基于RFID技術(shù)的檔案管理的應(yīng)用與探索

摘要：隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，智能化、數(shù)字化技術(shù)逐漸被廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域，從而顯著提高工作效率。檔案管理是高校、公司、企業(yè)實現(xiàn)系統(tǒng)化信息管理的重要方式之一，可以將大量信息按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分區(qū)域管理。近年來，社會信息激增，相關(guān)檔案管理部門向智能化管理模式轉(zhuǎn)型成為必然趨勢，其中，射頻識別（radio frequency identification，RFID）技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，其具有更大的應(yīng)用優(yōu)勢與更加廣闊的應(yīng)用前景。基于此，本文對現(xiàn)代檔案管理過程中RIFD技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行了深入探究，簡要介紹了RIFD技術(shù)的內(nèi)涵，設(shè)計了基于RFID技術(shù)的智能化檔案管理系統(tǒng)，并對系統(tǒng)的可行性進(jìn)行使用效果測試，旨在提高學(xué)校的檔案管理信息化水平。

關(guān)鍵詞：RFID技術(shù)；檔案管理；電子標(biāo)簽；高校圖書館

引言

隨著信息化大數(shù)據(jù)時代的來臨，信息渠道增多，互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)量呈指數(shù)級增長，傳統(tǒng)的檔案倒排架、清點與整理等管理方式與管理流程已難以滿足現(xiàn)代數(shù)字化時代檔案管理的需求[1]，因此，對于檔案管理人員來說，如何實現(xiàn)高效、準(zhǔn)確、全面的檔案信息識別與管理是現(xiàn)階段檔案管理領(lǐng)域亟須解決的問題。為此，近年來，人們開始將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，通過無線射頻技術(shù)對檔案標(biāo)簽進(jìn)行識別與智能分類，從而有效地提高了檔案管理的效率。基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的人工清點工作量較大、檔案查找較慢、檔案更新優(yōu)化時效性不強(qiáng)等問題。基于此，本文設(shè)計了一種基于RFID技術(shù)的智能化檔案管理系統(tǒng)，旨在實現(xiàn)對檔案的系統(tǒng)化與自動化管理，提高檔案管理的科學(xué)性。

1. RFID技術(shù)的概念

RFID技術(shù)是21世紀(jì)最具發(fā)展?jié)摿Φ闹悄芑夹g(shù)之一，是一種集編碼技術(shù)、識別技術(shù)、無線載體技術(shù)、通信技術(shù)為一體的數(shù)字化自動識別技術(shù)，在實際應(yīng)用中又被稱為無線射頻識別技術(shù)[2]。RFID技術(shù)主要由三個核心部分組成，即讀寫器、射頻電子標(biāo)簽、天線。其中，讀寫器主要用于對電子標(biāo)簽進(jìn)行識別，在日常使用中分為固定式與手持式；射頻電子標(biāo)簽具有唯一性，每個電子標(biāo)簽都對應(yīng)一個電子編碼，將其粘貼到物體表面，方便讀寫器進(jìn)行信息的識別；而天線是指用于連接電子標(biāo)簽與讀寫器的射頻信號，是實現(xiàn)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)采集功能的載體。在檔案管理中應(yīng)用RFID技術(shù)，是促進(jìn)檔案管理工作效率有效提升的重要方法，具體應(yīng)用原理如圖1所示。

2. 基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計主要包括整體的框架設(shè)計、硬件設(shè)計、管理流程設(shè)計三個方面。

2.1 整體的框架設(shè)計

基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的使用原理是利用RFID技術(shù)的無線射頻信號，對存儲了檔案基本信息與歷史查詢使用記錄的電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描與識別，從而實現(xiàn)對檔案的自動化管理[3]。因此，在對基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整體的框架設(shè)計時，主要包括五個方面：（1）數(shù)據(jù)中心，即檔案管理系統(tǒng)的核心，負(fù)責(zé)統(tǒng)領(lǐng)系統(tǒng)終端以及中心數(shù)據(jù)服務(wù)；（2）內(nèi)務(wù)管理，負(fù)責(zé)新入檔案信息的RFID標(biāo)簽的及時制作與裝入，對設(shè)備終端進(jìn)行管理，以及電子標(biāo)簽的打印與發(fā)行；（3）流通管理，負(fù)責(zé)實時追蹤管理檔案的借閱、歸還以及異常流程，以便于及時處理相關(guān)檔案的丟失與損壞情況，并采取有效措施；（4）查詢系統(tǒng)，對相關(guān)檔案進(jìn)行具體位置與基本信息的查詢與定位，提高管理效率；（5）賬號管理，主要對檔案管理者與第三方用戶身份賬號的借閱、查詢、歸還等功能與權(quán)限進(jìn)行設(shè)置和管理。

2.2 硬件設(shè)計

RFID技術(shù)功能的實現(xiàn)主要由射頻電子標(biāo)簽、閱讀器、天線等硬件設(shè)備共同完成[4]，因此，在對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計時，主要從以下幾個方面進(jìn)行：首先是射頻電子標(biāo)簽的設(shè)計，通過電子標(biāo)簽錄入檔案基本信息（名稱、編號、內(nèi)容簡介、標(biāo)簽定位等）、檔案類別、檔案級別、入庫時間、檔案保管時間、檔案預(yù)存位置等。在檔案管理過程中，射頻電子標(biāo)簽的設(shè)計是后續(xù)開展管理工作的前提與基礎(chǔ)性工作。其次是標(biāo)簽的安裝設(shè)計，通常情況下，采用封裝的方式將標(biāo)簽信息制成紙質(zhì)不干膠或卡片的形狀，并將其粘貼至對應(yīng)的檔案或檔案盒表面，以便于管理人員對檔案直接進(jìn)行識別，從而提高檔案管理的效率。再次是讀寫器的安裝設(shè)計，固定式讀寫器一般安裝在檔案室的墻壁或天花板上，通過網(wǎng)線與主機(jī)服務(wù)器相連，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍內(nèi)檔案標(biāo)簽信息的傳輸。最后是天線的安裝設(shè)計，須根據(jù)檔案管理室的大小以及布局實際情況進(jìn)行合理設(shè)計，從而保證檔案信息準(zhǔn)確及快速地傳輸。

2.3 流程設(shè)計

在檔案管理過程中，RFID技術(shù)的應(yīng)用流程設(shè)計主要包括檔案信息采集、檔案安全管理、系統(tǒng)管理等方面。其中，檔案的信息采集內(nèi)容包括檔案標(biāo)簽的讀取以及檔案管理室門禁信號的采集等；檔案的安全管理主要包括對檔案的借閱、歸還、門禁出入監(jiān)控、檔案室在線實時監(jiān)控等檔案安全問題的管理[5]；系統(tǒng)管理是指對檔案日常管理的日志進(jìn)行填寫以及檔案的定時盤點等。通過RIDF技術(shù)的應(yīng)用，對相關(guān)的檔案信息進(jìn)行輸入與校正，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模塊，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的查詢與應(yīng)用。基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用流程如圖2所示。

3. 系統(tǒng)測試結(jié)果分析

3.1 測試環(huán)境構(gòu)建

為驗證上述基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)在檔案管理過程中應(yīng)用的可行性，將采用測試系統(tǒng)對其使用功能進(jìn)行測試，因此，首先對測試系統(tǒng)的環(huán)境進(jìn)行構(gòu)建，測試指標(biāo)主要包括服務(wù)器系統(tǒng)、應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)庫管理軟件等[6]，具體配置參數(shù)如表1所示。

完成測試環(huán)境搭建后，還需要對基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的客戶端環(huán)境進(jìn)行搭建與完善，主要配置項目包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、計算機(jī)配置、系統(tǒng)配置，具體配置參數(shù)如表2所示。

3.2 基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)功能測試分析

系統(tǒng)測試環(huán)境與客戶端環(huán)境搭建完成后，將對基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的功能進(jìn)行測試分析，測試流程主要分為兩個步驟：第一是檔案的借閱管理，檔案管理人員利用RFID讀寫設(shè)備對粘貼在檔案表面的電子標(biāo)簽進(jìn)行識別[7]，從而實現(xiàn)對檔案基本信息的錄入與借閱操作；第二是檔案的歸還管理，借閱者在使用完成歸還檔案時，通過檔案管理系統(tǒng)客戶端點擊檔案歸還操作，對借閱出庫的檔案去向進(jìn)行實時更新，完成檔案的歸還，從而形成連貫的管理記錄，實現(xiàn)檔案的高效管理。

3.3 基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)性能測試分析

關(guān)于基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)運行穩(wěn)定性與安全性的具體情況，將采用分步測試的方式對系統(tǒng)性能進(jìn)行測試與分析，通過7天24小時不間斷的測試發(fā)現(xiàn)，上述構(gòu)建的基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)能夠保持長期的穩(wěn)定安全運行，對于檔案管理水平的提升具有較大的促進(jìn)作用。而關(guān)于系統(tǒng)的承載性能測試，主要通過使用多個用戶管理系統(tǒng)同時操作的方式進(jìn)行測試[8]。測試發(fā)現(xiàn)，基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)能夠同時承載多個用戶進(jìn)行檔案的借閱與歸還操作，且不存在異常行為，上述提出的管理系統(tǒng)在實際應(yīng)用過程中具有可行性。

結(jié)語

綜上所述，隨著社會信息化建設(shè)水平的提升，智能化轉(zhuǎn)型已成為各領(lǐng)域的發(fā)展趨勢，在檔案管理領(lǐng)域，數(shù)據(jù)信息數(shù)量激增，傳統(tǒng)人工管理的工作效率嚴(yán)重制約了管理質(zhì)量，基于RFID技術(shù)構(gòu)建的檔案管理模式可以有效解決傳統(tǒng)方式存在的不足，實現(xiàn)檔案的共享與動態(tài)化管理。

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作者簡介：索新玉，本科，館員，研究方向：檔案管理。