大數據背景下檔案管理工作策略分析

一、引言

近年來，信息技術發展迅猛，大數據時代悄然而至，隨之而來的是海量電子文件的不斷生成與繁復數據的不斷積累。促進檔案資源的數字化轉型，提高檔案管理的智能化、信息化水平，已然成為檔案管理的重要任務。大數據背景下，檔案管理工作在獲得諸多便利、迎來新發展機遇之余，無疑也面臨更多的問題與挑戰，復雜化、多元化趨勢愈發明顯。檔案部門唯有直面挑戰，才能不斷取得新突破、獲得新發展。基于此，本文主要就大數據背景下檔案管理工作的相關要點展開分析，以期為檔案管理質量與效率的提升建言獻策。

二、大數據背景下檔案管理工作面臨的挑戰

（一）數據類型與數量的不斷增加

大數據時代，檔案管理工作面臨海量、煩瑣、多元的數據處理，數據類型與數量的不斷增加使存儲、檢索、備份等基本的檔案管理事務皆面臨諸多困難。在數據類型方面，來自不同渠道、多方來源的結構化、非結構化數據，諸如文本、圖像、音頻、視頻等，皆須妥善加以處理。考慮到這些數據之間本身存在顯著差異，在實際管理工作中須基于數據類型的特征采取最適宜的存儲與維護方案，這便大大增加了檔案管理工作的煩瑣性與復雜性。在數據數量方面，大數據技術普及之后，檔案管理的數據量不斷擴充，這些海量龐雜的數據必須以有效手段及時組織好、存儲好、索引好，方能不影響后續檢索與應用。同時，數據的質量高低與準確性也愈發受到關注，其中可能隱含錯誤、重復、損壞的數據記錄，影響到檔案管理的質量與效率，必須強化對數據的質量控制與管理。

（二）數據安全與隱私保護難度大

大數據背景下，數據安全與隱私問題日益成為各行各業關注的焦點，檔案管理也面臨來自多方面的數據安全與隱私保護的挑戰。一方面，檔案管理系統容易受到計算機病毒、網絡黑客等不同網絡安全風險的威脅，引發系統崩潰、數據損壞、信息泄露等問題。[1]與此同時，檔案管理系統還容易受到硬件損壞、系統故障、自然災害等因素的影響，致使相應數據永久丟失或破壞，須設置完善的備份與恢復機制。另一方面，檔案中通常涉及用戶隱私、專有技術等重要的機密信息，檔案知識產權保護同樣是數據安全與隱私保護工作的重點。應加強建設者的知識產權保護意識，避免未獲得授權的訪問與使用行為。檔案中還會收錄一些敏感信息，諸如個人身份信息、財務數據資料等，應通過有效措施來保證檔案的完整性與機密性，盡可能地防范檔案信息的泄露或篡改問題。

（三）基礎設施與人員配備不足

大數據背景下的檔案管理需要以各種前沿技術工具與手段為支撐，方能妥善做好數據的挖掘、處理與分析工作。但是，一旦檔案部門基礎設施不完善，欠缺適應大數據環境的技術工具與應用新技術的能力，比如出現存儲容量有限、計算資源缺乏、網絡寬帶不足等，很容易導致數據處理速度緩慢、系統反應不及時等一系列問題。這同樣對檔案管理人員提出了更高要求，除了要求他們具備扎實的傳統檔案管理技能外，還要求他們熟練運用數字化技術。但是，就現階段而言，大部分檔案部門未能配備這些具有特定技能與專業背景的優質數字化檔案管理人才，且在人才培訓方面不夠重視，培訓機制的缺失，限制了員工的學習成長與職業發展，不利于他們提升自身的專業素養與綜合能力。檔案管理人員應持續研習新知識、掌握新技術。

三、大數據背景下檔案管理工作的優化對策

大數據時代，要求檔案管理人員在日常工作中立足本檔案部門的實際工作，探尋最佳解決對策，采取同大數據環境相適應的管理策略與技術手段，方能更好地應對檔案數據管理的復雜性。與此同時，檔案管理工作也要同數據的分析與利用緊密整合，以更高質量和效率的檔案數據管理為檔案部門提供更為堅實的數據支撐。

（一）多方面開展好檔案信息化管理工作

要想做好大數據時代的檔案管理工作，首先要完善相應基礎設施建設，配備好各種前沿硬件技術設備與網絡基礎設施，例如服務器、存儲設備、網絡設備、掃描儀等。如此，方能確保相應檔案資料有效且安全地存儲與傳輸。一方面，要加大對檔案信息化設備的資金供給力度，涉及硬件設備、軟件系統、數據庫等方面，使相應基礎設備建設與維護管理可以循序漸進。另一方面，在軟件與數據庫建設方面，可以推行外包模式，設計出同本檔案部門相適應的個性化軟件系統，確保其具備完善的功能，可以滿足檔案管理的信息化訴求。

其次，還須配備綜合性、針對性、長遠性的檔案信息化管理規劃與發展戰略，明確檔案管理的目標與方向，以此為相應基礎設施的建設與維護供以必要的指導。并加大監管力度，健全相應監管措施，這些措施應囊括數據安全管理、合規性要求等多項內容，盡可能地保證檔案信息化管理的安全性與規范性。

最后，面對海量多元的檔案數據，檔案部門還應繼續優化并更新數據管理方案，以適應日益復雜的數據類型多元化與數據數量海量化趨勢。比如，可以配備兼具靈活性與適應性的數據分類與整理規范，以更好地適應新型數據的處理要求，并提高數據組織與存儲的效率。具體而言，可以廣泛引入自動化數據處理技術（諸如智能文檔識別、自動標注技術等），此舉可大大提升數據處理的有效性與準確性，減輕人力負擔。同時，還要綜合運用大數據分析與挖掘技術，針對檔案數據加以深層次分析，探尋潛藏其中的數據利用價值，提高數據利用的有效性。在數據存儲方面，選用兼具擴展性與靈活性的存儲方案（諸如云存儲等），適應日益增長的數據量需求，同時縮減開支，降低管理成本。[2]

（二）多舉措落實好數據安全與隱私保護

當前形勢下，檔案管理工作面臨更為復雜的數據安全與隱私保護問題，檔案部門應全面考量技術、法律等要素，擬定完善的數據安全與隱私保護方案，方能保護好檔案數據。

首先，要制訂細致、可行的數據安全管理方案，涉及數據分類、信息加密、網絡安全以及存儲、備份、恢復等不同方面的細則，實現對檔案的全覆蓋與強管理。強化數據加密保護，對檔案當中的敏感內容與隱私信息須做好加密處理，提高檔案數據在傳輸與存儲期間的安全性，減少外泄的可能性。為保證檔案管理系統的安全性，還要推進定期性的安全審計與漏洞評估管理，及時發現潛藏的數據安全隱患并采取針對性的應對之策。

其次，要設置嚴謹規范、完善有序的訪問控制機制。大數據時代，信息傳輸高度發達，用戶所面臨的數據與隱私泄露以及違規訪問風險也愈發提升。在檔案管理中，應采取綜合措施，諸如訪問控制、身份驗證、權限管理、審計跟蹤等，盡可能地避免敏感數據的泄露以及違規訪問等問題。[3]繼續加大網絡安全防護力度，以多元技術手段，諸如設置好防火墻、配備好入侵監測系統、落實好網絡流量監控等，確保檔案管理系統不會受到網絡攻擊或者惡意程序的入侵。最后，檔案管理中難免涉及一些隱私等敏感信息，對此，管理人員必須謹記同隱私保護相關的法律法規，確保檔案管理工作同其要求相適應，落實針對性措施，盡可能地保障用戶的隱私權。同時，還要重視對員工的數據安全意識教育，依托數據安全教育活動，增強員工的數據安全與隱私保護意識，創設全員投身于檔案數據安全維護的良好氛圍。

（三）多角度加強檔案管理人才隊伍建設

專業技術人才的不足是制約檔案管理工作循序推進、高效運作的一大主因，對此，相關部門必須將檔案管理人才隊伍建設置于重要位置。大數據引領下，需要擁有嫻熟的數據分析、數據挖掘、信息管理等技術素養的綜合性優質技術人才，負責處理煩瑣、多元的檔案管理事務。而要想配備一支職責觀念強烈、技術素養扎實的優質檔案管理人才隊伍，就要求相關部門做好如下工作。

首先要健全崗位體系，摒棄以往“檔案管理等同于庫房管理”的固化觀念，基于檔案管理的具體需求、工作細節等對崗位體系加以優化，明確各個崗位的具體職責與要求。同時基于崗位需求分析，推進后續的人才招聘工作，引進更多具備檔案信息化管理能力與經驗的優質人才。在人才招聘過程中，還應形成國際化思維，特別是針對檔案管理中可能涉及的國際數據標準與合規性要求等問題，要求相應人員掌握針對性的知識技能與從業經驗。

其次要強化內部管理，制訂可行的內部人才培養規劃，緊抓對現有檔案管理人員的專業素養與管理技能培訓，盡可能地為其提供更多的教育與培訓機會。引導員工進行持續性學習，依托內部培訓、行業會議等途徑，為員工提供多元化的學習機會，確保他們可以習得檔案管理的新技術與新知識。

最后要緊抓團隊管理，設置暢通有效的溝通與反饋機制，鼓勵并引導檔案管理團隊成員踴躍提出問題，主動分享經驗，積極商討對策，以期提升整個團隊的管理效率與向心力。在平時的檔案管理工作中，團隊協作與專業分工是重中之重，因而，檔案部門還應制訂跨部門的協作機制，推進合理有效的專業分工。可以定期召開專門的團隊會議或者組織一些交流活動，推動員工之間的信息共享、經驗交流與團隊協作，形成融洽的團隊氛圍與良好的協作關系。[4]

（四）致力于“文檔一體化”管理

依托“文檔一體化”管理，檔案部門可以高效整合并應用各式各樣的數據信息，大大提高檔案管理的有效性，為檔案部門的決策制訂與運營管理提供有力的信息支撐。與此同時，還有助于全面彰顯大數據技術在檔案管理工作中的優勢，做到高質量的信息化檔案管理。

其一，應致力于數據標準與格式的統一性，確保檔案管理系統同一體化信息平臺在同一套數據標準與格式下運行。以此為不同模塊之間的資源共享與信息交互提供更多便利，促進檔案數據的一致性與集成性，如此同樣有助于檔案數據的后續歸檔與利用。

其二，對于檔案管理系統與一體化信息平臺的對接管理，必須強調集成性與互操作性，使不同模塊中的數據內容能夠無縫對接、方便共享。對此，必須綜合考慮系統間的交互形式，做好數據傳輸接口的優化設計，確保數據交換、信息共享的暢通性與便捷性。

其三，將電子文件管理的具體要求與相應細則納入辦公系統的功能設計中，致力于實現電子文件的全生命周期管理。將電子文件的創建、審核、歸檔、存儲、檢索、利用等相應環節逐一考慮在內，提高文檔管理的全面性與有效性。

其四，注重知識管理，將數字檔案館建設視為知識管理系統的重要一環，采取多元手段打造更全面細致的知識管理系統。比如，可以整合現行的信息反饋系統、新建數字檔案館等，以此為檔案部門的生產管理、協同設計等子系統提供豐富多元的數據信息支持。[5]

其五，在檔案信息的收集方面，配備定期性的信息收集機制，定期就近期的重要檔案信息加以收集、整理與歸檔，可以利用信息化工具，如電子表格、數據庫等。將檔案信息記錄并管理好，盡量保證信息的完整性與準確性，并配備完善的流程與操作規范，確保檔案信息可以及時建檔、歸檔。

四、結語

綜上所述，大數據時代的到來，在給檔案管理工作帶來諸多便利之余，也使其面臨大量新挑戰。隨著數據量的增加與復雜性的提升，相關部門必須投入更多的人力、物力、財力資源強化檔案管理。基于現階段面臨的諸多新挑戰，應從多角度入手強化檔案管理基礎設施建設，多措并舉落實好數據安全與隱私保護，緊抓檔案管理人才隊伍建設。

參考文獻：

[1]陳宇琴.大數據背景下檔案管理工作知識科普與質量提升[J].科技視界，2023（02）：83-86.

[2]董霏.大數據時代背景下創新企業檔案管理工作路徑分析[J].城建檔案，2021（12）：101-102.

[3]謝正良.大數據環境下檔案管理創新研究[J].參花，2024（07）：146-148.

[4]高媛，任雅欣.“互聯網+”時代背景下大數據對企業檔案管理工作的影響和思考[J].機電兵船檔案，2021（06）：51-53.

[5]劉碧璇.大數據背景下，企業檔案管理信息化建設路徑分析[J].蘭臺內外，2023（10）：13-15.

（作者簡介：鄶正正，女，本科，山東港口煙臺港集團有限公司，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）