檔案統計在檔案管理工作中的作用探究

摘 要：隨著信息化時代的到來，檔案管理的作用和效率受到越來越多的關注。文章概述了檔案統計的定義、功能及其在現代檔案管理中的作用，系統梳理了如何提高檔案統計工作水平的對策。并以某醫院為例，以實證形式分析了檔案統計實施后的效果，證明檔案統計可顯著提升檔案管理質量，以此為相關檔案管理人員提供實踐參考。

關鍵詞：檔案管理；檔案統計；工作水平

檔案管理部門作為確保信息資源得到有效保存、使用和傳承的關鍵職能部門，已經日益受到高層管理人員的重視。在檔案管理眾多組成部分中，檔案統計是不可或缺的環節。檔案統計指的是量化數據支持對檔案工作的評價與決策過程，其核心在于收集、處理、分析和解釋與檔案相關的數據，如檔案數量、類型、訪問頻率以及借閱情況等信息。隨著大數據時代的來臨，檔案統計在實際應用中正面臨前所未有的挑戰。在此背景下，本文旨在深入探究檔案統計在當前檔案管理實踐中的作用，并揭示如何利用統計方法提高檔案統計工作水平。

一、檔案統計概述

檔案統計作為一種基本的管理活動，其核心在于通過收集、整理、分析和解釋數據，以此揭示檔案資源的數量分布、結構組成。幫助管理人員結合當前的利用狀況，明確相關產業的未來發展趨勢等多方面的信息。檔案統計是對檔案資料量化分析和系統總結，從其作用角度出發，有效的檔案統計不僅能夠準確反映出一個機構檔案工作的現狀，還對評估檔案管理水平和服務質量具有至關重要的作用。其所收集的統計數據為檔案管理人員提供了科學決策的依據，并有助于制定更加合理的檔案管理策略。

此外，檔案統計還包括對各項檔案工作流程的監測，如文件收集、分類、整理、保存和提供服務等環節。管理人員通過定期統計不同工作流程環節相關數據的形式，可以及時發現存在的問題和不足之處，促使管理者采取改進措施。比如，管理人員如果在統計中發現某一類文件的利用率極低，則需要進一步探究原因，并尋找提高其可檢索性和使用頻率的方法。隨著大數據和云計算技術的普及，現代檔案統計的發展已經不再是傳統的手工記錄和簡單的電子表格處理。多數企事業單位的檔案管理開始融入更先進的數據處理技術，如使用數據庫管理系統開展數據存儲和查詢操作，采用數據可視化工具來展示統計結果以及利用數據挖掘方法深入分析檔案信息，此類先進的數據收集處理分析技術提升了檔案統計的效率和準確性，也增加了數據呈現的直觀性。

二、檔案統計在檔案管理中的作用

1.有助于了解檔案的具體情況

首先，有助于檔案管理人員明確檔案資料的全面性。檔案管理人員可以掌握各種檔案資料的詳細信息。包括檔案的種類、數量、保存狀況和歷史價值等。其次，此種分類統計，檔案管理人員可以通過檔案的利用率、借閱頻次等數據分析，了解檔案的實際利用情況，哪些檔案被頻繁查閱，哪些鮮有人問津。最后，檔案管理人員可以有針對性地改善檔案的整理、分類和利用策略，使得檔案資源得到更合理的配置和有效利用。

2.有助于提高檔案管理效率

有效的檔案統計能夠直接影響檔案管理工作的質量和效率。其一，檔案管理人員通過統計分析檔案流轉過程中的各個環節，可以發現工作中的瓶頸和問題所在。其二，如果檔案管理人員統計分析發現某一環節的處理時間過長或者某些檔案類型的歸檔流程特別復雜，提示管理者應該優化這些方面。其三，檔案統計還能幫助管理者分配資源和人力安排，依據統計數據顯示哪些檔案處理需要投入更多資源或者需要更多的專業培訓，管理者便可以根據這些信息制定決策，從而提高檔案管理的整體效率和響應速度。

3.有助于促進單位長遠發展

對于醫院而言，其發展離不開過往經驗的總結與未來戰略的規劃，而檔案資料便總結了這些寶貴的經驗。首先，檔案統計可以幫助管理層了解歷史檔案的保管情況和利用頻度，進而分析醫院發展中的歷史趨勢和規律。其次，管理人員可以通過檔案統計分析出歷年來的業務發展狀況、政策變化等信息，為決策提供依據。最后，檔案統計在醫院風險管理中也發揮著重要作用。通過對歷史檔案的統計分析，能夠幫助管理人員預見潛在的法律風險以及內部管理的漏洞，從而采取相應的預防措施。

三、檔案管理中提高檔案統計工作水平的對策

1.正確認識檔案統計

提高檔案統計工作水平的對策需要從正確認識檔案統計、明確檔案統計的目標和功能開始。首先，檔案管理人員應將檔案統計視為衡量檔案工作成效、指導檔案管理決策的關鍵工具，為檔案統計工作制定詳盡的統計指標體系。其次，應細化指標體系。該指標體系不僅能夠反映數量，還要涵蓋質量、效率等多個維度，以此全面評估檔案工作的現狀，發現潛在問題，并提供改進的方向。最后，通過對指標體系內多維度指標的分析，使檔案管理人員認識到統計上述指標數據的價值在于支持決策。并且，每個維度指標均指向如何提高檔案工作管理效率，在該指標體系的指導下，統計工作能夠精準反映檔案工作的實際情況，并為未來發展趨勢提供預測。

2.做好統計人員培訓

在檔案管理領域，加強統計人員培訓是確保檔案統計工作能夠更好地服務于檔案工作整體開展的前提。（1）制訂計劃。管理人員應結合企事業單位檔案管理實際，制訂專業培訓計劃，根據統計人員的工作特點和需求，設計符合其職責的培訓課程。（2）細化課程。該課程應涵蓋數據收集、整理、分析以及報告編寫等方面的技巧和知識，能夠更有效地開展工作。（3）入職培訓。對新進人員開展系統的入職培訓，使其盡快熟悉崗位職責，掌握基本的統計技能。（4）實踐演練。基于具體課程強化實戰演練的環節，定期舉行模擬統計活動。讓統計人員在實踐中運用所學的理論知識，鼓勵他們在實戰中發現問題，并積極尋找解決方案，以不斷實踐和反思的形式，深入理解檔案統計的重要性，進而提高自身的工作效率。（5）建立激勵機制。管理人員應結合企事業單位內部建立完善的激勵機制，設立優秀統計人員獎項，表彰在工作中表現出色的員工，為優秀人員提供晉升通道，使他們看到自身職業發展的可能性，激發統計人員的工作熱情，促使他們更加專注于提升自身的專業技能。（6）建立持續學習的企業文化。在企事業單位內部提倡持續學習的企業文化，定期組織內部分享會。通過會議使統計人員有機會交流經驗、學習新知識或利用此類分享會提供一些學習資源。例如專業書籍、在線課程等，鼓勵他們自我進修。

3.積極引進信息技術

積極引進信息技術是提高檔案統計工作水平的關鍵手段。整合現代信息技術與檔案統計工作，不僅可以提升統計效率和準確度，還能促進檔案管理的現代化進程。（1）確立信息技術引進和應用的框架。管理人員應制定詳盡的信息技術發展規劃，明確信息化建設的目標、步驟、時間表和質量標準。（2）該框架應圍繞檔案統計工作的實際需求開展。確保所引進的技術能夠有效解決檔案統計中存在的問題。在明確實際需求的情況下再選擇合適的硬件和軟件資源。（3）軟硬件配置。在硬件方面，配備能夠支持大數據處理和復雜統計分析的計算機等設備設施。軟件方面則應重點考慮能夠提供強大數據分析工具的統計軟件，如采用SPSS、SAS等專業統計軟件，支持多種統計模型。（4）在該系統中，管理人員還應考慮到軟件的兼容性、可擴展性以及用戶友好性，保證軟件可以被檔案管理工作者有效使用。（5）構建和完善電子檔案管理系統，實現檔案的數字化存儲。管理人員可利用數據挖掘技術支持檔案統計和分析工作。（6）細化系統。該系統應包含檔案電子目錄管理、數字化檔案的存儲與檢索以及統計分析模塊等功能。（7）提升安全性。應考慮檔案信息的安全性，確保系統的安全性，采取數據備份、防病毒和防黑客等措施，保護檔案數據的安全性和完整性。（8）組織針對性培訓。基于具體電子檔案管理系統的操作流程，應組織檔案管理人員開展系統性的培訓，使檔案工作者掌握必要的計算機操作技能和專業統計軟件的使用方法。具體培訓內容應包括數據管理、電子檔案系統操作、統計分析方法及軟件操作技巧等。

4.優化檔案統計流程

（1）全面審查分析。此階段管理人員應對現有流程全面審查和分析，識別瓶頸環節和冗余操作。重新設計檔案統計流程，簡化步驟，明確各環節責任人，實現步驟間的無縫對接。以數據收集環節為例，管理人員可以通過設置標準化表單和模板來規范信息錄入，降低人為錯誤率。在數據審核環節，則需要建立嚴格的質控機制，確保輸入數據的真實性和可靠性。（2）融入信息化手段。管理人員應根據檔案統計流程，采用先進技術手段，引入OCR（光學字符識別）技術將紙質檔案轉換為電子格式，以便于數據的快速檢索與處理。（3）構建數據庫管理系統。管理人員應集中存儲和管理統計資料，提升數據查詢和分析的效率，并利用大數據分析工具深度挖掘歷史檔案數據，發現潛在價值，并支持決策制定。（4）保障措施。為保障流程再造后的實施效果，管理人員可以設立質量監控體系，確保統計過程符合既定標準。同時，制定反饋機制來及時修正偏差。根據外部環境變化靈活調整流程設置，并結合實際成效實現優化，確保統計流程的有效性。

5.豐富檔案統計方法

（1）評估問題。管理人員應評估目前使用的統計方法在實際操作過程中出現的問題和局限性，再通過優化或者替換來提升統計效果。如果發現單純的數量統計無法滿足檔案管理的需求，則需要引入更復雜的統計方法，如相關性分析、回歸分析等，揭示檔案數據之間的內在聯系。（2）采用新技術。管理人員可嘗試探索利用最新的統計技術和工具開展檔案統計，使用數據挖掘技術對檔案數據深度分析，預測未來的數據變化。還可以使用人工智能和機器學習技術，如聚類分析、決策樹和神經網絡等，處理復雜的檔案數據，此種高級統計方法可以幫助檔案管理人員從海量數據中提取有用信息，極大地擴展了檔案統計的可能性。（3）借鑒其他領域。檔案管理人員可借鑒其他領域的成功統計方法創新檔案統計。比如，質量管理中的六西格瑪管理原則可被用于檔案統計的質量控制，以確保統計結果的精確度和可靠性。將其他領域的方法引入檔案統計，不僅有助于解決特定的統計問題，還可以幫助檔案管理部門開拓新的統計思路。

四、案例分析

1.醫院概況

某綜合醫院成立于2005年，占地面積約2萬平方米，作為一家三級甲等綜合性醫院，其擁有先進的醫療設備設施、高素質的專業人員以及全方位的服務體系，該醫院擁有30個臨床科室和15個技術輔助部門，其中包括內科、外科、婦產科、兒科、急診科和康復科等主要臨床部門以及檢驗科、放射科、藥劑科等輔助部門。其中，心血管中心、神經外科和腫瘤治療中心等特色科室在國內享有盛譽。醫療團隊由100名專業醫師與200多名護理及技術人員組成，該醫院配備有128排螺旋CT、3.0T MRI和數字化X光機等國際領先的診斷設備設施，手術室配備達芬奇手術機器人系統等高端手術設施。此外，還有完善的信息管理系統和電子健康檔案系統，確保了高效和安全的數據管理。

2.醫院檔案統計方案

基于案例綜合醫院的概況，作為一家三級甲等綜合性醫院，不僅要處理大量的患者醫療記錄，還需要管理內部運營數據、財務記錄、人力資源檔案以及研究數據等，為提高管理效率、確保信息安全并支持醫院的長遠發展，管理人員實施了一套綜合的檔案統計方案。首先，引入了先進的檔案管理系統，確保所有檔案都能被數字化和電子化管理，不僅包括電子病歷管理，還涵蓋了人事檔案、財務記錄等。其次，基于該系統通過集成大數據分析工具，實時監控與分析檔案數據，確保及時識別和響應任何異常情況。再次，醫院設立了專門的統計部門，負責定期編制和審查統計報告。這些報告覆蓋了從患者滿意度到財務狀況、藥品庫存等多方面的數據。最后，醫院定期培訓所有涉及檔案管理工作的員工，以提升他們的專業知識和操作技能，保證檔案統計工作的專業性和高效性。

3.檔案統計效果

第一，案例醫院數字化檔案管理系統的實施使得醫療檔案的檢索準確率達到了99.9%，減少了由于檔案誤放或系統卡頓導致的檢索錯誤。第二，實時數據監控減少了數據被泄露的發生，自引入系統以來，未發現任何數據被泄露事件。第三，數據備份的成功率提升至99.99%，即使在極端情況下也能確保數據的完整性。第四，提高統計報告的準確度，使醫院能夠在資源配置上做出更有根據的決策。例如，在過去的一年中，通過數據分析發現心血管中心人流高峰時段，通過調整人力資源配置，減少了患者平均等待時間。第五，通過有針對性地培訓統計相關技能，使員工檔案統計能力有了顯著提高。考核合格率從80%提升至95%以上，編寫和分析報告的時間縮短了30%。

五、結語

綜上所述，在信息化快速發展的背景下，傳統的統計方法需結合新興技術開展創新與革新。在此理念指導下，經過探索與深入分析，本文明確了檔案統計在優化文件管理流程、提升用戶體驗以及輔助決策制定方面發揮著至關重要的作用。還強調了利用數字化工具和智能化技術開展數據采集與分析的必要性，檔案管理工作人員應結合現代信息技術提高自身工作水平。未來應致力于探索更先進的統計方法，以更好地適應電子檔案管理帶來的新挑戰，并加強跨領域協作，促進檔案管理領域知識與技能的融合，確保檔案統計質量不斷提升。

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作者單位：寧德市閩東醫院

作者簡介：林英華（1975—），女，漢族，福建寧德人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。