行政中心區工程項目管理的研究與實踐★

李 博

(溫州市機關后勤發展中心,浙江 溫州 325000)

行政中心區工程項目作為政府自身建設的一部分,在保障機關高效運行方面發揮了重要作用[1-2],近年來逐漸成為機關事務工程項目管理工作的重點。隨著社會經濟的高速發展,工程項目管理模式隨之變革創新,傳統管理模式已無法滿足新形勢的需要,行政中心區工程項目如何適應新時代發展要求,統籌管理效能、資金效益、時間效率之間的關系,實現科學管理、高效實施、合理運行,是擺在機關事務管理部門面前的重要課題,是機關事務管理部門必須回答的時代之問。本文結合溫州市行政中心區工程項目管理的特點,就新時代背景下如何抓好行政中心區工程項目管理進行了一些思考。

1 行政中心區工程項目管理的內涵

2004 年國務院機關事務管理局出臺《中央國家機關建設項目管理辦法(試行)》,將中央國家機關建設項目定義為中央國家機關各部門使用中央預算內基本建設資金、行政事業費以及部門自有資金進行的服務于機關的建設項目,主要包括辦公用房新建、擴建、翻建、維修改造項目,辦公區以外服務于機關的建設項目等[3]。

由此,機關事務工程項目管理可以歸納為利用政府建設資金,建設為滿足日常辦公、服務機關等功能要求的建筑場所,并對其整個建造進行有效管理使之達到最初目標、滿足各方要求的行為。機關事務工程項目管理,涵蓋行政區域外維修項目、大型建設項目和行政中心區工程項目,由機關事務管理部門負責[4]。行政中心區工程項目管理作為機關事務工程項目管理的工作重點,主要針對辦公室、會議室、多功能廳、食堂等維修項目。

2 行政中心區工程項目管理的特點

2.1 項目種類具有多樣性

行政中心區同時有多家單位駐點辦公,各單位在工作領域、業務范圍、職能分工、崗位設置上的不同,使得同一區域內的辦公空間規劃和功能布局呈現多樣化態勢。行政中心區工程項目以區域內各單位為服務對象,實施范圍從局部到整體、從單體到總體、從零星到專項,內容涉及辦公室改造、會議室裝飾、屋面保溫防水更換、強弱電線路改造、院內綠化改造提升等眾多條線,不同單位對辦公空間的不同需求使項目種類存在多樣化特征。

2.2 實施時間具有固定性

按照國家機關、事業單位統一的工作時間規定,行政中心區時間與空間閑置率較高的時段集中在周末和法定節假日。考慮到工程項目實施的安全性和正常辦公時間的局限性,一般將短暫的法定節假日作為施工的首選時間,爭取在不影響正常辦公秩序的前提下,通過合理安排維修計劃,做好項目申報、技術方案和預算等前期工作,確保假期內完成行政中心區工程項目施工。

2.3 維修內容具有復雜性

行政中心區單體建筑具有跨度較大、層高較高、幕墻造型較多等特點,部分容易破損的部位由于使用年限和維護狀況不同,對維修工藝、維修方法提出了不同要求,在一定程度上導致維修內容呈現復雜的特征,也在資金、進度、質量的控制上給工程實施帶來較大難度。如何在遵循管理程序、提高資金使用效益的前提下,確保在行政中心辦公期間完成既定維修任務,是機關事務管理部門長期面臨的挑戰。

3 行政中心區工程項目管理的難點

當前,行政中心區工程項目的管理模式雖符合市場經濟條件下工程項目管理的基本特點,也順應了加強財政資金管理、提高資金使用效益的要求,但在實際管理過程中因其自身特點,仍面臨著諸多難點和挑戰。

3.1 項目經費難控制

資金控制貫穿項目全過程,是工程三大目標控制中的關鍵環節。行政中心區工程項目由于工程量小、施工區域零散、施工時間受限等特點,施工過程中窩工現象頻發,導致原材料采購成本、人工費、施工措施費等相應增加,給結算審價工作帶來一定困難,也給項目經費控制帶來一定難度。

3.2 目標工期難控制

進度控制的目的是確保工程如期完成,是對工期的管理和保障。行政中心區工程項目因其內容的復雜性和時間的局限性,常常出現在機關單位正常辦公時間被叫停施工或改變施工工序的情況,即便在已編制工程進度計劃的前提下,施工工期仍無法得到保證,工期彈性極大,給施工管理造成很大困難,機關事務管理部門作為管理方難以把控工程進度。

3.3 企業實力難控制

質量控制是工程三大目標控制的基礎與核心,工程竣工后不僅要在實體結構上符合標準,更要在功能上滿足使用者需求。行政中心區工程項目大多通過政府采購的方式選取施工單位,因享受扶持政策,中標單位往往集中在中小型企業。針對行政中心區工程項目質量要求高、作業地點特殊、施工時間受限等特點,參建各方的專業能力和管理水平是保證工程質量的先決條件,而中小型企業往往缺乏專業力量做后盾,在人員、團隊、技術、工藝等方面難以得到有效保障。

4 行政中心區工程項目管理現狀——以溫州為例

基于行政中心區工程項目管理的特點和難點,溫州市機關事務管理局從服務單位能力、現場施工秩序等方面進行嚴格把關,爭取實現工程項目管理效益最大化。

4.1 以預選擇優為宗旨的資質管理

前期階段,針對限額以下(非政府采購)工程類和中介服務類項目,采取預選入圍的發包形式進行管理,再通過公開招標,從入圍單位中擇優選取一家中標。服務期間,由業務處室從履約水平、服務能力、綜合實力等多個維度對中標單位進行全方位評價,并將評價結果以書面形式反饋給管理處室。一旦出現掛靠、圍標、串標、違法轉包、提供虛假材料等行為,受到市、局領導嚴厲批評、媒體通報批評或造成惡劣影響,施工現場發生生產安全事故,無正當理由累計兩次放棄項目承接或不參加簡易比價,日常工作中累計兩次被業務處室評為不滿意的情況,或存在其他違法違規行為的,直接從預選入圍庫中剔除。

4.2 以事前審批為原則的秩序管理

嚴格執行進場審批原則,所有進入行政中心的施工作業人員,必須事先向綜合管理部門申請辦理施工作業人員登記審核備案、向物業申請安全文明施工審批,完成相關備案審批手續并簽訂《安全文明施工責任協議書》后方可進場。嚴格規范施工秩序,原則上禁止夜間施工,白天施工時段控制在工作日8:00—18:00、非工作日7:00—18:00,易產生較大噪聲、大量粉塵的作業必須安排在雙休日進行,避免對正常辦公秩序造成影響。尤其重要區域(如一號院)原則上禁止工作日施工,若有特殊情況確需安排的,必須報綜合管理部門審批。

4.3 以安全文明為目標的現場管理

安全生產是推進工程項目的基本要求,文明施工是創建優質工地的首要條件,現場文明安全管理貫穿施工作業全過程,是工程建設的中心環節。為加強行政中心區工程項目施工現場的文明安全管理,除在儀容儀表上做出要求外,規定所有進入行政中心的施工作業人員必須佩戴標準的安全帽;戶外高空、吊裝等危險作業必須做好安全防護,實行專人監護;室內施工前必須做好地面保護措施,損壞地面及設施一律按要求修復或賠償;綠化施工前必須做好周圍綠地防護措施,放置施工護欄,嚴禁隨意踩踏擴大破壞范圍,一旦受損必須立即恢復原貌;建筑垃圾遵循日產日清的原則,施工人員應在指定區域休息、用餐、如廁等,確保施工現場及周圍環境整潔衛生,創建安全文明工地。

5 新時代背景下行政中心區工程項目管理的優化實踐

近年來,隨著國家經濟快速增長,人民生活水平不斷提高,人們對辦公環境的要求隨之提升,工程建設領域也隨之飛速發展。隨著深基坑、大體量、全裝修、裝配式、綠色節能、人工智能等成為發展趨勢,一體化設計、系統化管理、專業化分工、總承包實施的要求日益凸顯[5],法治化、程序化、標準化管理制度的剛性約束不斷增強。面向新時代,行政中心區工程項目如何優化管理模式、提升管理效能、達到理想管理模式是機關事務管理部門亟待解決的問題。就現狀而言,工程項目管理要達到理想模式,最大的挑戰來自現有的制度制約手段、從業人員素質和管理方式方法的落差。

5.1 統一修繕標準,強化制度剛性約束

2001年,國務院機關事務管理局發布《關于改進和加強中央國家機關辦公用房管理的意見》及其《實施細則》,要求中央國家機關辦公用房建設和維修項目要根據統一標準進行建設和維修,避免相互攀比,盲目追求高標準、高檔次。由于行政中心區存在多部門辦公,各單位對維修項目提出的要求各不相同,在標準的掌握和項目的執行上造成一定困難,客觀上也導致一定程度上的政出多門和各取所需的現象[6]。相關職能處室應當制定行政事業單位辦公用房裝修和維修標準,在確保行政中心區工程項目建設符合政策標準的前提下,滿足各使用部門職能的要求,并在各部門之間尋求辦公條件和環境的相對平衡。一方面,對辦公用房裝修分項指標和綜合指標預算進行最高控制(限額),避免建設項目超概算、超規模、超標準和豪華裝修的情況。另一方面,按損壞程度、維修工作量、使用年限等要素對辦公用房維修進行等級區分,根據不同等級制定相應維修費用限額標準,滿足經濟、適用、安全的原則。同時,將維修項目納入行政辦公用房使用單位的年度部門預算,未按規定履行審批程序的不得安排預算。鑒于此,溫州根據《機關事務管理條例》《黨政機關辦公用房管理辦法》《浙江省黨政機關辦公用房管理實施辦法》等有關規定,制定《溫州市黨政機關和事業單位辦公用房管理實施細則》(以下簡稱《細則》),旨在進一步規范溫州市黨政機關和事業單位辦公用房管理,推進辦公用房合理配置和集約使用,促進黨風廉政建設和節約型機關建設。《細則》從總則、權屬管理、配置管理、使用管理、維修管理、處置利用管理和監督問責、附則八方面做出了明確規定。配置標準方面,要求機關事務管理部門嚴格按照機構編制部門批復的“三定”規定和《黨政機關辦公用房建設標準》,核定辦公室和服務用房使用面積,掛職、借調、聘用等人員不予核定;核定總面積是辦公用房使用安排的上限,超出核定面積的,應按照相對集中原則交機關事務管理部門或統一封存,統籌安排利用。所屬單位用黨政機關辦公用房的,統一按照機關標準核定面積。使用要求方面,規定黨政機關和事業單位工作人員辦公室應采用大開間、多人合用等形式,單人間辦公室應嚴格控制使用范圍和標準。超標辦公室整改應優先采取調換或合用方式;無法通過調換或合用方式調整的,經機關事務管理部門審核同意后,可采取工程改造方式整改。工程改造方案應簡易、合理、厲行節約,不得直接隔斷封死,防止造成新的浪費。維修方面要遵循經濟、適用、安全的原則,嚴格執行有關標準和規定,由使用單位負責,所需資金由使用單位在部門預算內統籌安排。辦公用房大中修項目 (50 萬元及以上) 由使用單位行政主管部門提出申請,報本級機關事務管理部門審核同意后,統一報發展改革部門審批,由財政部門核實預算資金,由機關事務管理部門組織實施或委托使用單位實施,維修經費納入實施單位年度部門預算,未經審批不得安排預算。

5.2 打造數字平臺,優化工資監管模式

隨著城市化進程的加快和產業結構的調整,越來越多農村勞動力涌向城市尋求更好的就業機會,其中很大一部分流向了工程建設領域。由于工程建設領域的工作特性,民工往往難以享受穩定的工作和薪酬,在與用工單位的勞動合同和薪酬支付方面存在極大不確定因素,在一定程度上增加了欠薪問題的可能性。一方面,制度的缺陷是欠薪的根本原因。部分用工單位通過虛假合同、拖欠或克扣工資來逃避薪酬支付,且民工在經濟地位上處于弱勢,缺乏相應的維權能力和途徑。另一方面,薪酬支付周期長、流動性差是欠薪的主要原因。民工多為臨時工或季節性工人,部分用工單位為追求利潤最大化,故意拖延薪酬支付時間,以此延緩現金流支出。因此,除嚴格執行勞動法律法規外,應強化對薪酬支付周期的監管,借助大數據平臺、智慧化手段,建立修繕項目民工工資監管平臺。為此,溫州市機關事務局著手打造政府采購資金監管平臺,為行政中心區每個工程項目設置一個專用監管賬戶,規范項目資金使用程序,要求項目資金一律通過監管平臺轉出,不得借助其他渠道,確保專款專用。施工方在平臺創建項目,根據不同項目類別設置相應的農民工工資監管比例參數,并在平臺對農民工信息進行維護;業主方通過網上轉賬、銀行柜臺等多渠道將項目款項轉入監管賬戶,系統按照系統參數設置規則自動凍結資金比例,用于發放農民工工資,其余部分資金可正常使用(如按首付款、期中款、尾款等分期發放,則每筆款項使用均同上,如工程實行分包,則其余資金可隨時劃轉給包工頭),資金到賬后業主方將收到平臺提醒;農民工通過胸卡定位或微信小程序功能進行身份認證和考勤打卡,進行實名制管理,考勤數據自動同步、自動整理形成考勤統計報表,為勞務人員每月工資核算提供詳細、真實、有效的數據,系統據此發放農民工工資;業主方可通過平臺對所有施工方的賬戶余額、收支明細、發放情況進行實時監管,施工方可通過平臺實時掌握本單位所有項目的賬戶信息,實現多層可視化信息查詢和多維度實施監管。修繕項目民工工資監管流程圖如圖1所示。

平臺投用后,將有效解決當前建筑市場上頻發的拖欠農民工工資的問題,確保專款專用,切實保障農民工合法權益,便于機關事務管理部門通過銀行介入和數字化平臺對工程款項監管進行線上處理、自動發放、實時監管,切實提升監管效率。

5.3 規范現場秩序,提升項目管理效能

工程建設是從無到有、從小到大的過程,工程管理貫穿工程建設的全過程,是確保項目工期、保障工程質量的有力支撐。項目的實施,不僅需要施工方精益求精、追求卓越,還需要監理方認真履職、嚴格監管,更需要建設方充分協調、有效監督[7]。可見,充分發揮現場監管作用,強化人員活動管理是工程管理的關鍵環節。為此,溫州市機關事務管理局打造溫州市行政中心智慧消安一體化平臺和iSecure Center綜合安防管理平臺,實現安防視頻監控、消安設備管理、消安事件聯動報警、安防力量部署、實時人員流動數據管理等一體化管控,通過接入視頻監控、入侵報警一卡通、停車場、動環監控、消防監控等系統設備,獲取邊緣節點數據,實現安防信息化集成與聯動。借助藍牙信標、智能工牌、無線AP、智能對講機和藍牙網關對管理人員、施工作業人員和施工過程進行可視化、數字化、智慧化、精細化管理[8-10]。在現場秩序管理方面,一方面借助智慧平臺進行事前報備審批。施工前期準備階段,房產處、工程處、綜合處、物業部門及施工方根據工程性質及需求召開協調會或進行現場查驗,確保進場后各工序之間無縫銜接、各處室之間協調及時。進場前,施工單位必須將施工方案、施工藍圖、工期進度計劃、施工人員信息、車輛信息、設備材料等相關材料通過平臺進行提前申報,經物業部門審核備案、機關事務管理局綜合處審批后,施工作業人員從行政中心登記室領取智能數據胸卡后持卡方可進入市行政中心。智能數據胸卡可將數據實時統一匯聚到溫州市行政中心智慧消安一體化平臺控制中心,便于機關事務管理部門對工程人員進行管理。另一方面借助智能定位劃定活動區域范圍[11-12]。根據不同施工類型,施工人員須統一穿戴不同顏色制式的施工馬甲、佩戴智能數據胸卡,且不得擅自進入施工區域外的辦公區域、不得在非施工區域逗留、不得在施工現場或辦公區域內吸煙。一旦發生超出施工區域范圍或超出施工時間范圍的行為,胸卡將通過定位功能進行報警提醒,物業管理人員可借助胸卡精確定位施工作業人員的具體位置,并對其進行勸離。對不服從管理、亂跑亂逛等不文明現象,機關事務管理部門有權責令施工方立即停工并進行紀律整頓,整頓合格后方可重新施工。

6 結語

工程項目管理是一項涉及多學科、多專業、多領域的系統工作,行政中心區工程項目因其種類多、任務重、技術復雜等特點給項目管理帶來一定困難。在行政中心區工程項目管理的優化改革上,我們進行了大量的探索與實踐,為解決項目管理中存在的突出問題提供了一些新思路、新方法、新舉措,但仍有進一步完善和發展的空間。下一步,我們將繼續在管理模式改革、技術手段創新上下功夫,建立科學合理、切實可行的行政中心區工程項目管理模式,助力機關事務管理工作邁上新臺階。