新醫(yī)改視角下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新及實(shí)踐應(yīng)用

李曉君

【摘要】在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新成為確保醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)療信息化建設(shè)的重要保障。然而，需要正視的是，一些醫(yī)院在檔案管理工作中仍存在著不規(guī)范、低效、信息化水平不高等問題。因此，本文的研究目的是通過實(shí)踐與探索，闡述新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的重要性，系統(tǒng)地研究新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理中的問題，并提出創(chuàng)新措施，期望為醫(yī)院檔案管理工作提供指導(dǎo)和參考，推動醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)。

【關(guān)鍵詞】新醫(yī)改 醫(yī)院 檔案管理 創(chuàng)新

前言

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)院檔案管理就顯得尤為重要。檔案管理是醫(yī)院管理重要組成部分，醫(yī)院檔案不僅記錄了醫(yī)院的各項工作和醫(yī)學(xué)研究的各項成果，而且是醫(yī)院管理和醫(yī)療服務(wù)水平的重要反映。但是，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在許多問題，不能適應(yīng)新醫(yī)改的需求。因此，有必要探討如何改進(jìn)醫(yī)院檔案管理，以適應(yīng)新醫(yī)改的要求，提高醫(yī)院的綜合競爭力。

一、醫(yī)院檔案管理工作概述

醫(yī)院檔案是一份記錄著醫(yī)院各種事務(wù)的重要文件，它可以通過電子數(shù)據(jù)、書面文檔和圖片等方式保存下來，是一份醫(yī)院發(fā)展歷史的重要記錄。當(dāng)然，它還記錄了病人的整個治療過程，是一份非常重要的參考資料[1]。所以，醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)具備較高的職業(yè)素質(zhì)，以保證檔案的安全，防止機(jī)密文件的外流。除了這些重要的數(shù)據(jù)之外，像醫(yī)院的用電量一樣，醫(yī)院的環(huán)境、綠化衛(wèi)生、用水量、設(shè)備進(jìn)出口以及維修情況等，也都被記錄在了醫(yī)院的檔案之中。因此，醫(yī)院的檔案管理具有十分重要的意義，且需要對其進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，才能讓醫(yī)院更健康更科學(xué)地發(fā)展，讓醫(yī)療水平的進(jìn)步得到全方位提升。

二、新醫(yī)改視角醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新意義

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理的重要性日益凸顯。新醫(yī)改政策的實(shí)施旨在優(yōu)化醫(yī)療資源配置、提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和保障患者權(quán)益，而醫(yī)院檔案作為醫(yī)療信息化的重要組成部分，是保障醫(yī)院工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。

首先，醫(yī)院檔案是醫(yī)療服務(wù)的核心依據(jù)。醫(yī)院檔案中保存了患者的診療信息、用藥記錄、手術(shù)報告等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，能夠為醫(yī)療團(tuán)隊提供重要參考依據(jù)，確保醫(yī)療決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。規(guī)范化的檔案管理，有助于提高醫(yī)院對患者病情和治療效果的評估能力，防范醫(yī)療糾紛的風(fēng)險，保障醫(yī)療質(zhì)量和安全。

其次，醫(yī)院檔案是醫(yī)療信息化建設(shè)的基石。隨著新醫(yī)改政策的推進(jìn)，醫(yī)院信息化建設(shè)正迎來重要機(jī)遇。規(guī)范化的檔案管理，能夠提高醫(yī)院信息流程的效率并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，促進(jìn)多部門、多系統(tǒng)之間的信息共享與交互，提升醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量和協(xié)同效應(yīng)。

最后，醫(yī)院檔案管理是患者隱私保護(hù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。嚴(yán)格遵循規(guī)范化的檔案管理流程和操作規(guī)定，可以保護(hù)患者信息的隱私性和安全性，防止泄露和濫用個人隱私信息。

三、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院檔案管理理念有待提升

醫(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)型組織，其工作更加側(cè)重醫(yī)療服務(wù)與科研工作，在一定程度上缺乏檔案管理理念，導(dǎo)致檔案管理問題頻發(fā)。醫(yī)院檔案包含行政、人事、科研等多種類型，此類檔案管理均與醫(yī)院發(fā)展具有密切關(guān)系。因此，在檔案管理理念不足的情況下，以上各類檔案易發(fā)生丟失、破損等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案使用價值降低，嚴(yán)重影響檔案管理價值[2]。信息化檔案管理模式下，醫(yī)院檔案存在管理效能低、檔案管理內(nèi)容混亂等不良現(xiàn)象，因此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理體系，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理意識，落實(shí)各項檔案轉(zhuǎn)型工作細(xì)節(jié)。

（二）檔案管理制度有待完善

在缺乏檔案管理制度的情況下，部分檔案管理工作難以落實(shí)。同時，檔案管理制度不完善，檔案管理中需要其他部門的工作配合，但在缺乏檔案管理制度支撐的情況下，檔案管理部門無法要求其他部門配合工作，這也就使得檔案管理工作的推進(jìn)與落實(shí)存在困難，繼而容易產(chǎn)生檔案管理模式問題、檔案調(diào)取問題。對此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理，為其提供必要的管理支持，以確保各項檔案管理細(xì)節(jié)的落實(shí)。

（三）檔案管理人員素養(yǎng)有待提高

檔案管理人員的素養(yǎng)決定著檔案管理水平。檔案管理本來就有專業(yè)、體系等特點(diǎn)，在檔案管理隊伍不專業(yè)時，檔案問題難以規(guī)避。新醫(yī)改政策強(qiáng)化檔案管理價值，為順應(yīng)政策落實(shí)，醫(yī)院要構(gòu)建高素養(yǎng)的檔案管理隊伍。但在實(shí)際的工作過程中，部分醫(yī)院人才引進(jìn)、招聘質(zhì)量不高，無法吸引專業(yè)檔案管理人才。同時醫(yī)院忽視檔案管理體系，導(dǎo)致人才培養(yǎng)專項建設(shè)不足，檔案管理質(zhì)量問題頻發(fā)。

（四）檔案管理手段落后

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理已經(jīng)成為檔案管理的重要趨勢。但是，目前仍有許多醫(yī)院在檔案管理上采用傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)方式，不僅效率低下，而且容易易發(fā)生人為錯誤，使保存和管理難度增大。另外，醫(yī)院的檔案檢索采用手工方式，檔案管理員需要逐個查找檔案，不僅耗時費(fèi)力，而且容易出錯。一些紙質(zhì)檔案在長時間保存過程中出現(xiàn)了發(fā)黃、變脆、蟲蛀等問題，導(dǎo)致檔案信息不清晰或者遺失，缺乏現(xiàn)代化的管理技術(shù)和設(shè)備。

四、新醫(yī)改視角下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新及實(shí)踐應(yīng)用

（一）提升檔案管理意識

在新醫(yī)改背景下，要不斷增強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理意識，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。第一，加強(qiáng)病歷管理。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案對醫(yī)院發(fā)展的重要意義，加大對醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)注，構(gòu)建和完善醫(yī)院檔案管理體系，加大經(jīng)費(fèi)投入，積極引進(jìn)相關(guān)人才和技術(shù)，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量[3]。第二，成立檔案工作專責(zé)部門。在新醫(yī)改的大背景下，醫(yī)院應(yīng)建立起一套完善的病歷信息系統(tǒng)，采用科學(xué)、高效的方法，對病歷信息進(jìn)行統(tǒng)一采集和整理。此外，還需要建立和規(guī)范檔案管理制度，明確歸檔范圍和負(fù)責(zé)人制度，實(shí)行檔案管理人負(fù)責(zé)制，做好檔案管理基本工作。第三，醫(yī)院應(yīng)該加大對檔案管理工作的宣傳力度，在醫(yī)院內(nèi)大力宣傳檔案管理知識以及管理方式和方法，這樣既可以提高整個醫(yī)院的工作人員對檔案管理的認(rèn)識，又可以使全員更好地參與到檔案的收集和歸檔等管理工作中來。

（二）健全檔案管理機(jī)制

健全完善的檔案管理機(jī)制對提升醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性具有重要價值。為了更加有效地提升醫(yī)院檔案管理成效以及管理專業(yè)程度，相關(guān)管理人員應(yīng)從三個方面對制度體系進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)。

第一，檔案管理人員應(yīng)針對醫(yī)院檔案歸檔原則進(jìn)行重新分析和梳理。一般來說，需要進(jìn)入檔案管理流程當(dāng)中的信息內(nèi)容需要具備完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的特點(diǎn)，必須能夠反映出醫(yī)院業(yè)務(wù)內(nèi)容以及發(fā)展過程當(dāng)中的某一節(jié)點(diǎn)，并且與其他信息資料之間形成有機(jī)聯(lián)動，這樣才能形成內(nèi)容較為完備，功能較為多元，管理較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)尼t(yī)院檔案體系，使醫(yī)院的發(fā)展決策得到更加詳細(xì)可靠的指導(dǎo)和依據(jù)。

第二，管理人員應(yīng)當(dāng)針對檔案立卷以及歸檔流程進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)。一般來說，納入檔案管理體系中的信息內(nèi)容，可基于微觀與宏觀兩方面角度進(jìn)行分析和研究[4]。其中，微觀角度指的是醫(yī)院內(nèi)部各科室在日常業(yè)務(wù)開展過程當(dāng)中所形成的，與文書檔案管理規(guī)范相符合的相關(guān)文件材料內(nèi)容，需要由各科室自行進(jìn)行收集與歸納，而宏觀角度指的是全院內(nèi)部的收發(fā)文內(nèi)容，通常需要由專職檔案管理人員進(jìn)行收集、整合與歸檔。

第三，管理人員還應(yīng)當(dāng)做好檔案內(nèi)容的整理與管控工作，基于某一主題進(jìn)行發(fā)散的相關(guān)專題式文件資料來說，管理者應(yīng)當(dāng)按照主題內(nèi)容、主題進(jìn)展階段、主題研究管理結(jié)構(gòu)等指標(biāo)進(jìn)行資料的分類和歸納。針對檔案卷內(nèi)內(nèi)容，管理人員應(yīng)當(dāng)做好頁號與件號的編寫，并按照檔案管理要求加蓋管理圖章，明確歸檔資料的情況說明、成文時間、責(zé)任者以及案卷題名等關(guān)鍵性內(nèi)容，從而為后續(xù)的檔案索引、查詢與整理提供有效幫助。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

因為許多醫(yī)院的檔案管理者都是從其他崗位轉(zhuǎn)過來的，他們對檔案的整理和歸類工作并不了解，造成了他們的管理水平參差不齊。同時，由于醫(yī)院的檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，對檔案管理人員的素質(zhì)要求較高，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理員的專業(yè)培訓(xùn)，提高其檔案管理能力。其次，要建立一套合理的獎懲體系，對表現(xiàn)突出的員工，要及時給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的員工，要適當(dāng)?shù)亟o予處罰，以此來激發(fā)檔案員的學(xué)習(xí)熱情，不斷提升自己的職業(yè)素質(zhì)。

（四）強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)

新醫(yī)改背景下檔案管理信息化趨勢明顯，此類檔案管理模式以信息化技術(shù)為依托，同時要建立信息化檔案管理平臺、完善檔案管理數(shù)字化存儲環(huán)境。此類檔案管理模式變革需要醫(yī)院持續(xù)增加成本投入，以確保檔案管理軟硬件配置水平的提升。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理信息化建設(shè)，從資金投入、技術(shù)支持等方面為平臺建設(shè)提供支撐。檔案管理在一定程度上與醫(yī)院發(fā)展具有相關(guān)性，這也要求醫(yī)院重視檔案管理工作，并順應(yīng)時代發(fā)展改善檔案管理體系，適當(dāng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)、5G技術(shù)與醫(yī)院檔案管理進(jìn)行融合，不斷提升醫(yī)院檔案管理水平。

通過對檔案資料的搜集，檔案工作人員能夠及時、準(zhǔn)確地對醫(yī)學(xué)、科學(xué)研究等方面的信息，并迅速整理歸檔，為醫(yī)院的管理決策提供了真實(shí)、可靠的依據(jù)。病案管理部門在實(shí)施信息化規(guī)范化模式的同時，也能實(shí)現(xiàn)病案信息資源的共享，從而提高病案的效率。此外，還要運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)據(jù)化、檔案信息系統(tǒng)化、檔案管理規(guī)范化，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的科學(xué)化、規(guī)范化。

結(jié)語

綜上所述，在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理需要不斷改進(jìn)和提升，在公益性原則、信息化建設(shè)、內(nèi)部管理和人才培養(yǎng)等方面持續(xù)優(yōu)化，為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)、科研、教學(xué)等提供有力支撐。在未來的發(fā)展中，醫(yī)院檔案管理需要更加注重信息化、智能化、專業(yè)化的建設(shè)，加強(qiáng)與醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理、科研教學(xué)等各方面的深度融合，不斷提升醫(yī)院整體服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

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