新發展階段高校檔案管理人才隊伍建設研究

文/西北大學檔案館 孫可佳

新發展階段是信息化快速發展的時代，檔案是對社會歷史的真實記錄，檔案工作者自身肩負著重要的歷史使命。因此，新時期的高校檔案管理工作需要順應時代潮流，積極采用大數據等新技術，培養綜合素養與專業能力較強的管理人才，實現檔案管理工作的創新發展，為新發展階段我國檔案管理工作的開展筑牢根基。

一、加強高校檔案管理人才隊伍建設的必要性

首先，人才隊伍的高質量建設是各行各業發展的重要環節，高質量的檔案管理人才隊伍對高校的未來發展十分重要。信息化檔案建設，需要以專業管理人才為基礎開展傳統檔案的數字化歸檔與管理等工作。優秀的人才隊伍能夠進一步提升檔案管理工作的效率，實現科學化、標準化、數字化的檔案管理，從而提升高校的核心競爭力。此外，一支高素質的檔案管理人才隊伍能夠最大限度地實現檔案價值。高校檔案包含各類教學科研資料，能夠反映高校教學的實際情況，是高校發展的基礎。

其次，新發展階段，高校在檔案管理技術與理念上皆面臨著機遇與挑戰?；ヂ摼W與信息技術的出現，極大地拓展了高校檔案管理范圍與內容，需要高校以符合時代發展的管理模式開展檔案管理工作。為了應對隨著高校檔案管理內容變化而產生的一系列問題，需要提升人才隊伍綜合素質，加強人才隊伍建設，提升管理人才的思維與能力水平。信息化時代，高校檔案管理技術發生了變革，社會環境發生了變化，需要檔案管理人員轉變工作理念，緊跟時代發展步伐[1]。

最后，高校檔案管理工作不僅包括對科研、教學成果的管理，還包括了高校的行政管理與學生的個人檔案管理。通過大數據能夠更好地實現檔案全過程管理，而這一過程需要管理人員具有較高的能力素養，能夠在復雜的信息中準確找尋有價值的信息，能以較強的檔案管理能力應對高校檔案管理工作中的變化。此外，新時期高校檔案管理人員的角色定位和工作重心都發生了變化，管理者需要及時轉變觀念，將自身定位為檔案管理員與信息服務員。人才隊伍的高質量建設，不僅能滿足檔案工作內容變化的需求，還能滿足管理人員自身角色轉變的需求，從而提升高校檔案管理工作質效。

二、新發展階段高校檔案管理人才的必備素養

（一）思政素養。新發展階段，高校檔案管理工作具有專業性、政治性與保密性，檔案管理人才需要具有較高的思政素養。高校在檔案管理人才的培養過程中，應注重人才思政素養的培養，將其當作檔案工作者的核心素養。高校檔案管理人才需要有較強的政治責任感與使命感，具備豐富的政治理論知識，擁有高尚的政治素養，以便其能處理好高校檔案應用與保密的關系。

（二）專業知識素養。專業知識素養是高校檔案管理人才的重要素養，也是高質量人才隊伍建設的必要條件。在時代發展的過程中，高校應持續深入檔案管理的理論研究工作，檔案管理人員需要明確相關標準與規范，學習檔案管理相關專業知識，扎實掌握理論知識，從而打造一支具有較高專業能力與素質的高校檔案管理人才隊伍。

（三）職業道德素養。職業道德素養指的是檔案管理人員在管理工作中形成的良好道德觀念與行為習慣。檔案管理人員需要有愛崗敬業的職業意識、勤勉嚴謹的工作作風、認真負責的服務態度，以發揮高校檔案管理工作的價值，強化服務的有效性。因此，相關人員既要做好服務工作，又要高效管理檔案，體現新時期高校檔案管理人員的良好精神面貌。

（四）身心素養。高校檔案管理工作內容復雜、壓力較大，提高管理人員的身心狀態能夠為高校檔案管理工作提供一定的保障。在檔案整理、分類等工作中，頸椎病、視力疾病等職業病將會影響高校檔案管理工作的質效[2]。同時，檔案管理人員的精神狀態、心理素養與個性特征都會對檔案管理工作的效率產生影響，高校應積極培養從業人員良好的職業行為習慣與職業心態。

三、新發展階段高校檔案管理人才隊伍建設過程中的問題

（一）高校對檔案管理工作的重視度較低，缺少人才管理制度。新發展階段下，個別高校對檔案管理工作的重視度較低，管理人員存在思想認識不到位的情況，對檔案存檔等工作不夠重視，且由于檔案工作內容較為復雜，管理人員容易出現疏漏，最終使得管理工作質量較低，甚至出現檔案丟失等情況[3]。當前，高校在建設發展的過程中，多以改革為院校中心任務，部分領導認為高校檔案工作與院校發展關聯不大，從而導致高校檔案管理工作建設受到制約。由于高校管理層的不重視與管理人員自身思想的影響，導致部分高校未能形成高質量的檔案管理人才隊伍，陷入發展困境。

（二）檔案管理人才隊伍的綜合素養與穩定性有待提升。高校檔案管理工作內容有著工作內容龐雜、工作范圍大的特點，需要相關檔案管理工作人員具備一定的專業知識，具有較強的實踐操作能力。目前，在人員招聘方面，各高校普遍存在重學歷、輕技能的情況。同時，由于高校檔案管理人才調動頻率較高，新員工對工作的認知存在一定的偏差，導致檔案管理工作人員通常不具備很高的專業素養，個別人員沒有經過崗位培訓，甚至不了解工作基礎內容便參與了高校檔案管理工作，極大地影響了高校檔案事業的發展與建設。

（三）檔案管理工作缺少規范性。當前，高校缺少統一的檔案管理工作規范，混亂的檔案管理工作導致高校難以構建標準化、信息化的檔案管理體系。個別高校在檔案管理制度構建上存在缺失，管理人員工作職責劃分不清晰。此外，個別高校雖然建立了檔案管理系統，但是由于多種因素的影響，導致相關措施難以深化落實，制度執行不到位，檔案室資料借閱手續較為簡單隨意，借出與退還程序不嚴謹，對高校檔案的使用價值與真實性造成了不良影響。部分院校希望通過建設檔案管理小組來改善上述局面，但是由于資金匱乏、院校領導層不夠重視等多方面的影響，檔案管理工作仍然進展緩慢。

四、提升新發展階段高校檔案管理人才隊伍建設質量的對策

（一）轉變思想認識，優化檔案管理制度。新發展階段下，高校需要緊扣時代發展需求，以培養對實現中華民族偉大復興有利的人才隊伍為導向，認識到高校檔案管理工作的重要性，明確檔案管理工作能夠促進社會文明、精神文明與物質文明的發展，將其當作院校的核心工作之一。高校需要將其納入自身的戰略發展之中，使各學院更加重視檔案管理工作，從多個角度推進高校檔案管理人才隊伍建設。同時，高校還需要開展常態化的監督管理工作，將檔案管理工作成效納入人員考核標準之中。高校應對檔案管理工作給予更多的資金支持，購入一定的硬件設備，同時，以更高質量的宣傳推廣活動來宣傳高校檔案管理工作的功能和意義。經過一系列的宣傳后，高校教職工能夠更加明確自身利益與檔案管理工作的聯系，能更加熟悉檔案管理工作的規章制度，持續優化管理內容，為高校發展提供有效保障[4]。例如，河北各級人社、教育部門聯合開展2023屆高校畢業生檔案轉遞接收服務專項行動，通過編印宣傳折頁、宣傳海報、制作推送短視頻、舉辦公開課等方式，多層次多渠道宣傳解讀檔案政策，指導各高校檔案管理部門做好相關工作，助力畢業生實現順利就業創業。

（二）完善人才管理制度，提升人才隊伍綜合素養。高校需要建立健全檔案管理專業人才培養機制，制定多種人才培養計劃。第一，通過管理人員輪崗計劃，優化人才的知識結構，提升人才隊伍的全面性；第二，通過在職培訓計劃，及時更新人才的專業知識儲備，提升人才隊伍的持續發展能力；第三，通過后備人才計劃，著力培養合適的人才，為高校提供充足的人才支撐；第四，通過檔案管理人才梯隊劃分，實現檔案管理人才隊伍的系統建設。此外，高校應提升檔案管理人才的薪資待遇，通過福利政策，吸引具有專業能力的高素質人才，根據高校人才分布階梯，把青年人才擺在更加突出的位置，對青年優秀人才進行培養，激發青年人才參加檔案管理工作的熱情。例如，2023年天津大學檔案館舉行了“檔案員業務培訓會”，面向全校專兼職檔案員開展檔案知識普及和歸檔業務培訓指導，極大地提高了該校的檔案服務質量和水平。

在人才隊伍建設的過程中，高校需要以發散性思維拓展人才培養渠道，構建檔案管理人才培養平臺，并開展有針對性的人才培養計劃，提升管理人才的專業能力。1.開展專業的檔案管理培訓課程。如組織開設相關法律法規、檔案管理制度、檔案鑒定、檔案管理技巧等課程，高校應與檔案部門進行溝通，通過專家講座、互動研討會、現場教學等途徑，提升高校檔案管理人員的專業技能，為行業培養能夠獨當一面、具有創新能力的高質量人才。2.為檔案工作者提供持續的繼續教育，實現人才專業能力水平的提升?？茖W系統的教育體系需要高校以自身的需求為引導，及時更新知識和技術，滿足管理人員的發展需求與時代發展需求[5]。同時，在人才培訓的過程中，應對實際教育培訓表現情況進行綜合考評，并將考評結果反饋給相關人員，使其明白自身的優勢和不足。3.通過多部門合作的形式，建立校內聯動培訓機制。通過校內數字化平臺進行積極溝通，提升其他部門參與檔案管理工作人才隊伍構建的積極性，建設檔案服務中心與專業的檔案管理組織，強化各部門之間的合作。

（三）規范高校檔案管理標準，明確工作職責。高校應建設相關檔案管理部門，明確檔案工作內容，劃分工作目標與職責。高校相關管理人員與檔案從業者需要明確相關法律法規，嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》開展檔案管理工作，發揮高校檔案工作的社會功能。高校應建立相應的檔案管理制度，涵蓋從檔案收集到檔案借出和歸還的全過程。此外，為了避免檔案丟失，應建立檔案管理問責制度。在高校檔案管理中，應采用數字化技術，記錄、驗證與儲存檔案信息，并在需要調取相關資料與檔案時，嚴格核實借閱人員身份。在相關法律法規的指導下，高校需建設具有自身特色的、科學合理的、對院校發展有利的檔案工作規范。例如，山東科技大學根據國家標準和有關規定結合學校的實際情況，制定了檔案數字化安全管理制度，以確保檔案數字化過程中的信息安全。最后，需要完善借還流程機制，可通過信息化技術，如人工智能、大數據、云計算等，構建自動化借還系統，并將資料信息借還記錄和師生的身份信息綁定在一起，針對長期未歸還相關資料的借閱人員，可將相關記錄納入職稱或評優材料中，以確保檔案的有序管理。

五、結語

新發展階段，高校檔案管理工作是高校工作的重要一環。高校檔案管理工作者需要持續提升自身專業能力與綜合素養，提高高校檔案管理人才隊伍質量，為高校持續穩定的發展提供保障。