基于RFID技術的檔案管理的應用與探索

摘要：隨著我國科學技術的不斷發展，智能化、數字化技術逐漸被廣泛應用于各領域，從而顯著提高工作效率。檔案管理是高校、公司、企業實現系統化信息管理的重要方式之一，可以將大量信息按照一定的分類標準進行分區域管理。近年來，社會信息激增，相關檔案管理部門向智能化管理模式轉型成為必然趨勢，其中，射頻識別（radio frequency identification，RFID）技術廣泛應用于檔案管理領域，與傳統檔案管理方式相比，其具有更大的應用優勢與更加廣闊的應用前景。基于此，本文對現代檔案管理過程中RIFD技術的應用進行了深入探究，簡要介紹了RIFD技術的內涵，設計了基于RFID技術的智能化檔案管理系統，并對系統的可行性進行使用效果測試，旨在提高學校的檔案管理信息化水平。

關鍵詞：RFID技術；檔案管理；電子標簽；高校圖書館

引言

隨著信息化大數據時代的來臨，信息渠道增多，互聯網信息數量呈指數級增長，傳統的檔案倒排架、清點與整理等管理方式與管理流程已難以滿足現代數字化時代檔案管理的需求[1]，因此，對于檔案管理人員來說，如何實現高效、準確、全面的檔案信息識別與管理是現階段檔案管理領域亟須解決的問題。為此，近年來，人們開始將RFID技術應用于檔案管理系統的建設中，通過無線射頻技術對檔案標簽進行識別與智能分類，從而有效地提高了檔案管理的效率。基于RFID技術的檔案管理系統的構建，能夠有效解決傳統檔案管理過程中存在的人工清點工作量較大、檔案查找較慢、檔案更新優化時效性不強等問題。基于此，本文設計了一種基于RFID技術的智能化檔案管理系統，旨在實現對檔案的系統化與自動化管理，提高檔案管理的科學性。

1. RFID技術的概念

RFID技術是21世紀最具發展潛力的智能化技術之一，是一種集編碼技術、識別技術、無線載體技術、通信技術為一體的數字化自動識別技術，在實際應用中又被稱為無線射頻識別技術[2]。RFID技術主要由三個核心部分組成，即讀寫器、射頻電子標簽、天線。其中，讀寫器主要用于對電子標簽進行識別，在日常使用中分為固定式與手持式；射頻電子標簽具有唯一性，每個電子標簽都對應一個電子編碼，將其粘貼到物體表面，方便讀寫器進行信息的識別；而天線是指用于連接電子標簽與讀寫器的射頻信號，是實現遠程數據采集功能的載體。在檔案管理中應用RFID技術，是促進檔案管理工作效率有效提升的重要方法，具體應用原理如圖1所示。

2. 基于RFID技術的檔案管理系統設計

基于RFID技術的檔案管理系統設計主要包括整體的框架設計、硬件設計、管理流程設計三個方面。

2.1 整體的框架設計

基于RFID技術的檔案管理系統的使用原理是利用RFID技術的無線射頻信號，對存儲了檔案基本信息與歷史查詢使用記錄的電子標簽進行掃描與識別，從而實現對檔案的自動化管理[3]。因此，在對基于RFID技術的檔案管理系統進行整體的框架設計時，主要包括五個方面：（1）數據中心，即檔案管理系統的核心，負責統領系統終端以及中心數據服務；（2）內務管理，負責新入檔案信息的RFID標簽的及時制作與裝入，對設備終端進行管理，以及電子標簽的打印與發行；（3）流通管理，負責實時追蹤管理檔案的借閱、歸還以及異常流程，以便于及時處理相關檔案的丟失與損壞情況，并采取有效措施；（4）查詢系統，對相關檔案進行具體位置與基本信息的查詢與定位，提高管理效率；（5）賬號管理，主要對檔案管理者與第三方用戶身份賬號的借閱、查詢、歸還等功能與權限進行設置和管理。

2.2 硬件設計

RFID技術功能的實現主要由射頻電子標簽、閱讀器、天線等硬件設備共同完成[4]，因此，在對檔案管理系統進行設計時，主要從以下幾個方面進行：首先是射頻電子標簽的設計，通過電子標簽錄入檔案基本信息（名稱、編號、內容簡介、標簽定位等）、檔案類別、檔案級別、入庫時間、檔案保管時間、檔案預存位置等。在檔案管理過程中，射頻電子標簽的設計是后續開展管理工作的前提與基礎性工作。其次是標簽的安裝設計，通常情況下，采用封裝的方式將標簽信息制成紙質不干膠或卡片的形狀，并將其粘貼至對應的檔案或檔案盒表面，以便于管理人員對檔案直接進行識別，從而提高檔案管理的效率。再次是讀寫器的安裝設計，固定式讀寫器一般安裝在檔案室的墻壁或天花板上，通過網線與主機服務器相連，實現網絡覆蓋范圍內檔案標簽信息的傳輸。最后是天線的安裝設計，須根據檔案管理室的大小以及布局實際情況進行合理設計，從而保證檔案信息準確及快速地傳輸。

2.3 流程設計

在檔案管理過程中，RFID技術的應用流程設計主要包括檔案信息采集、檔案安全管理、系統管理等方面。其中，檔案的信息采集內容包括檔案標簽的讀取以及檔案管理室門禁信號的采集等；檔案的安全管理主要包括對檔案的借閱、歸還、門禁出入監控、檔案室在線實時監控等檔案安全問題的管理[5]；系統管理是指對檔案日常管理的日志進行填寫以及檔案的定時盤點等。通過RIDF技術的應用，對相關的檔案信息進行輸入與校正，構建檔案管理系統的數據模塊，能夠實現檔案信息的查詢與應用。基于RFID技術的檔案管理系統的應用流程如圖2所示。

3. 系統測試結果分析

3.1 測試環境構建

為驗證上述基于RFID技術的檔案管理系統在檔案管理過程中應用的可行性，將采用測試系統對其使用功能進行測試，因此，首先對測試系統的環境進行構建，測試指標主要包括服務器系統、應用服務器、數據庫服務器、網絡環境、數據庫管理軟件等[6]，具體配置參數如表1所示。

完成測試環境搭建后，還需要對基于RFID技術的檔案管理系統的客戶端環境進行搭建與完善，主要配置項目包括網絡環境、計算機配置、系統配置，具體配置參數如表2所示。

3.2 基于RFID技術的檔案管理系統功能測試分析

系統測試環境與客戶端環境搭建完成后，將對基于RFID技術的檔案管理系統的功能進行測試分析，測試流程主要分為兩個步驟：第一是檔案的借閱管理，檔案管理人員利用RFID讀寫設備對粘貼在檔案表面的電子標簽進行識別[7]，從而實現對檔案基本信息的錄入與借閱操作；第二是檔案的歸還管理，借閱者在使用完成歸還檔案時，通過檔案管理系統客戶端點擊檔案歸還操作，對借閱出庫的檔案去向進行實時更新，完成檔案的歸還，從而形成連貫的管理記錄，實現檔案的高效管理。

3.3 基于RFID技術的檔案管理系統性能測試分析

關于基于RFID技術的檔案管理系統運行穩定性與安全性的具體情況，將采用分步測試的方式對系統性能進行測試與分析，通過7天24小時不間斷的測試發現，上述構建的基于RFID技術的檔案管理系統能夠保持長期的穩定安全運行，對于檔案管理水平的提升具有較大的促進作用。而關于系統的承載性能測試，主要通過使用多個用戶管理系統同時操作的方式進行測試[8]。測試發現，基于RFID技術的檔案管理系統能夠同時承載多個用戶進行檔案的借閱與歸還操作，且不存在異常行為，上述提出的管理系統在實際應用過程中具有可行性。

結語

綜上所述，隨著社會信息化建設水平的提升，智能化轉型已成為各領域的發展趨勢，在檔案管理領域，數據信息數量激增，傳統人工管理的工作效率嚴重制約了管理質量，基于RFID技術構建的檔案管理模式可以有效解決傳統方式存在的不足，實現檔案的共享與動態化管理。

參考文獻：

[1]何偉.淺析RFID技術及其在檔案管理中的應用[J].卷宗，2021，11（4）：174.

[2]徐曉春.基于RFID技術的檔案信息化管理模式探究[J].海峽科技與產業，2022，35（10）：79-81.

[3]相世強.基于RFID的智能檔案管理系統設計及應用研究[J].電子技術與軟件工程，2022（8）：239-242.

[4]Cui L.A Preliminary Study on the Management Strategy of University Personnel Files based on Artificial Intelligence Technology[J].Journal of Electronic Research and Application，2021，5（2）：1-4.

[5]王珊.RFID技術應用于高校檔案智能化管理的現狀與可行性分析研究[J].黑龍江檔案，2021（1）：126-127.

[6]Xie W，Shan S.Library Archives Management Based on Electronic Technology[J].Journal of Electronic Research and Application，2022，6（2）：38-43.

[7]李永強.基于RFID技術的檔案實體安全管理研究[J].通訊世界，2020，27（3）： 220-221.

[8]吳秀霞.檔案管理應用RFID（電子標簽）技術研究[J].蘭臺內外，2021（33）：25-26.

作者簡介：索新玉，本科，館員，研究方向：檔案管理。