新時代檔案管理轉型的必要性及實踐路徑探索

摘要：隨著各行業的規模逐漸擴大，作業環節需要整理的信息越來越多，傳統的檔案管理手段依賴于人力，存在落后性，很容易出現管理方面的紕漏，影響檔案的真實性及代表性。針對此類狀況，要求行業的管理人員加強對檔案管理的重視，結合先進技術實現檔案管理工作轉型。在實際作業環節，管理人員需要深入分析現有管理模式存在的難點，然后結合難點有針對性地引進先進技術，以實現檔案管理轉型。但是現有檔案管理涉及面較廣，而且任務量較大，管理轉型環節也存在一些難點，在一定程度上制約了相關工作的落實。在此背景下，本文從新時代檔案管理入手，淺談其存在的不足，分析檔案管理轉型的必要性，然后結合相關參數探究轉型的實踐路徑，以保證檔案管理質量。

關鍵詞：新時代；檔案管理；轉型發展；信息安全

DOI：10.12433/zgkjtz.20240636

一、檔案管理概述

（一）檔案管理的概念

檔案管理是指對組織或個人重要文件和記錄的系統性管理和組織，包括創建、收集、分類、保存、檢索、利用和處理檔案的環節，能夠確保檔案的完整性、可靠性和可用性。通過有效的檔案管理，組織或個人能夠更好地管理和利用重要文件和記錄，提高工作效率，保護自身合法權益，有利于決策制定和知識管理合規。

（二）檔案管理的特點

一是組織性。檔案管理是一個系統性的組織過程，需要建立檔案管理機構或部門，并明確責任和權限。通過組織性的管理，可以確保檔案的有序管理和規范操作。

二是完整性和真實性。檔案管理注重保證檔案的完整性和可靠性，確保所有重要文件和記錄得到收集并按照規定的程序分類、整理和保存，以保證其真實、準確和可信度。

三是長期性。檔案管理是一個長期的過程，需要制定合理的保存期限和規定。一些檔案可能需要長時間保存，以滿足組織的法律、歷史和文化等需求。因此，檔案管理需要具備持久性和可持續性。

四是保密性和安全性。檔案管理要求對涉及個人隱私或敏感信息的檔案進行保密處理，以防止未經授權的訪問和使用。同時，也要確保檔案的安全存儲，防止丟失、損壞和災害等情況的發生。檔案管理旨在確保檔案的完整性、可靠性和可用性，并為組織和個人提供有效的檔案服務和支持。

二、新時代檔案管理存在的難點

檔案管理在很大程度上可以提升檔案的利用效率，從而深化行業發展。但是新時期，行業規模不斷擴大，對檔案管理的需求不斷提升，傳統的技術手段在管理環節存在一些難點，在一定程度上制約了相關工作的落實，需要管理人員深入分析。

（一）數字化轉型難點

隨著信息技術的快速發展，數字化檔案管理成為必然趨勢。然而，大規模數字檔案的建立、管理和保護仍然存在挑戰。其中，包括數字存儲空間的需求、數據格式的標準化、長期保存和數據安全等問題。

（二）數據安全和隱私保護難點

隨著數字化檔案的增加，數據安全和隱私保護變得更加重要。檔案管理者需要采取有效措施確保檔案數據不被非法獲取、篡改或泄露。具體包括加強網絡安全、實施數據加密和訪問權限控制等措施。

（三）非結構化數據管理的難點

隨著信息形式的多樣化，非結構化數據如電子郵件、社交媒體內容等也成為重要的檔案信息來源。這些非結構化數據的處理和管理相對復雜，需要采用有效的技術和工具進行分類、索引和檢索。

（四）部門溝通交流的難點

在組織內部，不同部門之間的協同和共享是檔案管理的一個難點。檔案管理者要建立跨部門的合作機制，共同制定檔案管理政策和標準，并確保信息的流通和共享。

三、新時代檔案管理轉型的必要性

（一）提升檔案管理效率

傳統的紙質檔案管理方式存在許多不便之處，如檢索困難、存儲空間占用大、易損壞等。通過數字化轉型，檔案管理機構可以提高檔案管理的效率，實現檔案快速檢索和共享，減少人工操作，提高工作效率，如圖1所示。

（二）保障數據的安全性與可靠性

數字檔案采用電子化存儲和管理方式，可以通過數據加密、權限控制等技術手段，保障檔案的數據安全和可靠性。相比于紙質檔案容易遺失和損壞的問題，數字檔案在備份和恢復方面更加可靠。

（三）有利于信息共享與交流

數字檔案可以通過網絡平臺和系統進行共享和利用，不再受地域限制，從而使得檔案信息的傳遞效率更高。各級部門和個人可以更方便地獲取所需檔案信息，促進工作協同和決策分析。

（四）信息化發展的需求

在信息時代下，各行各業都面臨著數字化轉型的趨勢和需求，檔案管理必須與時俱進。數字化轉型能夠更好地適應信息社會的發展需求，提高檔案管理的信息化水平，并推動信息化建設的整體進程。數字檔案的建立和管理為歷史研究、文化傳承等領域提供了豐富的資源，有助于創新研究和價值挖掘。通過數據分析和挖掘技術，揭示檔案背后的隱藏信息和規律，可為學術研究和文化創新提供支持。

（五）落實可持續發展的需要

檔案管理轉型可以大量減少紙張、打印耗材的使用，節約資源，保護環境。同時，數字檔案的電子化存儲也降低了物理存儲空間需求，減少了檔案室的面積和相關設施的投入。信息化檔案管理流程如圖2所示。

四、新時代檔案管理轉型的實踐路徑

（一）數字化轉型戰略的制定

在實際轉型環節，由于檔案涉及面較廣，其轉型需要事前制定科學的戰略，為后續具體操作的落實提供指導。

首先是目標與愿景的確定，要明確數字化檔案轉型的目標和愿景，如提升檔案管理效率、推動信息共享與利用、提高服務質量等。設定清晰可量化的目標，并與組織整體發展戰略相銜接。

其次是確定轉型范圍與優先級，確定數字化檔案的范圍，包括哪些部門、業務領域和類型的檔案需要數字化轉型。同時，根據檔案的重要性、使用頻率、價值和保存期限等因素，確定優先處理的檔案。

再次還需要制定檔案數字化流程與標準，制定數字化檔案的操作流程和標準，確保數字化檔案質量和一致性，便于后續的檢索、利用和長期保存。

最后，需要資源投入與預算規劃，估算數字化檔案轉型所需的資源投入，并制定詳細的預算規劃，并進行合理的資源分配。制定數字化檔案戰略需要綜合考慮組織的特點、需求、資源狀況以及各項技術和法律要求。最重要的是，將數字化檔案轉型與組織整體發展戰略相結合，確保數字化檔案能夠為組織的業務和決策提供支持。

（二）檔案分類及評估

檔案分類評估是實現區別管理的關鍵，也是檔案管理轉型的關鍵，需要相關人員進行分析。在檔案分類環節，工作人員可以根據檔案的形式和內容進行分類，如紙質檔案、電子檔案、音視頻檔案等；然后按照檔案的主題或業務領域進行分類，如行政管理檔案、財務檔案、人事檔案等；最后按照檔案的組織結構或機構層級進行分類，如中央檔案、地方檔案、部門檔案等。

在檔案評估環節，工作人員首先評估檔案的價值和重要性，包括歷史價值、法律效力、證明力、知識價值等方面；其次，根據評估結果確定檔案的保存期限和存儲方式，如永久保存、定期銷毀、轉移存儲等；最后，評估檔案的完整性和準確性，確保檔案的內容和形式符合相關規范和要求。通過檔案分類與評估，檔案管理更加有序和高效，檔案利用價值更高，可為數字化檔案轉型提供重要的基礎。

（三）數字化檔案管理機制的建立

新時代檔案管理的轉型關鍵在于數字化，在實際落實環節需要建立起數字化的管理機制。

第一，制定數字化檔案管理策略，需要管理者確定數字化檔案的管理目標和戰略方向，明確數字化檔案管理的原則和方法，制定數字化檔案管理的政策和規范，包括數字化過程、數據存儲與傳輸、安全措施等方面的要求，然后結合實際情況和需求，確定數字化檔案管理的優先領域和重點任務。

第二，檔案元數據和索引管理，應建立數字化檔案的元數據模型，定義和管理數字化檔案的元數據，包括標題、日期、作者、主題等關鍵信息。設計和維護數字化檔案的索引體系，提供快速檢索和瀏覽的功能，提高檔案利用效率。

第三，數字化檔案的保護，管理者需要選擇合適的數字化檔案存儲媒介和設備，建立安全、可靠的數字化檔案存儲系統。實施數據備份和災難恢復策略，確保數字化檔案數據的安全性和可持續性。運用數據加密、訪問控制等技術手段，保護數字化檔案的安全和隱私。通過建立數字化檔案管理機制，可以實現檔案資源的全面開發利用，提高檔案管理的效率和服務水平，促進檔案事業現代化、數字化轉型。同時，要注重數據安全和隱私保護，在數字化檔案管理過程中合規操作，確保檔案數據的安全性和合法性。

（四）檔案管理轉型的人員培訓

管理人員作為檔案管理轉型的關鍵，直接影響轉型的成果，轉型的落實還需要對人員進行培訓。

第一，檔案數字化技術培訓。培訓人員需要掌握常用的數字化設備和技術，如掃描儀、OCR技術等。工作人員還需要掌握數字化檔案轉換過程中的圖像處理、數據質量控制等技能。提供相關軟件和系統的使用培訓，使人員能夠熟練操作數字化檔案管理系統。

第二，檔案的安全保護培訓。需要培養人員對檔案安全和隱私保護的意識，使其了解相關法律法規和政策。讓學員學習數據加密、訪問控制等技術手段，以保護數字化檔案數據的安全性。此外，還需要強調檔案保密的重要性，指導相關人員妥善處理敏感信息和個人隱私。

第三，檔案數字化管理系統培訓，要培訓人員掌握數字化檔案管理系統的功能和操作方法。安排實踐環節，讓工作人員參與檔案管理項目和工作任務，通過實際操作，強化人員的問題解決能力和團隊協作能力。同時，要注重培養工作人員的綜合素質和創新意識，鼓勵其積極參與檔案轉型與創新實踐，推動檔案事業持續發展。

五、結語

檔案管理轉型是一個動態的、持續的過程。檔案管理的轉不僅需要國家對檔案信息化建設的扶持，出臺相關的法律法規、政策來提升檔案工作的地位，還需要檔案管理部門、檔案研究人員等各界要充分認識到信息化給檔案管理帶來的挑戰與機遇，認識到當前實施檔案管理轉型是必然趨勢，大力推動檔案管理轉型，不斷探索檔案管理轉型的新路徑，推進我國檔案事業繁榮發展。

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作者簡介：王福軍（1973），男，吉林省樺甸市人，大專，研究方向檔案管理。