讀者意識視域下外貿信函的可讀性寫作策略研究
——以詢盤信函為例

劉治國 周 黎

外貿信函是進出口貿易的一個重要組成部分。外貿信函雖然在商務話語中占比不多（約占9%）（Bargiela-Chiappini，Nickerson & Planken 2006），但是在商務溝通中發揮著舉足輕重的作用。

在商務活動中，書面交流更有利于傳遞復雜或精確的信息。同時，書面交流多使用專業術語，其規范程度高于口頭交流，這樣既減少了溝通中歧義的產生，又便于不同文化背景的溝通者進行有效的交流。因此，外貿信函在商務活動中的作用舉足輕重。

然而，在現實商務溝通中，外貿信函常常出現可讀性偏低的問題，導致溝通者雙方在交流中出現誤解甚至冒犯的現象。究其根本原因，在于作者在外貿信函的寫作中缺乏讀者意識，即忽視了讀者的重要性，沒有從讀者的視角傳遞信息。下面從修辭學領域的“讀者意識”視角出發，研究商務溝通中外貿信函的可讀性寫作策略，以期能夠在一定程度上促進外貿信函的有效寫作。

一、讀者意識的內涵及重要性

亞里士多德（Aristotle）最早在演講領域提出讀者分析理論，他認為在演講中應把聽眾作為一個關鍵因素來考慮，為了讓聽眾能夠更容易接受演講者的思想和觀點，要不斷尋找演講者與聽眾之間在情感、思想、理智、態度等方面的統一（Aristotle 2004）。后來，修辭學領域的“讀者分析理論”演變為“讀者意識”，強調讀者的重要性。麥克亞歷山大（McAlexander 1996）認為，判斷一部作品的好壞，最重要的是看讀者的反應。接受美學的創始人伊澤爾（Iser）曾經提出“隱含的讀者”這一概念，他認為“在文學文本的寫作過程中，作者的大腦里始終有一個隱在的讀者，而寫作過程便是向這個隱在的讀者敘述故事并與其對話的過程。因此，讀者的作用已經體現在文本的結構之中（Iser 1978）。由此可見，讀者是文章內容和語言構成的重要因素。

外貿信函作為商務溝通話語的一個重要組成部分，體現雙向交流模式，其寫作對象是現實中的讀者。如果不考慮讀者的接受度及內容的可讀性，就極易造成信息的曲解，影響信息傳遞的有效性，從而影響商務溝通的質量。因此，外貿信函的寫作應體現讀者意識，無論是文體的選擇、結構的布局還是遣詞造句，都要從讀者視角考慮，以實現信函文本的可讀性。這里外貿信函的可讀性不僅指內容上的表述清楚，還表現為適合的文體、規范的格式、得體的語言及有效的溝通。

二、讀者意識視域下外貿信函中的語步及其實現策略

外貿信函根據商務功能可分為正式的商業往來信函和非正式的備忘錄、會議記錄、便條、內部郵件等。根據功能的不同，外貿信函又分為詢盤、回盤、訂單與確認函、裝運函、付款與結賬函、索賠函、理賠函、拒賠函、銷售函等。在交際中，讀者意識在寫作中起決定性作用。因為讀者最終決定了行為的指向，所以讀者是檢驗寫作效果的最佳標準。不同的外貿信函所承載的交際目的不同。

以斯維爾斯（Swales）和巴提亞（Bhatia）為代表的斯維爾斯學派提出以體裁為基礎的語篇分析方法，主要將語步（move）和策略（step）作為語篇分析的出發點。其中，語步指“話語或語篇中執行連貫交際功能的語篇或修辭單位”，每一個語步都有其特定的交際功能，這些交際功能共同作用于達成語篇的總交際目的；策略是被用來實現每一個語步所要達到的交際目的的手段，具有可選擇性。

下面，以胡英坤和車麗娟（2013）主編的《商務英語寫作（修訂版）》中的詢盤信函為研究對象，分析讀者意識下外貿信函語篇中的語步和策略分布。

例文：

Dear Sirs，

Will you please send us your latest catalog and offer us the best prices based on FOB Hamburg&CIF Shanghai?We know that you are a leading manufacturer of various zinc sheets through the recommendation of the Chamber of Commerce in Hanmburg.

With more than 30 years’experience in importing and selling，our company has owned the foremost position in this line in China.We have very good sales channels and distributors in each place，and also have more than 50 salesmen with professional experience.It will be in the best interest of both parties to set up business relations.

We appreciate your early reply.

Yours faithfully，

Andy Wang

（胡英坤、車麗娟2013）

這封詢盤信函是國內一家進口商與國外鋅片廠商的首次通信，目的是尋找商機并建立合作關系。此信函開門見山，指出寫作目的，然后點明信息來源，隨后花費一半的篇幅介紹自己公司的情況，最后表明開展業務的愿望，措辭懇切。

外貿信函的語步一般由陳述事由、建立交際、傳遞信息、實施交際和結束交際五個部分組成。實現語步的策略有以下幾種。建立交際可以由引入信息來源（或引用前交際信息）、交代交際目的等策略完成；傳遞信息一般由闡述業務范圍、提供資訊等策略完成；實施交際通常由表示誠意、施加壓力等策略完成；結束交際通常由希望答復、使用敬語、提供附件或其他信息等策略完成。上述這些策略的使用都是為了達到商業交往的目的。

在這封詢盤信函中，作者首先通過“Will you please send us your latest catalog and offer us the best prices based on FOB Hamburg&CIF Shanghai?”直接表達事由或交代交際目的，用語禮貌。其次，通過告知對方信息來源“We know that you are a leading manufacturer of various zinc sheets through the recommendation of the Chamber of Commerce in Hanmburg.”達到建立交際的目的，同時讓對方產生信任感。再次，作者用大量的篇幅介紹自己公司的業務情況，最后通過希望對方答復的方式結束交際。

這封信基本沿用了外貿信函的一般語步，達到了交際的目的。其中采用的策略基本上以讀者意識為導向，試圖把讀者的視線引入自己的業務范圍，讓對方對自己的業務感興趣，從而達到建立合作的交際目的。

三、讀者意識視域下外貿信函的可讀性寫作策略

可讀性又被稱為易讀性，指文體易于閱讀和理解的程度或者性質（胡英坤、車麗娟2013）。早在20 世紀20 年代，人們就開始關注決定語篇可讀性的因素和測定語篇可讀性的方法。吉利蘭（Gilliland 1972）提出可讀性研究包括三個方面：（1）通過測量單詞的識別速度、錯誤率及每秒鐘眼睛停留的次數等得出的“讀的難易度”；（2）通過測量人的興趣及文本的命題密度和問題風格等指標得到的興趣或強迫度；（3）通過考察單詞或者句子的特征，得出文本對某些讀者的難度。下面從第三種視角研究外貿信函的可讀性寫作策略。

在外貿信函語篇中，要完成有效的商務溝通，離不開每一個語步。在外貿信函語篇中，每一個語步都有其獨特的交際目的，或者說每一個語步的選擇和應用都是根據交際目的進行的。外貿信函的寫作者的目的是讓讀者能夠順應其話語動機，最終完成有效的商務溝通。

不同的外貿信函因其交際目的不同，在選詞上也會有所不同。總的原則是用專業詞匯，尤其是商務術語，以積極詞匯或者中性詞匯為主，少用消極詞匯（除非在不得已的情況下）。

外貿信函的寫作應遵循6C 原則，即禮貌原則、準確原則、簡潔原則、具體原則、清晰原則和完整原則（胡英坤、車麗娟2013）。禮貌原則指使用友好的詞匯、采用體諒對方的寫作態度、措詞得體、避免使用有性別歧視的詞匯、及時答復。準確原則指在寫作過程中準確措詞和使用恰當的語言風格。簡潔原則指使用簡潔的語言（如用now 代替at this time），少用陳詞濫調（如as the case may be），避免冗長的表達和不必要的重復（如“We require furniture which is of the new type.”應改為“We require new-type furniture”），刪除無關緊要的成分（如句子“It should be noted that this is the best we can do.”中可刪除It should be noted that）。具體原則指用具體表達代替抽象表達。清晰原則指選用常用詞，少用生僻詞，避免在同一個句子中使用意義不同的同一個詞，以免產生歧義；合理架構句群和段落，全文的邏輯結構要清晰。完整原則指整體要完成交際目的。

那么，在外貿信函寫作中，如何讓每個語步都能夠充分發揮其交際功能，讓讀者能夠順應作者的思路完成有效的商務溝通呢？下面基于語步對詢盤信函的可讀性寫作策略進行說明。

（一）陳述事由

此部分一般是陳述寫信的目的。例如，在詢盤信函中詢問商品信息，索要商品目錄、樣品，要求報價等。對于“要求類”的事由，一般采取積極的禮貌策略，以滿足讀者積極面子的需求。以前文中的詢盤信函例文為例，其中的“Will you please...”體現了禮貌策略，當然也可以用“Please...”“We will be grateful / appreciate if...”“Would you please...”等請求的方式表述自身的需求，同時能夠讓讀者感受到自己被尊重。

（二）建立交際

在建立交際方面，有兩個策略：（1）交代信息來源或者引用前交際信息；（2）說明交際目的。在交代信息來源（如商會介紹、公司介紹、網絡信息）的同時，要積極地維護讀者的面子。例如，上述例文中“We know that you are a leading manufacturer of various zinc sheets through the recommendation of the Chamber of Commerce in Hamburg.”交代“商會推薦”這一信息來源，奠定最初的信任，同時用leading 起到贊美讀者的目的，使其感受到被重視。此外，運用“Thank you for your letter/order...”“We have received your letter/order...”等表述也可以起到提供信息、回指、表達禮貌的作用。

在表述交際目的方面，不同的外貿信函達到交際目的的方式也不一樣。例如，在詢盤信函中，其交際目的與事由幾乎等同；在理賠信函中，其交際目的是處理讀者的投訴。在理賠信函中，作者要主動承擔責任，讓讀者對其建立商業信任；為了達到維護讀者面子的目的，一般采用中性詞匯闡述問題，如“Thank you for your letter of March 10thabout our quality standard of our sewing machine.”中的letter代替compliant 或者claim，quality standard 代替broken 或者poor，以此減少讀者的負面情緒。同時，在表達不好的消息時，在句式選取上要采取被動語態，或者鋪墊式結構，如“We are afraid that.../We have to say that.../It seems to us that...”或者采取虛擬語氣，讓讀者在心理層面更容易接受，也在一定程度上維護他們的面子。

（三）傳遞信息

針對業務范圍的介紹，一般采取揚長避短的方式，讓讀者了解作者的長處以便建立較強的商業信任感。因此，在用詞上一般采用積極的詞匯，如詢盤信函例文中的“more than 30 years’experience，the foremost position，very good sales channels and distributors，professional experience”等，給讀者傳遞積極的商業信號，意在告知他們這是互利共贏的商業活動，進一步促進商務合作關系的建立。

（四）實施交際

此部分分為兩種情況，一種是從正面表示誠意；另一種是從反面施加壓力。比如，在詢盤信函例文中，作者直接表達自己誠懇的態度“It will be in the best interest of both parties to set up business relations”。

在銷售信函或者訂單函中，為了督促讀者下訂單或者達成一定的談判條件，會采用以條件為基礎的施加壓力策略，如“You will get a special discount of 10% if you place an order over 5 000 sets.”“We are compelled to cancel our order if we still cannot have the problem solved.”等。

（五）結束交際

在外貿信函結尾，一般會表達“希望答復”的期望，如詢盤信函例文中的“We appreciate your early reply.”，進一步建立商業信任。敬語在外貿信函中的使用頻率很高，這也是一種積極維護讀者面子的方式。至于附件或其他信息則根據信件的需要添加。

四、小結

一封外貿信函是否有效，最重要的是讀者的反應。讀者是否理解信函的內容，是否讀懂了文字的潛在含義，這些都跟作者在構思信函時是否把讀者考慮進去有關。外貿信函的寫作需要了解、研究讀者，理解目的語文化，盡可能地讓寫作在最大程度上影響讀者。因此，外貿信函“可讀性”的實現，需要“讀者意識”，只有讓商務語篇的每一個語步真正發揮其獨特的交際目的，才能更好地達到寫作目的，實現有效的商務溝通。