財務(wù)信息化時代的職業(yè)學(xué)校財務(wù)內(nèi)部控制

劉赟

［摘 要］隨著近年來信息技術(shù)的高速發(fā)展，越來越多的職業(yè)學(xué)校認(rèn)識到了信息技術(shù)的價值，借助信息技術(shù)優(yōu)化財務(wù)管理流程，能確保財務(wù)工作適應(yīng)時代發(fā)展要求，讓信息時代的財務(wù)工作得到優(yōu)化。職業(yè)學(xué)校在實施信息化建設(shè)的過程中，借助信息技術(shù)能夠大幅提高自身管理效率及各項工作的規(guī)范性，并確保學(xué)校各項工作趨于規(guī)范。但是財務(wù)信息化作為一項相對復(fù)雜的工作，在實施財務(wù)信息化的過程中還存在一定的財務(wù)風(fēng)險。職業(yè)學(xué)校只有高度關(guān)注自身財務(wù)信息化的財務(wù)內(nèi)部控制要求，才能規(guī)范各項財務(wù)管理流程，防控管理風(fēng)險。本文對信息化時代財務(wù)內(nèi)部控制工作進(jìn)行研究，結(jié)合職業(yè)學(xué)校特點，探討學(xué)校財務(wù)內(nèi)部控制的問題并提出具體建議，認(rèn)為科學(xué)的財務(wù)內(nèi)部控制體系有助于學(xué)校防控管理環(huán)節(jié)風(fēng)險，促使學(xué)校實現(xiàn)發(fā)展的目標(biāo)。

［關(guān)鍵詞］財務(wù)；信息化；內(nèi)部控制

［中圖分類號］G637文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

近年來我國對職業(yè)教育日益重視，職業(yè)學(xué)校在發(fā)展過程中通過重視自身財務(wù)內(nèi)部控制措施，能夠讓學(xué)校適應(yīng)時代發(fā)展的要求。但是財務(wù)信息化建設(shè)作為一項系統(tǒng)性工作，很多職業(yè)學(xué)校在發(fā)展環(huán)節(jié)未認(rèn)識到財務(wù)信息化的具體要求，產(chǎn)生了各項工作違背信息化管理要求的問題。在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，職業(yè)學(xué)校財務(wù)信息化有效提高了管理效率，但與此同時也帶來了新的風(fēng)險。學(xué)校只有高度關(guān)注信息技術(shù)建設(shè)要求，形成科學(xué)的信息化控制機制，才能有效提高管理水平。本文對學(xué)校財務(wù)信息化下的內(nèi)部控制工作進(jìn)行研究，對提高財務(wù)工作規(guī)范性及促進(jìn)各環(huán)節(jié)管理流程適應(yīng)時代發(fā)展要求具有一定價值。

1 財務(wù)內(nèi)部控制的概念

財務(wù)信息化時代的財務(wù)內(nèi)部控制指的是在信息化時代，以信息系統(tǒng)對各類財務(wù)工作進(jìn)行控制的過程。職業(yè)學(xué)校能否發(fā)揮財務(wù)內(nèi)部控制的作用，在很大程度上取決于各項工作流程是否規(guī)范，以及是否嚴(yán)格按照內(nèi)部控制要求執(zhí)行對各環(huán)節(jié)活動的約束。科學(xué)的財務(wù)內(nèi)部控制措施，能夠保障學(xué)校財務(wù)工作的有序執(zhí)行，對提高財務(wù)信息質(zhì)量及保障工作環(huán)節(jié)規(guī)范運作具有重要價值。

2 財務(wù)信息化時代職業(yè)學(xué)校財務(wù)內(nèi)部控制的問題

第一，人員管理體系存在問題。在信息化管理下實施人員管理，要高度重視人員工作需求，讓各級人員在工作中相互配合、相互支持。但是長期以來很多學(xué)校在財務(wù)信息化建設(shè)中，各級人員沒有全面參與其中，學(xué)校未結(jié)合人員實際工作情況明確各級人員具體工作特點，很可能產(chǎn)生人員在預(yù)算環(huán)節(jié)中配合力度不足，相關(guān)問題導(dǎo)致財務(wù)管理難以貫徹執(zhí)行。

第二，信息系統(tǒng)的風(fēng)險較高。在信息時代，系統(tǒng)不僅面臨遭受黑客攻擊等方面的風(fēng)險，還可能面臨系統(tǒng)操作不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險。部分學(xué)校在信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，未建立完善的風(fēng)險管控機制，沒有根據(jù)可能發(fā)生的各類風(fēng)險情況明確風(fēng)險控制方法及管理規(guī)范，因為風(fēng)險管理不當(dāng)而發(fā)生風(fēng)險。

第三，財務(wù)信息化管理活動不科學(xué)。財務(wù)信息化管理活動包括預(yù)算管理活動、費用報銷活動等方面的活動。部分學(xué)校在財務(wù)信息化背景下，不重視財務(wù)信息化活動建設(shè)，各項工作活動無法得到全方位控制，關(guān)鍵活動無法通過信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，可能引發(fā)管理活動中的風(fēng)險。

第四，財務(wù)信息質(zhì)量相對較低。財務(wù)信息質(zhì)量管理主要是在財務(wù)管理的環(huán)節(jié)中，對各類信息系統(tǒng)流程進(jìn)行分析及優(yōu)化。部分學(xué)校不重視財務(wù)信息化管理，各類財務(wù)信息系統(tǒng)在管理環(huán)節(jié)無法得到有效控制，可能產(chǎn)生信息質(zhì)量下降，導(dǎo)致錯誤決策的問題。

第五，內(nèi)部監(jiān)督流于形式。部分學(xué)校在實施財務(wù)管理活動中，沒有重視內(nèi)部監(jiān)督工作的要求，各工作流程中存在的問題無法在第一時間得到控制，可能在管理環(huán)節(jié)發(fā)生重大風(fēng)險，導(dǎo)致風(fēng)險不斷擴(kuò)大而影響學(xué)校各項工作的正常開展。

3 財務(wù)信息化時代職業(yè)學(xué)校財務(wù)內(nèi)部控制的建議

3.1 改善人員管理體系

第一，組建財務(wù)信息化領(lǐng)導(dǎo)小組。財務(wù)信息化建設(shè)作為一項龐大的工程，涉及軟硬件升級及制度建設(shè)等方面。在財務(wù)信息化建設(shè)過程中會遇到一系列問題，對相關(guān)問題要形成統(tǒng)一協(xié)調(diào)的工作機制，確保財務(wù)信息化工作要求得到有序執(zhí)行。在財務(wù)信息化建設(shè)過程中，學(xué)校要對各部門工作內(nèi)容進(jìn)行分析，并對財務(wù)部門的工作進(jìn)行監(jiān)控，讓財務(wù)信息能夠覆蓋各環(huán)節(jié)工作，確保學(xué)校的各級人員在工作中實現(xiàn)相互協(xié)調(diào)與配合［1］。財務(wù)信息化領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)該由校長、副校長及財務(wù)部門人員等組成，確保財務(wù)信息化建設(shè)能夠得到高層重視，為財務(wù)工作的開展提供支持。

第二，完善人員職責(zé)設(shè)置。職業(yè)學(xué)校在科學(xué)發(fā)展的過程中，組織架構(gòu)也在不斷變化。為確保工作流程能夠得到各級人員配合，應(yīng)構(gòu)建完善的組織架構(gòu)體系，明確各責(zé)任主體的工作要求。在各崗位管理環(huán)節(jié)中，通過形成職責(zé)約束機制，確保管理環(huán)節(jié)的風(fēng)險得到有效控制。首先，加強對各崗位職責(zé)的約束。學(xué)校在對各崗位進(jìn)行控制環(huán)節(jié)，要明確人員的崗位設(shè)置機制，在落實崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，對各崗位進(jìn)行合理分配，將崗位職責(zé)落實到個人。通過設(shè)立崗位說明書的方式，讓人員在工作環(huán)節(jié)中能夠?qū)崿F(xiàn)相互協(xié)調(diào)與配合，為工作的開展提供支持。其次，讓人員了解自身職責(zé)。學(xué)校在實施財務(wù)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，要讓人員了解自身工作要求，規(guī)范工作中人員的職責(zé)。通過制定完善的管理措施和工作機制，明確管理標(biāo)準(zhǔn)，防止人員在管理環(huán)節(jié)發(fā)生越權(quán)管理等問題，并通過落實各崗位具體工作標(biāo)準(zhǔn)，確保人員相互協(xié)調(diào)、相互配合，落實各司其職的工作要求，避免崗位職責(zé)未受到約束所發(fā)生的風(fēng)險和問題，同時減少工作環(huán)節(jié)中人員相互推諉的可能性。通過將工作流程標(biāo)準(zhǔn)和要求細(xì)化到具體崗位的方式，讓各類事項得到嚴(yán)格管理。

第三，建立對財務(wù)人員的考核體系。在財務(wù)信息化環(huán)境中實施財務(wù)內(nèi)部控制，要加強對財務(wù)人員的考核。財務(wù)人員是否具備專業(yè)素養(yǎng)及掌握財務(wù)工作流程的要求，在很大程度上決定了財務(wù)內(nèi)部控制執(zhí)行的效果。為確保財務(wù)內(nèi)部控制的標(biāo)準(zhǔn)得到嚴(yán)格執(zhí)行，要加強對財務(wù)工作流程的建設(shè)，包括讓財務(wù)人員掌握具體的內(nèi)部控制規(guī)范，職業(yè)學(xué)校要在各項工作環(huán)節(jié)，讓財務(wù)人員了解教學(xué)、管理等方面的工作要求，全方位參與工作環(huán)節(jié)，為財務(wù)內(nèi)部控制工作的執(zhí)行提供必要支持。

3.2 防控財務(wù)信息系統(tǒng)風(fēng)險

第一，建立完善的硬件設(shè)施。職業(yè)學(xué)校在實施財務(wù)信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，為確保各類財務(wù)信息得到規(guī)范化處理，要鋪設(shè)專用網(wǎng)絡(luò)及建立完善的數(shù)據(jù)服務(wù)器，并配備先進(jìn)的計算機，確保人員在系統(tǒng)操作過程中能夠有序開展各項工作。在這一過程中學(xué)校要有足夠的資金開展系統(tǒng)建設(shè)，確保系統(tǒng)中各環(huán)節(jié)工作要求得到執(zhí)行。在系統(tǒng)建設(shè)環(huán)節(jié)，學(xué)校要形成完善的數(shù)據(jù)保障機制，例如對各類數(shù)據(jù)要執(zhí)行硬件備份方式，定期將數(shù)據(jù)備份到硬盤，對關(guān)鍵數(shù)據(jù)還要由軟件和硬件共同開展雙備份，確保信息得到規(guī)范管理。

第二，防范系統(tǒng)操作不當(dāng)帶來的風(fēng)險。在財務(wù)信息化背景下，所有財務(wù)工作都依靠信息系統(tǒng)，信息在錄入信息系統(tǒng)之后經(jīng)過一系列處理形成結(jié)論，若在系統(tǒng)中操作不當(dāng)，那么將給系統(tǒng)管理帶來嚴(yán)重風(fēng)險。為確保系統(tǒng)得到有效管理，學(xué)校要高度關(guān)注數(shù)據(jù)管理要求，避免產(chǎn)生垃圾數(shù)據(jù)的問題。首先，建立數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)，對各級人員在工作中的權(quán)限進(jìn)行科學(xué)分析，分析管理工作情況，落實相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，確保人員能夠按照規(guī)范的制度要求來操作系統(tǒng)，并通過定期對系統(tǒng)進(jìn)行管理、維護(hù)的方式，確保信息化建設(shè)有序開展［2］。其次，在數(shù)據(jù)管理環(huán)節(jié)，學(xué)校通過建立日志的方式對各類信息進(jìn)行全方位審批和控制，對各類風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)督，確保問題得到及時處理，防止管理環(huán)節(jié)各類問題給系統(tǒng)帶來負(fù)面影響。

3.3 改進(jìn)財務(wù)信息化活動

第一，完善預(yù)算活動。預(yù)算作為財務(wù)管理工作的核心，預(yù)算管理工作的規(guī)范性在很大程度上決定了各類活動的執(zhí)行情況。為確保各項工作要求得到有序執(zhí)行，學(xué)校要根據(jù)預(yù)算管理工作標(biāo)準(zhǔn)形成科學(xué)的預(yù)算控制措施，將預(yù)算流程各類事項納入信息系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化管理。學(xué)校通過將工作職責(zé)落實到個人，明確各級人員在預(yù)算工作中的要求。在預(yù)算編制、執(zhí)行、考核等環(huán)節(jié)都要由信息系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控，以確保學(xué)校能夠掌握預(yù)算管理工作狀態(tài)，提高財務(wù)工作透明度。例如，在預(yù)算編制環(huán)節(jié)，各級人員能夠通過信息系統(tǒng)掌握預(yù)算工作的信息狀態(tài)，在對數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總的基礎(chǔ)上開展預(yù)算編制。在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)，學(xué)校能夠掌握預(yù)算執(zhí)行信息，并通過信息對各類工作進(jìn)行分析，對各類工作情況形成相應(yīng)的措施予以控制。對于預(yù)算工作中存在的偏差，及時執(zhí)行相應(yīng)的調(diào)整機制，為預(yù)算工作流程的開展提供支持。

第二，建立網(wǎng)上報銷系統(tǒng)。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)作為財務(wù)信息化的重點，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)主要是在實施報銷環(huán)節(jié)中，根據(jù)財務(wù)工作流程實際情況確保人員在具有報銷需求時，能夠在系統(tǒng)中錄入相關(guān)報銷申請，之后由系統(tǒng)將報銷申請和憑證影像進(jìn)行審核，檢查報銷事項是否合理。通過建立網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的方式，在移動終端進(jìn)行審批，大幅提高報銷效率，并對所存在的問題第一時間執(zhí)行控制規(guī)范，確保報銷活動更加合理。

第三，建立信息化的財務(wù)數(shù)據(jù)分析機制。在財務(wù)內(nèi)部控制的環(huán)節(jié)，為確保學(xué)校的不同環(huán)節(jié)能夠得到全方位分析，為學(xué)校工作提供相應(yīng)的決策支持，學(xué)校在實施信息化建設(shè)中要構(gòu)建信息共享平臺，時刻關(guān)注不同維度信息，讓各類信息得到有序處理。在信息化管理平臺建設(shè)中，學(xué)校要建立經(jīng)費查詢平臺、學(xué)生學(xué)費查詢平臺、網(wǎng)銀支付平臺等，對學(xué)校不同類別信息進(jìn)行全面管理及控制，為學(xué)校工作有序開展提供必要支持。

第四，建立銀校互聯(lián)系統(tǒng)。銀校互聯(lián)系統(tǒng)是學(xué)校在建立和銀行之間數(shù)據(jù)接口的基礎(chǔ)上，對學(xué)校各項工作由信息系統(tǒng)進(jìn)行控制。在建立銀校互聯(lián)系統(tǒng)之后，學(xué)校各類資金劃轉(zhuǎn)等能夠?qū)崿F(xiàn)電子化，讓所有轉(zhuǎn)賬方式都能夠借助信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，以此解決傳統(tǒng)資金劃轉(zhuǎn)效率低下及報賬時間等待過長等問題，提高各類工作流程的便捷性，以此大幅減少財務(wù)人員工作量。

3.4 提高財務(wù)信息質(zhì)量

第一，建立完善的收支平臺。財務(wù)內(nèi)部控制在收支過程中作用的發(fā)揮，在很大程度上取決于各項財務(wù)工作流程的規(guī)范性。在實施財務(wù)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，若人員在系統(tǒng)環(huán)節(jié)對各系統(tǒng)管理不規(guī)范很可能發(fā)生風(fēng)險。在職業(yè)學(xué)校發(fā)展過程中，充分重視信息系統(tǒng)建設(shè)，能夠讓各部門通過信息系統(tǒng)掌握所需要的各類信息，并通過對不同類別數(shù)據(jù)進(jìn)行收集的方式，讓財務(wù)部門掌握不同環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)信息，為學(xué)校各項工作的開展提供支持。例如，學(xué)校實施財務(wù)信息化建設(shè)，招生處、教務(wù)處、財務(wù)處等信息能夠?qū)崿F(xiàn)銜接，財務(wù)處在有信息需求時能夠?qū)?shù)據(jù)信息與招生處、教務(wù)處進(jìn)行對比，分析相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在當(dāng)前背景下，學(xué)校只有高度關(guān)注信息技術(shù)建設(shè)要求，讓各類信息得到實時傳遞，才能有效提高管理水平。在學(xué)校建立信息化管理體系的基礎(chǔ)上，對各類信息進(jìn)行分類及有序控制，可以確保不同類別信息實現(xiàn)共享，為學(xué)校優(yōu)化管理體系及信息系統(tǒng)的建設(shè)提供支持。

第二，建立信息技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)。在學(xué)校實施財務(wù)信息化環(huán)節(jié)，要形成標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)機制，明確不同環(huán)節(jié)信息的管理要求及標(biāo)準(zhǔn)，為提高信息質(zhì)量提供必要支持。對財務(wù)所需要的各類信息要進(jìn)行全方位采集，解決以往信息孤島問題。在信息傳遞過程中，學(xué)校要根據(jù)各部門工作特點，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，從數(shù)據(jù)采集、匯總、傳遞、處理等環(huán)節(jié)明確數(shù)據(jù)管理工作要求，確保各類信息得到全方位整合［3］。

第三，建立移動終端的信息化平臺。為確保學(xué)校各類信息能夠得到實時傳達(dá)，并確保信息質(zhì)量，要通過建立移動終端對各類信息進(jìn)行處理。在傳統(tǒng)管理模式下，若人員不在電腦旁則無法第一時間掌握工作狀態(tài)。在建立移動終端管理之后，各類信息能夠通過移動終端平臺得到查詢及處理。首先，建立教師查詢平臺。在教師查詢平臺中，教師能夠查詢到與財務(wù)工作相關(guān)的各類信息，包括查詢工資情況、代扣項目、課時費等。其次，建立學(xué)生信息查詢平臺。學(xué)生信息查詢平臺是學(xué)生通過信息系統(tǒng)查詢與財務(wù)工作的相關(guān)信息，包括學(xué)雜費繳納金額、助學(xué)金發(fā)放等情況。最后，建立預(yù)算查詢平臺。預(yù)算查詢平臺能夠借助信息平臺掌握預(yù)算工作開展的狀態(tài)及進(jìn)度，根據(jù)預(yù)算工作情況分析相關(guān)資金執(zhí)行情況及管理的不足。財務(wù)人員能夠?qū)Ω黝愋畔⒓皶r更新，同時各級人員在有資金需求時可通過查詢平臺查詢相關(guān)事項是否在預(yù)算范圍，以確保所有支出都得到控制。

3.5 健全內(nèi)部監(jiān)督

在信息時代，內(nèi)部監(jiān)督作為對財務(wù)內(nèi)部控制工作中不同類別事項進(jìn)行監(jiān)控及分析的方式，要求通過執(zhí)行合理的監(jiān)督措施，分析各項工作開展情況。學(xué)校在實施監(jiān)督過程中，要利用信息技術(shù)的優(yōu)勢在信息系統(tǒng)中建立內(nèi)部監(jiān)督系統(tǒng)。內(nèi)部監(jiān)督系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)查詢、對比功能，能夠?qū)W(xué)校所展現(xiàn)出來的各項財務(wù)工作數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)督，關(guān)注不同類別信息情況。同時在信息時代實施內(nèi)部監(jiān)督，內(nèi)部監(jiān)督人員要根據(jù)學(xué)校各項工作數(shù)據(jù)狀態(tài)，判斷各項工作執(zhí)行的規(guī)范性、合理性。另外，在完成內(nèi)部監(jiān)督之后，要對內(nèi)部監(jiān)督結(jié)論以信息數(shù)據(jù)的形式予以反饋。通過建立信息反饋機制，對工作中存在的問題第一時間執(zhí)行相應(yīng)處理機制，以此為學(xué)校優(yōu)化管理體系及建立更加科學(xué)的管理流程提供必要支持。

4 結(jié)語

隨著我國職業(yè)教育的不斷發(fā)展，當(dāng)前職業(yè)學(xué)校學(xué)生數(shù)量不斷增加、辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，但新的發(fā)展趨勢也帶來了新的風(fēng)險，主要體現(xiàn)在很多學(xué)校未認(rèn)識到信息化建設(shè)的價值，財務(wù)信息化過程中產(chǎn)生了財務(wù)內(nèi)部控制體系不完善、工作流程不科學(xué)等問題。本文對學(xué)校財務(wù)信息化下的財務(wù)內(nèi)部控制工作進(jìn)行研究，對財務(wù)內(nèi)部控制要求進(jìn)行分析，探討了財務(wù)內(nèi)部控制的具體要求，對學(xué)校構(gòu)建完善的財務(wù)管理體系、防范管理中的風(fēng)險及提高各項工作的規(guī)范性具有一定價值。

參考文獻(xiàn)

［1］付黎莉. 新政府會計制度對行政事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)的影響研究［J］. 中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2020（5）：228-229.

［2］崔雷，王琪，石磊. 事業(yè)單位信息化安全管理分析［J］. 無線互聯(lián)科技，2021，18（17）：23-24.

［3］任洪玲. 行政事業(yè)單位推進(jìn)財務(wù)信息化建設(shè)的思考［J］. 會計師，2022（3）：97-99.