管理平臺的運轉效率、平臺的安全性和嚴謹性、管理人員的工作態度等均對企業的發展有著一定影響。其中，管理團隊的工作水平對電子檔案標準化工作有著重要影響。在管理團隊的組建過程中，首先要選出分管領導，在各個部門中均選出一人，共同構建檔案管理小組。該小組主要負責協助和配合檔案室專職檔案管理人員執行各項檔案管理任務。在人員設置上，應挑選一名持有專業證書并具有敬業精神的專職檔案員，明確各部門兼職檔案員的工作職責，并對兼職檔案員進行集中培訓。無論是兼職檔案員還是專職檔案員，在進行檔案的移交入庫、定期巡視和借閱等工作時，均需要牢記相關標準，認真完成全部工作。電子檔案標準化管理的各個操作步驟都有對應的操作標準要求，檔案管理員應做到每一步都合乎要求且行為規范，以實現檔案應用與管理的高效性與安全性[4]。在籌備和建設階段，檔案業務指導人員應熟悉企業項目的計劃、范圍、性質、進度等，并應經常與相關單位的數據管理人員保持聯系，在項目開始階段便進行相應的監督工作和材料收集工作，確保水利工程檔案報送的質量和材料的完整度。

（五）建立檔案共享平臺。水利企業電子檔案標準化建設是一個系統工程，需要企業內全員參與和企業外多方合作。水利企業項目建設過程中涉及的各類檔案信息較多，包括水文資料、工程文件、業務檔案等，這些檔案具有較高的利用價值。通過建立檔案共享平臺，可以將各類檔案進行整合和共享，提高電子檔案的利用效益。在建設共享平臺時，應考慮水利企業的特點和需求，確定共享平臺的技術架構和系統設計，明確共享平臺的管理機制和運行模式，包括管理員的職責和權限、用戶的注冊和審核、檔案信息的上傳和下載等方面。共享平臺的功能和提供的服務應與水利企業的業務需求相匹配，包括檔案信息的檢索、查詢、下載、上傳等功能，以及檔案信息的安全保障、備份和恢復等服務。為了實現檔案信息的共享，需要加強電子檔案的標準化和規范化建設，包括電子檔案的命名、分類、編碼等。電子檔案涉及企業的重要資產和機密信息，需要加強檔案信息的保密和安全管理，包括權限管理、數據備份、網絡防護等方面[5]。此外，為了保證電子檔案的質量和可信度，需要建立檔案信息的審批和審核制度，對上傳的檔案信息進行審核，確保信息的準確性和合法性。檔案信息需要長期保存和維護，以保證其價值和可靠性，因此，水利企業需要加強對電子檔案的維護和更新工作，包括數據備份、數據遷移、數據恢復等。

四、結語

在水利企業的發展運營過程中，檔案管理扮演著基礎性與支撐性的重要角色，實現電子檔案的標準化規范化是推動水利工程管理現代化的必要條件。水利企業電子檔案標準化建設應通過建立相關文件管理、審批和管控體系，根據工程建設信息、標識、質量標準和運行要求應用具體技術，開展基于電子檔案標準化的無紙質工作，以完善整個水利企業的電子檔案標準化建設流程。