醫院檔案規范化信息化建設對管理工作的實施影響分析

摘 要：目的：探討醫院檔案管理中規范化信息化建設對管理工作的影響。方法：研究對象為醫院負責檔案管理的20名工作人員，選取時間為2021年3月至2023年3月。2021年3月至2022年3月實施常規管理措施，設為對照組，2022年4月至2023年3月實施規范化檔案信息化建設，設為研究組。分析管理措施實施前后工作人員的工作素質、管理質量以及對管理措施的滿意度。結果：研究組、對照組工作人員的工作素質各指標差異分析顯示，前者評分更高（P＜0.05）；與對照組相比，研究組管理質量評分顯著較高（P＜0.05）；研究組對管理措施的滿意度明顯高于對照組（P＜0.05）。結論：檔案信息化建設的實施可提高管理質量，提升工作人員的服務素質與工作滿意度，可加以推廣。

關鍵詞：醫院檔案管理，檔案信息化建設，服務意識，安全意識，管理質量，滿意度

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2024.04.048

隨著信息技術的發展，醫療衛生體制逐漸以信息系統為基礎架構，進行管理與服務工作的升級[1]。在新理念、新技術的沖擊和挑戰下，傳統的醫療管理服務模式已經無法適應新時期的管理需求，因此，醫院需努力完善建設成熟的信息檔案管理方法。有效的醫院綜合管理對促進各級醫療機構的長遠發展有積極意義[2]。為了提高醫院檔案信息管理質量，需在醫療機構的各項活動中充分利用檔案信息技術，及時改進綜合檔案管理模式。而規范化的檔案信息化建設可以實現醫院檔案管理的科學、全面、合理性，對提升管理質量具有積極意義[3-4]。本文對慶陽市人民醫院20名醫院檔案管理工作人員采取檔案信息化建設管理前后的對管理工作的影響效果進行分析，以期為后續管理工作提供指導。

1 資料與方法

1.1 一般資料

選取慶陽市人民醫院20名醫院檔案管理工作人員納入研究，研究時間為2021年3月至2023年3月。2021年3月至2022年3月實施常規管理措施，設為對照組，2022年4月至2023年3月實施規范化檔案信息化建設，設為研究組。20名醫院檔案管理工作人員一般資料顯示：男6名、女14名；20～50歲，平均（35.17±1.25）歲；受教育程度：大專6例，本科14例。

1.2 方法

1.2.1 對照組

采取常規管理措施，即根據醫院相關規章制度，對病歷檔案、員工檔案、醫院信息檔案等資料進行歸納、分類及整理，定期進行檔案的檢查和整理，保證檔案未發生損壞、丟失。在檔案借閱時按照規定流程登記管理，檔案過期時進行合規銷毀。

1.2.2 研究組

采取規范化檔案信息化建設。（1）文件處理信息化管理：合理安排文件收集時間、流通周期，將所有文件錄入計算機，并進行編碼。為減輕工作人員的壓力，減少文件處理中心的工作量，充分利用網絡發放文件，提升工作效率。（2）病案檔案數字化管理：在病案檔案數字化建設過程中，從檔案整理、圖像處理、質檢、翻拍、編目、數據上傳這些方面入手，使醫院病案檔案管理更加規范、數字化。由病案管理室分管領導做好資料內容的細化、檔案管理設備的選用、保密工作，確保醫院病案檔案有效利用。工作人員進行實時檢查和觀察，并做好相關研究過程的跟進及記錄。通過計算機處理病歷內容后，將數據反饋給臨床科室，使各科室可通過部門會議討論，總結經驗，發現存在的問題，根據實際狀況制定針對性的解決措施，提高醫務人員服務質量。（3）建立信息化檢索系統：設置多種差別化檢索方法，建立有效的檢索工具體系，保證檢索工具的覆蓋率、準確性。然后，充分利用資源共享，將有價值的檔案信息妥善存儲在局域網上，最大限度地發揮醫院檔案信息價值，為醫院醫務人員提供快速檢索服務，實現資源共享。并在信息有變動時，通過信息檢索工具，及時對電子檔案進行重新記錄，實現醫院檔案的數字化，減少中間環節。（4）檔案信息化建設的安全性管理：完善檔案信息安全保障的相關制度，保障檔案管理信息化建設的安全性。建立分級權限，開放性約束檔案管理信息系統。在實際管理工作中，只有具有相應權限的人員才能訪問檔案信息。同時，及時更新和維護檔案管理信息系統，并注意建立電子檔案保密機制。除此之外，對系統進行全面檢查，并要求專業的計算機技術人員對相關漏洞問題進行分析，盡快修復。為防止外部人員竊取醫院信息，設置安全系數較高的防火墻，重要的檔案內容做好備份。

1.3 觀察指標

管理后均使用自制問卷的形式，收集檔案管理工作人員的工作素質、管理質量、對管理措施的滿意度等指標。

1.3.1 工作素質

包括服務意識、安全意識、防范意識，實施百分制評分，分數與各指標之間存在正向計分關系，即分數越大，各指標狀況越好。

1.3.2 管理質量

包括管理效率、管理內容、管理形式、綜合管理質量，上述各指標評分最高為10 0 分，最低為0分，分數越高，管理質量越好。

1.3.3 對管理措施的滿意度

問卷采用百分制評分，包括不滿意、一般滿意、滿意，根據評分，若顯示0～50分，提示不滿意、51～80分為一般滿意、滿意為81～100分。100%-不滿意度（%）=滿意度。

1.4 統計學分析

采用SPSS 26進行分析處理，計量資料以（x±s）表示，數據符合正態分布，采用t檢驗；計數資料（%）采用χ2檢驗。P<0.05，差異具有統計學意義。

2 結 果

2.1 工作素質分析

與對照組相比，研究組工作素質各指標評分均較高，對比有意義（P＜0.05）。具體數據見表1。

兩組管理質量各指標差異分析顯示研究組評分更高，數據對比有意義（P<0.05）。具體數據見表2。

2.2 滿意度分析

研究組、對照組對管理措施的滿意度數據對比結果顯示前者更高（P<0.05）。具體數據見表3。

3 討 論

醫療機構綜合檔案管理的內容非常豐富，規范化信息化建設在綜合管理中起著重要的作用。然而，很多醫院對檔案管理重視程度不佳，在管理過程中存在疏漏，表現為檢索困難、管理方式單一等，導致綜合檔案管理的工作效率較低[5]。有研究者發現，一些醫療機構的信息管理系統存在不足，如權限控制范圍差、平臺投入和網絡技術不足、數據記錄錯誤等一系列管理問題，對醫院綜合檔案產生負面影響，使醫院檔案數據極易泄露[6]。因此，尋求一種更安全、科學的規范化信息化檔案管理方案具有重要意義。

規范化管理更強調用詳細的規范來定義要實現的行為過程，并使用定義好的規范來約束管理者和被管理者行為。基于規范化的信息化檔案管理可以為醫療機構積累積極的市場競爭價值，有效提高醫院的服務水平。本文研究數據顯示，研究組管理質量較高。其原因為：檔案信息信息化的實施有助于醫務人員素質的全面提高，包括信息素質、思想觀念等，進而提升工作質量及工作效率。同時，信息管理可以在需要參考時提供快速查閱和驗證，實現所有資料長期完整的保存，有利于為醫療機構制定管理方案、制度提供參考依據[7]。此外，與對照組相比，研究組的安全、服務意識較高，其原因為：檔案信息化建設的實施有利于醫務人員工作的順利進行，可以通過計算機信息技術實現快速、準確的查詢，該方法有效地避免了數據損壞、文件泄露的可能性，從而保證文件信息安全性。同時，該管理措施的實施，可以提升行業競爭力，提高醫院的信息服務能力，有利于檔案資源的社會共享，對促進醫療機構業務水平的提高以及醫院可持續發展具有積極意義[8]。研究組工作人員對檔案管理工作的滿意度高于對照組，其原因分析為檔案信息化的建設有助于提升管理人員工作效率，也能更快捷地幫助醫生查閱患者病歷和診療信息，對疾病診斷及分析有積極意義，縮短了醫療時間，提高治療效率，降低醫療事故發生率，保證了醫療工作的有序進行，降低醫患糾紛，提升了醫院檔案管理人員工作價值感。

另外，醫院風險檔案規范化管理也是目前檔案規范化管理的重點內容，為使標準化管理在醫院風險管理檔案中取得良好的應用效果，可從完善檔案管理制度，建立風險管理檔案管理機構，提高檔案管理人員的專業素質，加大資金投入等方面進行改進，從而延長檔案保存時間，更好地服務于醫院的發展。

綜上所述，規范化檔案信息化建設具有較高的臨床推廣應用價值，可以提升管理工作質量，對工作人員防范、安全以及服務意識、管理質量等方面的提升有促進作用，實施價值高。

參考文獻

[1]陳錦鉅.醫院檔案管理的現狀及檔案信息自動化的管理對策分析[J].中國衛生標準管理，2022，13（2）：5-9.

[2]張翼.醫院綜合管理中應用檔案資料信息化建設的效果及滿意度分析[J].哈爾濱醫藥，2023，43（3）：95-97.

[3]李曉艷.新醫改背景下醫院檔案工作信息化管理的改進方法以及有關策略[J].中國衛生產業，2021，18（6）：67-69.

[4]紀函玎.醫院健康體檢檔案的信息化管理效果探討[J].中國衛生產業，2019，16（7）：50-51.

[5]左海霞.病歷無紙化檔案管理系統在醫院工作中的實踐探討[J].中國衛生產業，2021，18（5）：81-83.

[6]呂裕霞，李帥，喬龍學.醫院檔案信息化管理平臺探索與應用[J].醫學信息學雜志，2022，43（8）：81-84，89.

[7]王莉，張鑫.利用網絡信息技術實現醫院檔案信息化管理[J].辦公自動化，2022，27（15）：46-48.

[8]楊雨山，張曉娟.新醫改形勢下醫院人事檔案管理信息化建設分析[J].卷宗，2021，11（15）：151.

作者簡介

楊樂，本科，主管護師，研究方向為醫院管理。

（責任編輯：劉憲銀）