淺析新醫改背景下如何做好醫院檔案管理工作

文/劉麗

醫院日常管理內容多，其中醫院檔案管理是日常管理工作的一個重點。隨著醫療改革的持續深入以及信息化技術在醫院不同科室、不同管理部門的應用，對檔案管理工作提出了更高要求，并強調各項檔案工作管理的規范化，提升檔案管理質量與效率。當前醫院檔案管理工作中還存在一些不足，需要在分析檔案管理工作現狀的基礎上給出對策，促進檔案管理工作的規范，發揮檔案在醫院不同方面工作的應用價值。

新醫改背景下醫院檔案工作規范化管理的意義

新醫改背景下對醫院檔案工作管理有著更高要求，其中規范化管理是基本要求之一。同時加強檔案的規范化管理具有重要的現實意義。

提升檔案管理效率。醫院日常管理工作中產生的檔案較多，通過加強規范化管理，能夠確保不同部門、不同科室規范完成各種檔案的收集、整理、保存、利用等。相對于醫院檔案管理的隨機性，通過規范化管理可保證檔案管理各項工作都有明確的標準、流程與要求，更有利于檔案管理人員在工作中積累經驗，促使檔案管理效率的持續提高，進而為醫院的管理以及相關業務開展提供支持。

確保檔案資料的完整性與安全性。醫院檔案較多，在管理時容易出現檔案損壞、檔案丟失等問題。而通過加強對醫院檔案的規范化管理，能夠通過規范化的要求完成各類檔案信息的保存、存儲、備份等，降低檔案丟失或損壞風險，有效保證檔案資源的完整性、安全性，為檔案信息的實際應用奠定基礎，兼顧醫院與患者的權益。

促進對醫院檔案的有效使用。醫院檔案信息在醫院不同管理工作中發揮著重要作用，如臨床典型患者的病案資料能夠為臨床科研、醫療、教學工作提供素材；而醫院人事檔案則可為醫院人事改革與變動提供參考，提升醫院人力資源管理水平，發揮不同醫務人員的作用。相對于早期醫院檔案管理，通過加強醫院檔案的規范化管理，能夠更好開發與利用不同檔案資源，進而為臨床醫學、醫務人員崗位調配、職位晉升、攻克醫學難題等提供依據。通過對醫院檔案的規范化管理，能更好發揮檔案的作用，提升對檔案資源的利用率。

促進醫院管理水平的提升。醫院檔案管理作為醫院管理的一個重要部分，通過加強醫院檔案的規范化管理，并進一步影響醫院的人事管理、醫療管理、財務管理、后勤管理等相關工作，可促進其他方面管理水平的提升。通過多方面管理水平的提升，將整體提高醫院管理水平，促使醫院能夠運用現代管理學思想、管理方法等開展日常管理，提升醫院管理的科學性與規范性。

符合新醫改的具體要求。與早期管理相比，新醫改對醫院多個方面的管理工作提出了更高的要求，而檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，也需要滿足新醫改的相關要求。通過加強醫院檔案規范管理，更好地適應新醫改要求，能為醫療改革提供各方面的檔案信息支持，提升新醫改決策的科學性、有效性。

醫院檔案工作規范化管理現狀

檔案管理流程的規范化不足。盡管在醫院檔案管理中強調規范化，但是部分醫院在檔案管理期間的流程本身存在不規范性。如在檔案管理方面沒有明確的規范流程，同時管理流程也不統一，沒有充分考慮不同檔案資料的管理特點，致使流程規范化不足，造成檔案管理中出現部分信息重復、信息不完整、檔案管理信息分類混亂等問題，影響檔案管理效果。

檔案管理信息化程度較低。新醫改下醫院檔案管理基本已經實現了從傳統紙質檔案管理向電子化檔案管理的轉變，提升了醫院檔案管理的信息化程度。但是檔案管理信息化程度較低，不同醫院在檔案管理信息化水平方面參差不齊，同時醫院其他相關系統與檔案管理信息系統尚未實現兼容，無法完成信息共享。此外，醫院檔案信息較多，但信息化程度較低使信息檢索效率不高，影響對檔案中各類信息的利用，不能更好地發揮檔案信息在醫院管理方面的作用。

檔案管理相關制度不健全，制度執行不到位。不同醫院根據檔案管理的規范化要求制定了相應的管理制度，但是管理制度不健全，不夠精細化，側重于整體檔案規范化管理，未能充分考慮醫院各類檔案的特點以及實際管理需求。部分醫院雖然有檔案管理制度，也能夠定期更新，但是因為缺乏監督以及沒有對檔案管理進行績效考核，造成制度在實際指導檔案管理工作過程中存在執行不到位的情況，沒有充分發揮制度的指導以及規范化管理作用，影響醫院檔案管理工作規范化開展。

新醫改背景下醫院檔案工作規范化管理措施

持續規范醫院檔案管理流程。醫院在檔案工作規范化管理中需要有規范的醫院檔案管理流程，并結合新醫改的發展持續調整。結合醫院不同檔案特點，針對不同檔案類型確定出統一的檔案管理標準，確保不同類型醫院檔案在分類、檔案編號、檔案存儲、檔案使用、檔案查閱等方面有統一的管理標準。確保醫院檔案管理的標準化，規范整個管理流程，確保檔案管理工作的規范化。考慮到檔案管理人員在整個醫院檔案管理工作中的重要性，可從檔案管理基本知識、檔案管理標準與要求、檔案管理信息化、檔案管理相關軟件操作等知識與技能出發，加強培訓，通過定期開展檔案管理培訓，幫助醫院檔案管理員工提高醫院檔案管理知識與技能，按照要求完成對醫院檔案的規范化管理。通過對醫院檔案管理流程的規范與統一，提升醫院檔案規范化管理質量。

提升醫院檔案管理的信息化程度。醫院在檔案管理方面不僅需要注重信息化技術的應用，還需要提高檔案管理的信息化程度。應強調電子檔案管理系統的應用，并注重該系統與醫院其他相關系統的兼容與部分信息的共享，實現不同管理系統的信息聯動，提升醫院檔案管理的規范化與高效性。運用信息技術實現對醫院檔案信息的數字化存儲、查詢與檢索。重視大數據技術、云計算技術等在醫院檔案信息管理中的應用。為了提升醫院檔案管理的信息化程度，要做好硬件設備的支持工作，如購置高性能計算機、高性能快速讀取存儲設備、較好的網絡設備等，確保醫院檔案管理有較好的信息化基礎設施。醫院檔案信息化管理過程中也需要做好信息防護，避免檔案信息可能被非法獲取、非法篡改或者泄露等，要求檔案管理人員及時做好檔案數據信息備份、通過相關加密技術以及訪問控制等確保信息化背景下醫院檔案管理的安全性。

持續完善醫院檔案管理制度并強調執行力。醫院檔案工作規范化管理過程中需要不斷完善管理制度，強調管理制度的精細化，依據醫院基建檔案、病歷檔案、人事檔案、文書檔案、科研檔案等各類檔案的重要性、數據量等制定出符合各類檔案管理內容的管理制度，提升管理制度的精細化程度，通過更加具體、詳細、規范的管理制度確保醫院不同檔案管理工作的規范化開展。精細化的檔案管理制度可讓不同檔案管理崗位工作人員結合檔案類型、范圍、分類、保管期限、管理要求等完成管理，指導醫院各類檔案管理工作，提升檔案管理的規范性。為了讓醫院檔案管理制度有效實施，需要落實檔案管理責任制，明確不同人員在檔案管理中的責任、義務、工作內容等，保證權責對等，確保不同檔案管理制度能夠執行到位。在檔案管理制度執行期間，還可加入考核機制、激勵機制、監督機制、溝通機制以及反饋機制等，通過考核評價、激勵措施，確保不同人員能夠按照要求開展檔案管理工作，提升醫院檔案管理工作質量與管理效率。通過溝通機制，促進不同部門、不同科室與醫院檔案管理室的溝通與協調，提升檔案管理效率，并收集不同部門對檔案管理的意見建議。通過反饋機制的應用，便于患者、醫護人員、檔案管理人員、醫院行政管理人員等參與到檔案管理中，并提出對檔案管理的建議等，能夠對醫院檔案管理流程的優化以及檔案規范化管理提供動力，對做的不好的方面進行調整，從而為不同人員提供更加便捷、安全的檔案信息，提升對檔案信息的有效利用。

醫院檔案的規范化管理對提高檔案管理效率與管理質量、促進檔案管理人員業務能力的提升有積極作用。不同醫院在檔案管理過程中應充分認識到檔案管理的重要性，并重視基礎設施的投入，依靠現代信息化技術的應用，提升檔案管理的信息化程度。對醫院檔案管理人員需要定期加強知識與能力的培訓，確保不同檔案管理人員符合新醫改背景下的檔案管理要求。在醫院檔案規范化管理中還需要不斷總結，聽取來自各方的建議，促進醫院檔案管理的規范化以及服務質量的持續提升。