使用VBA技術開發企業融資臺賬系統
——以CT集團公司為例

毛 雄

長江產業投資集團有限公司,湖北 武漢 430077

0 引言

隨著我國經濟發展目標從高速增長轉向高質量增長,越來越多的企業將數字化轉型作為提升企業核心優勢和應對激烈市場競爭的重要手段嵌入到企業發展戰略中。在企業數字化轉型的眾多領域中,融資管理因關系到企業的血液——資金,其數字化應用水平直接決定和反映了企業的發展質量。對于管理層級多、業務多元、地域分布廣的集團公司而言,融資管理數字化轉型更是重要。

目前已實行融資管理數字化的企業,其融資管理軟件大多有2個來源:一是購買軟件公司開發的標準化產品,這類軟件大多由財務類軟件公司開發,基本能夠滿足企業常規的標準化業務管理需要,但是個性化功能較少,不能滿足企業的特定管理需求;另外一個來源是銀行等金融機構與軟件公司合作開發的軟件,這類軟件偏重金融機構端的業務邏輯,與企業的管理需求存在較大的偏差。這2類軟件,都存在一些重大缺陷,那就是軟件功能與企業實際需求存在較大差異,主要是業務單據填寫不夠人性化、數據標準不統一、軟件功能固化未能與時俱進,造成了與實際管理需求脫節、功能較單一、軟件運維門檻高等問題,由此導致融資管理軟件在企業信息化建設的眾多系統中逐漸被邊緣化,變成了雞肋系統。

企業迫切需要一款貼合企業實際業務邏輯、使用方便靈活、數據標準統一、功能與時俱進、運維門檻低的融資管理軟件。筆者以CT集團公司融資業務實際運行情況為背景,設計和研究了一款融資臺賬系統,較好地滿足了上述需求,對其他企業融資軟件的開發也具有借鑒意義。

1 融資臺賬的業務流程及開發需求

開發應用軟件,首先要做的就是與用戶進行業務溝通和需求溝通,充分了解用戶的業務邏輯和開發需求。筆者經過與相關業務人員溝通,查看歷史業務資料、規章制度和業務操作流程表單,結合自身對集團融資業務的了解,發現CT集團公司的融資業務流程和開發需求主要有以下方面。

1.1 獲取融資授信

此環節的業務主要是根據與銀行簽訂的授信協議,錄入授信相關數據。需要校驗的數據如下:授信合同編號的唯一性;授信起止日期的先后順序,即起始日期應早于終止日期;授信額度、已用授信額度與未用額度的勾稽關系,即“未用額度=授信額度-已用額度”。

1.2 簽訂貸款合同

此環節的業務主要是根據與銀行簽訂的貸款合同,錄入貸款合同相關數據。需要校驗的數據如下:融資合同編號的唯一性;因為集團內絕大多數企業不具備直接融資的資格,所以為避免錯選,融資方式需要默認為間接融資;合同金額應當設定為數值類型,即只能輸入數值,而不能輸入其他類型的數據。

1.3 簽訂擔保合同

此環節的業務主要是對需要提供擔保的融資簽訂擔保合同,錄入擔保合同相關數據。需要校驗的數據如下:擔保合同編號的唯一性,因為存在為一筆融資合同簽訂多項擔保合同的情況,所以可能存在一筆融資合同對應多個擔保合同的情況,因為擔保合同與融資合同的關聯性,所以擔保權人應為融資合同中的金融機構之一;擔保合同簽訂時間與擔保起止時間的勾稽關系,即擔保合同簽訂時間一般應早于擔保合同的起始時間;擔保合同金額不應高于融資合同金額。

1.4 提取貸款

此環節的主要業務是根據貸款合同約定的提款方式向金融機構提取貸款,錄入提款相關數據。需要校驗的數據如下:根據與銀行簽訂貸款合同的約定,對于多次提取的貸款,需要按提取的批次進行區分錄入;如果貸款合同中約定了利率,同時又約定在滿足某些條件時,企業提款時的利率可按照提款時的市場行情確定,此時提款利率可能與貸款合同約定的利率不同,需要在數據錄入面板提示合同約定利率,同時在臺賬上對本次提款的利率進行批注和標色以示提醒。

1.5 還本付息

此環節的主要業務是根據貸款合同約定的還本付息方式,按時還本付息,錄入還本付息相關數據。

2 開發語言及環境簡介

筆者開發的融資臺賬管理系統,是基于Excel軟件內置的VBA(visual basicfor application)語言。Excel誕生于1985年,作為微軟公司歷史上最成功的商業辦公軟件Office套件中的核心成員之一,Excel已被全世界各行各業的用戶廣泛使用,是目前全球最流行的電子表格軟件之一,其內置的VBA目前的版本是7.1,成熟穩定,其語法完備、功能強大、擴展性強,極大地增強了Office軟件的二次開發能力[1]。得益于Office軟件的極高普及率,使用VBA開發的應用程序完全不用擔心其運行環境,安裝了Office軟件的電腦即可運行VBA程序。

3 融資臺賬系統的開發邏輯及實現方式

開發邏輯主要是業務的信息化需求如何在滿足業務邏輯的前提下,在開發層面實現。筆者開發的這套融資臺賬系統主要的開發邏輯及對應的實現方式主要有以下方面。

3.1 保持數據口徑的一致

數據口徑的一致,主要體現在2個方面:一是單個企業用戶在系統填報時,不同表格之間對同一個數據的填報保持一致;二是相同的業務類型,不同的企業用戶填報時應當保持一致。

在開發層面實現以上需求,主要采取以下方式。一是對單個企業用戶,通過鎖定表格,讓用戶僅能通過面板錄入數據,避免隨意錄入數據,在面板錄入數據時,對不同表格之間同一內容的數據,在前面填報后,后續相關業務再次填報時以下拉選項的方式進行選擇填報[2]。例如,在授信業務面板中輸入了授信協議編號,那么在貸款合同中錄入授信協議編號時,將僅能通過下拉菜單選擇之前已經填報過的協議編號,避免再次手工輸入可能產生的前后不一致,同時也提高了錄入效率。二是對不同企業用戶填報相同的業務內容時,通過預置下拉菜單,讓用戶選擇填報。例如,在融資提款錄入面板中,通過預置下拉選項,設置了“1年 (含) 以內”“1～3年(含)”“3～5年(含)”“5年以上”等選項,用戶在填報融資期限時,僅能在以上選項中進行選擇。

3.2 合同編號等數據唯一性的校驗

合同編號這類數據,相當于是數據庫中記錄的主鍵值,是檢索記錄的依據,應當保持唯一性[3]。系統對合同編號的填寫沒有特殊的格式要求,但是系統會在用戶輸入合同編號后自動與之前已經輸入的合同編號進行查復校驗,如果重復將拒絕錄入。對符合要求的合同編號,系統會自動加上公司簡稱,以避免在匯總所有企業的數據時出現A公司合同編號與B公司合同編號重復的情況。

3.3 業務前后流程中各項數據之間邏輯關系的校驗

同一個業務流程中的數據,或者前后流程的數據,存在一定的邏輯關系,如授信起始日和終止日,必定是起始日早于終止日;同一個貸款合同分次提款后還款時,必定是先貸先還,錄入的后次還款日期不能早于前次還款日期,并且還款的總金額不能超過貸款合同未還本金額。這些數據的邏輯正確性,直接關系到融資業務的日常管理,必須進行強邏輯校驗以保證數據的合理性。

3.4 數據填報過程中的關聯數據提示

融資臺賬系統涉及到授信、擔保、簽訂貸款合同、提款及還本付息等諸多環節,各環節間存在強邏輯關系,后續環節填報數據時,如能提示前面環節的數據或者提示邏輯校驗結果,將對錄入數據的便捷性和數據的準確性極為有利。例如在錄入提款或還款數據時,提示前期提款或還款數據將有助于了解該貸款合同往期執行情況;當插入記錄時,提示插入記錄的情況;當提款數據與貸款合同簽訂的利率不一致時,將利率用紅色標識以提醒利率的不同[2];當刪除記錄時,提示應先按照業務流程發生順序從后往前依次刪除關聯數據,以關系型數據庫的模式保證數據的完整性和有效性[4]。

3.5 根據錄入數據自動生成債務統計報表

在融資各業務流程的數據錄入以后,可以一鍵生成截止到當期末的債務統計數據,包括授信協議簽訂情況、融資合同簽訂情況、提款及還本付息情況、未還本金及距離目前時點的時長。這些數據,系統自動加上了超級鏈接,可鏈接到相應的表格查看具體業務情況。同時,還本付息數據中可以預警是否有逾期未償還的貸款、未來到期的債務及距到期時長。

3.6 根據業務數據自動統計融資業務情況

隨著業務的開展,系統中積累了一定的業務數據。以這些業務數據為基礎,根據用戶選擇的起止日期,系統將自動統計該時間段內的融資業務開展情況,如授信合同、貸款合同及擔保合同的簽訂份數、提款筆數及提款金額、還本付息筆數及金額、該期間內的加權占用資金數額及綜合平均貸款利率等,這些數據將對企業進行融資決策起到重要作用。

4 系統界面美化

作為一套業務信息系統,除了便捷、實用的功能,系統的界面布局和美化也至關重要。設計精美、布局合理的界面,不僅體現了軟件的專業性,而且也讓用戶在使用過程中操作方便,賞心悅目。前面介紹了融資的業務流程和需求開發邏輯,在使用VBA代碼實現這些功能之后,就需要站在用戶的角度,考慮如何讓用戶了解系統的功能及如何便捷地操作系統。

從Office 2007版開始,微軟對Office軟件進行了革命性的變革:引入了Ribbon功能區的概念,即將一系列相互關聯的功能組合在一起,放在一個選項卡內,如在Excel中常見的“開始”“插入”“公式”“視圖”等軟件預置的選項卡[2]。使用VBA結合XML技術,可以訂制自己的個性化選項卡[5]。筆者開發的這套融資臺賬系統,首先隱藏了Excel內置的常規選項卡;其次是將公司基礎信息、統計信息、各個表單的填寫按鈕、修改按鈕、刪除按鈕都布局在一個自定義選項卡內,并且設置了相應的按鈕圖標和文字;最后,增加了啟動按鈕來顯示填表幫助及注意事項。

5 融資臺賬系統開發和應用情況

筆者于2018年完成了第1版的開發,后經持續更新,2023年底已經是第4版。從第1版問世以來,全集團有融資業務的企業均在使用該融資臺賬,企業用戶數從最開始的50余家,已增加到目前的近100家。使用數年來,在子公司層面,用戶普遍反映使用該系統顯著提高了工作效率,特別是一些融資業務較多的企業,原本需要1 d才能填報完成的數據,現在僅需要30 min即可完成,并且降低了錯誤率,對提高企業融資業務管理水平起到了基礎性作用。

正是因為功能的便捷性,用戶對該軟件逐漸形成了良性的依賴;在集團層面,有效規范了各項數據的填報口徑,提高了數據的準確性,便于集團在整體層面對集團融資情況進行多維度的統計分析,如實時統計存量債務、統計授信額度、統計擔保物權和擔保債務、還本付息提前預警、計算綜合融資成本,為集團融資決策和債務風險管控提供數據支撐。

該系統使用多年來,給用戶填報數據、子公司和集團進行融資業務管理帶來了方便,但也存在著諸多不足,主要體現在以下方面。該系統是單機系統,尚無法實現多人同時使用和聯網使用,該臺賬系統目前只能單機單人操作,不利于提高填報效率和使用效率;該系統將數據直接存放在表格內,對數據的保護機制不夠完善,雖然系統使用了表格自動鎖定功能,但是Excel的表格保護功能較為脆弱,只需要簡單的幾步即可破解該保護[2],數據被篡改或者被泄露的風險加大;系統版本更新不夠便捷,因為該系統是單機系統,尚未聯網,導致每次版本更新,需要由集團本部集中使用另外的工具將歷史數據導入新版本中,再將更新后的文件發給用戶使用。

6 結束語

近年來,隨著從中央到地方各級企業數字化轉型步伐的加快,筆者所在的集團公司的信息化建設也正如火如荼進行,雖然各大軟件商在不斷開發出更加貼近用戶需求的管理軟件,但只要企業的管理需求在變化、業務在變化,軟件商開發的軟件,無論是通用軟件,還是定制軟件,就永遠存在滯后于用戶需求的情況。

未來,這套融資臺賬系統將繼續優化,重點完善以下功能:一是借助云服務實現聯網遠程應用,將用戶數據放在云端的數據庫中,用戶將Excel作為系統前端操作界面,通過在線更新Ribbon選項卡獲取最新功能;二是增加用戶身份確認機制,通過子公司向集團申請賬號和權限,實現安全登錄,保障數據安全;三是通過用戶角色劃分不同用戶權限,增加數據錄入、審核、提交和修改等審批流程,進一步提高數據的準確性[4]。