內部控制視角下行政事業單位固定資產管理策略

2024-05-08 08:52:24梁東琳

經營者 2024年4期

梁東琳／文

固定資產是行政事業單位資產中的重要組成部分，也是國有資產的重要部分。固定資產管理效果對行政事業單位的管理水平有至關重要的影響，行政事業單位在發展過程中要全方位分析如何用好固定資產，發揮固定資產的作用。但是當前很多單位在固定資產管理方面管理體系相對較為滯后，無法形成對固定資產的規范管理措施，嚴重阻礙了行政事業單位工作流程的優化。文章從內部控制視角對行政事業單位固定資產管理工作進行分析，有助于單位固定資產管理流程更加規范，為單位的有序發展奠定基礎。

行政事業單位是依靠國有資產設立的組織，主要負責提供社會公共服務和維護社會秩序等方面的工作，具非營利性的特點。行政事業單位在管理的過程中要高度重視固定資產管理的工作要求，通過科學的管理措施，規避資產管理流程中的風險。文章通過對行政事業單位固定資產管理工作進行分析，論述管理工作中存在的不足和問題，對行政事業單位建立科學的管理措施，提高管理工作規范性具有一定作用。

行政事業單位固定資產管理存在的不足

內部控制環境不完善

行政事業單位開展固定資產管理，應該明確內部控制工作要求，讓全員主動參與管理活動。但是當前很多行政事業單位在開展固定資產管理流程中的問題是人員不了解管理工作的要求，單位未構建良好的固定資產管理文化，從管理層到基層全員未配合固定資產管理流程。由于管理環節中的關鍵事項控制不到位，風險點管理要求無法得到嚴格執行，很容易發生風險而影響行政事業單位固定資產工作的正常運行。

固定資產管理的風險控制不到位

行政事業單位開展固定資產管理的風險控制，要分析可能產生風險的環節，并根據風險情況形成控制措施。但是當前部分行政事業單位在開展固定資產管理的風險控制流程中，未根據行政事業單位的實際情況形成對各類固定資產風險的處理及應對，沒有根據行政事業單位可能發生的風險對管理的不足制訂恰當的解決方案，當風險發生時可能嚴重影響單位的運營。

固定資產內部控制流程存在缺陷

行政事業單位開展固定資產的內部控制流程，應該建立恰當的控制措施，規范工作流程的活動安排。但是當前部分行政事業單位在實施固定資產的管理活動中，問題在于未形成恰當的控制流程，例如，針對預算環節未根據單位實際資產采購需求編制合理的預算方案；在資產的采購環節，未根據資產價值明確采購方式及具體跟蹤機制；在資產的日常管理環節，未形成恰當的內部控制分工及維修管理措施；在資產的盤點環節，未顯示恰當的盤點方案。

固定資產信息系統建設滯后

很多行政事業單位不重視信息系統建設，在固定資產管理環節中未根據信息技術發展要求動態更新固定資產信息，容易產生信息傳遞滯后的問題，給行政事業單位帶來風險。

固定資產管理監督流程不合理

行政事業單位開展固定資產管理工作，要針對固定資產管理環節形成恰當的改進措施。但是部分行政事業單位固定資產管理流程中風險控制不力、監督力度不足，很容易在發生問題之后無法得到及時處理。

行政事業單位固定資產管理的策略

改善固定資產內部控制環境

1.完善固定資產組織架構

行政事業單位開展固定資產管理，要明確影響固定資產管理工作的原因，規范管理流程，以確保管理目標的實現。在此過程中，行政事業單位為了確保固定資產的組織架構科學合理，要明確固定資產管理工作分工。行政事業單位可以成立固定資產管理小組，行政事業單位負責人與單位各層級骨干參與其中，全方位管理單位的固定資產。

2.提高人員的工作能力

首先，提高固定資產管理小組的人員素養。行政事業單位在組建固定資產管理小組后，為確保管理要求得到有序實施，要充分提高人員的專業素養。固定資產管理小組人員的專業素養，在很大程度上決定了單位能否具備良好的管理體系。在選擇固定資產管理小組的人員環節，行政事業單位要選擇責任感強、工作謹慎的人員，確保相關人員掌握固定資產管理的工作要求，并且能夠主動參與管理流程，積極與各部門進行溝通，形成規范的管理意識與科學的工作方法。其次，提高固定資產管理小組人員對各部門的監督力度。行政事業單位在開展固定資產管理過程中，各層級人員都要認識到自身在固定資產管理中的要求。同時單位要讓固定資產管理小組對各部門人員進行監督，分析各項工作開展的情況。最后，重視人員培訓。在固定資產管理的過程中，要通過培訓等方式，讓相關人員掌握固定資產管理工作的具體要求，以確保固定資產管理得到各部門的配合，切實提高固定資產管理的規范性。

3.構建良好的固定資產管理文化

行政事業單位的管理文化作為管理工作基礎，單位要在內部開展管理文化建設，將固定在管理的要求融入單位內部各環節。通過形成全員共同配合及齊心協力的控制機制，落實固定資產管理工作流程要求。在此過程中讓人員在工作中養成良好的使命感與積極的工作態度，確保管理流程的要求得到嚴格落實。

防范固定資產管理風險

1.全方位識別與分析各類風險

行政事業單位在開展固定資產管理環節中，要全方位識別和管理各類風險，分析各類風險的影響。通過全面分析各風險的節點，對風險予以有效識別。單位要對自身工作流程進行全方位分析，判斷各環節中的不足以及可能存在的風險，按照因地制宜的原則確保風險管理流程規范化、風險最小化，以確保單位能夠實現對風險的有力控制。

2.對各類風險形成恰當的應對措施

行政事業單位在對各類風險的可能性和影響程度進行分析之后，能夠將各類風險進行排序，并采取恰當的風險應對措施。風險應對措施包括規避、承受、降低和分擔等。不同的風險應對措施適應的風險類別不同，單位要根據各類風險的情況以及單位的規章制度，制訂恰當的措施應對風險，確保單位各類風險能夠得到妥善處理。

優化固定資產內部控制流程

1.合理編制固定資產的采購預算

行政事業單位的各項資金主要是依靠財政撥款獲取，為確保行政事業單位的固定資產采購流程更合理，要對預算進行科學安排，結合預算要求體現資金使用的效益，以此開展固定資產的預算編制。行政事業單位在開展固定資產預算編制的環節，要按照上下級的原則，由基層部門對各項資產使用需求進行分析之后，確實符合使用要求的才能立項，避免資產采購后限制的風險。通過形成科學的預算編制方案，合理確定行政事業單位的資金使用需求，并在后續環節實現對固定資產的控制。在預算編制的過程中，要求資產管理小組掌握單位各部門的資產狀態，按照輕重緩急的原則合理配置固定資產預算。同時在確定預算的具體環節時，要根據固定資產的實際需求明確預算標準，確保固定資產管理工作流程更合理。

2.優化固定資產的采購流程

在行政事業單位固定資產采購的過程中，往往容易發生腐敗問題。采購人員若和供應商之間存在利益鏈條，且沒有得到嚴格監督，那么很可能導致財政資金浪費，乃至采購到不符合單位實際需求的固定資產，嚴重影響行政事業單位資金使用的效益。為此，行政事業單位在固定資產采購流程中，要結合不同類別采購實施控制。大型固定資產采購主要依靠政府采購開展的，政府采購能夠形成良好的監督機制及控制措施。但是不具規模的采購，往往是容易被忽視的領域。因此，對相關采購要形成全方位監督機制，由行政事業單位的固定資產管理小組參與到其中，對固定資產管理的采購流程進行監督與記錄，避免采購工作中發生風險。另外，在采購的固定資產到達行政事業單位之后，要形成完善的驗收流程。通過規范驗收的規章程序及驗收制度體系，確保所有采購的固定資產都通過科學的驗收程序得到驗收。通常行政事業單位要先檢查固定資產的相關材料，包括合同和合格證等方面信息，相關材料符合單位的要求之后，對固定資產實物狀態進行進一步檢查，判斷固定資產的型號等信息是否符合要求。各方面的信息都相符的固定資產，要開展試運行，通過試運行之后方可通過驗收，確保固定資產符合單位的使用實際要求。

3.確保固定資產的各類信息真實、準確

首先，全面記錄固定資產信息。行政事業單位開展固定資產管理環節，為確保單位固定資產信息能夠得到全方位記錄及管理，確保固定資產從采購、領用和維修等各環節信息得到及時更新且可追溯。其次，合理計提固定資產折舊。在我國新政府會計制度實施背景下，行政事業單位的固定資產折舊成為單位固定資產管理工作中的重要一環?？茖W的折舊機制能夠準確反映固定資產價值變化，確保固定資產管理工作按照要求得到管理，準確體現出固定資產價值。行政事業單位選擇固定資產，要合理確定折舊率及折舊方法、折舊年限，通過分析上級主管部門的要求及參考同類行政事業單位固定資產的折舊方式，在進行多方面論證的基礎上確保折舊方式科學合理。

4.對固定資產的日常管理流程形成控制措施

一是落實授權審批要求。為規避行政事業單位在日常管理環節中出現違規風險，行政事業單位的日常管理工作中對維修和調撥等環節要形成合理的授權審批控制機制，通過授權審批控制的方式明確固定資產管理環節中具體的審批人員和審批流程要求，并有效監控各類固定資產的信息是否準確、材料是否真實，確保各類信息真實完整。二是對管理關鍵崗位執行定期輪崗。行政事業單位在固定資產管理環節，要對關鍵崗位進行定期輪崗。這一方式能夠讓關鍵崗位得到相互監督，提高關鍵崗位的獨立性。關鍵崗位包括固定資產采購、驗收和日常檢修等崗位，相關人員要嚴格落實崗位責任制，形成崗位之間的相互監督及相互約束的機制。

5.重視固定資產的保管與維護

行政事業單位固定資產管理的環節中，要明確具體的管理流程要求，形成完善的保管與維護機制，確保固定資產按照預期的要求得到規范使用。行政事業單位的固定資產通常存在多元化、分散化的特點，單位在日常保管與維護環節中，要將具體的管理責任落實到具體的使用者。對于小額的零星固定資產，可以由固定資產管理小組進行統一管理。對于其他的固定資產，要明確具體的管理責任人，確保所有固定資產都能得到規范管理。同時，行政事業單位要求各使用主體對固定資產管理工作中資產的使用效率和管理狀態等方面的信息及時向固定資產管理小組進行匯報。同時固定資產管理小組要根據單位的固定資產管理情況，將相關信息及時反饋給單位各層級人員，讓人員了解固定資產管理的工作要求，確保管理工作的機制更規范。另外，行政事業單位要形成科學的維修機制，避免出現無人管理或擅自處理問題的情況。對于頻繁出現問題的固定資產，還應該予以特別關注，追蹤出現問題的具體原因，并詳細記錄出現故障的零部件，對反復出現的問題分析原因。例如，當某部分的零部件頻繁出現問題時，要分析是由于維修不當還是零部件采購不當造成的。

6.形成嚴肅的固定資產清查盤點措施

通過合理的盤點機制能夠確保單位的固定資產賬實相符，并避免資產閑置等問題。行政事業單位在固定資產盤點環節，要形成對單位內部固定資產的全方位檢查，形成周密的分析機制。首先，行政事業單位要由固定資產管理小組帶頭，在明確具體清查步驟及計劃的基礎上，明確盤點的時間安排，然后在信息系統中導出固定資產的狀態開展盤點。其次，行政事業單位在固定資產盤點環節，不僅要對固定資產本身信息進行盤點，還要詳細檢查固定資產是否閑置、低效，對閑置、低效的問題要形成解決措施。最后，單位在盤點之后，要形成盤點分析報告，針對盤盈盤虧的問題明確成因并落實責任。

7.落實績效考核機制

在實施單位固定資產管理的環節，為全方位提高管理工作的規范性，要認識到行政事業單位固定資產考核的具體要求。為提高人員的工作積極性，單位要形成科學的績效考核機制，充分關注固定資產是否保值增值，并關注單位社會效益的實現情況。首先，關注固定資產的安全性。單位在開展固定資產管理時，管理的基礎是確保固定資產安全、完整。通過規范資產管理流程，避免資產流失等問題。其次，分析資產管理的質量。行政事業單位要對資產進行高效管理，要關注資產管理的質量，包括資產是否得到高效使用、資產管理工作流程是否規范等。再次，分析資產管理的效率，包括關注資產配置是否合理、管理流程是否科學，分析資產是否實現保值增值。最后，關注資產是否為單位管理做出了價值和貢獻，關注資產是否發揮應有的價值及資產使用過程中帶來的效益。通過實施資產的績效考核機制，能夠對資產管理情況進行分析，并以此來關注不同層級人員對資產使用的情況，合理評價人員的工作情況，達到提高資產管理工作規范性的目標。同時通過合理的評價分析機制，能夠幫助單位找到管理的不足并及時予以改進。

改進固定資產信息管理

1.改進固定資產的信息化管理平臺

行政事業單位在固定資產管理的流程中，為確保固定資產管理能夠得到實時控制與有效監督，單位要形成完善的信息控制機制，明確固定資產在管理環節中的具體要求。在信息技術高速發展的背景下，行政事業單位要通過完善信息系統對各類固定資產進行規范管理。在當前時代下，行政事業單位面臨的數據較多，若僅依靠賬簿對固定資產進行管理，無法適應時代發展的要求。為此，行政事業單位要重視預算管理一體化系統建設，積極利用系統中資產管理平臺的資產增加、資產變更、資產處置和查詢統計等功能完善管理流程。同時為改進固定資產的信息化管理平臺，實現對固定資產管理全流程控制，改進固定資產預算、采購和維護等環節的管理機制。通過信息系統，對行政事業單位各類固定資產進行全方位檢查，分析固定資產的安全性、完整性，并有效檢查各類固定資產使用的情況。借助信息系統能夠對固定資產的狀態進行及時掌控，全方位分析管理工作情況及管理流程中存在的不足，為優化管理流程提供支持。

2.健全信息溝通機制

行政事業單位在構建信息系統的基礎上，要讓內部的各類信息得到及時溝通，針對內部相關信息，要求各層級人員進行及時交流，確保管理流程中的各類問題能夠得到及時解決。

重視對固定資產的監督

行政事業單位在固定資產管理環節中，為確保管理流程公正、公開、透明，應該建立專門的內部監督機制，對固定資產管理流程的全過程進行監督。行政事業單位可以組建固定資產內部監督小組，對單位的固定資產管理全過程進行監督。在監督環節，要監督固定資產管理的要求是否得到有效落實。同時行政事業單位還要主動接受外部相關主管部門的監督，包括主動接受財政和審計等各部門的監督。通過將內部監督和外部監督相結合的方式，形成更規范的固定資產監督體系，確保行政事業單位固定資產管理中的各類問題得到及時解決。

行政事業單位作為公益性組織，固定資產作為行政事業單位開展各項社會服務的基礎，固定資產管理水平對單位管理有重要影響。文章針對行政事業單位固定資產存在的問題及具體改進方案進行分析，對行政事業單位具有一定價值。同時行政事業單位在未來發展過程中，要進一步認識到固定資產管理工作的價值，進一步建立健全管理體系，確保單位實現有序發展的目標。