企業行政管理信息化建設的意義與發展趨勢

在企業內部，行政管理部門發揮了重要的作用，該部門的穩定運行可以對其他部門的功能進行協調，進而提高企業整體辦公效率。企業管理重在決策，有效的管理可以使資源合理配置，也可以增強決策的科學性。在新時代的背景下，要運用信息化的手段來提高行政管理的有效性，將信息化技術軟件作為載體來發揮行政管理部門的協調作用。在未來，信息化將成為行政管理行業的發展趨勢，信息化建設也將成為企業行政管理的重要方向。筆者從企業行政管理信息化建設的重要意義出發，探究了信息化建設的發展趨勢和具體策略，希望為該領域的管理人員和技術人員提供參考與借鑒。

隨著信息技術的不斷發展，人類社會已經進入了飛速發展的信息時代。利用信息化工具提升企業行政管理水平是實現科學管理和高效管理的前提，信息化建設也為現代企業各項工作的開展提供了重要的工具。當前，信息化革命正在大力推進，信息化技術影響著人們的生活方式、工作方式和思考方式。企業行政管理應充分利用現代化信息技術和資源，部門整體工作效率將得到提升。從整體來看，信息化建設是企業行政管理的發展方向，對于科研單位來說，信息化建設水平直接與其競爭力水平掛鉤。

一、企業行政管理信息化建設的重要意義

1.提高工作效率。企業發展實踐證明，行政管理信息化建設可以提升行政管理水平，提高各項工作開展的效率。在企業決策方面，信息化建設可以提高決策的效率和水平。隨著行政管理信息化系統的完善，企業的業務流程和組織機構將不斷被簡化，信息溝通更加方便快捷，這有利于提高企業的工作效率，使各項資源的價值充分發揮出來，實現高效利用的目標。隨著經營規模的擴大和經營活動的增加，企業傳統行政管理模式已經展現出了不適用性，難以滿足大量數據管理的需求，人員工作強度比較高。而通過信息化建設、構建信息化管理模式，企業可以更好地對數據進行創建、修改、存儲、共享和分析，這不僅節省了人力和物力，也提高了工作的準確性和有效性。

2.提高員工整體素質。企業行政管理信息化的核心過程是計算機信息技術的應用。在這方面，人的作用不言而喻，系統的開發和操作都離不開專業人才的支持。因此，為了提高行政管理的有效性，企業需要將制度作為手段來對員工的行為進行約束，同時要通過專業化培訓的方式來幫助員工了解行業發展動態，掌握先進的技術手段并將其運用到內部管理工作當中來，提高工作水平。為了完成信息化建設的目標，員工會面臨更大的壓力，他們將更加努力地學習專業操作技術，致力于掌握先進的行業技術。在對系統進行操作的時候也將按照制度和規范的要求。由此可見，信息化建設可以幫助員工更好地自我規范和自我約束，實現整體素質的提高。

3.增強對外交流，創造更多的商機。網絡環境的建立為企業與外部的交流提供了更多的機會，也使企業可以在對外交流的同時不斷改善自身的形象，這有利于創造更多的商機。隨著信息技術的不斷進步，企業行政管理的信息化建設勢在必行，只有不斷增加對外交流，才能更好地與國際接軌，使各項管理工作更加順利和高效地開展下去。

4.提高企業的經濟效益。信息化建設雖然在前期需要進行一定的投入，但從長遠來看是有利于企業經濟效益提高的。在企業行政管理信息化的過程中，充足的資金投入是十分重要的，無論是對軟件和硬件進行購置還是對系統運行進行維護和管理，都需要一定的資金作為支持。行政管理信息系統建設所產生的效益體現在多個方面，不僅可以使企業更好地實施戰略，還有利于經濟效益的獲取。首先，信息化建設減少了人工的使用，這是因為在信息技術的支持下業務流程被精簡，很多繁瑣的工作直接由系統直接完成；其次，辦公過程實現了由紙質化到電子化的轉變，這使行政管理部門用于采購紙張和文具的費用得到了節省；再其次，在信息技術的支持下，行政管理工作的開展不需要依靠大量的設備，同時也使庫存得到壓縮，這也是減少投入、降低成本的重要體現。

二、企業行政管理信息化建設的發展趨勢

1.信息管理到知識管理。在知識經濟的時代背景下，行政管理也展現出了知識管理的特征，改變了傳統信息管理的模式。在過去，數據和信息

是行政管理的主要對象，相關人員主要是通過對數據進行分析和對信息進行整合的方式來開展各項管理工作的。在經過一段時間的發展之后，這種管理模式開始展現出不適用性，知識管理的重要性進一步凸顯。這一變化趨勢展現出了遞進的關系，背后離不開信息技術的快速發展。

2.深化集中管理。為了實現資源和人力的節約，集中管理也是企業行政管理信息化建設的重要方向。在現代化信息技術快速發展的背景下，越來越多的企業開始在行政管理工作中融入信息技術手段。還有一些企業會根據自身的需要構建自動化管理系統和自動化管理平臺，以此來對管理方法和管理模式進行創新。在信息化建設的背景下，先進管理理念得以落實，這不僅促進了管理效果的優化，還使管理活動展現出了人性化的特征，體現出了以員工為本的思想和理念。

3.使用計算機存儲管理數據。計算機技術也為企業行政管理工作的開展提供了重要的手段，尤其是在管理數據存儲方面展現出了明顯的優勢。在行政管理工作中會產生多樣化的行政數據和管理數據，這些數據會被自動化地存儲到計算機系統中，管理人員在進行決策的時候可以將其作為參考，做到隨時調用。將管理數據存儲到計算機中并在對這些數據進行分析和整合的基礎上完成行政管理工作，不僅可以提高決策的有效性，還可以為辦公效率的提高創造條件。

4.信息化管理層次進一步精簡。在經營與發展的過程中，很多企業都形成了比較復雜的結構和組織。隨著生產規模的擴大和生產模式的改變，企業內部的管理難度也將進一步增加。在信息化建設的過程中，管理層次的精簡化成為了重要的趨勢，這有利于管理目標的實現，也可以促進管理資源的高效利用。在企業結構改進和優化之后，企業內部各層級的人員都可以借助于信息化系統來完成各項工作、做到信息共享和實時溝通，這使企業有了更強的風險抵御能力，可以更好地實現戰略目標。在未來，企業在信息化建設的過程中，行政管理的層次還將進一步精簡，人員結構和內部組織也將進一步優化。

三、企業行政管理信息化建設的策略

1.提高對管理信息化的重視。企業領導要重視行政管理信息化建設，主動了解學習和掌握信息化知識，做到統領全局。只有領導重視，才能堅定信心，進而通過管理和控制等手段進行利益和權利的再分配。企業行政管理信息化是企業管理改革的必經之路，也是一項長期而復雜的工作，涉及企業諸多方面，要在企業內部形成良好的氛圍，從上而下提高重視度，使全體成員集中力量來提高信息化建設的水平。

2.建立適應企業行政管理信息化的模型。基于傳統的分工原則，企業行政管理流程會被分割，形成不同的環節，這些環節的關注點不同，指向的是單項任務而非整個系統。在開展行政管理工作的時候很容易將關注點放在單一的流程上，難以實現全局最優的效果。很多企業會使用計算機對原手工管理系統進行模擬，但實際上這會對系統建設帶來很多新的問題。在信息化建設的過程中，為了改變現狀，就要對行政管理流程重新設計，結合實際需要對流程進行重組，關注事物自然發展的過程，以此來尋求有效的管理方法。企業行政管理信息化模型的構建離不開內部的相互配合。一方面要對內部所有的人員進行有效組織和合理分配，另一方面還要充分應用現代化的技術手段，從觀念、流程以及組織等層面出發進行重組，以此來對企業文化進行完善、對管理流程進行創新，實現企業組織由扁平化到金字塔型的轉變。

3.配備企業行政管理軟件。企業行政管理信息化建設離不開信息化網絡建設，這可以建立四通八達的信息傳送載體。企業要利用這一載體對行政信息資源進行總體規劃，進而建設行政管理信息化系統。企業可以根據實際情況選擇自行開發或聯合開發，還要做好信息資源的標準化建設，建立信息化管理體制，如建立數據錄入制度、數據備份制度、數據更新制度以及員工培訓制度等。

4.實現信息化在行政管理的多場景應用。在信息化建設的過程中，企業要結合行政管理的工作內容，根據不同的應用場景來拓寬信息化的應用范圍。①文件管理應用。很長時間以來，企業使用的都是紙質文件管理模式。這種管理模式需要大量的人工，同時也展現出了很多的缺點。紙質文件管理便捷性偏低，很容易出現丟失、損壞等狀況，信息查找及內容追溯時難度較大，需投入的管理費用也較多。因此，需要對文件的管理模式進行優化，企業需搭建起完善化、高效化的信息化文件管理體系。企業需要綜合使用信息處理技術與信息化設備取代之前的人工化管理，如通過內部郵件系統、辦公自動化系統進行業務操作，這也能很好地節約各類成本。在這種管理模式下，即使管理人員處于不同的時空，也可以在登錄平臺之后進行協同管理，這可以優化企業辦公質量、提高企業行政管理水平。

②印章管理應用。印章管理在行政管理中屬于十分重要的內容。企業的印章需要由專人管理，在使用印章之前需要逐級審批簽字，保證印章的規范使用。很多企業在印章管理的過程中存在很多問題，例如用章時間、文件內容、審批人、經辦人模糊不清，防偽標志不明顯。這無法保證數據信息的正確性。因此，在行政管理信息化的背景下，企業應實施電子印章，給管理人員提供便利，也提高管理的效果。企業可以通過身份認證方式提高操作人員與崗位之間的匹配程度，在確保人員可控的基礎上降低風險。電子印章的使用減少了紙質簽字及蓋章等步驟，這有利于對企業資源進行優化利用，并進一步優化了工作流程，減少了管理成本的支出。

③檔案管理應用。當前，企業在開展檔案工作的過程中信息化管理水平比較低，信息化技術的應用進程也相對緩慢。檔案管理信息系統的使用能夠最大程度地提高辦公檔案信息資源的使用效率。借助信息化方式，檔案載體發生了改變，檔案形式從紙質版轉變至電子版。電子檔案的存儲方式是多樣化的，例如光盤、磁盤都是常用的存儲方式。在紙質版至電子版的發展過程中，檔案的種類開始增多，檔案信息的時間跨度也進一步擴大，這對檔案管理工作提出了更高的要求。所以，對于管理人員來說，要正確認識檔案管理信息系統、合理使用信息系統，這能提升工作效率，讓各項工作的開展變得更加便捷化。

④宣傳方面應用。企業行政管理信息化變革是一項艱巨復雜的系統化工程，需要一批高素質、復合型的信息化人才作為支持。當前，各類企業對信息化認識不夠，行政管理信息化宣傳不到位，這是信息化建設過程中的重要問題。在未來，企業要大力開展信息化基礎知識的普及宣傳工作。同時，要在信息化技術方面進行人才培訓。企業可以通過建立試點部門的方式來提高培訓的專業化，選定一些院校和社會培訓機構，與之構建合作關系，以此作為信息技術專業人才培訓的場地，為培訓活動的開展提供專業的資源。企業還可以依托于現有的圖書資料成立信息管理中心，鼓勵更多的員工主動學習信息化知識，為信息化建設提供人才支持。

四、結語

在知識經濟和網絡經濟的時代背景下，企業要在激烈的競爭中占據一席之地，就必須加強管理信息化建設，這能夠簡化企業行政管理工作，不僅可以簡化信息處理步驟，還能為信息查找提供便利。同時，在信息化管理的支持下，企業內部部門間交流變得越來越頻繁，信息傳達速度進一步加快。只有不斷推進行政管理部門的信息化建設，企業的發展才能擁有源源不斷的動力，在提高行政辦公效率的基礎上提高整體工作效率。

（作者單位：甘肅旭康材料科技有限公司）