電子通信會(huì)議，并非想象中那么簡(jiǎn)單

王志剛

當(dāng)新公司法打開(kāi)電子通信方式召開(kāi)會(huì)議和表決合法有效的大門(mén)時(shí)，各家公司的“三會(huì)”會(huì)議管理者，必須以更高的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和更謹(jǐn)慎的態(tài)度，來(lái)面對(duì)電子通信方式在“三會(huì)”會(huì)議中的應(yīng)用

2023年12月修訂的新公司法，在第一章總則中新增了一條規(guī)定：“公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)召開(kāi)會(huì)議和表決可以采用電子通信方式，公司章程另有規(guī)定的除外。”正如全國(guó)人大常委會(huì)法工委負(fù)責(zé)人解讀的那樣，新公司法明確采用電子通信方式召開(kāi)會(huì)議和表決的法律效力，意在“充分利用信息化建設(shè)成果”。對(duì)深陷“三會(huì)”會(huì)議事務(wù)的各家公司來(lái)說(shuō)，是不是可以伸開(kāi)雙臂、熱情擁抱“三會(huì)”會(huì)議的“電子通信時(shí)代”呢？

且慢，新公司法明確電子通信方式參會(huì)效力的同時(shí)，也新增了股東會(huì)和董事會(huì)決議不成立的規(guī)則，新公司法整體而言對(duì)“三會(huì)”的程序要求是提高而非降低。新公司法將司法實(shí)踐中的會(huì)議決議效力“三分法”引入法律條文，如果股東會(huì)和董事會(huì)在會(huì)議的召集、召開(kāi)和表決上存在問(wèn)題，將可能導(dǎo)致會(huì)議作出的決議被認(rèn)定為不成立、可撤銷或無(wú)效。

當(dāng)新公司法打開(kāi)電子通信方式召開(kāi)會(huì)議和表決合法有效的大門(mén)時(shí)，各家公司的“三會(huì)”會(huì)議管理者，必須以更高的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和更謹(jǐn)慎的態(tài)度，來(lái)面對(duì)電子通信方式在“三會(huì)”會(huì)議中的應(yīng)用。

何謂“電子通信方式”？

電子通信簡(jiǎn)稱“電信”，就是以電子技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息傳輸，包括傳統(tǒng)的電話、無(wú)線電、通信網(wǎng)絡(luò)，也包括新興的互聯(lián)網(wǎng)、傳感器網(wǎng)絡(luò)、物聯(lián)網(wǎng)、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)等。《中華人民共和國(guó)電信條例》規(guī)定，電信“是指利用有線、無(wú)線的電磁系統(tǒng)或者光電系統(tǒng)，傳送、發(fā)射或者接收語(yǔ)音、文字、數(shù)據(jù)、圖像以及其他任何形式信息的活動(dòng)”。

電子通信方式在會(huì)議中被采用早已有之，電話會(huì)議、電視會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議已是正常的會(huì)議召開(kāi)方式之一，以騰訊會(huì)議為代表的移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議也漸成工作的常態(tài)。至于以傳真、電子郵件、微信方式傳送表決票，更是快捷辦公的基本操作。

采取電子通信方式召開(kāi)或參加會(huì)議，有如下幾個(gè)特點(diǎn)：一是實(shí)際非現(xiàn)場(chǎng)，會(huì)議參與者全部或部分不在現(xiàn)場(chǎng)，或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)虛擬的會(huì)議場(chǎng)所召開(kāi)會(huì)議，或部分參會(huì)者以會(huì)議組織方提供或允許的電子通信方式接入會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)；二是即時(shí)信息交互，參會(huì)者有條件實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議信息的即時(shí)獲取和反饋；三是電子信息存在，會(huì)議簽到、議案報(bào)告、發(fā)言、現(xiàn)場(chǎng)表決均以電子信息的方式呈現(xiàn)與存在，并且必然面臨著會(huì)議事實(shí)證明和會(huì)議文件管理方面的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

采取電子通信方式表決，如果會(huì)議是電子通信方式召開(kāi)，電子通信表決就是該會(huì)議程序的一部分；如果參會(huì)者未參加會(huì)議的其他部分程序，只是按照會(huì)議通知要求采取電子通信方式表決，對(duì)該參會(huì)者而言，表決即為參會(huì)，最為典型的就是上市公司股東大會(huì)網(wǎng)絡(luò)投票。

顯而易見(jiàn)，采用電子通信方式召開(kāi)會(huì)議和表決，與常規(guī)的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議和現(xiàn)場(chǎng)舉手表決、現(xiàn)場(chǎng)投票表決，在會(huì)議程序和會(huì)議管理上有著相當(dāng)大的差異。

就“三會(huì)”的召開(kāi)方式而言，可分為現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、非現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議，非現(xiàn)場(chǎng)方式包括了電子通信方式和非電子通信方式。這種兩級(jí)“二分法”的前者均為會(huì)議召開(kāi)的主要方式，是被法律所認(rèn)可的方式，而后者則是需要公司有相關(guān)規(guī)則來(lái)明確的。

“三會(huì)”會(huì)議召開(kāi)與表決方式的規(guī)則

公司法關(guān)于“三會(huì)”的會(huì)議召開(kāi)與表決方式，是作為公司自治范疇的事項(xiàng)來(lái)規(guī)制的。股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)的“議事方式和表決程序，除本法有規(guī)定的外，由公司章程規(guī)定”。新公司法總則第二十四條關(guān)于“三會(huì)”以電子通信方式召開(kāi)和表決的規(guī)定，也只是規(guī)定“可以采用”，并明確“公司章程另有規(guī)定的除外”，仍然堅(jiān)守了公司治理事項(xiàng)的自治基本原則。

從新公司法條文來(lái)看，公司“三會(huì)”會(huì)議的召開(kāi)和表決方式雖然鮮有明文規(guī)定，但現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議為“三會(huì)”會(huì)議召開(kāi)的正規(guī)方式，這一點(diǎn)是不言而喻的。在這一假設(shè)之下，新公司法對(duì)于公司“三會(huì)”的召開(kāi)和表決方式，做了如下不同制度安排：

不召開(kāi)：以簽署“決定”替代召開(kāi)會(huì)議

新公司法規(guī)定，對(duì)有限公司股東會(huì)職權(quán)內(nèi)的審議事項(xiàng)，股東以書(shū)面形式一致表示同意的，可以不召開(kāi)股東會(huì)會(huì)議，直接作出決定，并由全體股東在決定文件上簽名或者蓋章。這不僅僅是決策文件的名稱問(wèn)題，而且是股東因追求效率而同意放棄遵循會(huì)議規(guī)則，放棄了會(huì)議程序?qū)τ趦?nèi)容審查和審議結(jié)果有效性的特別保護(hù)。基于禁止反言的原則，書(shū)面一致同意和全體成員的簽署，排除了公司法關(guān)于會(huì)議召集召開(kāi)和表決程序規(guī)定的適用，也保障了所做出的“決定”的有效性。

現(xiàn)場(chǎng)召開(kāi)：履行規(guī)制的召集和表決程序

公司法對(duì)公司“三會(huì)”的職責(zé)都做了明確規(guī)定，公司章程對(duì)“三會(huì)”的召集召開(kāi)和表決有具體規(guī)定，正常履行程序召開(kāi)的“三會(huì)”會(huì)議一般不會(huì)存在決策效力問(wèn)題。

新公司法規(guī)定，如果股東會(huì)、董事會(huì)未召開(kāi)會(huì)議或未表決而直接作出決議，或出席數(shù)量、同意決議數(shù)量未達(dá)規(guī)定，則會(huì)議決議不成立；如果會(huì)議召集程序、表決方式違反法律法規(guī)或公司章程，股東自決議作出之日起60日內(nèi)，可訴請(qǐng)撤銷；如果會(huì)議召集程序或者表決方式僅有輕微瑕疵，對(duì)決議未產(chǎn)生實(shí)質(zhì)影響的除外。

召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議，可以結(jié)合部分非現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)方式，包括電子通信方式或其他方式參會(huì)和表決。電子通信方式是一種法律明文認(rèn)可其效力的非現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)方式，其他非現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)方式就需要公司章程作出具體規(guī)定。

現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議作為規(guī)則完備、程序可靠的一種會(huì)議方式，理應(yīng)成為各類公司“三會(huì)”會(huì)議基本方式。《上市公司章程指引》規(guī)定，股東大會(huì)以現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議形式召開(kāi)，還提供網(wǎng)絡(luò)投票方式便利股東參加股東大會(huì)，股東通過(guò)上述方式參加股東大會(huì)的視為出席；股東大會(huì)采取記名方式投票表決。這樣的規(guī)則，就非常明確地解決了“現(xiàn)場(chǎng)+通信”會(huì)議各方面的實(shí)際問(wèn)題。

非現(xiàn)場(chǎng)召開(kāi)：自治規(guī)則保障下的決策效力

新公司法認(rèn)可電子通信方式召開(kāi)會(huì)議與表決的效力，但仍然是以公司章程的具體規(guī)定為基礎(chǔ)。由于該規(guī)定并非強(qiáng)制規(guī)定，因此以非電子通信方式召開(kāi)非現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議并非不可行，但前提是應(yīng)在公司章程、“三會(huì)”議事規(guī)則中有相應(yīng)的規(guī)則，否則未來(lái)會(huì)在“是否召開(kāi)會(huì)議”“是否計(jì)為出席”這類問(wèn)題上產(chǎn)生爭(zhēng)議。

以“書(shū)面?zhèn)骱灐狈绞秸匍_(kāi)董事會(huì)會(huì)議，是部分上市公司非現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議的一種操作方式。2021年印發(fā)的《銀行保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)公司治理準(zhǔn)則》規(guī)定：“董事會(huì)決議可以采用現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議表決和書(shū)面?zhèn)骱灡頉Q兩種方式作出。”如果依據(jù)或參考此規(guī)則而采取這種非現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議方式，那么首先需要分清會(huì)議召開(kāi)方式和表決方式的不同，其次需要在公司章程中對(duì)于書(shū)面?zhèn)骱炌瓿蓵?huì)議程序作出具體規(guī)定并據(jù)此執(zhí)行。否則，可能會(huì)在董事會(huì)會(huì)議的召集程序上出現(xiàn)合規(guī)問(wèn)題。

《上市公司章程指引》對(duì)董事會(huì)會(huì)議的召開(kāi)方式以現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議為常規(guī)設(shè)置，對(duì)于董事會(huì)決議表決方式條款注釋為“選擇性條款”，由公司自行決定是否采納。在保障董事充分表達(dá)意見(jiàn)的前提下，董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議可以用其他方式進(jìn)行并作出決議，并由參會(huì)董事簽字。這也是將非現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議的規(guī)則交由公司自行制定。

“三會(huì)”采用電子通信方式面臨的挑戰(zhàn)

參會(huì)者的身份確認(rèn)

基于電子通信方式的非現(xiàn)場(chǎng)、非面對(duì)面特點(diǎn)，對(duì)會(huì)議組織者而言，需要確定收到會(huì)議通知、反饋參會(huì)信息、會(huì)場(chǎng)電子呈現(xiàn)、電子通信表決的主體，就是公司“三會(huì)”本應(yīng)出席的主體。這一點(diǎn)對(duì)于上市公司而言可能不成問(wèn)題，所有股東都在結(jié)算公司有登記，參會(huì)的股東要做會(huì)議登記，董事和監(jiān)事都提供了聯(lián)系用的電子郵箱；股東大會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)投票的股東，則更是有支持投票系統(tǒng)的投資者網(wǎng)絡(luò)服務(wù)身份認(rèn)證，上市公司根本不需要考慮參會(huì)股東的身份確認(rèn)問(wèn)題。但對(duì)有限公司而言，如何在不引發(fā)不良影響的情況下完成對(duì)通信參會(huì)者的身份確認(rèn)，就需要會(huì)議組織者在公司治理工作中統(tǒng)籌規(guī)劃，提前做好基礎(chǔ)的信息管理。

參會(huì)者的出席確認(rèn)

采用電子通信方式召開(kāi)會(huì)議或進(jìn)行表決，會(huì)增加出席人數(shù)、股東代表股權(quán)數(shù)量確認(rèn)與計(jì)算的難度。出席人應(yīng)當(dāng)以簽到為準(zhǔn)還是以參加表決為準(zhǔn)，還是以電子呈現(xiàn)為準(zhǔn)？如果沒(méi)有明確的規(guī)則，無(wú)論是參會(huì)者還是主持人，都會(huì)在會(huì)議中處于不斷制造問(wèn)題、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的混亂之中。

財(cái)達(dá)證券董事會(huì)議事規(guī)則規(guī)定，非以現(xiàn)場(chǎng)方式召開(kāi)的，以視頻顯示在場(chǎng)的董事、在電話會(huì)議中發(fā)表意見(jiàn)的董事、規(guī)定期限內(nèi)實(shí)際收到傳真或者電子郵件等有效表決票，或者董事事后提交的曾參加會(huì)議的書(shū)面確認(rèn)函等計(jì)算出席會(huì)議的董事人數(shù)。這一規(guī)則對(duì)于董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)，甚至非上市公司的股東會(huì)，確定電子通信出席人員都很有借鑒意義。

參會(huì)者的意見(jiàn)記錄

股東會(huì)需要記錄不同股東在會(huì)議上的意見(jiàn)，董事會(huì)需要記錄議案的匯報(bào)和辯論，對(duì)董事來(lái)說(shuō)，經(jīng)證明在表決時(shí)曾表明異議并記載于董事會(huì)會(huì)議記錄的，還可以免除相關(guān)決議的個(gè)人責(zé)任。當(dāng)“三會(huì)”采取電子通信方式，如何記錄、留存出席股東和董事、監(jiān)事在會(huì)議上的發(fā)言和表決意見(jiàn)，在當(dāng)前要求抓好“關(guān)鍵少數(shù)”、要求董事履職盡責(zé)的形勢(shì)下，具有特別的現(xiàn)實(shí)意義。針對(duì)不同的電子通信會(huì)議和表決方式，采取相應(yīng)信息記錄和文檔制作、保存措施，保證真實(shí)、全面、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議全程信息，理應(yīng)在相關(guān)會(huì)議規(guī)則中得到明確。

“三會(huì)”采用電子通信方式的制度建設(shè)

電子通信方式的適用會(huì)議管理

電子通信參會(huì)雖可通過(guò)信息系統(tǒng)為“三會(huì)”會(huì)議創(chuàng)造便利，但現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議可以展現(xiàn)審議事項(xiàng)的各方面信息、參會(huì)各方的不同看法、會(huì)議過(guò)程中的辯論與補(bǔ)充說(shuō)明，這些都是非現(xiàn)場(chǎng)的通信參會(huì)者或通信表決者難以獲得的信息，某些信息可能會(huì)影響通信參會(huì)者表決的最終意見(jiàn)。

2013年印發(fā)的《商業(yè)銀行公司治理指引》規(guī)定：“商業(yè)銀行章程應(yīng)當(dāng)規(guī)定，利潤(rùn)分配方案、重大投資、重大資產(chǎn)處置方案、聘任或解聘高級(jí)管理人員、資本補(bǔ)充方案、重大股權(quán)變動(dòng)以及財(cái)務(wù)重組等重大事項(xiàng)不得采取通信表決方式。”“董事會(huì)會(huì)議采取通信表決方式時(shí)應(yīng)當(dāng)說(shuō)明理由。”筆者認(rèn)為，審議年度和半年度報(bào)告的定期會(huì)議，不應(yīng)采取電子通信方式召開(kāi)；審議重大事項(xiàng)，審議關(guān)聯(lián)交易等敏感事項(xiàng)、有爭(zhēng)議和分歧的事項(xiàng)，均不應(yīng)采取電子通信會(huì)議?；采用電子通信表決，應(yīng)保障參會(huì)人全面掌握會(huì)議信息和動(dòng)態(tài)。

電子通信參會(huì)的適用主體管理

公司“三會(huì)”會(huì)議的參會(huì)者有不同的角色，股東會(huì)上董事長(zhǎng)是主持人，審議事項(xiàng)的匯報(bào)人通常是董事會(huì)的代表，也可能是股東提案的股東代表，出席的股東是會(huì)議的決策者；董事會(huì)和監(jiān)事會(huì)會(huì)議主持人是董事長(zhǎng)、監(jiān)事會(huì)主席，出席的董事、監(jiān)事有的可能是提案人，有的是專門(mén)委員會(huì)的負(fù)責(zé)人或獨(dú)立董事，須發(fā)表專門(mén)委員會(huì)和獨(dú)立董事意見(jiàn)。主持人是會(huì)議議程的負(fù)責(zé)人和組織者，除整個(gè)會(huì)議采取電子通信方式召開(kāi)的外，主持人如果不在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)將難以掌控整個(gè)議程，因此原則上不能以電子通信方式參會(huì)；如果董事長(zhǎng)因故無(wú)法在現(xiàn)場(chǎng)主持，應(yīng)委托副董事長(zhǎng)或其他董事主持，董事長(zhǎng)可以電子通信方式參會(huì)或表決。“三會(huì)”議案的提案人、審議事項(xiàng)的匯報(bào)人，是否適合采用電子通信方式參會(huì)，根據(jù)會(huì)議審議事項(xiàng)和參會(huì)者的具體通信方式來(lái)確定，判斷的標(biāo)準(zhǔn)是電子通信參會(huì)是否影響議案的正常審議。

采用電子通信的會(huì)議程序管理

針對(duì)電子通信方式會(huì)議的特點(diǎn)，“三會(huì)”會(huì)議組織者更需要建立會(huì)議全流程管理的規(guī)則。在會(huì)議召集階段，會(huì)議召集人須根據(jù)擬上會(huì)議案判斷可否采用電子通信會(huì)議或通信表決；在會(huì)議通知環(huán)節(jié)，要保證參會(huì)者在合理時(shí)間內(nèi)收到議案及相關(guān)資料，對(duì)參會(huì)者出席和表決方式等進(jìn)行登記；在會(huì)議召開(kāi)前，對(duì)參會(huì)者反饋意見(jiàn)進(jìn)行歸集和匯總，由主持人在會(huì)議審議時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充說(shuō)明；在會(huì)議開(kāi)始時(shí)按照規(guī)定進(jìn)行出席確認(rèn)，會(huì)議議程盡可能保證參會(huì)者的信息同步與信息共享，表決程序需根據(jù)會(huì)議召開(kāi)方式和表決方式明確有效表決的形式與時(shí)間要求，多種表決意見(jiàn)的效力確定規(guī)則，會(huì)議文件的形成、會(huì)后簽署與管理。凡此種種，均應(yīng)納入電子通信會(huì)議規(guī)則。

電子通信會(huì)議的公共資源建設(shè)

通信會(huì)議和表決是公司“三會(huì)”會(huì)議管理與時(shí)俱進(jìn)的應(yīng)有之舉，但現(xiàn)實(shí)中眾多中小型公司在會(huì)議管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段等方面都多有不足，迫切需要有關(guān)部門(mén)在會(huì)議規(guī)則與技術(shù)平臺(tái)上給予公共資源的支持。

新公司法明確了電子通信會(huì)議和表決的法律效力，但缺乏可操作性的會(huì)議規(guī)則指引，眾多公司要么茫然無(wú)措，要么置之不理。如果組織相關(guān)協(xié)會(huì)擬定通用型的電子通信會(huì)議規(guī)則指引，供各家公司選擇采用，將有助于電子通信在“三會(huì)”會(huì)議上的規(guī)范應(yīng)用，也可減少無(wú)意義的規(guī)章建設(shè)。

電子通信方式召開(kāi)的“三會(huì)”應(yīng)當(dāng)以會(huì)議過(guò)程為中心，關(guān)注參會(huì)人在會(huì)議中的意見(jiàn)。可共享的電子身份認(rèn)證系統(tǒng)，將極大提升電子通信會(huì)議方式中，對(duì)參會(huì)者、表決者的身份確認(rèn)效率和質(zhì)量。這種身份認(rèn)證系統(tǒng)在當(dāng)今社會(huì)越來(lái)越普遍，如社保認(rèn)證、工商登記認(rèn)證，完全可以通過(guò)某個(gè)相關(guān)系統(tǒng)的認(rèn)證接口開(kāi)放，實(shí)現(xiàn)“三會(huì)”電子通信參會(huì)的直接認(rèn)證。

如今我們通過(guò)騰訊會(huì)議系統(tǒng)召開(kāi)工作會(huì)議，通過(guò)微信群召開(kāi)臨時(shí)碰頭會(huì)議，電子通信的會(huì)議已是我們?nèi)粘９ぷ鞯囊徊糠帧５?dāng)這些通用的電子會(huì)議系統(tǒng)對(duì)標(biāo)“三會(huì)”規(guī)則時(shí)，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)這些便捷的系統(tǒng)無(wú)法滿足“三會(huì)”會(huì)議管理的基本要求。因此，對(duì)現(xiàn)有即時(shí)電子會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行適用性升級(jí)，如同淘寶可以成為法院拍賣的平臺(tái)一樣，筆者相信適合公司“三會(huì)”會(huì)議管理的電子會(huì)議系統(tǒng)不會(huì)是我們這個(gè)時(shí)代的奢望。

作者系北京上市公司協(xié)會(huì)董秘委員會(huì)副主任