淺談大數(shù)據(jù)時代學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)

文/彭鴻

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，高校人事檔案管理中也逐漸融入了大數(shù)據(jù)技術(shù)。通過分析大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校人事檔案管理中的優(yōu)勢及其建設(shè)現(xiàn)狀，可建立完善的高校人事管理體系，提升信息化管理水平，強(qiáng)化數(shù)據(jù)的安全保密性，不斷優(yōu)化高校人事檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)高校更好發(fā)展。

大數(shù)據(jù)在人事檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及與發(fā)展提升了高校人事檔案管理的質(zhì)量與效率，既可以提升高校人事檔案管理信息化的建設(shè)水平，還可以對檔案資源進(jìn)行保護(hù)。傳統(tǒng)的檔案管理方式以人工為主，效率不高。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘、分析，可以對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行自動收集、整理、分析，確保高校人事檔案管理更加全面、準(zhǔn)確。

在高校人事檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助檔案管理部門實現(xiàn)信息分類和檢索的智能化，確保高校人事檔案管理工作更加便捷、高效。在高校人事檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以確保信息數(shù)據(jù)更加保密、安全，檔案管理部門通過應(yīng)用數(shù)據(jù)加密、備份技術(shù)，確保人事檔案數(shù)據(jù)更加完整，保障高校人事檔案管理工作順利、高效進(jìn)行。

高校人事檔案管理的信息化建設(shè)現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)時代的來臨使高校人事檔案管理也迫切需要進(jìn)行信息化的變革，便于提升管理效率與服務(wù)質(zhì)量。然而目前部分高校的人事檔案管理模式仍舊以紙質(zhì)化檔案管理為主，難以進(jìn)行有效分類、檢索，獲取信息的速度較慢，需要耗費(fèi)大量的時間與精力進(jìn)行維護(hù)、管理，不僅增加了高校人事檔案管理的成本，還容易出現(xiàn)查找困難等現(xiàn)象。

在傳統(tǒng)管理方式下，只有在指定位置才能看到、利用人事檔案，不能進(jìn)行遠(yuǎn)程存取與分享，不利于學(xué)校各個部門的協(xié)作與信息的迅速傳遞。此外，由于紙質(zhì)檔案易受自然災(zāi)害、人為破壞等因素的影響，造成了檔案資料的損失與泄漏，且紙質(zhì)材料不易備份與復(fù)原，檔案一旦受損難以恢復(fù)。

高校人事檔案管理信息化的實現(xiàn)途徑

建立完善的人事檔案管理系統(tǒng)。在大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)已經(jīng)變成了一種非常有價值的資源。因此，在高校人事檔案管理工作中，必須充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，把傳統(tǒng)的人員檔案管理方式和信息技術(shù)有機(jī)融合，實現(xiàn)對檔案資料的收集、整理、儲存、分析與使用。構(gòu)建人才檔案數(shù)據(jù)庫是實施人才信息系統(tǒng)建設(shè)的重要前提，要對現(xiàn)行的人才檔案實行數(shù)字化，需把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，并根據(jù)特定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)對其進(jìn)行分化、整理，在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建檔案資料庫查詢體系，確保用戶能夠迅速找到需要的檔案資料。為保證檔案工作的規(guī)范化，必須在檔案的歸檔、查閱、借閱、銷毀等方面完善相應(yīng)制度。由于人事檔案關(guān)系到個人信息與個人隱私，所以高校必須高度關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全，健全安全保護(hù)系統(tǒng)，通過防火墻、數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制等多種方式，增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全性。并制定相應(yīng)的應(yīng)急計劃，以預(yù)防網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄漏等風(fēng)險。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以更深層次地發(fā)掘其中的潛在價值，為學(xué)校的決策提供依據(jù)。通過云計算、人工智能等技術(shù)，對教師績效考核、人才選拔等進(jìn)行智能化查詢與推薦，提升檔案的便捷性與高效性。要把人事檔案工作納入高校整體發(fā)展計劃，增加經(jīng)費(fèi)、儀器設(shè)備，改善工作的硬件條件，加強(qiáng)與有關(guān)部門的協(xié)作，實現(xiàn)檔案資源的共享，使檔案工作的整體水平得到提高。在大數(shù)據(jù)背景下，高校人事檔案管理工作具有系統(tǒng)性和全面性的特點，要加強(qiáng)安全防護(hù)，提高檔案的利用率，加強(qiáng)頂層設(shè)計，持續(xù)推動檔案工作的信息化，為學(xué)校的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

提高人事檔案管理的信息化技術(shù)水平。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高校人事檔案管理也需要適應(yīng)信息化趨勢，加強(qiáng)信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是提高人事檔案管理效率和質(zhì)量的關(guān)鍵，為此，高校人事檔案管理工作者需要積極探索和嘗試各種信息化技術(shù)手段，如數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化等，提高人事檔案管理的信息化技術(shù)水平。高校應(yīng)推進(jìn)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，建立和完善人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的在線管理和利用，提高檔案管理效率和質(zhì)量，減少人工操作失誤，同時也可以進(jìn)行檔案信息的共享。高校還要利用人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和趨勢，為人事決策提供依據(jù)。智能化技術(shù)也可以提高檔案管理的自動化和智能化水平，減少人工干預(yù)，提高管理效率。高校在進(jìn)行人事檔案管理過程中應(yīng)用人工智能技術(shù)，實現(xiàn)對檔案信息的自動化、智能化處理。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對高校人事管理檔案進(jìn)行分析，可以為高校人力資源管理提供借鑒，挖掘出具有價值的信息，并提供科學(xué)依據(jù)。例如，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析，可以有效掌握高校的人員流動狀況以及人員績效表現(xiàn)，更加全面地了解員工的職業(yè)需求與發(fā)展?jié)摿Α?/p>

加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)的存儲和處理能力不斷提升，為高校人事檔案管理提供了更好的技術(shù)支持，高校可以采用云計算等新技術(shù)，建立起高效、安全和可靠的人事檔案管理系統(tǒng)。云計算技術(shù)可以實現(xiàn)人事檔案的集中存儲和備份，避免因設(shè)備故障或人為操作失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案存儲設(shè)備的監(jiān)控和管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。區(qū)塊鏈技術(shù)具有去中心化、不可篡改和可追溯的特點，可以有效防止人事檔案的偽造和篡改，確保人事檔案數(shù)據(jù)的真實性和可信度。另外，高校還應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案的訪問權(quán)限控制，只有經(jīng)過嚴(yán)格審批和授權(quán)的人員才能訪問和修改相關(guān)檔案信息，以保護(hù)個人隱私和數(shù)據(jù)安全。高校應(yīng)深入分析人事數(shù)據(jù)，對教職工的專業(yè)背景、工作經(jīng)歷、發(fā)展?jié)摿Φ刃畔⑦M(jìn)行全面了解，為人才引進(jìn)提供可靠意見。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以為高校發(fā)展規(guī)劃和人事決策提供支持，全面了解高校人事結(jié)構(gòu)和人力資源配置現(xiàn)狀。例如，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，高校可以發(fā)現(xiàn)教職工的特長與需求，為校園的可持續(xù)發(fā)展提供個性化的支持與幫助。高校在進(jìn)行人事檔案管理時，利用掃描、文字識別技術(shù)等方法，實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。構(gòu)建統(tǒng)一的電子檔案系統(tǒng)既能有效提升檔案的保管與查詢效率，也能降低空間占用率。作為高校人事檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，建立信息化管理平臺可以幫助檔案管理部門明確工作職責(zé)與流程，制定出詳細(xì)的制度規(guī)范，詳細(xì)規(guī)定信息數(shù)據(jù)錄入、保存、傳輸、共享等方面內(nèi)容、流程，在進(jìn)行高校人事檔案管理過程中，高校要確保數(shù)據(jù)的完整性與安全性。建立完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制與恢復(fù)機(jī)制，嚴(yán)格管控檔案訪問權(quán)限，謹(jǐn)防信息泄露、濫用，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行定期檢查與風(fēng)險評估，對于潛在的安全問題要及時處理。高校信息技術(shù)部門能夠提供技術(shù)支持和專業(yè)指導(dǎo)，幫助人事部門推進(jìn)信息化建設(shè)，人事部門應(yīng)加強(qiáng)與信息技術(shù)部門的溝通，共同研究和確定適合學(xué)校需求的信息化解決方案，確保人事檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和優(yōu)化升級。另外，高校要整合電子檔案和其他的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資源的分享，如將人事檔案與學(xué)籍檔案、考勤系統(tǒng)相結(jié)合，便于全面管理和全面評估。

加強(qiáng)專業(yè)人才隊伍建設(shè)。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高校人事檔案管理工作已朝信息化建設(shè)發(fā)展。要想應(yīng)對這種轉(zhuǎn)變，就必須培養(yǎng)一批既具有信息素養(yǎng)，又具有專業(yè)技術(shù)的檔案管理人才，積極引入計算機(jī)專業(yè)、信息管理專業(yè)等具備信息化背景的專業(yè)人才，并將其納入人事檔案管理部門。為人事檔案管理人員提供培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的機(jī)會，通過加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的人才隊伍，促進(jìn)高校人事檔案工作的信息化進(jìn)程。

在大數(shù)據(jù)的背景下，高校人事檔案管理信息化是一種必然的發(fā)展趨勢。高校要加大對檔案管理建設(shè)信息化的投入，建立健全人事檔案管理體系，提高信息化技術(shù)水平，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性和保密性。同時還需要對人才進(jìn)行培訓(xùn)，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高管理效能，為學(xué)校的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。