電子檔案在學校檔案管理中的運用

文/于尼

學校檔案具有數量多、內容雜的特點，應用傳統紙質檔案儲存管理的效率往往較低，在傳輸過程中易缺失損壞。隨著信息技術的不斷發展，近年來電子檔案被廣泛應用。在學校檔案管理中引入電子檔案系統，運用信息技術與管理系統完成檔案的管理，可進一步提升檔案管理效率。

電子檔案在學校檔案管理中的應用價值

提高檔案管理效率。電子檔案能夠提升學校檔案管理的效率，有助于學校高效率完成各項歸檔工作，便于信息的交流和分享，充分發揮檔案的作用。學校傳統的檔案管理工作中需要錄入紙質檔案，對大量紙質實物進行核對和分辨，要花費大量時間和精力，效率不高。而電子檔案的引入，能夠借助計算機、信息系統等進行檔案信息的錄入、處理、儲存與傳輸，提升工作效率。電子檔案管理能夠隨時隨地進行檔案的查詢、檢索、修正以及打印，提高檔案管理的便捷性，具有較高的應用價值。電子檔案管理也讓學校檔案管理向著準確性、全面性方向發展，有助于提高檔案管理工作的質量。

確保檔案管理安全。檔案作為記錄各項資料信息的文件，其安全性影響著學校后續工作能否穩定順利推進。傳統檔案管理依靠人工對紙質資料進行管理，在管理過程中可能會出現紙質資料丟失、霉變等問題，人工管理過程中偶爾也會出現失誤的情況，這些都會影響檔案的準確性。而電子檔案依靠計算機硬件、軟件系統進行管理，可以通過信息技術進行資料錄入，幫助學校記錄各項數據內容，學校的電子檔案管理系統可以根據管理人員權責設置訪問權限，確保不同管理級別人員能夠進行對應的檔案管理。還可進行云端備份，每一次修改與更新都可被系統追溯，能夠提高檔案的安全性與準確性。

提升管理的靈活性。學校進行檔案管理需要完成檔案編制、格式規范、檔案收集以及檔案查詢等一系列工作，相對復雜。電子檔案在進行格式歸檔、儲存等方面具有更高的靈活性，可以按照工作需要及時進行格式修整，并通過郵件、網絡傳輸等方式進行檔案的傳輸，按照不同工作需求進行整理與修改，不僅提高了管理工作的效率，也為檔案的高效利用奠定了良好的基礎。學校應用電子檔案系統管理檔案，可以對不同年級的學生資料進行調取與分析，通過檔案分類和檔案資料處理等方式，了解學校生源變化，匯總學校的各項教育資源，讓學校能夠基于準確的數據信息謀劃下一步工作。

節約檔案管理成本。傳統的檔案管理工作需要依靠紙質材料進行檔案記錄，在這一過程中要消耗紙張、印刷、裝訂等成本，且紙質檔案儲存的檔案室也需要進行規范化建設，避免檔案受潮或損壞。電子檔案則可以通過計算機以及其他辦公設備進行信息錄入，將各項資料數據錄入到檔案管理系統當中，檔案管理系統可通過硬件或云端方式儲存數據，節約了檔案管理的人力物力資源，節約檔案管理成本。隨著儲存技術與信息技術的發展，計算機的存儲量不斷擴大，可以實現更多資料的匯總，節約儲存資源的同時，也有利于對海量數據進行分析和處理。

電子檔案在學校檔案管理中的運用策略

構建電子檔案管理制度。一是規范操作流程。學校在運用電子檔案管理時，需要結合實際規范操作流程，要求檔案管理人員按照相關流程進行操作。在設計電子檔案管理流程時，要明確電子檔案常見的檔案格式、儲存方式、檔案安全以及檔案調用等各項工作流程，從檔案管理規范化的角度出發，做好各項規定，要求管理人員按規范完成檔案錄入，并對檔案資料進行有效管理。在制定工作流程時，需要考慮到檔案查詢便捷性、檔案信息隱私性等各項內容，對不同類型電子檔案的錄入、備份、恢復等工作提出要求，有效保存和利用各項檔案資料。二是完善管理制度。學校要考慮到管理人員的能力與素質，結合存在的問題和短板優化管理制度。要重視電子檔案管理系統的管理要求，根據不同管理人員的職位、責任等劃分管理權限，并在管理系統中設置信息管理權限，要求管理人員遵循電子檔案的管理規范，開展電子檔案錄入、查詢、修正等工作，確保電子檔案的規范性、準確性與可靠性。要在管理系統中建設電子檔案監督員、使用者實名驗證等機制，提升計算機設備的安全性、電子檔案的有效性。

加強電子檔案設備建設。一是加強硬件設施建設。學校應該結合實際做好電子檔案設備的建設，增加對硬件設施的資金投入，通過硬件設施建設為檔案管理提供設備基礎，確保電子檔案及時錄入到信息系統當中，并通過各項設備進行數據傳輸以及資料共享，滿足學校檔案管理的需求。二是加強軟件系統建設。學校應該注重軟件系統的建設，在實際工作中不斷更新升級信息系統，豐富檔案管理的功能性，加強檔案的安全性。學校在引入電子檔案管理時，要關注軟件的選擇與升級，結合現有檔案數據的特點，選擇能夠與數據處理相適應的軟件系統，批量完成學校檔案數據的匯總與分析；定期進行軟件系統升級，彌補信息系統漏洞，提高電子檔案管理的安全性。

拓寬電子檔案管理功能。一是拓展檔案歸類功能。學校應該積極拓展電子檔案的歸類功能，引入相應的軟件處理系統，進行算法研究，利用信息技術對電子檔案進行分類和歸檔，便于按照索引查找各類資料內容。在電子檔案歸類過程中，需要合理設計資料錄入與檢索功能，在資料錄入時應該將文檔、圖片、聲像等各類資料信息錄入，確保檔案錄入完整性。還要注意檔案資料的準確性，便于后續歸類與儲存的合理應用。二是拓展檔案共享功能。學校要做好檔案共享功能的拓展，考慮到學校檔案利用的各項要求，在系統建設時對數據共享與傳輸功能進行優化。還要重視數據傳輸與檔案共享時的安全性，通過操作流程的規范與權限設計，確保檔案共享的規范性。三是拓展檔案儲存安全。學校應該加強信息安全建設，不斷升級電子檔案安全系統，保證檔案資料的安全性。學校在建立電子檔案管理系統時，要格外重視安全管理的需求，考慮到數據安全性、隱私性的要求，引入防火墻、病毒查殺軟件等各項功能，對內部資料進行有效保護，避免出現檔案資料泄露等問題。此外，學校也要重視檔案的備份與恢復，避免電子檔案在管理過程中出現損壞、丟失等問題。四是要拓展檔案的綜合利用。學校在運用電子檔案時要關注檔案的綜合利用，借助電子檔案管理的優勢，發揮各類檔案資料的作用，助力學校工作的開展。學校在通過檔案管理對電子檔案進行歸類和處理時，需要做好信息資料分析的相關工作，了解學生成績、師資力量等各項資源變化，借助信息系統分析歷年來學校各項工作開展情況，為學校后續教學方案、發展方向規劃提供數據和資料，從而更好地制定方案和規劃。

提高管理人員的業務能力和專業水平。學校在運用電子檔案進行檔案管理時，要考慮到管理人員專業水平的提升，積極引進復合型人才，定期開展專業人才培訓，提升檔案管理質量。學校應該重視信息技術人才的引進，在進行檔案管理時能夠根據工作要求完成數據錄入、資料歸檔、檔案儲存以及檔案調取等各項工作。此外，學校還要加強對管理人員的培訓，定期開展信息技術與信息安全意識培訓工作，提升管理人員工作能力。

信息化時代，電子檔案以其高效、便捷的優勢，在檔案管理中發揮著重要的作用，學校運用電子檔案可以更全面匯總各類信息，提升檔案管理的效率。值得注意的是，學校在應用電子檔案管理時，應該結合自身需求做好電子檔案管理系統的建設工作，建立完善的檔案管理制度，加大檔案管理的硬件與軟件系統投入，不斷拓寬電子檔案管理功能，提高檔案管理人員的專業化水平，讓電子檔案管理能夠為學校各項工作提供有效的支持。