新時代地勘單位檔案管理工作信息化建設初探

段洪芳

在我國廣袤的國土空間中，各地實際分布的礦產資源數量龐大，種類繁多，做強做大地勘行業符合全民族利益，國家對地勘事業的發展建設也特別重視。地勘單位也投入了大量的人力、物力，完成了大量的地質項目，形成和積累的地質資料是地勘單位廣大地質工作者艱苦奮斗的智慧結晶，也是國家經濟建設，特別是發展地質礦產經濟所必需的重要信息資源。能否跟進做好檔案管理對地勘單位有著至關重要的影響，科學高效的檔案管理能夠確保重要檔案資料“應歸盡歸”，實現對單位地勘事業發展進程的有效記錄，有利于一批又一批地勘人的學習成長和傳承，對后續地勘工作的開展也有重要參考指導意義。“互聯網+”的提出，推動互聯網信息化技術廣泛應用到檔案管理中，加快了檔案管理傳統模式的轉型升級，對深層次滿足地勘檔案管理發揮基礎支撐作用都有著重要意義。

一、地勘單位檔案管理信息化建設的必要性

地勘單位是經濟社會發展的基礎支撐。尤其是全面建成小康社會歷史任務完成后，經濟建設、社會發展對礦產資源等的消費需求愈發活躍，抓好地勘事業發展符合全民族根本利益。地勘單位日常管理、勘查實踐等全過程中形成的檔案資料數量多、種類復雜，傳統檔案管理模式下，主要是以“人”為主進行檔案管理。伴隨地勘事業改革發展的持續推進，地勘全過程中產生的檔案資料非常多，傳統檔案管理模式已經很難適應。現代地勘事業發展中形成的檔案資料，具有非常強的專業性、技術性特點，傳統檔案管理模式容易出現漏洞、盲區，不利于檔案管理精細化推進，也增加了檔案資料查閱求證的難度。

“互聯網+”的提出，推動互聯網信息化技術深層次融入國計民生，對包括地勘等行業都帶來了深刻影響，傳統檔案管理具有明顯滯后性，整體管理成效不高，而依托互聯網信息化技術應用，可探索建立更加高效的檔案管理信息化系統，能夠在檔案資料的收集、整理、歸檔等環節上更加高效。地勘單位包括很多野外項目小組，常年出野外，導致以往地質資料歸檔時間跨度大，整理難度也非常大，容易出現檔案資料丟失或者不完整等諸多情況，增加了后續檔案管理難度。通過互聯網信息化技術的應用，建立檔案管理信息化系統，能夠與關聯部門機構做到數據信息資源共享，加快了檔案資料的收集歸檔進程，確保地勘單位能夠克服時間空間束縛提高檔案管理整體成效。借助檔案管理信息化系統，可以對海量地質資料進行快速查找，有效滿足后續參考查證等需求，深層次彰顯了檔案管理的基礎性、根本性支撐作用。

地質資料所涉及的種類較多，涉密范圍廣、涉密程度高，載體形式和內容豐富多樣，涵蓋了重要的信息和成果，信息量大而且分類繁雜，包括紙質文檔和不同格式的電子文檔，總體以紙質資料居多，數字資源占比較少，有部分存儲在光盤中。對于地質資料，如何實現常態化、長久性保存非常重要，傳統檔案管理模式下，檔案資料容易受到各種客觀因素的影響，溫度濕度、環境條件等的影響突出，諸多年代特別久遠的檔案資料已經較為脆弱，頻繁地查閱原始紙質資料，必然會導致紙質資料不同程度地受損，使得珍貴的原始資料缺少安全保障，配套的檔案資料維護成本也隨之增加。但以互聯網信息化技術為基礎建立檔案管理信息化系統，完成歷史資料的電子化和數字化，實現地質資料內容的信息化管理，能夠實現檔案資料的長時間保存管理，大幅提升地質資料的數據管理和服務能力，也能夠深層次實現檔案資料的共享共用，相關的成本開支必然大大降低。

二、當前地勘單位檔案管理信息化建設存在的問題

雖然在國家大力支持推動下，基層地勘單位檔案管理信息化建設有了很大進步，但相比愈發繁榮活躍的地勘事業而言，當前地勘單位檔案信息化建設質量與力度還明顯不夠，存在的問題主要有以下幾點：

（一）檔案管理信息化重視程度不夠

在全面深化改革進程中，礦產資源的消費需求更加活躍，地勘事業的重要性不言而喻，但市場經濟環境下，地勘單位實際承受的壓力在明顯增多，如何高質量做好地勘工作，怎樣更好地服務于礦產資源開發利用更受關注，地勘單位實際投入檔案管理的重視支持力度相對偏弱，容易造成檔案管理不重要的錯覺，自然增加了檔案管理信息化建設難度。檔案管理信息化，并非朝夕之功，而是需要常態化投入支持，但不少地勘單位由于日常業務繁多，難以對檔案管理信息化開展常態化調度管理，容易導致各種困難問題的持續積累，增加了后續檔案管理信息化建設的難度。檔案管理信息化建設，并非純粹檔案部門的責任，需要地勘單位及各組成部分的全力支持，才能在檔案管理信息化建設上更富有成效，但很多組成部分及人員認知度、支持度明顯不夠。

（二）檔案管理信息化專業人才不夠

地勘單位檔案管理，不同于其他單位，有自身特殊性、專業性，檔案管理標準要求更高，而檔案管理信息化建設必然需要更高水平的專門人才支持。但受到傳統思想、單位重視程度等的影響，實際配備的檔案管理人才面臨崗位不穩定、專業不對口等情況，自然難以滿足檔案管理信息化建設需要。檔案管理信息化建設，并非簡單地配備計算機等，而是需要檔案管理人員擁有信息化視野，善于從信息化角度做好檔案資料收集、整理、分類、歸檔等，但地勘單位對檔案管理人員的信息化教育培訓還不到位，檔案管理人員對于信息化的理解認知較為狹隘，缺少信息化與檔案管理的深層次實踐結合。

（三）檔案管理安全防范力度不到位

地勘單位檔案資料，有非常高的保密要求，很多地質資源關乎國家安全，對檔案管理信息化建設必須突出安全保密這一主線，否則容易出現檔案資料被竊取等情況。但部分地勘單位檔案管理信息化建設中，對安全保密意識還明顯不夠，對檔案管理的安全保密要求也不高，增加了檔案管理信息化系統感染各種計算機病毒等可能性。圍繞檔案管理安全保護規章制度建設還不夠完善，責任擔當意識有待提升。

三、新時代地勘單位加快檔案管理信息化建設策略

（一）持續增強對檔案管理信息化建設的重視

地勘單位要深刻認識檔案管理信息化建設的重要性，堅持將檔案管理信息化建設列入核心工作范圍，以檔案管理信息化建設統籌謀劃全局工作，強化單位上下對檔案管理信息化的重視程度，消除麻痹大意思想。以動態化視角把握檔案管理信息化建設，定期組織構成部門進行“碰頭”，詳細了解檔案管理信息化建設的問題不足，整合資源力量推動困難問題的化解，確保檔案管理信息化建設能夠按部就班落到實處。地勘單位要結合自身行業特點，制定科學的檔案管理信息化實施方案，確保檔案管理信息化建設更為規范有序。

（二）加快培育高素質檔案管理信息化建設隊伍

檔案管理信息化建設不同于以往，結合地勘單位實際，更要持續培育過硬檔案管理信息化建設人才隊伍。首先，地勘單位要充分用好各種形式的招考招聘機制，將年輕專業人才優先安排到檔案管理信息化建設崗位，借助年輕血液的融入，持續搞活基層檔案管理信息化建設環境，更好優化現有檔案管理隊伍結構，滿足信息化技術普及應用需要。其次，結合地勘單位檔案管理信息化建設需要，制定科學的教育培訓實施方案，將檔案管理法律法規、規章制度、注意事項、信息化技術等納入其中，穿插各種典型案例，確保檔案管理人員信息化建設視野更加開闊，思維認知更為活躍。

（三）持續提升檔案管理信息化建設安全防控成效

地勘單位在推進檔案管理信息化建設上，必須深刻認識安全保密的重要性，嚴格落實國家及行業有關安全保護法律法規、規章制度等，確保檔案管理信息化建設符合標準要求，實現對地勘數據信息、文件資料等檔案內容的有效保護。對地質資料的掃描、存儲和訪問等，要正確處理好公開和保密之間的關系，做好檔案系統的VPN加密和安全訪問，不交叉使用U盤、硬盤等移動存儲介質，不隨意安裝不受信任的軟件。積極引進過硬的技術設備和懂技術的人才，筑牢數字檔案保密安全“籬笆”。加強對檔案管理信息化建設從業人員的安全保密教育指導，重點講解有關典型案例，介紹常見安全保密危害行為，從嚴從實約束好檔案管理信息化建設關聯等人員。對地勘單位檔案管理信息化建設，要制定嚴格的安全保密機制，明確地勘單位檔案共享共用范圍，細化基本的查閱瀏覽權限等。除此之外，還需要明確檔案管理信息化建設安全保密細則，明確基本責任，強化問責追責。

四、結語

地勘事業，關乎礦產資源的開發利用，國家及社會對地勘事業尤為重視，全過程產生的檔案資料非常多，不同類型檔案資料可服務于地勘事業的發展謀劃，對地質勘查過程中問題解決等可發揮有效參考指導作用。伴隨著信息技術的迅猛發展，傳統檔案管理模式較為滯后，地勘事業的發展導致檔案管理工作量非常大，必須加快地質檔案管理信息化建設，發揮好信息化建設在社會經濟建設中的作用，才能迅速、有效地為社會提供所需信息。實現地質檔案管理數據信息的共享共用，切實加強地質檔案信息資源的開發利用，勢必能夠更好地助力地勘事業在原有基礎上持續突破、穩步向前。

（作者單位：天津華北地質勘查局）